開業の基礎知識

どこまで経費で落とせる?個人事業主が迷う、経費にできるもの、できないもの

最終更新日:2020/03/11

どこまで経費で落とせる?個人事業主が迷う、経費にできるもの、できないもの

個人事業主(フリーランス)は、事業に関わる関わる支出を「必要経費」として計上することができます。経費をしっかりと計上することで、節税対策に繋がります。

しかし、支出の内容によっては経費にできないケースもあるので、個人事業主はしっかりと経費について理解しておく必要があります。本記事では、個人事業主が経費計上できるものと、できないものをそれぞれ解説していきます。

目次

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そもそも経費とは?

経費とは、事業を行う上で発生した費用のことです。

例えば、仕事で使うコピー用紙やボールペンなどは「消耗品費」に計上できますし、取引先との打ち合わせに向かうため使用した電車賃やタクシー代は「交通費」として経費計上できます。

その他では、取引先との飲食は「接待交際費」として、個人事業税や固定資産税、自動車税などは「租税公課」として、名刺やパンフレット制作費などは「広告宣伝費」として、火災保険や自動車保険などは「損害保険料」として経費計上できます。

個人事業主の場合、家賃や光熱費なども経費計上することができます。なぜなら個人事業主は、自宅を事務所として使用することがあるからです。このような場合には、家事按分を活用します。

家事按分とは

自宅を事務所と兼用していると、電気料金やインターネット通信費などプライベートで使用する生活費と、事業を行う上で発生する費用がごちゃ混ぜになってしまうことがあります。

これらを「生活費」と「費用」に分けることを家事按分といい、「費用」分を必要経費として所得から控除することが認められています。

個人の業務においては一つの支出が家事上と業務上の両方にかかわりがある費用(家事関連費といいます。)となるものがあります。
(例)交際費、接待費、地代、家賃、水道光熱費
この家事関連費のうち必要経費になるのは、取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額に限られます。

①電気料金

個人事業主の方の中には、パソコンを使って在宅ワークやリモートワーク(テレワーク)をしている方も多いのではないでしょうか。それらにかかる電気代も、家事按分で経費にすることができます。

按分は主に使用時間に応じて計算します。つまり、仕事をした時間分を経費にあてることができるのです。

また、仕事で使うコンセントをあらかじめ決めておき、普段の生活で使うコンセントと分けておくことにより、コンセントの総数に対しての割合で計算するということでも問題ありません。使用時間を計算するよりも手間が省けるかもしれません。

②通信費

通信費に計上できる経費は、固定電話や回線の開設工事費、FAX料金、携帯電話の利用料金、インターネットの初期工事費や回線使用料、プロバイダ料、切手代やはがき代、送料などがあります。事業用のWebサイトを持っていれば、それにかかるサーバ代やドメイン代も通信費で計上できます。

また、ZoomMicrosoft TeamsといったアプリやWebツールを使用したオンラインミーティングも増えています。それで使用するアプリやWebツールが有料であれば、その料金も通信費として経費計上できます。

通信費も電気料金と同様に、使用した時間に応じて按分します。切手代やはがき代、送料などは、仕事とプライベートがはっきりしないということはないと思いますので、仕事で発生したもののみを経費計上します。また、事業用のWebサイトであれば、それにかかる費用はすべて経費計上できます。

③家賃

自宅を事業所として使用している場合は、家賃を経費として計上することができます。

賃貸の場合、使用した「面積」で按分する方法と、使用した「時間」で按分する方法があります。管理費や火災保険料も同じ割合で按分して経費計上することができます。

持ち家の場合、家賃が発生しないので経費として計上することはできませんが、建物自体は減価償却費として計上することができます。固定資産税や住宅ローンの金利、管理費、火災保険料など、自宅を所有していることで発生するお金は、事業の使用割合を掛け合わせて経費として計算できます。

ただし、住宅ローン控除を受けている場合は注意が必要です。事業の使用割合を50%以上に設定してしまうと、住宅ローン控除を受けることができなくなります。また、「専ら自己の居住の用に供するものである」必要があるため、事業で使用する部分は住宅ローン控除を受けることができません。

参考:国税庁「No.1213 住宅を新築又は新築住宅を取得した場合(住宅借入金等特別控除)
参考:国税庁「No.1214 中古住宅を取得した場合(住宅借入金等特別控除)

なお、措置法第41条第29項では、事業の使用割合が10%以下であれば住宅ローン控除を全額受けられると定められています。そのため、事業の使用割合を10%以下にしておけば、より高い節税対策になります。
参考:国税庁「第41条((住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除))関係

住宅ローン控除を受けた方が得なのか、経費として計上した方が得なのか、事前に計算してから経費計上しましょう。

また、最近だとホテルの客室をセルフワークスペースとして利用することも多くなっています。もちろん、そのホテルの利用料金も経費計上できます。

こんなものまで経費に

事業に関連してかかった費用でも、経費に計上して良いのか頭を悩ませるものもあります。ここでは、意外と知られていない経費になるものを見てみましょう。

①カフェでのドリンク代

普段自宅で仕事をしている個人事業主の方も、気分転換にカフェで仕事をすることもあるのではないでしょうか。また取引先との打ち合わせに、カフェを使用するケースもあるでしょう。

このような場合、カフェを仕事場として利用した場合は雑費として、打ち合わせの場として利用した場合は交際費として計上することができます。

ただし、カフェでの食事代は必要経費として認められない可能性がありますので、ドリンク代に留めておくことをおすすめします。

②慶弔金

取引先に対するご祝儀やお香典などの慶弔金は、経費にすることができます。

ただし、これらの支払いには領収書が出ないことがほとんどなので、出金伝票で金額や日付を記入しておきましょう。また、招待状などがあれば保存しておくとよいでしょう。

注意しておきたい経費にできないもの

様々なものが経費にできると紹介してきましたが、逆にこれは経費にできないというものもあります。

①福利厚生費

会社勤めをしていると、福利厚生としてスポーツクラブを安く利用できる場合があります。個人事業主の方の中にも、健康を維持するためにスポーツクラブに入会する方もいるでしょう。

しかし、福利厚生は従業員のためのものであるため、一人で事業を行なっている個人事業主はこれを経費として使うことはできません。また、家族経営で従業員が配偶者などの専従者のみという場合も、同様に福利厚生費を計上することはできません。

②所得税、住民税

所得税や住民税は、事業主自身にかかる税金であり、事業に必要な経費ではありません。そのため、所得税や住民税は租税公課として経費にすることはできません。

③健康診断費

企業では従業員の健康診断が義務付けられており、これは経費として処理されます。

しかし、個人事業主の場合は、事業主本人の健康診断費は経費に計上できません。ただし、従業員が一人でもいる場合は、従業員に健康診断を実施することが義務付けられています。その費用は事業主が負担し、福利厚生費として経費計上することができます。

④祈祷料

企業が寺社仏閣の宗教団体に、初穂料、玉串料、お祓い料、祈祷料などの名目で支払ったお金は、損金として処理することができます。寄付金」という勘定科目で仕訳されます。

しかし、個人事業主が商売繁盛を祈願して宗教団体にお金を払ったとしても、損金として処理することはできませんし、経費として計上することもできません。

法律で「法人はOK、個人事業主はNG」となっているわけではありませんが、複数の判例で個人事業主はNGとなっています。

まとめ

意外なことでも経費になることがあるということがわかりましたね。経費になるものを正確に知ることで、節税にもつながります。

個人事業主としての経費の割り振り方がわからないという方は、ぜひこちらの記事を参考にして確定申告の準備を行なってください。

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