SFAとは、営業活動を可視化し、生産性や業務改善に貢献するツールです。近年ではSFAやCRM、MAなどの営業支援・顧客管理システムが注目されており、多くの企業で導入が進んでいます。

本記事では、SFAとはなにか、主な機能と導入のメリット、成果を上げる3つのポイントを解説します。

• SFA（営業支援ツール）とは
• SFAの主な機能とできること
• 顧客管理機能
• 案件管理機能
• 商談管理機能
• 行動管理（プロセス管理）機能
• 売上予測・予実管理機能
• そのほかSFAで便利な機能
• CRMとMAとの違い
• SFAを導入するメリット
• 営業担当者がコア業務に専念できる
• 営業活動における効率化が図れる
• ニーズにフィットした提案で顧客満足度を向上できる
• SFAの導入を成功に導くための3つのポイント
• 有益である理由を現場へ説明する
• 導入の目的を明確にする
• 改善や施策の立案から実行を繰り返す
• まとめ

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、日本語では「営業支援ツール」や「営業管理ツール」と訳されます。営業活動の記録、進捗状況、顧客情報の管理など、営業活動に関する業務を支援するためのツールです。

営業活動には、顧客リストの作成やアポイント、提案書や企画書、見積書などの資料作成、見込み客への情報発信、顧客訪問、クレーム対応、既存顧客のフォローアップなど多岐にわたりますが、繰り返し行う定型業務も少なくありません。

これらの業務をSFAを活用し自動化することで、有望な見込み客への適切なアプローチといった、営業部門の本来の業務に集中することができ、売上アップが期待できます。

ここでは、SFAの主な機能を紹介します。

会社名、所在地、電話番号、担当者、役職などの基本情報に加え、顧客へのアプローチ履歴などの情報を登録できる機能です。

名刺管理ツールなどのグループウェアと連携できるものも多いので、システムに情報を登録する手間を大幅に削減できます。

営業活動における各案件の進捗状況や詳細情報を把握・管理する機能です。

案件やプロジェクトごとに営業担当者、顧客担当者、商談の進捗状況、受注予定確率、見積もり、売上金額などの情報を記録することが可能です。

過去の商談履歴、商談目的、商談日時、担当者、決済者、提案書、提案金額、商談の進捗状況、次回アクション予定などの情報を管理する機能です。

案件管理機能に加え、商談管理機能を活用することで、受注確度を高めることができます。

営業担当者の営業活動における行動や結果を記録・可視化する機能です。

顧客へのアポイント数や商品、サービスへの興味関心のレベル、受注率といった様々な情報を管理しながら蓄積することが可能なため、提案書を作成する場合や営業担当者の評価基準などに役立ちます。

営業担当者別、部署・部門別、顧客別、商品・サービス別など、さまざまな角度から売上予測と実績を可視化する機能です。

案件ごとに受注予定額を入力することで売上予測の精度を高め、予測値をリアルタイムで共有できるため、目標到達度の測定が容易になります。

SFAツールには、以下のような機能をもつものもあります。

これらの機能は、営業担当者の日々のルーチンワークで活用できることが多いため、業務の効率化を図ることができます。

SFAに類するツールとして、CRM（Customer Relationship Management）やMA（Marketing Automation）があります。これら3つのツールは、重複する機能があるものの、それぞれ異なる目的で使用されます。

CRMは、企業と顧客とのやり取りを集約し、良好な関係を構築するためのツールです。

たとえば、顧客との打ち合わせや問い合わせ、購入履歴などのデータを管理することで、顧客の潜在的なニーズを可視化し、より精度の高い提案を行い、顧客満足度の向上が期待できます。

CRMについては、別記事で詳しく解説していますので、そちらも合わせて参考にしてください。

【関連記事】
CRMとは？主な機能と導入のメリットについて解説

MAはマーケティング活動を自動化するツールであり、ターゲットとなる潜在顧客の獲得から育成をし、商談に繋げるプロセスをサポートする役割があります。潜在顧客の興味・関心・行動を可視化し、最適なタイミングでのアクションを可能にします。

