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発注とは?発注書(注文書)の役割と注意点、作成方法をわかりやすく解説

発注とは?発注書(注文書)の役割と注意点、作成方法をわかりやすく解説

発注とは、「注文すること」や「注文を出すこと」を表す言葉です。また、発注書とは、サービスや商品を発注する際に、取引先にその意思を伝えるために発行する証憑(しょうひょう)の一つです。

発注書を作成する際には、発注する商品の数量・金額・納期など、取引内容を正確に記載することによって、トラブルを未然に防ぐことができます。

本記事では、発注書(注文書)の基本的な役割と注意点、作り方についてわかりやすく解説します。また、発注書のテンプレートを記載していますので、発注書を作成する際にお役立てください。

目次

発注とは

発注とは、「注文すること」や「注文を出すこと」を表す言葉で、一般的なビジネスシーンでは設備や商品、サービスなどの調達を取引先に依頼する意味で用いられます。

見積書や発注書の作成など、所定の手続きを行ったうえで正式に依頼する状況の意味合いが強い言葉です。一般的な飲食店などの店舗で、客が店員に注文をする場合は使われません。

発注書(注文書)とは

発注書とは、発注者が商品やサービスなどを発注する際に、申し込みの意思表示を行う目的で作成される書類です。

発注書の発行は、法的に義務付けられているわけではありませんが、ビジネスシーンではトラブルを未然に防ぎ、社内処理を円滑にするために発注書を発行するのが一般的です。

また、発注書は「注文書」とも呼ばれます。2つの書類に法的な違いはありませんが、業界によっては、形のないサービスや作業などを注文するために発行する書類を「発注書」、反対に形のある物や製品などを注文するために発行する書類を「注文書」と使い分ける企業もあります。

民法上、発注書の交付は契約の申し込みにあたります。したがって、取引基本契約書がなくても、契約内容を明記した注文書を受理する契約書があれば契約は成立します。また、発注書や契約書がなくても、書面やメール、FAXや電話、クラウド形式、口頭などでも契約は成立します。

発注書(注文書)の役割

発注書(注文書)の役割は、発注側と受注側の認識の違いによるトラブルを未然に防ぐことです。上述したように、発注書や契約書を作成しなくても、口約束だけで取引は成立します。しかし、口約束だけでは「言った、言わない」「誤解がある」など、後々トラブルになる可能性があります。

発注書に取引内容を書き込むことで、プロジェクト開始前にお互いの理解を再確認し、将来起こり得るトラブルを未然に防ぐことができます。

発注書(注文書)と注文請書の違い

注文請書(ちゅうもんうけしょ)とは、請書・注文請書・同意書・確認書などと呼ばれ、受注者が発注を受ける意思を証明するために作成する書類です。

注文請書は、受注者が発注者に発注内容を伝達するための文書であり、発注者が発注事実を証明するものではないため、注文請書単体では取引の存在を証明する法的効力がありません。

注文請書が契約の成立を証明するものであれば、注文請書は請負に関する契約書として「第2号文書」に該当する書類になります。

注文請書について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

【関連記事】
注文請書とは?記載すべき項目や収入印紙の必要性について解説

発注業務の流れ

一般的に発注書は、事前に受注側から見積書が提出され、その内容や金額に合意した上で発注書を発行します。

発注業務の流れは、大きく分けて以下の4つに分けることができます。

  1. 見積もりを依頼する
  2. 発注をする
  3. 検品をする
  4. 支払処理をする
ここでは、具体的な発注業務における支払処理までの流れを解説します。

見積もりを依頼する

発注者は商品の発注や仕事の依頼をする前に、受注者に見積もりを依頼します。見積もりを依頼する段階で、取引の内容や取引するものの数量、金額や納品日などを交渉し、取引内容に双方が合意した段階で受注者は見積書を発行します。

契約成立後は、見積もり段階で決めた内容の変更をすることができないパターンもありますので、両社間で問題がないよう入念にすり合わせておく必要があります。

見積書の意味や役割については、別記事で詳しく解説していますので、そちらも合わせて参考にしてください。

【関連記事】
見積書とは?役割や書き方、見積もりの精度を上げるポイントについて解説

発注をする

発注側と受注側の双方が見積書の内容に合意すれば、正式に発注となります。上述したとおり、企業や取引内容によっては発注書の発行が省略される場合があります。

発注書を発行する場合は、見積書と同じ内容・金額で発行する必要があります。取引内容によっては、一部項目のみ受注締切日が異なるといった場合もありますので、締切日や発注漏れがないかなど、事前に確認するようにしましょう。

