請求書発行システムとは、請求書の作成・送付・保管・入金管理など、請求業務に関する一連の作業を効率化するシステムです。

請求書発行システムを導入することで、作成・送付・保管・入金消込の自動化が可能になり、請求業務全体の工数を削減できます。また、2024年1月に完全義務化された電子帳簿保存法への対応や、2023年10月開始のインボイス制度に準拠した適格請求書の発行も、対応システムであればそのまま実現できます。

本記事では、請求書発行システムの主な機能・導入メリット・システムの種類・選び方を解説します。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応状況など、法令の観点からの選定ポイントも取り上げています。

• 請求書発行システムとは
• 請求書発行システムの主な機能
• 請求書の作成
• 請求書の送付
• 請求書の保管
• システム連携
• 入金消込の自動化
• 請求書発行システムを導入するメリット
• 作成時間の短縮
• 送付業務の手間削減
• ヒューマンエラーの防止
• リモートワークの推進
• 情報共有の効率化
• 請求書発行システムの種類
• クラウド型
• オンプレミス型
• 請求書発行システムの選び方
• どの範囲まで自動化するか
• 自社の請求形態に対応しているか
• 費用対効果は適切か
• システム連携は柔軟か
• 電子帳簿保存法に対応しているか
• インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応しているか
• まとめ
• 面倒な受注・外注管理をラクにするために、freee受発注を活用しよう
• よくある質問

請求書発行システムとは、請求書の作成・送付・保管・入金管理といった一連の請求業務を効率化するシステムです。請求書に関する業務は定型的でありながら、記載ミスや送付漏れが取引先との信頼関係に直結するため、正確な処理が求められます。

手書きやExcelで請求書を作成・管理していると、顧客数の増加に伴い以下のような問題が生じやすくなります。

また、近年は法改正や環境変化を背景に、請求書発行システムの導入が広がっています。2024年1月には電子帳簿保存法により電子取引データの電子保存が完全義務化され、2023年10月開始のインボイス制度では適格請求書の発行・管理への対応が求められるようになりました。さらに2024年10月の郵便料金値上げにより、紙の請求書を郵送し続けることのコスト負担も増加しています。

請求書発行システムを導入することで、上記の課題をまとめて解消できます。請求書の作成・送付の自動化に加え、電子帳簿保存法・インボイス制度に準拠した形での保管・管理が可能になり、経理業務全体の効率化につながります。

なお、請求書だけでなく、見積書・注文書・納品書・検収書・領収書などの帳票作成・発行・送付をまとめて管理できるシステムもあります。

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請求書発行システムの機能は、請求書の作成・送付にとどまらず、保管・入金管理・他システムとの連携まで幅広くカバーしています。主な機能は以下の5つです。

取引先情報・取引内容・数量・金額など、請求書に記載が必要な情報を入力するだけで請求書を作成できます。システム内のテンプレートから書式を選択でき、自社仕様へのカスタマイズも可能です。会計ソフトや基幹システムから出力したCSVデータを読み込んで一括作成する機能を備えたシステムもあり、取引先が多い企業ほど作業時間の削減効果が大きくなります。

作成した請求書はPDF出力でき、同じ内容のまま納品書へ変換できるシステムもあります。

請求書発行システムであれば、作成した請求書をメールまたは郵送で取引先に送付できます。

メール送付の場合は、取引先情報・定型文・送信時間をあらかじめ設定することで自動送付が可能です。パスワード設定にも対応しているため、機密性の高い取引情報も安全に送れます。

郵送の場合は、サービス提供会社が印刷・封入・発送を代行するオプションを備えたシステムもあります。1通あたり150〜200円程度で利用でき、印刷・封入・発送の手間を省けるだけでなく、宛先間違いなどのミスも防ぎやすくなります。

作成・発行した請求書は自動的にシステム上に保管されます。取引先・品名・進捗ステータスなどで絞り込み検索ができ、担当者が不在の場合でもアクセス権限があれば即座に確認できます。

2024年1月以降、電子取引データの電子保存が義務化されており、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば法令に準拠した形での保管が可能です。紙での保管が不要になるため、保管スペースの削減にもつながります。

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請求書システムのなかには、会計ソフト・CRM・販売管理システム・銀行口座など、周辺システムとのAPI連携機能を備えているものもあります。連携することでデータの再入力が不要になり、請求書発行から仕訳・売上計上までの一連の流れを自動化できます。

