給与計算・労務管理の基礎知識

給与計算の大前提「賃金支払い5原則」と基本用語を解説

給与計算は、労働基準法第24条に定められた「賃金支払い5原則」に基づいて行います。今回は、その「賃金支払い5原則」とは何かを解説するとともに、残業や遅刻、早退の扱い、休業や休職の際の対応についても触れていきます。

給与計算の大前提「賃金支払い5原則」とは

通貨払い

給与は通貨払いが原則ですので、小切手や現物ではなく、現金で支払います。金融機関への振り込みについては、従業員の承諾を得て、本人の指定する金融機関への振込が認められています。

ただし、法令で定められている場合や労働組合と書面で協約を結んだ場合(労働組合がない会社では労働者の過半数の代表者と、書面で協定を結んだ場合)、場現物で給与を支給することが可能なものもあります。たとえば通勤手当は労働基準法上の賃金にあたるため、定期券を現物支給する場合は労使協約等が締結されている必要があります。

直接払い

給与は従業員に直接支払うのが原則です。金融機関へ振り込む場合は、家族などの口座ではなく、本人の口座へ振り込みます。代理人への給与の支払いが認められるのは、本人の同意があった場合に限られています。

全額払い

給与は全額払いが原則です。貸付金との相殺は認められていません。しかし、所得税や住民税、厚生年金や健康保険など社会保険料は法律で決められた控除を行った上で給与を支給することができます。また、労働組合あるいは労働者の過半数の代表者と書面で取り決めを行えば、社宅の費用や財形貯蓄を控除することも可能です。

毎月払い

労働者へ賃金は、毎月1回以上支払うことが決められています。年棒制の場合でも、毎月払いになるように分割して支払う必要がありますが、毎週、週給という形で支払う形態も認められます。賞与や一定の期間の出勤成績をもとに支払われる精勤手当といった、臨時に支払われる賃金は毎月払いの対象外です。

通勤手当も毎月払いの対象ですが、労働協約等を結んでいる場合には、3ヶ月や6ヶ月の定期券を現物支給することも認められています。

一定期日払い

給与の支給日は、「毎月20日」、「毎月25日」といったように一定期日に支払うことが義務づけられています。しかし、「毎月第3何曜日」という決め方では、月ごとに支払日が最大で7日異なってしまうため、認められません。給与の支払日が休日にあたる場合は、支払日の繰り上げも繰り下げも可能です。

労働時間と割増賃金

労働基準法第32条で、1日8時間、1週間で40時間以内と定められた労働時間を法定労働時間といいます。一方、企業が就業規則等で定める労働時間は所定労働時間といい、法定労働時間の範囲内に限られます。

従業員が所定労働時間を超えて働いた場合には、残業代が発生しますが、2割5分増し以上の割増賃金の支払い義務が発生するのは、法定労働時間を超えた分です。


たとえば、10時から18時までが就業時間で、休憩が1時間の場合、所定労働時間は7時間です。21時まで残業した場合には、19時までの1時間は法定内残業、19時から21時までの2時間が法定労働時間を超えた法定外残業になります。1時間分は残業代として通常の賃金を支払い、2時間分は割増賃金を上乗せして支払う必要があるのです。

遅刻や早退の取り扱い

先述の賃金支払いの5原則で、「全額払い」の原則がありますが、「ノーワーク・ノーペイ」の原則から、遅刻や早退で働いていない時間分の賃金を控除することが可能です。しかし、就業規則で遅刻や早退の際の賃金の計算方法を取り決めておくことが必要になります。

遅刻や早退の場合に、控除できる賃金は働いていない時間の分に限られます。そのため、遅刻や早退をした時間に関わらず、「遅刻3回で1日分の賃金を控除」といった規定は、労働基準法違反となります。たとえば、30分の遅刻を2回、2時間の遅刻を1回した場合、合計で3時間ですが、1日の所定労働時間が7時間分を控除してしまうのは、違法となるのです。

しかし、遅刻したことのペナルティとして、従業員に減給の制裁を行うことは可能です。減給できる額の上限は、1回につき1日分の平均賃金の半額で、1回の賃金支払期の10分の1を総額で超えない範囲となります。

休暇や休業の種類

給与計算に関連する休暇や休業について説明します。

有給休暇

正社員だけではなく、パートやアルバイトも、6ヶ月以上勤務し、全労働日の8割以上出勤している場合には、有給休暇が付与されます。

有給休暇のときに支給する賃金の支給額については、就業規則等に明記しておくことが必要です。ただし、通常の勤務時と同額とするケースが多く、平均賃金や健康保険の標準報酬日額を選択するケースは多くありません。

慶弔休暇

慶弔休暇は労働基準法上の規定はなく、従業員の結婚や親族の死亡に対応するため、企業が独自に設けているものです。そのため、日数や対象者、有給と無給のいずれにするか、自由ですが、就業規則で取り決めておく必要があります。

産前産後休業

出産予定日の以前6週間と出産の翌日から8週間は、産前産後休業の対象となる期間であり、産後6週間は本人の希望があっても、就業させることは禁止されています。産前・産後休業中の賃金は、法律上有給と無給のいずれでも構わないため、就業規則等に規定を設けておきます。

産前・産後休業中は、健康保険から出産手当金の支給があり、1日につき標準報酬日額の3分の2が支給額されます。また健康保険保険料や厚生年金保険料などの社会保険料は、本人・事業主ともに免除となります。

育児休業

育児休業を取得できるのは、原則として子どもが1歳になるまでの期間です。ただし、保育所に入所できないといった理由がある場合は、1歳6ヶ月まで延長して取得できます。

育児休業中の期間についても、賃金を無給、有給のいずれとするか、就業規則で決めておきましょう。また健康保険や厚生年金など社会保険料は、本人・事業主ともに免除となります。

介護休業

介護休業は、介護を必要とする家族1人に対して、通算で93日まで3回まで分割して取得ができる制度です。介護休業も、産前産後休業や育児休業と同様に、就業規則で無給、有給のいずれとすることもできますが、社会保険料の免除規定はありません。

休職

労働基準法で休職に関する規定はないため、就業規則で休職期間や給与の支払いの有無について、規定を設けています。休職期間中も、厚生年金と健康保険、住民税は発生しますが、無給の場合は控除できないため、徴収方法についても規定が必要です。雇用保険と源泉所得税は、無給の場合には徴収しないことになります。

まとめ

給与計算業務は「賃金支払い5原則」に基づいて適切に行わなければなりません。また早退や遅刻、休業や休職時の賃金の取り扱いは就業規則で規定しておく必要がありますので、規則で該当する項目が設けられているか確認しておきましょう。



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