発注とは、「注文すること」や「注文を出すこと」を表す言葉です。また、発注書とは、サービスや商品を発注する際に、取引先にその意思を伝えるために発行する証憑（しょうひょう）の一つです。

発注書に発注する商品の数量・金額・納期など、取引内容を正確に記載することによって、トラブルを未然に防ぐことができます。

本記事では、発注書（注文書）の基本的な役割と注意点、作り方についてわかりやすく解説します。また、発注書のテンプレートを記載していますので、発注書を作成する際にお役立てください。

• 発注とは
• 注文との違い
• 発注書（注文書）とは
• 発注書（注文書）の役割
• 発注書（注文書）と注文請書の違い
• 発注書（注文書）の作り方
• 一般的な発注書（注文書）の書き方
• 下請を依頼する場合は公正取引委員会が定める発注書（注文書）を使用する
• 発注書面への具体的な記載事項
• 親事業者・下請事業者の定義
• 発注書（注文書）に印鑑や印紙は必要？
• 発注書（注文書）を発行する際の注意点
• 親事業者は発行が義務付けられている
• 発注書（注文書）には保存期間がある
• 発注書と見積書の内容が合致しているかを確認する
• 発注書を送付する際にはメール便は使わない
• メールで発注書を送る場合は、電磁的記録に該当する
• 発注業務の流れ
• 見積もりを依頼する
• 発注をする
• 検品をする
• 支払処理をする
• まとめ
• よくある質問

発注とは、「注文すること」や「注文を出すこと」を表す言葉で、一般的なビジネスシーンでは設備や商品、サービスなどの調達を取引先に依頼する意味で用いられます。

見積書や発注書の作成など、所定の手続きを行ったうえで正式に依頼する状況の意味合いが強い言葉です。一般的な飲食店などの店舗で、客が店員に注文をする場合は使われません。

「発注」と「注文」は似たような意味を持つ言葉ですが、用途や使用される場面に違いがあります。

発注は主に企業間の取引で使われることが多いです。発注書を通じて正式な依頼が行われ、サプライチェーン管理や在庫管理において重要な役割を果たします。

発注は数量や価格、納期などが詳細に取り決められた取引に使用されます。

注文は、一般的に個人が商品やサービスを購入する際に使用されます。たとえば、レストランでの注文や、オンラインショップでの商品の購入などです。

注文は口頭やオンラインフォームを通じて行われ、特に法的な拘束力を持たないことが多いです。

発注書とは、発注者が商品やサービスなどを発注する際に申し込みの意思表示を行う目的で作成される書類です。

発注書の発行は法的に義務付けられているわけではありませんが、ビジネスシーンではトラブルを未然に防ぎ、社内処理を円滑にするために発注書を発行するのが一般的です。

また、発注書は「注文書」とも呼ばれます。2つの書類に法的な違いはありませんが、業界によっては、形のないサービスや作業などを注文するために発行する書類を「発注書」、形のある物や製品などを注文するために発行する書類を「注文書」と使い分ける企業もあります。

民法上、発注書の交付は契約の申し込みにあたるため、取引基本契約書がなくても契約内容を明記した注文書を受理する契約書があれば契約は可能です。 また、発注書や契約書がなくても、書面・メール・FAX・電話・クラウド形式・口頭などでも契約は成立します。

発注書（注文書）の役割は、発注側と受注側の認識の違いによるトラブルを未然に防ぐことです。

上述したように、発注書や契約書を作成しなくても、口約束だけで取引は成立します。しかし、口約束だけでは「言った、言わない」「誤解がある」など、後々トラブルになる可能性も考えられます。

発注書に取引内容を書き込むことで、プロジェクト開始前にお互いの理解を再確認し、将来起こり得るトラブルを未然に防ぐことができます。

注文請書（ちゅうもんうけしょ）とは、請書・注文請書・同意書・確認書などと呼ばれ、受注者が発注を受ける意思を証明するために作成する書類です。

注文請書は、受注者が発注者に発注内容を伝達するための文書であり、発注者が発注事実を証明するものではないため、注文請書単体では取引の存在を証明する法的効力がありません。

