請求書の基礎知識

請求書と伝票の違いについて

会計業務を行う際に伝票に記録をされている方もいらっしゃると思います。また売上が出た際には請求書を作成します。では「伝票」と「請求書」の違いは何なのでしょうか。使い分けに焦点を当てて解説します。

そもそも伝票って何?

伝票とは、会計上の取引が誰が見ても分かる状態になっている書類のことをいいます。伝票への記入を誤れば全てを間違えることになるため、慎重に入力を進めなければいけません。伝票への入力で重要なことは「いつ」「何を」「どうしたか」を明確にすることです。

請求書とは?

請求書とは、料金や代金などの支払を請求、つまりお願いするときの書類です。支払い前なので、支払期日や、支払いの対価となる物品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載されるのが一般的です。

また請求書は代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、取引相手から入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

伝票と請求書の違い

よく間違えてしまうのが「入金伝票」と「請求書」です。入金伝票は、商品の販売やサービス提供によって、入金が発生した際に作成します。伝票には、日付・金額・入金先・勘定科目を記載します。もちろん入金に関する伝票なので、銀行から引き出した場合も伝票に記載する必要があります。

一方、請求書ですが、上記の通り請求が発生した際に生じる書類です。つまりまだ入金が完了していない段階で作成する必要があります。また、手元で保管するものではなく、取引相手に送付するという点も伝票と異なる点です。

どういったケースで作成する書類なのかを把握して使い分けましょう。

請求書を送付する際の注意点

先述したとおり、伝票と請求書の違いの1つは取引相手に送付するかどうかです。送付するまでの流れを簡単に解説します。

基本的には送付状の添付はしてもしなくてもどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。

またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

いかがだったでしょうか。伝票と請求書の違いはお分かりいただけたと思います。用途に合わせて使い分けましょう。

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