たとえば、CRMと連携すれば商談情報をもとに請求書を作成でき、販売管理システムと連携すれば受注データから請求書を自動生成できます。銀行口座と連携すれば、入金データの照合も自動化されます。

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金融機関と連携し、請求書ごとの入金照合（消込）を自動化できる機能です。入金名義が請求書と一致しない場合でも、一度手動で照合を行うとAIが学習し、次回以降の自動化精度が上がる仕組みを備えたシステムもあります。

消込の自動化により、未入金の見落としや照合作業の工数を削減できます。

消込について詳しく知りたい方は、別記事「消込とは？入金消込・支払消込の意味や作業の流れをわかりやすく解説」をご覧ください。

請求書発行システムを導入することで、作業効率の改善だけでなく、ミスの削減やコスト削減にもつながります。請求書発行システムを導入する主なメリットは、以下の5つです。

取引先情報や商品マスタをシステムに登録しておくことで、次回以降の入力を自動補完できます。毎月定額の請求書は設定した日時に自動作成・送付できるシステムもあり、繰り返し発生する定型業務の工数を大幅に削減できます。

CSVデータの一括読み込みにも対応しているシステムでは、取引先が多い企業ほど作成にかかる時間の削減効果が大きくなります。

メール送付はシステム上で完結でき、郵送が必要な取引先には代行サービスを利用することで印刷・封入・発送の手間を省けます。送信ボタンひとつで請求書を添付したメールが自動送信されるため、担当者が一件ずつ対応する必要がなくなります。

また、2024年10月の郵便料金値上げにより、紙の請求書を郵送し続けることのコスト負担は増加しています。メール送付や電子化への切り替えを進めることで、郵送費の削減につながります。

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請求書発行システムは入力ミス・送付漏れ・誤請求を防ぐ機能を備えています。たとえば、封入・送付業務を自動化する郵送代行サービスや、請求書の自動作成・送付機能で送付忘れを防止、請求管理機能で未請求件数を視覚的に表示し請求漏れ・誤請求を防止できます。

請求業務のミスは社内の損失にとどまらず、取引先との信頼関係に影響するため、自動化による予防が有効です。

クラウド型の請求書発行システムはインターネット環境があればどこからでも操作でき、自宅や出張先でも請求業務を進められます。承認フローもオンライン上で完結するため、上長が社外にいる状況でも請求書の確認・承認を滞りなく行えます。

クラウド型システムについては、後述の「請求書発行システムの種類」をご覧ください。

請求書データをシステム上で一元管理することで、営業・経理など複数の担当者がリアルタイムで最新の請求情報を確認できます。担当者が移動中や社外にいる場合でも、請求状況の確認のために出社する必要がなくなります。

請求書発行システムは、提供形態によってクラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。どちらが自社に適しているかは、初期費用・セキュリティ要件・運用体制によって異なります。

クラウド型とオンプレミス型の違いについて詳しく知りたい方は、別記事「オンプレミスとは？メリットデメリットからクラウドとの違いについて解説」をご覧ください。

クラウド型システムとは、提供事業者のサーバー上でシステムが動作し、インターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、月額・年額のサブスクリプション契約が一般的なため、初期費用を抑えやすい点が特徴です。インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、リモートワーク環境にも対応しやすくなっています。

システムのアップデートは提供事業者が行うため、電子帳簿保存法やインボイス制度への法令対応もベンダー側で随時反映されます。初期費用を抑えたい場合や社内に専任の技術者がいない場合に向いています。

オンプレミス型システムとは、自社サーバーにシステムを構築して運用する形態です。社内ネットワーク内での利用が基本となるため、外部からのアクセスリスクを抑えやすく、セキュリティ要件が厳しい企業に向いています。自社の業務フローに合わせた細かなカスタマイズが可能な点も特徴です。

一方で、サーバーの構築・保守・メンテナンスには専任の技術者が必要なため、運用コストが継続的に発生します。法令改正への対応も自社で行う必要があります。

システムを導入したあとに「自社の業務フローに合わなかった」「必要な機能が不足していた」という状況を防ぐには、事前に選定軸を整理しておくことが有効です。請求書発行システムを選定する際の主なポイントは、以下の6つです。

