会社で新たに人を雇い入れる際、労働条件通知書の明示が義務づけられています。

2019年4月1日以降は労働者が同意した場合に限り、電子メールやLINEでのペーパーレスでの明示も認められるようになりました。

本記事では、労働条件通知書の作成方法や雇用契約書との違いについて解説します。

• 労働条件通知書とは
• 労働条件通知書と雇用契約書の違い
• 労働条件通知書を交付するタイミング
• 労働条件通知書の記載事項
• 労働条件通知書に収入印紙は必要？
• パート・アルバイトでも労働条件通知書は必須
• 労働条件通知書の発行方法
• 労働条件通知書を電子化する際の注意点
• 労働条件通知書にまつわる罰則
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法

労働条件通知書とは、雇用主が労働者に対して労働条件を明示するための文書です。労働条件通知書は正社員だけでなく、パートやアルバイトなど全ての労働者に発行する必要があります。

労働条件の明示に関しては労働基準法で定められています。

労働条件通知書と似ている文書で雇用契約書があります。雇用契約書とは、雇用主と労働者が労働条件について合意したことを証明するための書類で、お互いの署名（または記名）・捺印を書類上に記すのが一般的です。

労働条件通知書は雇用主から労働者へ一方的に交付するされる文書に対して、雇用契約書はお互いに1部ずつ保管されることが多いです。

＜労働条件通知書と雇用契約書の違い＞

	労働条件通知書	雇用契約書
法律	・労働基準法 ・パートタイム労働法 ・労働者派遣法	民法
文書の必要性	義務 （電磁的方法含む）	任意 （推奨・罰則無し）
合意の必要性	なし	あり

労働条件通知書を交付するタイミングは、労働契約を締結したときです。

• 新卒採用：採用内定の時点
• 有期雇用労働者：契約更新のたびに明示

ほかにも雇用している人の労働条件に変更があった場合には、変更内容を記載した労働条件通知書を明示する必要があります。速やかに交付することで未然にトラブルを防ぐことができます。

参考：厚生労働省「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準について」

労働条件通知書には、必ず明示しなければならない「絶対的明示事項」と、定めた場合に明示しなければならない「相対的明示事項」があります。

• 契約期間に関する事項
• 期間の定めがある契約を更新する場合の基準に関する事項
• 就業場所、従事すべき業務に関する事項
• 始業・終業時刻、休憩、休日、休暇などに関する事項
• 賃⾦の決定⽅法、⽀払時期などに関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
• 昇給に関する事項

• 退職手当に関する事項
• 賞与などに関する事項
• 食費、作業用品などの負担に関する事項
• 安全衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償などに関する事項
• 表彰や制裁に関する事項
• 休職に関する事項

参考：厚生労働省「労働基準法の基礎知識」

労働条件通知書に指定の書式はありません。厚生労働省のホームページには無料でダウンロードできる書式があるので、これを利用するのが便利です。

出典：厚生労働省「一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）」

収入印紙は、印紙税などの租税や手数料等を納める場合に使用される証票です。結論からいうと、労働条件通知書には収入印紙を貼る必要はありません。

文書を作成した際、「課税文書」に該当する場合は印紙税を納める必要があります。たとえば、契約書や領収書などは、内容や記載金額によっては印紙税の対象となり、収入印紙の貼付が必要です。

課税文書は第1号文書から第20号文書まで全部で20種類ありますが、労働条件通知書は課税文書に含まれません。また、労働条件通知書と同じような内容が記載される雇用契約書も、課税文書には該当しないため収入印紙は不要です。

これまで労働条件の通知は、書面で行うように労働基準法で定められていました。しかし、2018年に働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律に基づき、労働基準法施行規則の改正によって2019年4⽉1⽇から、労働者が希望すれば労働条件通知書の電子化が可能になりました。

収入印紙の貼付が不要で、さらに従業員の署名・押印の必要もない労働条件通知書は、電子化をスムーズに進めやすい書類だといえるでしょう。紙の労働条件通知書を作成していると、従業員の人数が増えれば増えるほど手間やコストが多くかかります。

