労働条件通知書は、従業員を採用するときに会社が明示すべき賃金や労働時間、業務内容などの労働条件を整理して伝えるための書類です。採用時に条件をきちんと示しておくことで、会社と従業員の認識を合わせやすくなります。

一方で、記載漏れや古い様式のまま運用していると、入社後の認識違いや法令違反といったトラブルにつながるおそれがあります。2024年4月からは明示すべき事項も追加されているため、以前のひな形をそのまま使い続けるのは注意が必要です。

本記事では、改正内容も踏まえながら、労働条件通知書の基本や記載項目・交付方法、実務上の注意点をわかりやすく解説します。

• 労働条件通知書とは
• 労働条件通知書と雇用契約書の違い
• 労働条件通知書の対象者
• 労働条件通知書を発行する理由
• 従業員とのトラブルを防ぐため
• 内定者に安心して入社してもらうため
• 法令遵守のため
• 労働条件通知書を交付するタイミング
• 労働条件通知書に記載すべき項目
• 労働条件通知書のテンプレート
• 労働条件通知書を発行する際に見落としがちなポイント
• 就業規則との整合性を取る
• 5年間（当面は3年間）は保管する必要がある
• 労働条件通知書に収入印紙は必要？
• 労働条件通知書の電子化で業務効率化が図れる
• 労働条件通知書の発行方法
• 労働条件通知書を電子化する際の注意点
• 1. 労働者本人が電子化を希望しているか
• 2. 労働条件通知書は本人だけが閲覧できるようになっているか
• 3. 労働者が自身で書面を出力し、作成できるようになっている
• 労働条件通知書にまつわる罰則
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問

労働条件通知書とは、雇用主が労働者に対して労働条件を明示するための文書です。労働条件通知書は正社員だけでなく、パートやアルバイトなどすべての労働者に発行する必要があります。

労働条件の明示に関しては労働基準法で以下のように定められています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。

労働条件通知書と似ている文書に雇用契約書があります。雇用契約書とは、雇用主と労働者が労働条件について合意したことを証明するための書類で、お互いの署名（または記名）・捺印を書類上に記すのが一般的です。

労働条件通知書は雇用主から労働者へ一方的に交付される文書であるのに対して、雇用契約書は双方が保管する形で運用されることが一般的です。

＜労働条件通知書と雇用契約書の違い＞

労働条件通知書は、雇用するすべての労働者に対して交付する義務があります。正社員はもちろん、パートタイム・アルバイト・契約社員など、雇用形態にかかわらず対象となります。会社に雇われて働く以上、労働条件を明示する考え方は共通です。

有期雇用の人には更新の基準や更新上限、無期転換に関する明示が関わる場合もあるため、雇用区分ごとの差分を押さえつつ、まずはすべての労働者が対象だと理解して運用することが大切です。

採用人数が少ない事業所でも例外ではないため、担当者個人の判断で省略しない体制づくりも求められます。

労働条件通知書を発行する理由は、法律上の義務を果たすことだけにとどまりません。従業員との信頼関係を築き、安心して働いてもらう環境をつくるためにも重要な役割を担っています。

主な理由として、以下の3点が挙げられます。

労働条件通知書が必要な理由は、入社後の行き違いやトラブルの発生を防ぐためです。

口頭だけで労働条件を伝えた場合、「残業代の計算方法を知らなかった」「休日の扱いが思っていたものと違った」といった認識のズレが生じやすく、退職や訴訟に発展するケースもあります。書面に残すことで、後から「言った・言わない」の争いを避けられます。

特に賃金の計算方法や所定労働時間、休暇の取得条件など、日常業務に直結する項目は、細部まで丁寧に記載しておきましょう。書面で条件を残し、採用時点の約束を双方で確認できる状態にしておくことが、労務トラブル予防の基本です。

小さな認識違いでも、放置すれば早期離職や信頼低下につながるため、採用時に明文化しておくことが重要です。

労働条件通知書は入社日よりも前に交付されるケースもあり、内定者が事前に労働条件を確認する機会としても利用できます。内定承諾後から入社日までの間に交付することで、内定者は疑問点を事前に確認・整理でき、安心して入社日を迎えられるでしょう。

