開業の基礎知識

フリーランスと経費の考え方。経費になるもの・ならないものとは

フリーランスになったら経費や売上の管理も自分で行わなければなりません。会計の知識がなく、数字が苦手な方にとっては憂鬱な作業ではないでしょうか。
しかし、経費に関することは難しくなく、いくつかのポイントを抑えれば大丈夫です。今回の記事では、フリーランスが知っておきたい、経費に関する基礎知識についてご紹介します。

フリーランスと経費の考え方。経費になるもの・ならないものとは

目次

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フリーランスと経費

フリーランスとして活動していく場合、経費について理解することはとても重要です。まず、経費とはそもそも何なのかご説明します。

経費とは

経費とは、事業を運営する上で発生した費用です。例えば、ライターが記事を書くために購入した参考図書や有料のWeb記事、取引先との打ち合わせのために発生した交通費など。

なぜ経費が重要なのか?

フリーランスになったら、ご自身で所得を計算し納税する必要があります。これを確定申告と言いますが、確定申告をする際に、経費がとても重要になります。

確定申告の際は、年間の総収入を計算し、そこから必要経費と控除を差し引き、所得を計算します。その所得に応じて納税金額が決定するため、経費を把握していなければ確定申告ができません。
「フリーランスになったら、とりあえず領収書は必ずもらうこと」と言われる所以です。

経費になる、ならないの基準とは

使ったお金が全て経費になるわけではなく、判断の基準があります。
それは「使ったお金が事業に関係しているかどうか」「売り上げに貢献しているかどうか」です。

確定申告の際に領収書を提出しなければならないと勘違いしている人もたまにいますが、申告の際は提出の必要はありません。その代わり、保管の義務があります。

もし税務調査の対象となったとしても、保管した領収書をもとに「なぜこれが事業に必要だったか」、その根拠をきちんと説明できることが大切です。

フリーランスになる前から経費の領収書を保管しよう

この記事をご覧になっているあなたがもし、独立開業の準備中だとしたら、独立準備のためにかかった費用も後々経費になりますので、必ず領収書を保管することをお勧めします。

開業準備費

一つ一つは細かい金額だとしても、合計すると無視できない金額になることも。開業のためにかかった経費は、「開業準備費」として処理することができます。
例えば、

  • フリーランスになるために参加したセミナーの参加費用
  • 市場調査のための交通費、ガソリン代
  • 業者との打ち合わせ
  • 広告費用
  • 名刺やホームページのサーバー代

などです。開業準備費として処理できる期間については特に制限はありませんが、開業から半年〜1年ほど前までを想定すると良いでしょう。

パソコンや機材は減価償却資産

現代ではほとんどの方が事業にパソコンを使用していると思います。また、業種によっては高額な機材(10万円以上)が必要でしょう。
長期にわたって事業で使用されるものは、開業準備費ではなく「減価償却資産」として処理されます。それぞれ定められた耐用年数があり、各年度の経費として計上できます。

ちなみに、会計ソフトのfreeeを活用すれば、固定資産台帳に資産登録をすることで、この減価償却費の記帳を自動で行うことができます。
(参考:『固定資産の減価償却について』)

フリーランスが経費にできるもの

ここからは、フリーランスが経費にできるものと、その勘定科目の例についてご紹介していきます。

経費と勘定科目

勘定科目とは、事業を運営していくうえで発生する収益・費用を記録するための分類項目の名称です。

フリーランスは、日々発生する経費を自分自身で分類し記録していく必要があります。

【物品を購入した場合】
項目 分類/用途 勘定科目 備考
ソフトウェア 10万円以上 ソフトウェア ※1
10万円未満 消耗品費
文房具 事務用の文房具 消耗品費もしくは事務用品費
ガソリン代 消耗品費もしくは車両費
チラシ代 宣伝のため 広告宣伝費
雑誌 業界情報誌など 新聞図書費
ポスター発注 宣伝のため 広告宣伝費
カフェでコーヒーを飲みながら
打ち合わせ
会議のため 会議費
※1 固定資産台帳への登録も必要
【物品を購入した場合】
項目 分類 勘定科目 備考
ネット広告掲載 広告宣伝費
セミナーを受講 採用教育費
freeeの利用料を
支払った
支払手数料 通信費でも問題ありません。
調査費用を支払った 支払手数料 多額の場合で別途管理したい場合には、新たに科目を作成することも検討する。
保守料を支払った 支払手数料
機械や機材を借りた 一時的に借りた 賃借料
一定期間借りた リース料もしくは長期未払金 専門的な判断を要するため、税理士への相談をお勧めします。
人材派遣料を支払った 外注費
研修費用・セミナー代を支払った 研修費 採用教育費でもOK
郵便を送った 通信費

参照:『勘定科目はどう選べばよい?

