青色申告の基礎知識

青色申告における領収書とレシートはどうする?適切な取り扱い方とは

青色申告をする際、経費として計上する費用に関しては、領収書やレシートなど、その支払内容を証明できる書類が必要となります。実際、領収書等はどのように管理すべきか、ない場合にはどうすべきかなど、領収書に関する事項を確認しておきましょう。

青色申告で領収書として認められる基本的な条件とは

領収書には、取引年月日と支払金額のほか、支出目的・用途や領収書の発行元が明記されていることが必要条件となります。例えば、コンビニや量販店などで品物を購入した際に、レジで渡されるレシートについても、基本的に必要事項が記載されているため、領収書と同等とみなされます。仮に、プライベートと事業所用の買い物を一緒におこない、1枚のレシートにそれらが混在する場合には、事業用の商品項目が分かるようにマーキングしておけば問題ありません。

感熱紙のレシートしか手元にない場合には、日数の経過に伴い印字が消えてしまうことが多いため注意が必要です。印字が消えてしまっては、領収書としての役割を果たせないため、あらかじめ普通紙にコピーをしておくなど、事前に対処しておきましょう。

領収書はどのくらいの期間保存しておくべき?

青色申告をおこなう事業者は、原則として、複式簿記により作成した帳簿類、決算関係の書類や取引に関する証拠書類につき、7年間保存しなければなりません。ただし、請求書や見積書、納品書などの「その他の書類」に分類されるものは、5年間と若干短めの保存期間が定められています。

国税庁によれば、領収書は、「現金預金取引等関係書類」に該当し、預金通帳や小切手控、借用証などと同様、7年間の保存義務が定められています。例えば、平成28年分の領収書やレシートは、平成36年3月15日までが保存期限です。なお、前々年の所得が300万円以下の青色申告事業者の場合、領収書を含む「現金預金取引等関係書類」の保存期間は5年でよいとされています。平成28年時点では、領収書やレシートを7年間保存していない青色申告事業者に対して、特段の罰則規定は設けられていません。

しかしながら、将来あるかもしれない税務調査対応に備えて、帳簿類や決算書類と合わせて領収書を保存期限まで保管しておくことは重要となります。なぜなら、税務調査の際に必要な領収書やレシートを提示できなければ、青色申告の承認取り消しとなる可能性もあるからです。(画像1参照)できれば、各月別などにまとめて領収書を整理しておくと、税務職員から説明や提出を求められた場合にもスムーズに対応できます。

<画像1>

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もともと領収書が発行されない支払取引の場合、どう対応する?

仕入れや資材等の購入など、一般的な事業取引であれば、領収書が発行されるケースがほとんどですが、なかには、そうでない費用や支出もあります。領収書やレシートがない支出に関しては、基本的に自社内で出金伝票とその内容を具体的に証明できる資料を用意することで対処することができます。以下、代表的な取引を例に挙げながら、実際、どのように対処したらよいのかを説明していきましょう。
br /<> ○冠婚葬祭に関する支出
ビジネス上のつながりがある相手の結婚式や葬式などに参列した際、祝儀や香典を経費に計上することができます。その際、社会通念上、先方から領収書を受領することはありませんので、必要な会計・税務上の費用処理をおこないます。例えば、結婚式の案内状を添付資料として、出金伝票を作成するのも有効です。但し書きとして、祝儀等を渡した相手の名前や金額、日付を忘れずに記載しておきましょう。

○鉄道やバスなどを利用した際の交通費
公共交通機関を利用した場合の交通費については、各帳簿に記載する仕訳の元となる書類(出金伝票など)を作成することで、領収書がなくても費用計上することが可能です。出張・外出等の目的や行き先、移動ルートなどを記載し、出金伝票等に添付することで、十分な証拠書類となりえます。 なお、ICカードにチャージした場合には、発行される領収書を保管するとともに、自動券売機等に通して、カードに乗車履歴を印字しておくと安心です。プライベートでの利用と混在している場合には、業務に関連する乗車履歴だと分かるよう、別個に記録管理をしておきましょう。

領収書を誤って紛失してしまった場合にはどうすべき?

財務状況に大きな影響を与えるような多額の取引に関する領収書を紛失した場合、まずは、再発行してもらうことが可能かどうか、発行元に相談してみるのも有効策のひとつです。企業によっては、販売データをシステム内にすべて保存しているところもあり、領収書の再発行ができる場合もあります。

領収書の再発行が難しい場合には、請求書や納品書に相手先の「代済」などの領収印をもらうことで、税務上の経費として税務署に認めてもらうことが可能です。なお、相手先が領収印を所有していなければ、相手先の経理担当者に入金確認をしてもらったあと、請求書に代金を受領した旨を記載してもらう方法でも構いません。

まとめ

領収書やレシートを適切に管理・保管しておき、青色申告の手続きをスムーズにおこなえるよう、日ごろから準備しておくことも大切です。税務上、費用計上できるものについては、全て領収書などの証拠書類を整え、しっかりと節税対策をしておきたいものですね。

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