検品をする

発注したものが納品されたら検品を行います。検品作業では、提供された商品やサービスの仕上がりに問題がないか、内容に破損や不良といった不備がないか、見積書や注文書の内容と相違がないかを検査します。問題や不明点が見つかった場合は、受注側に速やかに確認します。

問題が見つかり、受注者による商品交換やサービスへの対応が必要な場合、内容によっては対応に時間がかかるものもあるため、検品は納品後できるだけ早くに行うべきでしょう。

支払処理をする

検品を行い、納品された商品に問題がないことが確認できれば、受注側が作成した請求書に対して支払い処理を行います。

具体的な支払い方法は取引先によって異なり、場合によっては買掛金の消込などが必要になることもあるので、事前に受注側に確認しておきましょう。

請求書の意味や役割については、別記事で詳しく解説していますので、そちらも合わせて参考にしてください。

【関連記事】
請求書の書き方完全ガイド!請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します

発注書(注文書)の作り方

発注書(注文書)には、決まった書式はありません。一般的な発注書(注文書)の書類と下請法に該当するものを紹介します。

一般的な発注書(注文書)の書き方

一般的な発注書(注文書)の書き方

① タイトル

文書のタイトルとして「発注書(注文書)」と記載します。発注書を受け取った相手が何の書類が届いたのか、書類の上部に分かるように大きめに記載します。

② 発注先の宛名

発注する相手の宛名・名称を記載します。取引先が個人の場合は名前の後に「様」、会社の場合は会社名の後に「御中」を記載します。

③ 発注番号・発注日

発注番号は、同一契約の書類の場合は、他の見積書や請求書などの書類と同じ番号を振ります。同一契約の書類と同じ番号を振ることで管理がしやすくなります。後日、取引先から問い合わせがあった場合にも、番号を照合してすぐに対応することができます。

発注日は発注書の発行日を記載します。

④ 件名

発注する仕事の件名を記載します。略称や通称はなるべく使わず、わかりやすい件名で記載します。

⑤ 発注元情報

発注を行う事業者の会社名や、会社の住所、担当者名や連絡先といった発注元に関する情報を記載します。

このとき、押印は必須ではありませんが、会社としての正式な取引であることを証明する押印があった方が、受注先に安心感を与えることができるでしょう。

⑥ 納期・支払い条件・発注書の有効期限

発注した製品の納期、支払い条件、発注書の有効期限を記載します。発注書の有効期限は記載する必要はありませんが、納期は製品を納品してほしい日時なので記載しておきましょう。

⑦ 発注金額

受注者が一目でわかるように、⑨と同じ内容の金額を記載します。税込み金額は、文字を大きくしたり、太字にして強調するとわかりやすくなります。

⑧ 発注内容(詳細)

商品名、色、サイズ、数量などをできるだけ詳細に記載します。商品・サービスの納品時や検品時に確認を容易にするために詳細な情報を記載しましょう。

⑨ 小計・消費税・合計

小計の項目には、税抜金額を記載します。消費税の項目には、小計に記載した金額に対する消費税額を記入しましょう。

合計金額の欄には、小計と消費税を合わせた金額を記載します。この際に、見積金額と注文金額が一致していることを必ず確認して記載しましょう。

⑩ 備考

特筆すべき事項がある場合には、備考欄に記載します。

あらかじめ記載事項を網羅した発注書のテンプレートを作成しておくと、記載漏れが少なくなり、ミス防止にも効果的です。

発注者が発注書を作成するのが一般的ですが、発注者が個人で発注書の作成に不慣れな場合などは、受注者が作成しても問題ありません。発注側だけでなく、受注側でもあらかじめ発注書のテンプレートを用意しておくと、取引がスムーズに進む場合もありますので、企業としては発注書のテンプレートを用意しておくとよいでしょう。

