クレジットカードの基礎知識

事業用クレジットカードの有効活用法と審査に通りやすいカード

クレジットカードは経営にとって多くのメリットをもたらしてくれます。
ただ、気を付けなければならないのは、どのようにカードを使えばよいかは状況によっても変わってくるという点です。
それを理解していないと思わぬ不利益を被ることにもなりかねません。
そこで、今回は特に組織の大きさに着目し、それぞれの規模におけるカードの使い方や注意点などについて解説をしていきます。

事業用クレジットカードの有効活用法と審査に通りやすいカード

目次

あらゆる規模の組織に共通!クレジットカード使用のメリット

クレジットカードを用いる最大のメリットは手入力の手間が少なくなり、領収書の確認作業をしなくてもよくなる点です。
仮に、すべての支払いを現金で行ったとします。すると、少なくとも該当の領収書を探し、会計ソフトに「日付」「金額」「取引内容」「勘定科目」を手入力したのちに領収書を保管し直すという作業が必要です。
1回や2回ならたいした手間にはなりませんが、取引の数が増えてくると膨大な作業量になってしまいます。

一方、同じものを購入してもクレジットカードを用いれば、その手間は大幅に削減されます。
なぜなら、クレジットカードを会計ソフトに連動させ、取引内容や勘定科目だけを手入力すればあとは自動ですべての作業が行われるからです。

こうしてみると、現金払いとカード払いのどちらが手間かは一目瞭然です。今まで現金取引が中心だった会社なら、これだけでも大幅な効率化を図れるでしょう。
しかも、その恩恵に関しては組織の大小は関係ありません。あらゆる規模の組織が受けられるメリットなのです。
ただし、組織や事業が大きくなると組織内でのカードの運用や管理については問題がでてくる場合があるので注意が必要です。

ひとりでも簡単管理!小規模法人におけるクレジットカードの使い方と注意点

クレジットカードを導入する際、気を付けるべき点がいくつかあります。
ただ、何に対して気を付けなければならないかは一概にいえません。
その答えは法人の規模によっても変わってくるからです。
そこで、まずは10人未満の小規模法人における注意点について解説をしていきます。

支払いはクレジットカードに集約しておこう

小規模法人の場合はクレジットカードの管理はひとりでも十分可能です。
気を付けなければならない点も少なく、手間もかかりません。
他のクレジットカードに関する記事などを参考に運用していけば、かなりの効率化が図れるでしょう。
したがって、支払いに関してはなるべく早い段階からクレジット払いに集約していくことをおすすめします。

売上高が5000万円より多い場合は領収書の保管義務がある

クレジットカードがあれば入力の際に領収書は不要となります。
しかし、それは領収書を破棄してもよいという意味ではありません。
なぜなら、売上高が5000万円を超える事業者に対しては、領収書の「保管要件」および「証拠要件」を満たす義務が発生するからです。
ちなみに、保管要件とは文字通り、領収書を保管しなければならない義務のことであり、その期間は7年と定められています。
一方、証拠要件とは領収書には取引先の名前を記載しなければならないという決まりごとです。
たとえば、コンビニでクレジットカードを使って、水を購入した場合、「セブンイレブンの〇〇店で108円の水を購入した」というふうに、取引先の情報まで細かく残しておかなければならないのです。

売上高5000万円以下でも領収書は残しておいたほうが便利

「保管要件」の義務にも例外は存在します。たとえば、クレジットカードの利用明細など、代替え品となるものがあれば領収書を無理に残す必要はないのです。
しかし、領収書があれば帳簿に間違いが見つかった際の再チェックに役立ちます。
もちろん、それは売上高が5000万円以下の場合でも同じです。
したがって、いずれにしても領収書は保管しておいたほうがよいという結論になります。

カードの不正使用を防ぐために!10~30名規模の法人では領収書提出の徹底を

領収書

社員の人数が10~30名にまで膨れ上がると会社の支払い管理を経営者だけで行うのは困難です。
また、経理の管理に関しても専門の経理担当者が必要となってきます。
次は、この段階におけるカードの運用や管理についての注意点を解説していきます。

従業員カードを複数の社員に持たせる

会社の規模がある程度大きくなると経理を管理する権限を経理担当者に譲渡しなければならなくなります。また、経営者ひとりですべてのカード払いの承認は困難になるため、クレジットカードを複数の社員に持たせる必要があります。

そうすれば、社員個人の判断で決済ができるようになるわけです。ちなみに、クレジットカードには個人カードと法人カードの2種類があり、従業員カードとして社員に持たせることができるのは後者のほうです。

また、法人カードは個人事業主や中小企業向けのビジネスカードと大企業を対象としたコーポレートカードに分かれます。
どちらを選ぶかで、従業員カードの発行上限枚数などが変わってくるのですが、10~30名規模なら選択するのはビジネスカードということになります。

従業員カードを使用した際には領収書を提出させる

会社の規模がある程度大きくなると経理を管理する権限を経理担当者に譲渡しなければならなくなります。また、経営者ひとりですべてのカード払いの承認は困難になるため、クレジットカードを複数の社員に持たせる必要があります。