また、正社員や契約社員、パート・アルバイトなど、雇用形態の異なる従業員がいる場合は、それぞれに合わせた内容で労働条件を通知しなければなりません。労働条件通知書を電子化することによって、業務負担の大幅な軽減と効率化を図れるでしょう。

上述したように労働者の雇用形態に関わらず、労働条件通知書を作成・通知することは法律で義務付けられています。

労働条件通知書に記載すべき絶対的明示事項と相対的明示事項は、雇用形態に関わらず共通していますが、個別の法律により労働条件等の明示が義務付けられている場合があります。たとえばパートタイマーの場合、昇給・退職手当・賞与の有無及び相談窓口を記載することが必須となっています。

雇用形態によらず、「始業・終業時刻、休憩、休日、休暇などに関する事項」と「賃⾦の決定⽅法、⽀払時期などに関する事項」はトラブルが発生しやすいため、正しく労働者に伝えるようにしましょう。

労働条件通知書の明示方法は、これまで書面の交付に限られていましたが、2019年4⽉1⽇以降は労働者が希望した場合に限り、FAXや電子メール、LINE等での明示も認められるようになりました。

具体的には以下のとおりです。

1. FAX
2. Eメールや、Yahoo!メール、GmailなどのWebメールサービス
3. LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能

労働者が希望した場合は、上記の方法で明示できます。ただし、労働者が電子メール等の記録を書面に出力できるものに限られます。メールやSNSで明示する場合には、労働者側が印刷や保存をしやすいよう添付ファイルで送りましょう。

第三者に閲覧させることを目的としている労働者のブログや個人のホームページへの書き込みによる明示は認められません。

労働条件通知書の電子化にあたっては、知っておきたいいくつかの注意点があります。労働条件通知書の電子化を認める以下3つの要件がそろっているかどうかを確認しておきましょう。

労働条件通知書を電子化できるのは、通知される労働者が電子化を希望する場合に限ります。労働者に書面での交付を希望された場合は、必ず書面で作成・交付しなければなりません。本人の意向を確認しないまま一方的に電子メールなどで労働条件通知書を交付すると、労働基準関係法違反となるため注意しましょう。

労働条件通知書の電子化には「交付する本人だけが閲覧できる状態での送信」が条件になっています。たとえば、誰でも閲覧やダウンロードができる共有フォルダにアップロードするようなことをしてはいけません。

電子化した労働条件通知書は、労働者本人が希望したときは、いつでも書面としてプリントアウトできるものでなければなりません。

たとえば、SNSをはじめとする印刷を前提としていないツールでの送信や期限付きのファイル、特定の電子デバイスでしか閲覧できないものなどは書面として出力が難しいため、電子化の条件に合致しません。

労働契約の締結時に労働条件通知書の明示を怠ったり、労働者が希望していないにもかかわらず電子のみで明示したりした場合は違反となり、罰金の対象となります。

また、労働条件通知書のペーパーレス交付の際に「明示した・明示していない」といった労使間のトラブルを未然に防止するために下記に注意しましょう。

• 労働者が本当に電子メール等による明示を希望したか明示的に確認する
  （文書で残しておく など）
• 労働条件通知書が届いているか労働者に確認する
  （労働条件を明示したにも関わらず、労働者側の受信拒否設定などによりメールがサーバー上に残っている場合など、 労働者が内容を確認できない場合も想定されます。）
• 相手方へ到達後は出⼒して保存するよう労働者に伝える
  （SNSなどの一部サービスでは、情報の保存期間が限られている場合があります。）
• 明示した⽇付、送信した担当者の氏名、事業場や法人名、使用者の氏名を記入する

出典：e-Gov法令検索「労働基準法 120条1号」

労働条件通知書は、採用時に雇用主から労働者へ交付される文書です。正社員だけでなく、パート・アルバイトを含むすべての労働者に発行する必要があります。

労働条件通知書は、労働者の同意があれば電子ツールでの明示も可能となりました。労働者とのトラブルを未然に防止するためにも、適切かつ速やかに交付しましょう。

なお、電子契約サービスを利用することで、労働条件通知書を紙で発行する手間を削減できます。ほかにもさまざまな契約書作成や管理も効率化できるので、電子契約サービスの導入もおすすめです。

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