初めて従業員を雇用する場合、労働条件の明示や社会保険・労働保険の加入、さらには税務上の届け出など、多岐にわたる複雑な手続きが必要です。

これらの従業員雇用に関する手続きを曖昧にしていると、後々大きなトラブルや罰則を招くリスクもあります。

本記事では、はじめて従業員を雇用する事業主の方に向けて、必要な手続きをわかりやすく解説します。

• 従業員を初めて雇う前に知っておきたいこと
• 従業員の雇用前に準備する書類
• 労働条件通知書
• 雇用契約書
• 従業員を雇用する際の社会保険加入手続き
• 加入義務が生じる事業所の条件
• 加入義務が生じる従業員の条件
• 従業員を雇用する際の労働保険（労災保険・雇用保険）加入手続き
• 労災保険（労働者災害補償保険）
• 雇用保険
• 従業員を雇用する際の税務上の手続き
• 給与支払事務所の開設届を税務署へ提出する
• 従業員から扶養控除等申告書を回収する
• 住民税の徴収方法を特別徴収へ切り替える
• 従業員を1人でも雇用したら必須となる法定三帳簿とは
• 労働者名簿
• 賃金台帳
• 出勤簿
• 入社までに従業員に準備してもらう書類一覧
• 従業員雇用にかかる費用の目安
• 会社が負担する法定福利費は給与額の15％程度
• そのほかの諸経費は従業員の年収の1.2～1.5倍程度
• 従業員雇用の際に採用コストを軽減できる助成金の活用
• 初めての従業員雇用で心に留めておきたい注意点
• 毎月の給与は社会保険料は経営を左右する固定費になる
• 労働法によって一度雇用した従業員は簡単に解雇できない
• 賃金などの労働条件を一方的に変更するには高いハードルがある
• まとめ
• 入退社管理や給与計算などをカンタンに行う方法
• よくある質問

雇用契約を結ぶということは、単に仕事を依頼するだけではありません。法律上の使用者（雇い主）として、責任を負うことを意味します。具体的には、使用者には労働基準法をはじめとする労働諸法令を守る義務が生じます。これに含まれるのは、適切な労働時間の管理や最低賃金の遵守、安全衛生の確保などです。

なお、従業員を雇用する際に必要な届け出を怠ったり、労働条件を曖昧にしたりすると、労働基準監督署などの調査によって是正勧告や罰則を受ける可能性があります。

さらに、残業代の未払いや解雇を巡る紛争など、従業員側から多額の損害賠償を請求される恐れがあることに注意が必要です。

従業員の雇用前に準備する書類には、「労働条件通知書」と「雇用契約書」があります。ここでは、それぞれの書類について詳しく解説します。

労働条件通知書とは、会社から従業員へ労働条件を知らせる書類です。労働基準法第15条により、従業員の雇い入れ時には労働条件を書面（または電磁的方法）で明示することが義務付けられています。

労働条件通知書に必ず記載しなければならない事項には、以下があります。

なお、パート・有期雇用労働者の場合は上記事項に加えて「昇給の有無」「退職金の有無」「賞与の有無」「相談窓口」の4点を追加で明示する必要があります。

労働条件通知書の標準的なテンプレートは、厚生労働省のWebサイトに公開されているので活用してください。

労働条件通知書について、詳しくは以下の記事で解説しています。

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雇用契約書とは、会社と従業員が合意したことを証明する契約書です。法律上の作成義務はありませんが、後々の「言った・言わない」のトラブルを防ぐために作成が強く推奨されます。

なお、実務上は労働条件通知書とともに「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として1枚にまとめ、双方が署名・捺印して1部ずつ保管する形式が一般的で効率的です。

雇用契約書については、以下の記事で詳しく解説しています。

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健康保険や厚生年金保険などの社会保険は、会社の形態や働く時間によって加入義務が決まります。

社会保険について、詳しくは以下の記事で解説しています。

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法人と個人事業主の場合で、社会保険加入義務は以下のように異なります。