勘定科目の選択に関する法律はなく、勘定科目の選択や名称は任意とされています。任意であるがゆえに、自分1人で管理するのは大変です。

会計ソフトを使用するメリットは、あらかじめこれらの勘定科目が登録されており、選択するだけで済む点でしょう。

領収書がない場合は出金伝票を活用

仕事で関わりがあった方のお葬式の香典や、自動販売機での支払いなど、領収書が発行されないケースもあります。

この場合は、出金伝票に記入をしておきましょう。領収書を失くしてしまった場合にも活用できます。

家事按分の考え方

仕事場が自宅の場合、家賃や光熱費を事業で使用する比率分のみ経費として計上することができます。これを家事按分(かじあんぶん)といいます。家賃や光熱費は金額が大きいため、自宅で仕事をしている場合は必ず経費として計上しましょう。

ちなみに、会計freeeには「家事按分」機能があり、ルールを設定すると自動で按分計算を行えます。登録した事業利用比率分が経費となり、残りが自動で「事業主貸」に振替えられます。

家事按分を編集

家事按分一覧
勘定科目もプルダウンで簡単に選択可能。利用比率を入力するだけで計算可能

フリーランスの確定申告と経費

ここまでフリーランスの経費について説明してきました。日々の売り上げと経費を管理するためには、アナログ管理、エクセル管理、会計ソフトでの管理など様々な方法があります。
苦手意識がどうしてもある方は、税理士さんや会計士さんにお願いするのも一つの方法ですが、一度、ご自身で確定申告をしてみることをお勧めします。

これは、実際に手を動かすことで自分が何にお金を使い、何からどれくらいの売り上げがあるかを肌感覚で知ることができるためです。

経費は節税への第一歩

冒頭でご説明しましたが、納税金額は総所得に税率をかけて決定します。このため、経費を差し引くことで総所得の金額が小さくなり、納税金額も少なくなります。経費をきちんと計上することは節税への第一歩です。

そして、節税効果を最大限にしたいのであれば、青色申告がお勧めです。ただ、青色申告を選択するためには、提出しなければならない届出があります。

開業freeeでミスなく簡単に開業届を作成!

個人事業をスタートした際は「開業届」、青色申告をするためにはさらに「青色申告承認申請書」の提出が必須です。 記入項目は決して多くはありませんが、どう書けばよいか悩んでしまう方は少なくありません。

そこでおすすめしたいのが「開業freee」です。ステップに沿って簡単な質問に答えるだけで必要な届出がすぐに完成します。

開業freeeで作成可能な5つの届出

1. 個人事業の開業・廃業等届出書
開業届のことです。

2. 所得税の青色申告承認申請書
青色申告承認申請書は事業開始日から2ヶ月以内、もしくは1月1日から3月15日までに提出する必要があります。期限を過ぎた場合、青色申告できるのは翌年からになるため注意が必要です。

3. 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
家族や従業員に給与を支払うための申請書です。

4. 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書
原則毎月支払う源泉所得税を年2回にまとめて納付するための手続です。
毎月支払うのは手間ですので、ぜひ提出しましょう。

5. 青色事業専従者給与に関する届出・変更届出書
青色申告をする場合に、家族に支払う給与を経費にするための手続です。青色申告をして家族に給与を支払う場合は必ず提出しましょう。

開業freeeの使い方を徹底解説

開業freeeを使った開業届けの書き方は、

準備→作成→提出

の3ステップに沿って必要事項を記入していくだけです。

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Step1:準備編

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準備編では事業の基本情報を入力します。迷いやすい職業欄も多彩な選択肢のなかから選ぶだけ。


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事業の開始年月日、想定月収、仕事をする場所を記入します。
想定月収を記入すると青色申告、白色申告のどちらが、いくらお得かも自動で計算されます。

Step2:作成編

次に、作成編です。


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申請者の情報を入力します。
名前、住所、電話番号、生年月日を記入しましょう。


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給与を支払う人がいる場合は、上記のように入力をします。
今回は準備編で「家族」を選択しましたので、妻を例に記入を行いました。