公正取引委員会が定める発注書(注文書)の具体的な記載事項

下請代金支払遅延等防止法第3条に基づいた発注書(注文書)の作成方法について説明します。

下請法とは、発注する事業者(親事業者)の優越的な地位の濫用を禁じた法律であり、下請けの事業者の保護を目的としています。

不当に代金を減額したり、支払いを遅延したりすることを禁止しており、発注者・受注者の双方が公正な取引を行えるように公正取引委員会が監督を行っています。

発注者側の義務は下請法によって、「書面の交付」「支払期日を決める」「書類の作成・保存」「遅延利息の支払い」の4つが定められています。発注者は受注者に対して、口頭ではなく書面で具体的な発注内容を伝える必要があります。この書面が下請代金支払遅延等防止法(下請法)第3条に基づいた発注書(注文書)となります。

公正取引委員会では、「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務がある」とされており、下請法違反とならないためにも、発注書は作成したほうがよいでしょう。

下請代金支払遅延等防止法第3条に基づいた発注書(注文書)には、下記の12項目がすべて記載されている必要があります。

    ① 親事業者及び下請事業者の名称(番号,記号等による記載も可)
    ② 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
    ③ 下請事業者の給付の内容
    ④ 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日又は期間)
    ⑤ 下請事業者の給付を受領する場所
    ⑥ 下請事業者の給付の内容について検査をする場合は,その検査を完了する期日
    ⑦ 下請代金の額
    ⑧ 下請代金の支払期日
    ⑨ 手形を交付する場合は,その手形の金額(支払比率でも可)及び手形の満期
    ⑩ 一括決済方式で支払う場合は,金融機関名,貸付け又は支払可能額,親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
    ⑪ 電子記録債権で支払う場合は,電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
    ⑫ 原材料等を有償支給する場合は,その品名,数量,対価,引渡しの期日,決済期日及び決済方法

出典:公正取引委員会「親事業者の義務

正当な理由により内容が確定できない場合など、必要記載事項に含めることができない項目がある場合は、その他の必要記載事項を記載した書面を直ちに交付します。その後、内容が確定次第、記載できなかった事項を記載した書面を速やかに交付することも可能です。

親事業者、下請事業者の定義

下請法の対象となる取引は事業者の資本金規模と取引の内容で定義されています(第2条第1項~第8項)。

(1)物品の製造・修理委託及び政令で定める情報成果物・役務提供委託を行う場合

(1)物品の製造・修理委託及び政令で定める情報成果物・役務提供委託を行う場合

(2)情報成果物作成・役務提供委託を行う場合((1)の情報成果物・役務提供委託を除く。)

(2)情報成果物作成・役務提供委託を行う場合((1)の情報成果物・役務提供委託を除く。)

出典:

公正取引委員会「下請法の概要」

下請法の詳細や下請法を適用した発注での注意点等については、別記事「下請法に沿った発注書の書き方解説!」で詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。

発注書(注文書)の保存義務

発注書は帳票書類として、一定期間の保存が義務付けられています。法人と個人事業主で保存すべき期間が異なりますので、確認するようにしましょう。

法人 ・事業年度の確定申告書提出期限翌日から7年間
・欠損金の発生する事業年度においては10年間
個人 書類(発注書、契約書、見積書、納品書など)は5年間

発注書を保存義務を怠った場合

発注書などの帳簿書類を保存せず廃棄してしまうと、税務署が税務調査を行った際に、経費で購入したものであっても、購入時の証明ができないため追徴課税を受ける可能性があります。

青色申告によるメリットが受けられない

個人事業主で税務調査の際に帳簿書類の提示ができない場合、青色申告の承認が取り消されてしまいます。青色申告特別控除とはじめとした青色申告による特典を受けられなくなります。また、本来は外注費として扱われる発注に要した費用も課税対象となってしまい、追徴課税を受ける可能性があります。

仕入税額控除が適用されない

消費税の納付が必要な法人や個人事業主の方は、課税仕入控除額を差し引くために必要な仕入に関する帳簿書類がない場合、仕入に係る消費税額が増加することになります。

100万円以下の過料が科せられる可能性がある

法人の場合は、会社法第976条「過料にすべき行為」に抵触し100万円以下の過料が科せられる可能性があります。

電子データでの保存について

保存方法は「紙での保管」のほか、「電子データでの保管」も認められています。

発注書(注文書)をデータでやり取りする方法は電子取引にあたり「電子帳簿保存法」にその要件が定められています。また、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、電子取引で発生した電子データは発行側・受取側ともに7年間の原本の保存が義務となりました。

【関連記事】
2022年1月改正!電子帳簿保存法とは?