そうすれば、社員個人の判断で決済ができるようになるわけです。ちなみに、クレジットカードには個人カードと法人カードの2種類があり、従業員カードとして社員に持たせることができるのは後者のほうです。

また、法人カードは個人事業主や中小企業向けのビジネスカードと大企業を対象としたコーポレートカードに分かれます。
どちらを選ぶかで、従業員カードの発行上限枚数などが変わってくるのですが、10~30名規模なら選択するのはビジネスカードということになります。

カードの利用明細書だけでは不正の有無はわからない

法人カードは月ごとに利用明細書が発行されます。
そのため、領収書を提出させなくてもそれをチェックすれば不正の有無は確認できるのではないかと考えている人もいるかもしれません。

しかし、それは間違いです。
なぜなら、利用明細書には使用日や使ったお金の総額が記載されているだけで、何に使ったかが記されてないからです。
それではカードを不正使用したかどうかは判別できません。
それに、利用明細書というのはカード発行会社が作成したものであって、決済をしたお店で発行されたものではないのです。
だからこそ、カードを使用した際には領収書を提出する必要があります。

しかし、明細書があるからクレジットカード使用時に領収書は残さなくてよいと誤解している人は意外と多い傾向です。
そのため、ルールを設けてもなかなか守られないという事態もあるでしょう。したがって、いかにしてこのルールを周知するかが重要なポイントです。

管理のしやすさを重視!30~100名以上の会社で必要になってくるカードの使用制限

会社の規模が30~100名以上になると法人カードによる取引数も飛躍的に増え、経理担当者でも正確な内容の把握が困難になってきます。最後はこの段階での注意点を説明します。

組織の巨大化に伴う管理業務の煩雑化

法人カードを持っているのは基本的に役員や部長などの管理職の人たちですが、出張や接待の時は部下にそれを貸し出すという形をとります。 その場合、上司がカード管理者で部下がカード利用者となるわけです。
当然、カード管理者はカード利用者がカードを不正に使用していないかをチェックします。

ところが、規模の大きな会社では細かな交通費などがかさみがちで、カードをチェックするのも大変です。
そうすると、カード管理者の手間が増え、人件費のコストが無駄に膨れ上がることになります。

また、社員が多いために、「クレジットカードの使用時には領収書を残す」といった基本的な決まり事さえ周知が難しくなってきます。
そのうえ、大規模な組織になると、人員の配置転換が多くなり、誰が法人カードを管理しているのかの把握もしにくくなってしまうのです。
そうしたときに考えなければならないのがカードの使用制限です。

管理をしやすくするために検討したい!カードの使用制限

カードの管理が困難という問題を解消するためには利用ルールを厳密にしたり、利用者の権限を限定したりするといった方法があります。
使用する場面が少なくなればチェックもしやすくなるというわけです。
あるいは、管理が煩雑になりがちな取引は請求書払いに変更するというのも一つの手です。一層のこと、カードの利用目的を「交際費のみ」といった具合に、シンプルにしておくと管理の手間はぐっと小さくなります。
その他にも、従業員ごとに限度額を設定するなど機能制限で縛るというのも効果的です。

カード使用のメリットと使用制限による管理のしやすさとのバランスが大切

クレジットカードの利用には経理の効率化以外にも多くのメリットがあります。
たとえば、支払いは2カ月後でよいので資金繰りに余裕が生まれたり、カードを多用すればポイントが貯まって特典を得られたりすることです。
つまり、管理のしやすさばかりを求めてカードの使用を制限しすぎると、そうしたメリットまで失うことになります。
したがって、制限ルールを設ける際にはメリットとデメリットを検討したうえでバランスの取れたルール作りを行うことが大切になってきます。

審査に通りやすい!事業用クレジットカードならfreeeがおすすめ!

クレジットカードの導入には経理の効率化などといった大きなメリットが存在します。
これから事業を始めようという人や今まで現金だけで取引をしてきた事業主はぜひともその点について考えてほしいところです。
ただ、導入の際に問題となるのがどの会社のカードを選ぶかになります。
魅力的なカードサービスは数多く存在しますが、その中でも特におすすめなのがfreeeのカードです。

freeeの魅力は何といっても他のカード会社に比べて審査に通りやすい点にあります。
申し込みの際にも確定申告書や決算書が不要であり、必要なのは本人確認書類だけです。
必然的に審査のハードルは低くなり、たとえ起業時や低所得の場合でもカードを作れる可能性は高くなります。
また、ネット上で審査を受けられるという手軽さも魅力です。
事業用のクレジットカードを作りたいけれど、審査に通るかどうかが心配な場合はfreeeのカードを検討してみてはいかがでしょうか。

クレジットカードの活用法を理解して事業に活かそう!

クレジットカードには経理の手間を省き、資金繰りもしやすくなるといった具合に多くのメリットが存在します。
その代わり、会社の規模が大きくなれば不正使用をされるなどのリスクも大きくなってきます。
それを防ぐのに大切なのが、しっかりとしたルール作りです。
クレジットカードの特徴をきちんと理解し、うまく事業に活かせるようにしていきましょう。

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