注文請書が契約の成立を証明するものであれば、注文請書は請負に関する契約書として「第2号文書」に該当する書類になります。

【関連記事】
注文請書とは？記載すべき項目や収入印紙の必要性について解説

発注書（注文書）に決まった書式はありません。一般的な発注書（注文書）の書類と下請法に該当するものを紹介します。

文書のタイトルとして「発注書（注文書）」と記載します。発注書を受け取った相手が何の書類が届いたのかわかるよう、書類の上部に大きく記載します。

発注する相手の宛名・名称を記載します。取引先が個人の場合は名前の後に「様」、会社の場合は会社名の後に「御中」を記載します。

発注番号は、同一契約の書類の場合は、他の見積書や請求書などの書類と同じ番号を振ります。

同一契約の書類と同じ番号を振ることで管理しやすくなり、後日取引先から問い合わせがあった場合にも、番号を照合してすぐに対応することができます。

発注日は発注書の発行日を記載しましょう。

発注する仕事の件名を記載します。略称や通称はなるべく使わず、わかりやすい件名で記載します。

発注を行う事業者の会社名や、会社の住所、担当者名や連絡先といった発注元に関する情報を記載します。

このとき、押印は必須ではありませんが、会社としての正式な取引であることを証明する押印があったほうが、受注先に安心感を与えることができるでしょう。

発注した製品の納期・支払条件・発注書の有効期限を記載します。発注書の有効期限は記載する必要はありませんが、納期は製品を納品してほしい日時なので記載しておきましょう。

受注者が一目でわかるように、⑨と同じ内容の金額を記載します。税込み金額は、文字を大きくしたり、太字にして強調するとわかりやすくなります。

商品名・色・サイズ・数量などをできるだけ詳細に記載します。商品・サービスの納品時や検品時に確認を容易にするために、詳細な情報を記載しましょう。

それぞれの項目に記載する内容は以下のとおりです。見積金額と注文金額が一致していることを必ず確認して記載しましょう。

特筆すべき事項がある場合には、備考欄に記載します。あらかじめ記載事項を網羅した発注書のテンプレートを作成しておくと、記載漏れが少なくなり、ミス防止にも効果的です。

発注者が発注書を作成するのが一般的ですが、発注者が個人で発注書の作成に不慣れな場合などは、受注者が作成しても問題ありません。

発注側だけでなく、受注側でもあらかじめ発注書のテンプレートを用意しておくと、取引がスムーズに進む場合もあるので、企業としては発注書のテンプレートを用意しておくとよいでしょう。

親事業者（発注者）は以下の条件を満たす場合、下請法に基づき、公正取引委員会が定める発注書（注文書）を使用することが義務付けられています。

発注者は受注者に対して、口頭ではなく書面で具体的な発注内容を伝える必要があり、上記の条件を満たす場合は「下請法第3条に基づいた発注書（注文書）」を使わなくてはいけません。

以下で具体的な記載事項を解説します。

下請代金支払遅延等防止法第3条に基づいた、発注書（注文書）の作成方法について解説します。

下請法第3条に基づいた発注書（注文書）には、下記の12項目がすべて記載されている必要があります。

正当な理由により内容が確定できない場合など、必要記載事項に含めることができない項目がある場合は、その他の必要記載事項を記載した書面を直ちに交付します。 その後、内容が確定次第、記載できなかった事項を記載した書面を速やかに交付することも可能です。

下請法の対象となる取引は、事業者の資本金規模と取引の内容で定義されています（第2条第1項～第8項）。

下請法の詳細や下請法を適用した発注での注意点等については、別記事「下請法に沿った発注書の書き方解説！」で詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。

発注書に印鑑や社印を押す必要はありません。ただし印鑑を押すことで、その発注書が企業の正式な文書であることを証明できます。

印鑑を押す位置は、一般的に発注書の発注元情報を記載した部分の右側に押すことが多いです。

また、収入印紙についても原則不要です。発注書は基本的に取引の意思を示す文書であり、契約書ではないため、収入印紙を貼る必要はありません。

しかし、発注書が契約書としての役割を果たす場合には課税文書とみなされるため、収入印紙が必要になります。たとえば、受注側がその発注書をもって正式な契約が成立することを示した場合などがこれにあたります。

このように、発注書や注文書において印鑑や印紙は必要でないものの、トラブルを避けるために「なぜ不要なのか・必要なタイミングはあるのか」を理解しておくとよいでしょう。

発注書を発行する際に注意するポイントは次の7つです。

親事業者（発注する側の企業）は、下請事業者に対して発注書を発行することを含む以下のことが法律で義務付けられています。

これは、下請法（下請代金支払遅延等防止法）に基づくもので、取引内容を明確にし、公正な取引を保証するためです。

発注書は帳票書類として、一定期間の保存が義務付けられています。法人と個人事業主で保存すべき期間が異なるので、確認するようにしましょう。

発注書の保存義務を怠ると、以下のようなペナルティが課される可能性があります。

個人事業主で税務調査の際に帳簿書類の提示ができない場合、青色申告の承認が取り消され、青色申告特別控除をはじめとした青色申告による特典を受けられなくなります。

また、本来は外注費として扱われる発注に要した費用も課税対象となってしまい、追徴課税を受ける可能性があります。

消費税の納付が必要な法人や個人事業主の人は、課税仕入控除額を差し引くために必要な仕入に関する帳簿書類がない場合、仕入にかかる消費税額が増加することになります。

法人の場合は、会社法第976条「過料にすべき行為」に抵触し、100万円以下の過料が科せられる可能性があります。

発注書を作成したら、受注者から送られてきた見積書の内容と相違がないかを必ず確認しましょう。見積書と内容が異なる場合、どちらが正しいのかわからなくなり、トラブルになるおそれがあるためです。

