出勤簿とは、企業で働く従業員の出勤日、労働日数、出勤・退勤時刻などの勤務状況を記した書類です。労働基準法に基づく法定帳簿のひとつとして作成・保存が義務付けられており、適切な労務管理や正確な給与計算を行ううえで欠かせません。

本記事では、出勤簿の概要や記載すべき項目、書き方、保存義務や注意点について、労働基準法の内容も踏まえながらわかりやすく解説します。

• 出勤簿とは
• 出勤簿に記載すべき対象者
• タイムカードと出勤簿の違い
• 出勤簿を作成する目的
• 従業員の労働状況を把握する
• 正確な賃金台帳を作成する
• 出勤簿の書き方
• 出勤簿に記載すべき項目と記載例
• 一般的な出勤簿に記載されている主な項目
• 勤務時間と労働時間の違い
• 出勤簿の作成や保存に関する注意点
• 出勤簿の保存義務は原則5年
• 退職者の出勤簿も保存しなければならない
• 出勤簿の保存義務にはペナルティがある
• 出勤簿作成における労働時間の切り捨てに注意
• 給与計算や労務管理などをカンタンに行う方法
• まとめ
• よくある質問

出勤簿とは、企業で働く従業員の出勤日、労働日数、出勤・退勤時刻などの勤務状況を記した書類です。賃金台帳、労働者名簿、年次有給休暇管理簿とともに、労働基準法に基づく法定帳簿のひとつとして、作成および保存が義務付けられています。

出勤簿は、従業員の労働時間を適切に管理し、賃金計算の根拠を明確にするために欠かせない書類です。また、労働基準監督署の調査や労務トラブルが発生した際には、労働時間を証明する重要な資料として活用されます。

出勤簿への記載が必要となる対象者は、原則として企業に雇用されている従業員全員です。正社員だけでなく、契約社員やパートタイム・アルバイトなど、雇用契約下にある全員の勤務状況を記載しなければなりません。

また、従来労働基準法の第41条第2項に規定された「管理監督者」については、出勤簿に勤怠情報を記載する必要がない（義務はない）とされてきました。しかし、2019年4月の労働安全衛生法改正により、管理監督者を含むすべての労働者について、労働時間の把握が義務化されています。

なお、管理監督者は役職名ではなく、職場における権限や実際の職務内容といった役割、賃金などによって判断されます。

タイムカードは、従業員が始業時刻や終業時刻を記録するための方法です。出勤・退勤の記録手段として多くの企業で利用されていますが、従業員本人が打刻を行うため、必ずしも実際の労働時間を正確に反映しているとは言い切れません。

一方、出勤簿は、タイムカードなどの客観的な記録をもとに、企業が従業員の労働時間を整理・記録する法定帳簿です。出勤日、始業・終業時刻、労働時間、時間外労働、休日労働、深夜労働などを適切に記載する必要があります。

そのため、タイムカード単体を出勤簿の代わりとして扱うことはできません。タイムカードを出勤簿の作成に利用する場合は、作業日報や残業申請書などの補足資料と照合し、実際の労働時間を確認することが求められます。

また、2019年4月の労働安全衛生法改正により、自己申告型での労働時間把握が禁止されました。労働時間を客観的に証明するためには、ICカードやスマートフォンといったデジタル端末からの打刻と、出勤簿など労働時間を記録する帳簿を並行して運用することが厚生労働省で定められています。

法令に沿った労務管理を行うためには、出勤簿を正確に記帳し、従業員の労働時間を適切に把握することが欠かせません。また、出勤簿の記録は給与計算の根拠となるため、正確な賃金台帳の作成にもつながります。

ここでは、出勤簿を作成する目的について解説します。

出勤簿の主な目的は、従業員が実際に働いた時間を適切に管理することです。

労働基準法では、従業員が働ける時間・日数は原則として1日8時間、週40時間と定められています。企業は、従業員の労働時間を適切に管理しなければならず、法定労働時間を超える労働や休日労働が発生する場合には、36協定の締結や割増賃金の支払いなど、必要な対応を行う必要があります。