上記に当てはまる場合には、従業員の採用から5日以内に、管轄の年金事務所へ社会保険の新規適用届を提出します。

厚生年金の加入対象は70歳未満、健康保険の加入対象は75歳未満です。40歳以上は介護保険も加わります。

社会保険加入義務が生じる従業員の条件は、下表のとおりです。

加入条件について、詳しくは以下の記事で解説しています。

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労働保険は、たとえアルバイト1人であっても雇用した時点で手続きが必要です。

ここでは、労災保険と雇用保険それぞれの加入手続きを解説します。

労災保険は、仕事中や通勤中の負傷・病気に対する保険です。パート・アルバイトを含む全ての従業員が対象ですが、役員は原則対象外となります。

労災保険加入の際は、従業員を採用してから10日以内に労働基準監督署へ「保険関係成立届」を提出します。

労災保険については、以下の記事で詳しく解説しています。

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雇用保険は、失業時や育児休業時の給付を行う保険です。建設業などの一部の業種を除き、労災保険とあわせて労働保険として一括で管理するのが基本です。

対象となる従業員は、以下のいずれの要件も満たす場合です。

雇用保険加入の際は、従業員を採用してから翌月10日までに、ハローワークへ「雇用保険適用事業所設置届」および「資格取得届」を提出します。

雇用保険については、以下の記事もあわせてご覧ください。

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雇用保険の加入条件は？ 加入手続きの方法や必要書類について解説

従業員を雇用し給与を支払うようになると、会社には「源泉徴収義務」が発生します。

ここでは、従業員を雇用する際に必要な税務上の手続きを解説します。

源泉徴収については、以下の記事で詳しく解説しています。

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源泉徴収とは？源泉徴収制度の基本や税額の計算方法などをわかりやすく解説

「これから給与を支払います」という宣言として、所轄の税務署へ届出書を出します。法人の設立時に提出済みであれば不要な場合もありますが、はじめての雇用の際は一度確認しておくと安心です。

入社時に必ず従業員から受け取らなければならないのが「扶養控除等（異動）申告書」です。これがないと、毎月の給与から天引きする所得税を正しく計算できません。年末調整の際にもベースとなる非常に重要な書類です。

住民税は、原則として会社が給与から天引きして自治体に納める「特別徴収」が義務付けられています。中途採用などで前職がある場合は、本人が自分で納める形から会社天引きへ切り替える手続きが必要になります。

特別徴収については、以下の記事で詳しく解説しています。

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会社には備え付けておかなければならない3つの帳簿として、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」が労働基準法で定められています。

従業員の氏名、生年月日、履歴、雇入年月日などをまとめた名簿です。住所が変わった際などはその都度更新し、常に最新の状態にしておく必要があります。

労働者名簿については、以下の記事で詳しく解説しています。

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給与の計算期間や労働時間、基本給や諸手当の額を詳しく記載した書類です。給与明細とは別に、会社として保管しておく義務があります。

賃金台帳については、以下の記事で詳しく解説しています。

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賃金台帳とは？作成方法や給与明細との違いについてわかりやすく解説

タイムカードや出勤簿などで、日々の始業・終業時刻、休憩時間を記録します。残業代の計算根拠となるだけでなく、従業員の健康を守るための労働時間管理として最も重視される帳簿です。

出勤簿については、以下の記事で詳しく解説しています。

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従業員が入社したあとの手続きをスムーズに進めるため、入社前に以下の書類を準備してもらうよう伝えましょう。

このほか、業種によっては身元保証書や秘密保持に関する誓約書（NDA）などを取り交わすことで、入社後のリスク管理につながります。

従業員を採用する際には、入社後に支払う給与以外にも以下のような見えないコストがかかります。

社会保険料や労働保険料のうち、会社が負担する分を法定福利費と呼びます。おおよそ給与額の15%程度が上乗せされると考えて予算を組んでおくと、資金繰りで慌てることがなくなります。