また下請法第2条第2項では、「納品から60日以内かつ迅速な支払い義務（銀行休業日に該当しても2日遅れまで）」と定められているので、60日を超える支払日を記載することは下請法違反となります。

納期や注文側の検収作業は、支払期限とは関係ありません。納品日から起算して60日以内に支払うことになっているか、確認しておきましょう。

発注書は信書に該当するため、法令で定められた方法で郵送しなければなりません。現在、信書を送ることができるのは日本郵便株式会社と国が許可した信書便事業者のみです。メール便などで送付できないので注意しましょう。

規定以外の方法で信書を郵送した場合は違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があるため、必ず事前に郵送方法を確認してください。

【関連記事】
契約書は信書に該当します！正しい郵送方法や注意点をまとめました

発注書を電子メールで送信する場合、発注書を携帯電話のメールで送信するだけでは、電磁的記録が下請事業者のファイルに記録されないため、下請法で認められている電磁的記録の提供とはなりません。

電磁的記録として認められるためには、下請事業者のパソコンやサーバーに適切にファイルが保存され、閲覧・管理できる状態であることが求められます。

よってメールで送る際は、発注書を添付ファイル（PDF・Excel・Wordなど）の形式で送信し、下請事業者がファイルを保存できる状態にしておきましょう。

また、もし発注書をブラウザにアップロードして見てもらう場合、下請事業者が閲覧するだけではファイルに電磁的記録が記録されません。

下請事業者が閲覧した事項を別途メールで送信するか、ウェブサイトにファイルのダウンロード機能を設けるなど、下請事業者のファイルに記録できるような措置を講じる必要があります。

一般的に発注書は、事前に受注側から見積書が提出され、その内容や金額に合意した上で発注書を発行します。

発注業務の流れは、大きく分けて以下の4つに分けることができます。

ここでは、具体的な発注業務における支払処理までの流れを解説します。

発注者は商品の発注や仕事の依頼をする前に、受注者に見積もりを依頼します。見積もりを依頼する段階で、取引の内容や取引するものの数量、金額や納品日などを交渉し、取引内容に双方が合意した段階で受注者は見積書を発行します。

契約成立後は、見積もり段階で決めた内容を変更できない可能性もあるので、両社間で問題がないよう入念にすり合わせておくことが大切です。

見積書の意味や役割については、別記事「見積書の書き方を徹底解説｜精度の高い見積もりの仕方や役割についても解説」で詳しく解説しているので、そちらも合わせて参考にしてください。

発注側と受注側の双方が見積書の内容に合意すれば、正式に発注となります。企業や取引内容によっては、発注書の発行が省略される場合もあります。

発注書を発行する際は、見積書と同じ内容・金額で発行しなければいけません。取引内容によっては、一部項目のみ受注締切日が異なるといったこともあるので、締切日や発注漏れがないかなど、事前に確認しましょう。

発注したものが納品されたら検品を行います。検品作業では、以下の確認を行い、問題や不明点が見つかった場合は受注側に速やかに連絡しましょう。

問題が見つかり、受注者による商品交換やサービスへの対応が必要な場合、内容によっては対応に時間がかかるものもあるため、検品は納品後できる限り早めに行うのが得策です。

検品を行い、納品された商品に問題がないことが確認できれば、受注側が作成した請求書に対して支払処理を行います。

具体的な支払方法は取引先によって異なり、場合によっては買掛金の消込などが必要になることもあるため、事前に受注側に確認しておきましょう。

請求書の意味や役割については、別記事「請求書とは？やりとりの流れや役割、作成方法について解説」で詳しく解説しているので、そちらも合わせて参考にしてください。

発注書（注文書）は、取引を確実に行い、取引先と発注内容を確認するためにも重要な書類です。

契約自体は口頭でも成立するため、発注書の発行は義務ではありませんが、下請法の適用を受ける取引であれば発注書の発行は義務になります。契約内容に関するトラブルを未然に防ぐためにも発注書は作成するようにしましょう。

発注メールの例文は、以下を参考にしましょう。

発注を依頼するメールは、ひと目で発注依頼だとわかる件名をつけておきましょう。また発注書を添付する場合でも、確認の意味を込めて本文にも発注内容を明記しておくと安心です。

発注書のテンプレートは、多くのツールや無料のExcelなどでも配布されています。

freeeではExcelで使用できる発注書のテンプレートを配布しているので、ぜひご活用ください。

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発注依頼とは、企業や組織が取引先へ商品やサービスの提供を依頼することです。発注依頼は通常、以下の手順で行われます。