加えて、長時間の残業や深夜労働などの割増賃金、深夜に残業した場合であれば時間外労働と深夜労働の両方の割増賃金を支払う必要もあります。労働基準法や就業規則に反した働かせ方をした場合には企業に罰則が科されるため、適切に管理しなければなりません。

【関連記事】
時間外労働の上限規制とは？36協定との関係や規制ルール、実務上の対策などをわかりやすく解説

出勤簿は、賃金台帳を正確に作成するための基礎資料としても用いられます。

給与計算では、通常の労働時間だけでなく、時間外労働、休日労働、深夜労働などの時間数を正確に把握する必要があります。これらの労働には、労働基準法に基づく割増賃金の支払いが必要となりますが、出勤簿が整備されていればそのデータをもとに給与計算を効率化でき、賃金台帳への反映も正確になります。

出勤簿を作成するにあたっての書式や記載事項、ルール、違いがわかりにくい用語などを解説します。正確な出勤簿の作成が義務付けられているため、法令違反にならないよう適切に扱いましょう。

出勤簿の書式に法的な定めはなく、フォーマットは企業ごとに任意で設定できます。ただし、従業員の勤怠管理や給与計算を正確に行うために、以下の項目を記載するのが一般的です。

出勤簿は、上記の項目が記載された独自のエクセル（Excel）ファイルなどで作成する、出退勤の管理システムを導入して自動で作成する、といった方法があります。

また、出勤簿は従業員ごとに作成するものであるため、氏名（必要に応じて社員番号や所属部署）を記載しておくと管理しやすくなります。

ここでは、出勤簿に記載すべき項目について、詳細を以下の出勤簿の例とあわせて解説します。

従業員が実際に労働した出勤日（労働日数）を記載します。リモートワークや出社を問わず、労働している場合には出勤日と判断し、労働日数として計算します。

日別の労働時間数、始業・終業時刻、および休憩時間を記載します。

労働時間（実働時間）は、勤務時間（始業から終業までの拘束時間）から休憩時間を差し引いた時間です。勤怠管理システムを導入すると、労働時間の集計を効率化し、記録の正確性を高めることができます。

原則として1日8時間以上、または1週間で40時間以上働いた場合の時間外労働を記録します。時間外労働の時間数は、割増賃金の計算にも影響するため、正確な記録が必要です。

会社が「本来なら休日と定めた日」に出勤した場合が該当します。休日に従業員が勤務した場合は、その日付、始業・終業時刻、労働時間を記録します。また、原則として休日は「少なくとも1週間に1日」と法律で定められています。

夜22時から翌5時までの間に労働した実態があれば、その深夜労働の時間を記録します。深夜労働には割増賃金の支払いが必要となるため、通常の労働時間と区別して管理します。

【関連記事】
深夜手当（深夜割増賃金）とは？割増率や計算方法、注意点をわかりやすく解説

出勤簿には、法令上必要な項目に加えて、勤怠管理や給与計算を円滑に行うための項目を記載することがあります。

なお、変形労働時間制を採用している場合はこの限りではありません。

変形労働時間制とは、業務上の忙しさや業務内容の特殊性に合わせて、企業と従業員の双方が労働時間の配分などを行い、全体としてかかる労働時間の短縮を図ろうとする仕組みのことです。一例として、繁忙期の所定労働時間を増やす代わりに閑散期の所定労働時間を減らす、といったケースがあります。

出勤簿に関する混同して使われがちな用語に、勤務時間と労働時間があります。勤務時間と労働時間の主な違いは、休憩時間を含めるかどうかです。

以下では、実際のタイムスケジュールを例に両者の違いを解説します。

勤務時間とは、企業の始業から終業までの時間を指します。休憩時間を含むため、拘束時間とも呼ばれます。

労働時間とは、勤務時間のうち実際に労働した時間のことです。一般的には実働時間などと呼ばれることもあります。

また、労働基準法第34条では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩時間を与えることが義務付けられています。出勤簿には、これらの休憩時間も適切に記録する必要があります。