万が一、求人票との条件相違がある場合は、その点も通知書内で明確に伝える必要があります。

労働条件通知書の交付は、実務上便利であるために行うものではなく、法令に基づく対応です。労働基準法では、労働契約の締結時に労働条件を明示することが使用者に求められており、一定の事項は書面などによる明示が必要とされています。

さらに、2024年4月には法改正により明示事項が追加されたため、古いテンプレートをそのまま使い続けると記載漏れが生じる恐れがあります。

違反時には是正を求められるおそれもあるため、法改正のたびに書式・説明フロー・保管方法まで点検し、現場任せにしない運用へ改めることが重要です。

労働条件通知書を交付（書面等で明示する）するタイミングは、労働契約を締結したときです。

ほかにも雇用している人の労働条件に変更があった場合には、変更内容を記載した労働条件通知書を明示する必要があります。速やかに交付することで未然にトラブルを防げます。

労働条件通知書には、必ず明示しなければならない「絶対的明示事項」と、定めた場合に明示しなければならない「相対的明示事項」があります。

労働条件通知書に指定の書式はありません。

労働条件通知書を一から作成するのが難しい場合は、厚生労働省が公開しているテンプレートを活用するのが効率的です。正社員用・パートタイム労働者用など雇用形態別に書式が用意されており、必要な記載項目が一通り盛り込まれています。

労働条件通知書は、法律上の記載項目を満たしていれば十分だと思われがちですが、実務上は見落としやすいポイントがいくつかあります。書類を発行して終わりではなく、その後の運用や管理にも注意が必要です。

特に労働条件通知書を発行する際には、以下の2点に注意しましょう。

労働条件通知書の内容は、自社の就業規則と必ず一致させる必要があります。

たとえば、就業規則では「所定労働時間は8時間」と定めているにもかかわらず通知書に「7時間」と記載してしまうと、どちらが正しい条件なのかが曖昧になり、トラブルの原因となります。

特に賃金・休日・休暇・時間外労働の扱いなど、日常業務に直結する項目は内容のズレが起きやすい部分です。そのため、就業規則を改定した際には、通知書のひな形も合わせて見直す習慣をつけておきましょう。

新たに雇用するたびに最新の就業規則と照らし合わせる確認フローを設けておくと、記載ミスを未然に防げます。

労働条件通知書は、交付して終わりではなく、一定期間の保管が法律上求められています。労働基準法により、労働者名簿や賃金台帳などとともに、労働条件に関する書類は5年間（当面は3年間）の保存が義務づけられています。

万が一、労働条件をめぐるトラブルが発生した際、通知書が手元に残っていなければ当時の合意内容を証明できません。紙での保管はファイリングの手間や紛失リスクがあるため、電子データとして保存・管理するのもひとつの方法です。

保管期間の起算日は「労働者の退職日または死亡日」となるため、在籍中だけでなく退職後も一定期間の管理が必要である点にも注意しましょう。

収入印紙は、印紙税といった租税や手数料などを納める場合に使用される証票です。労働条件通知書には収入印紙を貼る必要はありません。

文書を作成した際、「課税文書」に該当する場合は印紙税を納める必要があります。たとえば、契約書や領収書などは、内容や記載金額によっては印紙税の対象となり、収入印紙の貼付が必要です。

課税文書は第1号文書から第20号文書まで全部で20種類ありますが、労働条件通知書は課税文書に含まれません。また、労働条件通知書と同じような内容が記載される雇用契約書も、課税文書には該当しないため収入印紙は不要です。

労働条件の明示方法は、以前は書面の交付に限られていました。しかし労働基準法施行規則の改正によって、2019年4⽉1⽇以降は、労働者が希望した場合に限り労働条件通知書をFAXや電子メール、SNSなどでも交付できるようになりました。

具体的に、労働条件の明示方法として認められる手段は以下のとおりです。

ただし、電子化を行う際は、労働者本人の希望があること・労働者が電子メールなどの記録を書面に出力して保存できること・第三者に見られないことなどの条件を満たす必要がある点に注意が必要です。

メールやSNSで明示する場合には、労働者側が印刷や保存をしやすいよう添付ファイルで送る方法が望ましいでしょう。第三者に閲覧させることを目的としている労働者のブログや個人のホームページへの書き込みによる明示は認められません。