これらのツールを連携することで、さらなる売上拡大、収益性の向上につながります。

ここでは、SFAを導入するメリットを解説します。

営業担当者の中には、契約書や顧客リストの作成など、多くのルーティンワークに追われ、本来注力すべき有望顧客へのアプローチやコミュニケーション・企画立案などといったコア業務に時間を割くことができないケースも少なくありません。

SFAには、日々のルーチンワークを効率化する機能が多数あり、それらを活用することでコア業務に時間を割くことができます。

営業プロセスや案件ごとの進捗状況、顧客との些細なやり取りなど、さまざまな情報を可視化することで、営業担当者だけが知っていた情報を部門や部署で共有できるようになります。

これにより、営業担当者以外は案件情報を把握していないという状況を回避し、営業活動の属人化を防ぐことができます。さらにノウハウを共有することで、営業メンバーのスキルをある程度標準化でき、個人単位ではなく営業部単位での効率化につながります。

また、顧客情報や進捗状況をリアルタイムで確認・共有できるため、売上予測やデータ分析による課題解決、フィードバックなど幅広い用途で活用することが可能です。

詳細な顧客情報を管理することで、顧客が本当に求めているものをより正確に分析できるようになります。さらに、購買タイミングを把握すると適切なタイミングで顧客にアプローチできます。

顧客満足度を高めることは、結果的に企業の利益向上につながります。

SFAを導入したものの、コストだけがかかり成果が得られないと悩む企業は少なくありません。とくに、トップダウンでSFAの導入を進めたものの、現場の営業部門が使いこなせず、最終的にSFAの導入が失敗に終わるケースが多く見受けられます。

SFAの導入を成功に導くポイントは以下の3つです。

多くの企業では、営業部門や現場の担当者が行ってきた「長年の営業手法や慣習」があります。

そのため、いきなりSFAを導入するといっても、現場の担当者は急にツールを使いこなすことはできませんし、新しい手法に適応しようとするモチベーションや時間の確保に問題が生じます。

現場と一体感を持って、SFAの導入を進めるためにも、「なぜSFAの導入が企業や営業部門に利益をもたらすのか」を経営層が現場の営業部門にきちんと伝える必要があります。その上で、使い方をレクチャーする時間や場を設けましょう。

また、SFAは、顧客情報や案件の進捗情報などが、随時正しく更新されなければ、機能しません。営業担当者が顧客訪問したら情報を更新する、メールを送ったら情報を更新するなど、「いつ」、「どこで」、「誰が」、「どのように」SFAを運用していくのかを明確にしましょう。

2つ目のポイントは、SFA導入の目的を明確にすることです。

SFAの導入そして運用には多くのコストがかかります。明確な目的がなければ、「SFAはコストがかかるだけで、なんの役に立っているかわからない」といった声が挙がることも考えられます。

SFAを導入する際には、「営業活動を可視化・分析し、半期で売上を200%にアップさせる」「来期の案件数を倍にする」といったように明確な目的を設定しましょう。

また、この目的が達成されたのか、その効果を測定するための「成果指標（KPI）」の設定も必要です。

たとえば、半期で200%の売上を達成するという目標を設定した場合、商談率（アポイント率）・受注率・失注率・架電数がどの程度必要なのかを検証し、成果指標（KPI）を設定しましょう。

3つ目は、改善や施策の立案から実行を繰り返すことです。

SFAは導入することが企業にとっての目的ではありません。導入した結果、営業活動の効率化やコア業務への専念といった、既存の問題点を解消する必要があります。

そのため単にSFAを導入し、分析を行い、それに沿って施策を実行するだけでは不十分です。設定したKPIと照らし合わせて施策の効果を確認し、PDCAサイクルを高速で繰り返すことが重要です。

SFAは、営業担当者の日々のルーチンワークを効率化し、コア業務に集中できるようにするだけでなく、顧客情報を社内で適切に共有することで顧客満足度を高め、企業の利益を向上させることができる非常に便利なツールです。

各社が提供するSFAツールは、提供する機能に若干の違いがあることが多いため、事前に機能を確認し、自社に合ったSFAツールの導入を検討しましょう。