健康診断の費用や通勤手当、PCなどの備品代なども発生します。求人情報を外部の求人サイトへ掲載する場合には、その費用も採用コストとして必要です。

一般的にこれらの諸費用については、従業員の年収の1.2〜1.5倍程度かかると見積もっておくのが現実的です。

はじめての従業員雇用を後押ししてくれる国の助成金制度もあります。

これらは採用前に計画を立てておく必要があるため、ハローワークや社会保険労務士などの専門家に早めに相談してみるのがおすすめです。

自社に新しい仲間を迎えることは喜ばしいことですが、同時に経営者には強い責任が伴います。後々の経営判断で後悔しないよう、とくに意識しておきたい3つのポイントを深掘りして解説します。

従業員を雇うと、売上の増減にかかわらず毎月の給与支払いが確定します。ここで注意が必要なのは、毎月支払う給与だけでなく、会社が負担する社会保険料や労働保険料もセットで動かせない固定費になる点です。

一度雇用を開始すると、資金繰りが苦しいという理由だけで支払いを待ってもらうことは許されません。人件費の増加がキャッシュフローにどのような影響を与えるか、半年から1年先を見据えたシステマチックな資金計画を立てておくことが、健全な経営を維持するための大前提となります。

日本の労働契約法には客観的に合理的な理由なく、社会通念上相当であると認められなければ、その解雇を無効にする非常に厳しいルールがあります。単に「能力が期待より低かった」「性格が合わない」といった主観的な理由だけでは、解雇はまず認められません。

万が一、不当解雇と判断されれば、解雇期間中の賃金の支払いを命じられるリスクもあります。そのため、採用時の面接でスキルや適性を慎重に見極めるのはもちろん、試用期間を設けてミスマッチを早期に確認するなど、入り口での慎重な判断が不可欠です。

「業績が悪化したから、来月から全員の給料を1割カットする」といった一方的な労働条件の変更は、原則として認められません。労働条件はあくまで会社と従業員の契約に基づくため、変更には双方の合意が必要となります。

とくに賃金や休日数など、従業員にとって不利益となる変更を行う場合は、その必要性や代償措置について誠実に説明し、納得を得るプロセスが法的に求められます。一度決めた条件は簡単には変えられないという認識を持ち、最初の労働条件通知書を作成する段階で、無理のない持続可能な条件を提示することが重要です。

はじめての従業員雇用は、確かにやるべき手続きが多く、プレッシャーを感じるかもしれません。しかし、今回紹介したステップどおりに進めていけば、決して難しいことではありません。

まずは全体像を把握し、必要に応じてクラウドソフトや専門家の力を借りながら、一歩ずつ進めていきましょう。

従業員の入退社手続きや給与計算など、日々の労務管理や手続き周りの書類発行に追われていませんか？

こうした手続きは労務管理システム「freee人事労務」を使うことで、効率良く行えます。

従業員情報を入力すれば、社会保険・雇用保険の資格取得届が自動で作成できます。

労働基準法第15条で義務付けられているのは労働条件の明示（通知書）です。しかし、会社と従業員の双方が条件に合意したことを証明するには、署名捺印のある雇用契約書が根拠として強力です。実務上は、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として1件にまとめるのがもっとも効率的で確実な方法です。

詳しくは、記事内の「従業員の雇用前に準備する書類」で解説しています。

法人の場合は人数に関わらず加入義務があります。法人は新規適用事業所となるため、社長1人の会社に従業員が1人加わる場合でも、健康保険・厚生年金への加入手続きが必要です。

個人事業主の場合は、常時5人以上の雇用が義務化のラインとなりますが、法人は「1人目から」と覚えておきましょう。

詳しくは、記事内の「従業員を雇用する際の社会保険加入手続き」をご覧ください。

雇用形態にかかわらず、労災保険と所得税の源泉徴収は必ず発生します。雇用保険や社会保険については、週の労働時間などの一定基準（週20時間以上など）を満たした場合にのみ、加入手続きが必要となります。

詳しくは、記事内の「従業員を雇用する際の労働保険（労災保険・雇用保険）加入手続き」をご覧ください。