条件を満たして労働条件通知書を電子化することで、紙で交付する場合に比べて作成・送付・保管の方法を見直しやすくなるため、採用人数が多い企業では事務負担の軽減につながる可能性があります。

労働条件通知書の電子化にあたっては、知っておきたいいくつかの注意点があります。労働条件通知書の電子化を認める以下3つの要件がそろっているかどうかを確認しておきましょう。

労働条件通知書を電子化できるのは、通知される労働者が電子化を希望する場合に限ります。労働者に書面での交付を希望された場合は、必ず書面で作成・交付しなければなりません。本人の意向を確認しないまま一方的に電子メールなどで労働条件通知書を交付すると、労働基準関係法違反となるため注意しましょう。

労働条件通知書の電子化においては「交付する本人だけが閲覧できる状態での送信」が条件になっています。たとえば、誰でも閲覧やダウンロードができる共有フォルダにアップロードするようなことをしてはいけません。

電子化した労働条件通知書は、労働者本人が希望したときは、いつでも書面としてプリントアウトできるものでなければなりません。

たとえば、SNSをはじめとする印刷を前提としていないツールでの送信や期限付きのファイル、特定の電子デバイスでしか閲覧できないものなどは、書面としての出力が難しいため電子化の条件に合致しません。

労働条件通知書の交付を怠った場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があります。「うっかり渡し忘れた」という場合でも法律上は違反となるため、雇用のたびに確実に交付する体制を整えておくことが重要です。

罰則の対象となるのは、交付しなかった場合だけではありません。記載すべき項目が欠けていた場合や、虚偽の内容を記載した場合も違反とみなされる恐れがあります。

特に、2024年4月の法改正で追加された明示事項への対応が漏れるケースには注意が必要です。罰則を受けることは企業の信頼にも関わるため、定期的に書類の内容と運用フローを見直す習慣をつけておきましょう。

労働条件通知書は、採用時や契約更新時に労働条件を明示し、後のトラブルを防ぐための重要な書類です。

2024年4月の改正により、就業場所や業務の変更の範囲、有期契約に関する追加事項など、確認すべき内容は増えています。テンプレートを使用する場合でも、自社の就業規則や賃金規程と合っているかを確認しなければ、記載漏れや説明不足が起こりかねません。

作成・交付・保存までをまとめて管理し、更新時にも見直せる運用を整えておけば、採用業務の負担を抑えながら法令遵守にもつなげやすくなります。

まずは、現在使っている書式と運用手順を点検し、古いままになっていないかを確認しましょう。必要な項目を早めに洗い出し、自社の実態に合う形で整備しておくことが無理のない運用へとつながります。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

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契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

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重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

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労働条件通知書の発行は、法律上の義務です。労働基準法第15条により、雇用の際には労働条件を書面で明示することが会社に義務づけられています。口頭での説明だけでは法律上の要件を満たさないため、必ず書面または電子的な方法で交付する必要があります。

交付を怠った場合は罰金が科される可能性もあるため、採用のたびに確実に発行できるよう、社内フローを整備しておきましょう。

詳しくは、記事内「労働条件通知書とは」をご覧ください。

労働条件通知書を受け取っていない場合でも、労働契約自体は成立していることがほとんどであるため、直ちに働けなくなることはありません。

また、従業員は労働基準監督署に申告したり、会社に対して交付を求めたりすることで交付を受けられます。通知書がなければ、賃金や労働時間などの条件が曖昧なまま働き続けることになり、後々トラブルに発展しやすくなります。

会社側にとっても、交付していなければ「当初の合意内容」を証明できず、不利な立場になるリスクもあるため、雇用開始のタイミングで確実に交付することが大切です。

パートタイム・アルバイトであっても交付は必須です。雇用形態に例外はなく、短時間労働者や有期雇用労働者にも労働条件通知書を発行する義務があります。

さらにパートタイム・有期雇用労働法により、昇給・退職手当・賞与の有無や相談窓口についても文書で明示することが求められています。

また有期雇用の場合は、契約更新の都度、最新の条件を記載した通知書の交付が必要です。「短期だから省略してもよい」という認識は法律上認められないため、アルバイト採用時にも正社員と同様の対応を徹底しましょう。