青色申告の基礎知識

個人事業主が経費にできるもの・できないもの 確定申告で使う勘定科目もあわせて解説

最終更新日:2022/01/31

個人事業主が経費にできるもの・できないものとは?

個人事業主が事業を営む上ではさまざまな費用が発生しますが、そのなかには経費として認められるものと認められないものがあります。

経費として認められるか否かを分けるポイントとなるのは、個人事業主のプライベートな出費ではなく、あくまでも事業運営に必要な経費であるかという点です。また、税務署から指摘を受けても、事業との関連性を明確に説明できる必要があります。

本記事では、個人事業主の経費の考え方とよく使用される代表的な18種類の勘定科目、事業主貸と事業主借の違いについて解説します。

目次

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経費とは

経費とは、事業を営む上で要した費用を指します。たとえば、仕事に使うためのPCや各種ツールの購入費・オフィスのレンタル費・取引先までの交通費・ガソリン代などが経費に該当します。

事業所得、不動産所得、雑所得の計算においては、総収入または仕入に伴う費用、そして販売費、一般管理費、そのほか業務上必要とされるものが経費として認められます。

確定申告では、事業収入から必要経費を差し引いた「所得」に対してかかる所得税を納税します。

経費の計上に必要な証拠書類

事業を営む上で要した費用を経費として計上するためには、それが経費に該当する出費であることを裏づける証拠書類が必要になります。

代表的な証拠書類は、取引先や物品を購入したお店が発行する領収書やレシートです。

すべてが経費として認められるわけではありませんが、日頃から領収書やレシートは忘れずに受け取り、保管する習慣を身につけておくといいでしょう。

証拠書類へ記載が必要な項目

領収書やレシートには法律上の決まった形式はありませんが、証拠書類としては、一般的に最低限下記の項目が記載されている必要があります。

  • 支払った日付
  • 支払った人の名前や会社名(宛名)
  • 支払い金額
  • 但し書き(具体的な支出内容)
  • 支払いを受けた人の名前や会社名と所在地

領収書が発行されない場合に代わりとなる書類

領収書を紛失、または入手できなかった場合には、支払いを客観的に証明する書類を用意することで、証拠書類の代わりとして認められることがあります。

たとえば、クレジットカードを利用した場合のように領収書が入手できないときには、利用伝票が証拠書類となります。また、ATMで代金を振り込んだ際に発行された振込明細書も、請求書や納品書といっしょに保管しておけば証拠書類となります。

鉄道やバスなどの交通機関を利用して領収書が入手できなかった場合は、出金伝票を証拠書類とすることも可能です。

経費の証拠書類として認められる領収書以外の書類には、主に下記のような物があります。

経費の証拠書類として認められる書類例

  • レシート
  • 領収書
  • 納品書
  • 出金伝票
  • クレジットカード利用伝票
  • ATMの振込明細書や通帳の記録
  • インターネット通販の購入確認メールのプリントアウト
  • パーティーや冠婚葬祭の案内状
  • 祝儀袋や不祝儀袋の表書きのコピー

経費の勘定科目

勘定科目とは、帳簿に記帳する際に、取引の内容を分かりやすく区分するものです。

つまり、何のための経費なのかをひと目で分かるようにするためのカテゴリーと考えて差し支えないでしょう。よく使われるものとして18種類の勘定科目を紹介します。

また、いくつかの項目で說明されている「按分」については後述しています。

租税公課

租税公課とは、基本的に税金の支払いにあてた支出を指します。

必要経費として計上できるものは、消費税及び地方消費税、個人事業税のほか、固定資産税、印紙税、不動産取得税、登録印紙税などがあります。

また、事業用で使用する自動車における税金、自動車税、自動車重量税、自動車取得税も経費計上が可能です。事業用と家庭用として自動車を使用している場合は、使用率などを鑑みて、按分した額が経費扱いになります。

また、税金ではありませんが、事業で商工会議所や同業者組合に会費や組合費を支払っている場合は、租税公課として計上することができます。

なお、事業主個人が支払う所得税や住民税、国民健康保険料、国民年金保険料は経費計上することはできません。ほかにも、申告・納税が遅れた際に発生する延滞税や加算税、事業主個人の相続税や贈与税、交通違反の罰金も租税公課の対象にはならないため注意しましょう。