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さらに、見込み納税金額のシミュレーションも可能。
※なお、売上の3割を経費とした場合の見込み額を表示しています。経費額やその他の控除によって実際の納税額は変化します。

今回は、青色申告65万円控除が一番おすすめの結果となりました。

Step3:提出編

最後のステップでは、開業に必要な書類をすべてプリントアウトし、税務署に提出します。


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入力した住所をもとに、提出候補の地区がプルダウンで出てきます。
地区を選ぶと、提出先の税務署が表示されますので、そちらに開業届けを提出しましょう。


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届け出に関する説明とそれぞれの控えを含め、11枚のPDFが出来上がりました。印刷し、必要箇所に押印とマイナンバー(個人番号)の記載をしましょう。

郵送で提出したい方のために、宛先も1ページ目に記載されています。切り取って封筒に貼りつければ完了です。

いかがでしょう。
事業をスタートする際や、青色申告にしたい場合、切り替えたい場合など、届出の作成は意外と煩雑なものです。
しかし、開業freeeを活用すれば、無料ですぐに届け出の作成が完了。 また、確定申告書の作成も会計freeeを使えば、ステップに沿ってすぐに完了します。
開業freee会計freeeを使って、効率良く届出を作成しましょう。

確定申告を簡単に終わらせる方法

確定申告には青色申告と白色申告の2種類があり、期限までに書類を作成し納税をすることが重要です。
書類の作成には、手書きのほか、国税庁の「確定申告等作成コーナー」や会計ソフトで作成する方法がありますが、「確定申告書の作成は難しいのでは?」と苦手意識をお持ちの方も少なくありません。
そこでお勧めしたいのは、確定申告ソフトfreeeの活用です。


確定申告ソフトのfreeeは、会計の知識がないから不安だという方でも、質問に沿って答えていくだけで簡単に書類を作成することができます。
以下に書類を作るまでのステップをご紹介します。

ステップに沿って入力するだけ

ステップに沿って入力するだけで、簡単に確定申告が完了します。

1.銀行口座やクレジットカードは同期すれば自動入力!

面倒な1年分の経費の入力も、銀行口座やクレジットカードを同期すれば自動で入力できます。日付や金額だけでなく、勘定科目を推測して自動入力してくれるので大幅に手間を省くことができます。

基本情報の入力

ため込んだ経費も自動入力でカンタン!

2.簿記を知らなくてもカンタンに入力できる!

現金で払った場合でも、いつ・どこで・何に使ったか、家計簿感覚で入力するだけで大丈夫です。自動的に複式簿記の形に変換してくれるので、簿記を覚えなくても迷わず入力することができます。

簿記を知らなくてもカンタンに入力

有料のスタータープラン(月額980円)、スタンダードプラン(月額1980円)は
チャットで確定申告についての質問が可能。
さらに、オプションサービスに申し込むと電話で質問も可能です。

3.質問に答えるだけで税金は自動計算

○×の質問に答えるだけで税金も計算


保険やふるさと納税、住宅ローンなどを利用している場合は税金が安くなります。難しい税金の計算もfreeeなら、質問に答えるだけで自動で計算してくれます。確定申告をするために、本を買って税金について勉強する必要はありません。

4.あとは確定申告書を税務署に提出するだけ

あとは自動で確定申告書を作成してくれるので、税務署に郵送や電子申告などで提出して、納税をすれば完了です。

マイナンバーカードとカードリーダをご用意いただけば、ご自宅からでもすぐに提出が完了するので、税務署に行く手間がかかりません!
あとは確定申告書を提出するだけ

あとは完成した確定申告書を提出して納税するだけ

会計freeeを使うとどれくらいお得?

確定申告ソフトのfreeeは、会計初心者の方からも「本当に簡単に終わった!」との声も多く寄せられています。

また、税理士さんなどに経理を依頼した場合、経理の月額費用は最低でも1万円、確定申告書類の作成は最低でも5万円〜10万円ほど必要です。

いかがでしょう?
確定申告ソフトのfreeeは、ステップに沿って質問に答えるだけで簡単に確定申告を完了することができます。
余裕を持って確定申告を迎えるためにも、ぜひ確定申告ソフトの活用をご検討ください。
【初めての向けにオススメ】そもそも確定申告とは?スマホ申告の活用など

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個人事業の開業に必要な書類を無料で、自動作成することができます。開業時の忙しい時期の作業を大幅に軽減。青色申告をしたい方は開業届の提出が必須です。そのほかに必要な書類も、ステップに沿って入力するだけで簡単に作成可能!

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