給与計算・労務管理の基礎知識

アプリで勤怠管理や給与明細配布など給与計算の関連業務を効率化

普段の従業員による勤怠入力や給与明細の発行といった給与計算の関連業務、どのように行われていますか?

勤怠管理用のエクセルファイルに出勤時間と退勤時間、休憩時間を各従業員が入力するといった対応や、また給与明細を発行する際に、印刷して封入・配布するといった対応をされていませんか。 このような勤怠管理や給与明細の発行などの給与計算業務には、実は効率化できる部分があります。

今回は、人事労務freeeと連携でき、「freee for チーム」というモバイルアプリを利用して、勤怠入力や給与明細の発行をラクに、給与計算業務を効率化する方法をご紹介します。

モバイルアプリで手軽に勤怠を入力

スマートフォンの保有率が6割を超えている(*) 中で、スマートフォンを活用しない手はありません。

freee for チームなら、モバイルアプリから出退勤時間や欠勤などの勤怠情報を入力できます。入力したデータは出勤日・欠勤日など一目で確認することができ、今自分が何時間働いていたか、そのうち残業時間や休日労働時間となるのは何時間か、といった情報も確認できます。(*参考:総務省

勤怠管理の画面はカレンダー表示なので、勤怠情報がわかりやすい

勤務時間の情報だけではなく管理者へのメモも登録可能です。使い方としては、何か勤怠にかかわる情報であとあと合ったほうがよい情報を残すのに便利です。

たとえば、交通機関の遅延の影響によりやむをえなく遅れてしまったときや他の従業員とシフトを交換したとき、事情により止むをえなく欠勤することになったときにその旨を記載しメモを残しておくと、担当者が給与計算する際に配慮ができるなどの効果があります。

勤怠入力画面でメモを残せます

給与計算担当者にも労務管理や給与計算効率化などのメリットあり

モバイルアプリでの勤怠の入力は、従業員だけではなく、給与計算担当者にもメリットがあります。

1つは、従業員によって毎日こまめに入力され、リアルタイムな勤怠情報が管理されていると、担当者側で労務管理がしやすくなる点です。たとえば、月半ばに担当者が各従業員の勤務時間をみて勤務時間が多すぎる従業員はいないか確認し、過重労働を避けるよう対策することができます。

また、こうやって入力された勤怠データは自動的に集計が完了するため、そのまま給与計算を行なうことができます。通常 給与計算前に行なう集計の手間が省けるので、給与計算を効率的に行なうことができます。

そのほかにも、従業員が見れる勤務時間と給与計算に使用する勤務時間が同一のものになりますので、給与計算の透明性も増すというメリットもあります。

給与明細の確認がカンタンに・紛失なし・再発行の必要もなし

給与支払いの際に、従業員は手持ちのスマートフォンでいつでもどこでも給与明細をかんたんに確認できます。従業員の明細がテーブルの上に並んでいて他の人に給与額が見えてしまいそうといった不安や、他の人に取り間違えられられてしまうかもしれないといった不安がなくなります。

また過去の給与明細もモバイルアプリで確認できますので、今月と先月を比較して、どれくらい働いたのか、といった計算もしやすくなります。紙の給与明細のように紛失する心配がなく、給与明細の再発行を依頼しなければいけないといった面倒もなくなります。

給与明細一覧画面 各月の給与明細画面

給与明細の配布コストを削減

給与計算担当者視点のメリットとして、各従業員のスマートフォンから給与明細を確認できることで、従来の配布コストがなくなることが挙げられます。

具体的には、給与明細を印刷するための紙代・印刷のインク代、給与明細を入れる封筒代に封入の人件費、もし事業所が複数ある場合は、郵送コストといった配布に関係するコストがすべてなくなります。

確認コストなども考えると、削減できるコストはもっと大きくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今の勤怠管理や給与明細の確認や配布の状況を見直してみて、給与計算に関連する業務を効率化できる部分がある場合は、いつも行っている業務を変えることに抵抗を感じられるかもしれませんが、ぜひ効率化を検討してみてください。

人事労務 freee

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