発注書(注文書)に印鑑は必要?

上述したとおり、発注書に印鑑や社印がない場合でも、発注書の効力自体は変わらないため、発注書への押印は必須ではありません。

しかし、発注書には取引内容・数量・金額・納期などの重要な項目が多く含まれます。そのため、会社が正式な書類として発行したことを示す押印をしておくと、受注側も安心して取引を進めることができるでしょう。

なお、押印する際の位置は発注元情報を記載した部分の右側に押印することが一般的です。

発注書(注文書)に印紙は必要?

発注書は課税文書に含まれず、原則として発注書に収入印紙を貼付する必要はありません。

発注書は申込みの意思を表示する文書であり、契約の申込みの事実を証明することはできますが、契約が成立したことを証明するものではありません。発注書を発行しただけでは利益は発生しないので、印紙税法上の課税文書の対象外となり、収入印紙は不要です。

ただし、発注書が課税文書であるかどうかは、形式ではなく、実質的な内容で判断されることに留意する必要があります。

たとえば、書類名が「発注書」であっても、その文書の実質的な内容が請負契約書であれば、印紙税法上の課税文書とみなされるため、印紙税法上の課税文書となります。この場合、収入印紙の貼付が必要です。

発注書(注文書)を発行する際の注意点

発注書を発行する際に注意するポイントを、5つ紹介します。

発注書と見積書の内容が合致しているかを確認する

発注書を作成したら、受注者から送られてきた見積書の内容と相違がないかを確認します。見積書と内容が異なる場合、どちらが正しいのかわからなくなり、トラブルになる可能性がありますので、必ず確認しましょう。

発注金額や納期に間違いがないかを確認する

発注書の記載項目のうち、数量・金額・納期については取引先に送る前に注意深くチェックをしましょう。

誤った内容で発注してしまうと、予定していた業務を完了できなかったり、不要な在庫を抱えてしまったりと、会社にとって大きな損失を招く可能性があります。

ほかにも発注先との信頼関係も悪化するおそれがあるため、発注書は送る前に必ず社内で確認するようにしましょう。

また、下請法第2条第2項では、「納品から60日以内かつ迅速な支払い義務(銀行休業日に該当しても2日遅れまで)」と定められていますので、60日を超える支払日を記載することは下請法違反となることに注意が必要です。納期や注文側の検収作業は、支払期限とは関係ありません。納品日から起算して60日以内に支払う義務があります。

発注書を送付する際にはメール便は使わない

発注書は信書に該当するため、法律で定められた方法で郵送する必要があります。日本郵便株式会社および国が認定した信書便事業者に限り、信書を送ることができます。メール便などで送付してはいけません。

信書は、規定以外の方法で郵送した場合は違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金となりますので、必ず事前に郵送方法を確認してください。

下請法違反は罰則がある

下請法に該当する取引では、発注者である親事業者は、受注者である下請事業者に発注書を交付する義務があります。

親事業者が下請代金支払遅延等防止法に違反した場合、公正取引委員会から勧告を受けたり、罰則を課されたりする可能性があるので注意しましょう。

メールで発注書を送る場合は、電磁的記録に該当する

発注書を電子メールで送信する場合、発注書を携帯電話のメールで送信するだけでは、電磁的記録が下請事業者のファイルに記録されないため、下請法で認められている電磁的記録の提供とはなりません。

また、下請事業者がブラウザ等で電磁的記録を閲覧するだけでは、下請事業者のファイルに電磁的記録が記録されません。下請事業者のパソコンに適切にファイルが送信され、かつ、ファイルに記録されていることが必要です。

下請事業者が閲覧した事項を別途メールで送信するか、ウェブサイトにファイルのダウンロード機能を設けるなど、下請事業者のファイルに記録できるような措置を講じる必要があります。

出典:

公正取引委員会「下請取引における電磁的記録の提供に関する留意事項」

まとめ

発注書(注文書)は、取引を確実に行い、取引先と発注内容を確認するためにも重要な書類です。

契約自体は口頭でも成立するため、発注書の発行は義務ではありませんが、下請法の適用を受ける取引であれば発注書の発行は義務になります。契約内容に関するトラブルを未然に防ぐためにも発注書は作成するようにしましょう。

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