ただし、国民健康保険料や国民年金保険料は「社会保険料控除」として全額を所得から差し引くことができます。

荷造運賃

荷造運賃は、商品発送で必要となる箱やガムテープのほか、物品の運送料における経費のことです。

水道光熱費

水道や電気、ガスのほか、灯油購入分の経費が水道光熱費にあたります。

事務所と自宅を完全に分けている場合は、事務所で使用した全額を計上することができます。しかし、自宅を仕事場として使用している場合は、事業で使用している割合を按分して計上する必要があります。

按分の方法は費用によってことなりますが、たとえば電気代であれば、自宅にあるコンセントの総数のうち、仕事部屋で使っている数で使用割合を出すこともあります。

なお、事業によっては、ガスや水道代が認められないこともあります。あくまで、事業で必要な経費かどうかが重要です。

旅費交通費

事業で必要な電車やバス、タクシーでの移動のほか、駐車料金や有料道路料金、出張手当、宿泊費を計上することができます。なお、ガソリン代は旅費交通費でも計上可能ですが、別途燃料費や車両費として計上することも可能です。

通信費

事業で使用する電話代、インターネット料金のほか、切手代やはがき、商品以外の配送料が通信費に含まれます。携帯電話などプライベートでも使用している場合は、全額経費ではなく按分する必要があるので注意しましょう。

広告宣伝費

広告宣伝費には、新聞やテレビなどにおける宣伝のための費用のほか、細かなものでは宣伝に使う手ぬぐいやカレンダーなどが挙げられます。

接待交際費

接待交際費には、取引先との飲食やお中元・お歳暮の費用、慶弔見舞金などが含まれます。なお、個人事業主においては混同されがちですが、事業とは関係のない親族への慶弔見舞金などは含むことができません。

また、接待交際費は税務調査でも指摘されやすい科目です。経費として計上できる範囲を超えていないか確認しましょう。

損害保険料

事業用として使用している店舗の火災保険料、自動車の自動車保険料などが損害保険料にあたります。事業と家庭の両方に関わる保険については按分できますが、完全に家庭用の場合には経費として計上はできません。

また、事業主個人の生命保険料や傷害保険料、地震保険料は経費計上できません。ただし、社会保険料などと同様、一部を生命保険料控除として所得から差し引けます。

修繕費

修繕費には、店舗や自動車などにおける修理代が該当します。不動産経営をしている場合は、賃貸物件の原状回復費用も含まれます。

消耗品費

消耗品費には、文房具や事業用で使用する家具、パソコンなど取得価格が10万円を下回る場合に該当します。

10万円を超える場合は備品となり、消耗品費では計上できません。

減価償却費

建物や自動車、機械など、取得価格が高額な備品は決められた一定の年数にわたって、毎年経費計上することとされています。減価償却費とは、備品の償却残高がある場合に用いられる勘定科目です。

前述の消耗品費の例としてパソコンを挙げましたが、10万円を超える場合には減価償却費として計上することが一般的です。

福利厚生費

福利厚生費は、主に会社で払った従業員の食事代、慶弔見舞金、健康診断など従業員のために使った経費です。事業主本人のみ、または事業主本人と専従者のみが対象になる場合は適用されません。

専従者については別記事「青色申告の専従者給与 家族への給与支払いで節税効果を高める方法」で解説しています。

給料賃金

給料賃金は、従業員に対して支払われた給与や賞与で、事業主や専従者は含みません。事業主本人の場合は事業主貸、専従者の場合は専従者給与として別途処理します。

外注工賃

外注工賃は、外部に発注したことで発生した報酬支払いなどがこれに該当します。

利子割引料

受取手形における割引料のほか、事業のための借入金の利息などが利子割引料になります。借入金の元金や個人の借入金は計上できません。なお、借入金の元金は、別途負債として計上します。

地代家賃

地代家賃は、事務所や倉庫、事業のための駐車場における費用で、管理費や共益費、20万円未満の更新料と礼金を含めることができます。

なお、自宅兼事務所の場合は、水道光熱費等と同じく按分の必要があります。按分の割合は、物件の専有面積に占める仕事部屋の面積で算出するなどの方法があります。

貸倒金

貸倒金は、回収ができなくなってしまった売掛金や貸付金、受取手形の額です。

雑費

雑費は、ほかの経費に該当しない場合に使用されます。

勘定科目は追加できる

代表的な18種類の経費の勘定科目を紹介しましたが、実は勘定科目の種類や名称に関して法律がある訳ではなく、事業内容によってある程度自由に追加することが可能です。

決算書にある勘定科目だけで帳簿づけをすると特定の科目の金額が多くなり、税務署に疑われる可能性があります。新しい勘定科目を追加することで、「取引内容を明確にできる」「事業にかかる費用を管理しやすくなる」といったメリットを得られます。

