請求書の基礎知識

請求書の送付状の文面と書き方

取引を行うと必ずと言っていいほど生じる請求書。取引相手とのコミュニケーションをスムーズに行うためにもビジネスマナーに配慮しなければいけません。その際、請求書に送付状を記載するケースがあります。そこで今回は請求書の送付状の文面や書き方について解説します。

そもそも請求書ってどんな書類?

ビジネスを行う上で欠かせない請求書。言うまでもなく代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

送付状とは?

送付状は郵便物やFAXを送る際に添える書面のことです。挨拶状、添え状と呼ばれることもあります。特に決められたルールはなく、形式は自由です。

エクセルやワードで送付状を作成すると取引先の情報や金額の入力ミスが発生してしまい、取引相手に多大な迷惑をかけてしまうケースがあります。ソフトなどを導入することで情報の入力や金額の計算が自動化され正確になるため管理がスムーズになります。

請求書の送付状の書き方

送付状の内容は大きく分けると3部構成です。「前文」「主文」「末文」の3つをきちんと記載していれば問題ありません。

前文は主には挨拶の部分です。見慣れた文章かもしれませんが「平素は格別のご厚情を賜り御礼申し上げます。」などの日頃からの感謝の意を伝える文章にします。

主文では請求内容に言及した文章で構成します。例えば「この度の納品に関しまして、ご請求申し上げます。よろしくお願い致します。」といった流れです。請求内容をまとめる文章になればOKです。

最後に、末文では取引先へのマナーを考え今後の取引をスムーズに進行できるよう文章を整えます。「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」というフレーズが一般的です。

全文の繋がりを確認し、問題なければ、送付状の記載は終わりです。

いかがでしたでしょうか。ビジネスマナーは非常に重要です。取引先に最大限配慮した送付状の作成を心がけましょう。

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