出勤簿を扱う際には、労働基準法に基づく作成・保存のルールを守る必要があります。記録内容が不十分であったり、保存期間内に廃棄・紛失したりすると、法令違反となる可能性があるため注意しましょう。

労働基準法第109条では、出勤簿の保存について以下のように定められています。

出勤簿は、上記の「その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。以前は3年間の保存が義務付けられていましたが、2020年4月に施行された「労働基準法の一部を改正する法律」において賃金請求権が時効によって消滅するまでの期間が5年間へと延長されたことにより、出勤簿の保存期間も5年間へと変更されました。

ただし当分の間は経過措置が適用されるため、3年間の保存でも問題ないとされています。

注意したいのは、「退職者分の出勤簿」も5年以上保存しておく必要がある点です。これは労働基準法第115条の規定で、退職金の請求権の時効が5年間と定められたためです。

退職者の出勤簿については、最後に記載された日、またはそれより後に賃金支払期日がある場合はその支払期日を起算日として、原則5年間保存します。

万が一、保存義務期間内に出勤簿を廃棄したり紛失したりしてしまった場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科されることがあります。

そのため、紙の出勤簿だけでなく、電子データで管理している場合も、バックアップを含めて安全に保存できる体制を整えておくことが重要です。

労働時間管理の原則として、企業は従業員の労働時間を1分単位で記録し、1ヶ月単位の合計時間で給与を計算する必要があります。そのため、「○時までに出社しない社員は半休扱いにする」「3分の遅刻を30分の遅刻扱いで処理する」といったように、企業内のルールで自由に残業時間の端数を切り捨てることは認められていません。

企業が独自ルールで残業時間の切り捨てを行えるようになると、適切な給与支払いがなされなくなるためです。端数処理の取り扱いを誤ると、従業員からも追求される可能性があります。適切な方法に則っていない処理は、労働基準法へ抵触する恐れがあるため注意しましょう。

従業員の打刻情報の収集、勤怠情報の確認、休暇管理に毎日膨大な時間を割いていませんか？

こうした手続きは勤怠管理システム「freee勤怠管理」を使うことで、効率良く行えます。

勤怠打刻はタイムカードやエクセルを利用し従業員に打刻作業を実施してもらったのちにエクセルなどに勤怠情報をまとめ勤怠・休暇管理を行なっていませんか？

勤怠管理システム「freee勤怠管理」では、従業員に行なってもらった勤怠打刻情報を全て自動で収集し勤怠情報の一覧をリアルタイムで作成します。

そこから勤怠情報の確認・修正が行える他に休暇管理も同時に実施することができます。

さらにそこからワンクリックで給与計算・給与明細発行を実施することができるので、労務管理にかける時間を劇的に削減することが可能です。

気になった方は是非勤怠管理システム「勤怠管理」をお試しください。

出勤簿とは、従業員の出勤日や労働時間などを記録する法定帳簿のひとつです。適切な労務管理や正確な給与計算を行うための基礎資料となるため、必要事項を漏れなく記載し、法令で定められた期間保存する必要があります。

また、出勤簿を適切に管理するためには、労働時間を客観かつ正確に把握できる体制を整えることも重要です。勤怠管理システムを活用すれば、出勤簿の作成や給与計算の効率化に加え、記録ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。自社の運用に合った方法を取り入れ、適切な勤怠管理を実現しましょう。

出勤簿とは、労働者の労働日数や出勤・退勤時刻などを記した帳簿です。労働基準法によって、すべての企業に作成と一定期間の保管が義務付けられています。

詳しくは記事内の「出勤簿とは」をご覧ください。

出勤簿の書き方には法的な取り決めはなく、フォーマットは任意です。ただし、従業員の勤怠管理と正確な給与計算のために、一般的な記載項目があります。

詳しくは記事内の「出勤簿の書き方」をご覧ください。

出勤簿の保存義務は原則5年です。ただし現時点では経過措置の適用があるため、3年間の保存でも問題ないとされています。

詳しくは記事内の「出勤簿の保存義務は原則5年」をご覧ください。