たとえば、営業等で車を頻繁に使用する場合は「車両費」としてガソリン代や駐車場代・車検代などをひとまとめにすることができますし、飲食店等で取引先や仕事仲間と打ち合わせすることが多い場合は、交際費ではなく「会議費」として計上することもできます。

ただし、帳簿を付ける際には、一度決めたルールで毎年記帳する必要があります。昨年度に、ガソリン代等を「雑費」に分類したのであれば、今年から「車両費」を新たに追加することはできません。

また、むやみやたらに勘定科目を追加しすぎると、かえって分類に時間がかかってしまうため注意が必要です。

覚えておきたい「事業主貸」と「事業主借」の違い

個人事業主は、経営者も事業も同一人物となりますが、あくまでも事業と個人のプライベートな入出金は区別して考えなければいけません。その際に用いる勘定科目が、「事業主貸」と「事業主借」の2つです。

  • 事業主貸:事業主に貸す
    →個人事業主の生活費などの、事業に関連しない個人的な目的での支払い
  • 事業主借:事業主に借りる
    →個人事業主で本業以外の収入が事業用口座に振り込まれた時の受け入れ。

たとえば、毎月の生活費を事業用口座から引き出した場合、個人事業主には給与という概念がないので、「事業」から「事業主(プライベート)」にお金を貸した(事業主貸)という考え方になります。

逆に事業用の資金が一時的に不足したので、プライベートの口座から事業用口座に入金をした場合、これは「事業主(プライベート)」からお金を借りたという考え方(事業主借)になります。

家事按分で家賃や光熱費の一部を経費にする

個人事業主で自宅を仕事場にしている場合は、家賃や光熱費の一部を業務の必要経費として計上することができます。

ただし、家庭と業務で使用が混ざっていて明確には分けられないため、業務として使用している分を一定の比率で区分して計上します。これを「家事按分」といいます。

家事按分には合理的な説明が必要

家事按分は、合理的に説明できる場合にのみ認められます。合理的に説明できる場合とは、たとえば住居の1室を仕事のための専用スペースとして使用している場合や、リビングの一部をパーティションで区切って仕事用に割りあてているといった事実がある場合です。

あるいは、「専用スペースを設けてはいないものの、自宅で過ごしているうちの8時間は業務をしている」といったケースでは、時間による按分も可能です。

家事按分の計算方法

たとえば、賃貸マンションの家賃が月あたり20万円で賃貸面積が60平方メートルの場合の、家事按分の計算方法を見てみましょう。

使用面積で家事按分した場合の計算例

例:仕事場として使用している面積が15平方メートルの場合

  • 仕事場の面積の割合=
    15平方メートル÷60平方メートル=25%(事業用の按分割合)
  • 家賃20万円×0.25=5万円

家賃20万円を25%で按分した5万円が、事業用の地代家賃として認められる可能性があります。

次に、業務時間で割り出す場合も見てみましょう。

業務時間で家事按分した場合の計算例

例:1ヵ月(30日とする)のうち、業務時間が1日9時間で10日間業務をする場合

  • 業務使用の割合=
    (業務時間9時間×10日=90時間)÷(24時間×30日=720時間)=12.5%(事業用の按分割合)
  • 家賃20万円×0.125=2万5,000円

家賃20万円を12.5%で按分した2万5,000円が、事業用の地代家賃として認められる可能性があります。

同様に、電気代やガス代、インターネット使用料、携帯電話代、自動車のガソリン代、車検費用なども家事按分することができます。

なお、賃貸ではなく持ち家の場合にも家事按分が可能です。対象となるのは、建物部分の減価償却費、住宅ローンの利息、固定資産税、火災保険料などです。ただし、住宅ローンの利息については、事業用の家事按分が2分の1を超えると住宅ローン控除の適用対象外になってしまうため注意が必要です。

経費にできるかどうかの基準とは?