請求書発行システムでは、作成・送付だけでなく、毎月同じ内容で発生する定期請求の自動化、入金消込、未入金時の督促まで自動化できるシステムもあります。取引先数が多い企業や月次請求が大量に発生する企業ほど、自動化の範囲が広いシステムを選ぶことで業務負担の削減効果が大きくなります。

まず自社の請求業務のどのプロセスに工数がかかっているかを整理したうえで、必要な自動化範囲を明確にすることが、過不足のないシステム選定につながります。

取引先の数・請求サイクル・請求形態（都度請求・定期請求・分割請求など）は、企業によって異なります。月末締め翌月払いなど特定の支払サイクルへの対応や、インボイス制度に準拠した適格請求書フォーマットが標準搭載されているかも確認が必要です。

導入前には無料トライアルを活用し、実際の請求フローを再現したうえで現場担当者が操作感を確認しておくことで、導入後のミスマッチを防げます。

クラウド型の請求書発行システムは、初期費用が無料〜数万円程度、月額費用が数千円〜数万円程度が一般的です。取引先数・発行件数・利用できる機能の範囲によって料金が変動するため、自社の請求書発行量を把握したうえでプランを選定しましょう。

システムと会計ソフトを連携させることで、請求書の発行データが自動で仕訳・売上計上に反映され、経理担当者の転記作業を削減できます。連携できない場合、請求データを手動で会計ソフトに入力し直す必要が生じ、入力ミスや作業工数が増えます。

すでに使用している会計ソフト・基幹システム・CRMとのAPI連携に対応しているかを、導入前にベンダーへ確認しましょう。

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2024年1月以降、メールやクラウドサービスなど電子的な手段で受け取った請求書データは、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保管するだけでは法令違反となります。

電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、発行・受領した請求書データを法令の要件（真実性・可視性の確保）を満たした形で保存できます。具体的には、検索機能の確保・タイムスタンプの付与・訂正削除履歴の管理などが要件として定められており、これらに対応しているかを請求書システム提供元のベンダーに確認しましょう。

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2023年10月に開始されたインボイス制度では、課税事業者が取引先に請求書を発行する際、適格請求書（インボイス）の記載要件を満たすことが求められます。具体的には、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額の明記が必要です。記載要件を満たさない請求書では、取引先が仕入税額控除を適用できなくなるため、取引関係に影響が生じる可能性があります。

インボイス制度に対応したシステムであれば、これらの記載要件を満たした適格請求書を標準フォーマットとして発行できます。既存のフォーマットをインボイス対応に切り替えられるかどうかも、選定時の確認ポイントです。

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請求書発行システムとは、請求書の作成・送付・保管・入金管理など、請求業務に関する一連の作業を効率化するシステムです。

請求書発行システムを導入することで、作成・送付・保管・入金消込といった請求業務を一元化し、手作業による入力ミスや送付漏れを防ぎやすくなります。定期請求の自動化や会計ソフトとの連携により、経理担当者の工数削減にもつながります。

システムを選定する際は、自社の請求形態への対応・会計ソフトとの連携・電子帳簿保存法およびインボイス制度への対応状況を軸に確認しましょう。クラウド型であれば法令改正への対応はベンダー側で随時反映されるため、自社での対応工数を抑えられます。

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請求書の作成・送付・保管・入金管理など、請求業務に関する一連の作業を効率化するシステムです。定期請求の自動化や入金消込の自動化にも対応しており、取引先が多い企業ほど導入による工数削減効果が大きくなります。

詳しくは記事内「請求書発行システムとは」をご覧ください。

作成時間の短縮・送付業務の手間削減・ヒューマンエラーの防止・リモートワークへの対応・情報共有の効率化といったメリットがあります。

詳しくは記事内「請求書発行システムを導入するメリット」をご覧ください。

システムによって対応状況が異なります。インボイス制度に対応したシステムでは、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額を記載した適格請求書を標準フォーマットとして発行できます。電子帳簿保存法に対応したシステムでは、法令の要件を満たした形での請求書データの保存が可能です。導入前にベンダーへ対応状況を確認しましょう。

詳しくは記事内「請求書発行システムの選び方」をご覧ください。

クラウド型は月額数千円〜数万円程度のサブスクリプション契約が一般的で、取引先数や利用機能に応じて料金が変わるシステムが多くあります。オンプレミス型は初期費用が高くなる傾向がありますが、カスタマイズ性が高い点が特徴です。無料トライアルを提供しているシステムも多いため、実際の操作感を確認したうえで費用対効果を判断しましょう。