個人事業主が出費を行った際、経費にすべきかどうか判断に悩むことがあります。経費として計上できるかどうかについては、一般的に下記のような判断基準があります。

税務署から指摘を受けても正当な事業関連性を主張できること

税務署から「経費として証明できますか?」と指摘された際に、明らかに事業に関わる費用であることを客観的に証明できることが必要です。

たとえば、飲食代(接待交際費)であれば、取引先または見込客の誰と、どのような必要性があって飲食したのかを明確にできなければなりません。

出費金額が経費として常識の範囲内の金額であること

一般常識から見て出費金額が不自然に大きいと、税務署から指摘を受ける可能性があります。たとえば、年間売上が500万円の個人事業主が、取引先に対する接待交際費として1回2万円程度を年数回出費したのであれば、常識の範囲内の経費とみなされる可能性が大きいでしょう。

しかし、1回数十万円の接待交際費を毎月費やしていたとなれば、売上規模に対して不自然な出費として税務署から指摘を受ける可能性があります。

個人事業主自身のための出費ではないこと

仕事で英語を使うことが明白であれば英会話講座の授業料を研修費として計上できるケースもありますし、自身の業界に関する書籍や企画のための資料として使う書籍であれば新聞図書費などの名目で経費にできることもあります。

個人事業主が経費計上できない出費の具体例

個人事業主の出費のうち、経費として計上できない出費にはさまざまなものがあります。

個人事業主自身の生活や健康管理のための出費

個人事業主自身の給与や年金、保険料などは経費として計上できません。

また、個人事業主において「福利厚生」の概念はないため、自分自身が通うトレーニングジムやヨガ教室の会費のほか、自分自身の健康診断や人間ドックなどの費用は経費計上できません。なお、従業員の給与や健康診断は経費として計上できます。

個人事業主の私的な買い物や飲食代

明らかに事業と関係がない、私的な買い物は経費にできません。たとえば、プライベートな飲食代や書籍代、交通費、衣類の購入費などです。

注意しなければならないのは、私的な目的で出費したにもかかわらず経費にできそうだからと計上しないことです。後日、税務トラブルの原因となる可能性があります。

個人事業主が個人として納める税金

個人事業主が納める住民税や所得税は、事業と関係なく個人で納める税金のため、経費に計上できません。ただし、事業用に支払った印紙税、個人事業税、自宅(持ち家)で仕事をしている場合の家事按分した固定資産税は経費として計上できます。

個人事業主の家族への給料

個人事業主と生計を一にする家族への給料は、経費として計上できません。ただし、開業手続きをして青色申告を行い、家族を青色事業専従者として届け出れば給料を経費にすることができます。

資産として減価償却できる物

事業用に購入したパソコンなどの備品で10万円未満の物は、全額をその年の経費として計上できます。一方、10万円以上の場合は固定資産として計上した上で、法定耐用年数に応じた減価償却費とする必要があります。

また、賃貸物件への入居時に支払う敷金は退去時に戻ってくるため、資産とみなされ経費としては計上できません。礼金は20万円未満であれば地代家賃として経費に計上できますが、20万円以上の場合は資産とみなされ、5年間または契約期間のいずれかで減価償却します。

減価償却について詳しく知りたい方はこちら

個人事業主のスーツ代

スーツは仕事で着用することが一般的なため経費に計上できそうですが、普段着としても使えるという見解から経費として認められにくいとされています。業務上不可欠で、業務にだけ使うという明確な区分けがあれば経費として計上できる場合もあります。

二次会の飲食代

接待交際費としての飲食代が認められているのは一次会までです。二次会以降の飲食代は経費として認められません。

まとめ

個人事業主が事業を行う上で、経費は必ず発生するものです。ただし、すべての出費が経費として認められるわけではなく、計上できる範囲や条件があります。経費としてあきらかに不適切な支出があれば税務署から指摘が入り、場合によっては申告内容の修正や追徴課税が発生することもあります。

課税所得をできるだけ低く抑えたいのは当然ですが、正しく経費計上をしておかないと、かえって大きなマイナスになりかねないだけでなく、社会的信用にも関わります。

もし帳簿づけや申告内容に不安があるのであれば、税務署の担当者や税理士、会計ソフトのサポートなどに問い合わせて相談してみるのもよいでしょう。

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