販売管理とは、製品やお金、営業活動など販売に関する情報を管理することです。具体的な業務には、顧客との契約の締結や請求書や見積書の作成などが含まれます。

本記事では、販売管理を行う目的や流れ、販売管理システムの導入メリット、システムを選ぶポイントなどについて解説します。

• 販売管理とは
• 販売管理を行う目的
• 販売管理の業務フロー
• （1）受注管理
• （2）出荷管理
• （3）請求管理
• （4）仕入管理
• （5）在庫管理
• 販売管理システムを導入するメリット
• 情報を一元管理できる
• ヒューマンエラーの防止になる
• 管理コストを削減できる
• 販売管理システムを選定するポイント
• システムの種類（パッケージとオーダーメイド）
• 運用方法（クラウド型とオンプレミス型）
• 業種・業態に適しているか
• サポート体制が整っているか
• 会社規模に適しているか
• まとめ
• よくある質問
• 販売管理を行う目的は？
• 販売管理の業務フローは？
• 販売管理システムを導入するメリットとは？

販売管理とは、企業活動における「お金」と「モノ」の流れを管理することです。具体的には、以下の販売条件に関する情報を管理することです。

また、以下のような情報についても管理をします。

販売管理を実施する目的は、大きく分けて以下の3つが挙げられます。

販売活動は営業部門や製造部門だけでなく、デザイン部門や経理部門など多くの部門が関わるため、管理が煩雑になりがちです。

受注日・納品日・在庫数・業務フローなどの情報を可視化して管理することで、納期遅れや連携ミスなどを未然に防げます。

また、販売管理を行うことで次のような問題点を浮き彫りにし、業務改善につなげることも期待できます。

販売管理は販売活動に必要な書類や商品、お金の流れをすべて管理するため、企業にとって必要不可欠な業務です。適切な販売管理を行うことで、企業は収支状況や商品ごとの売上、仕入状況などを把握することができます。

たとえば、シーズンごとに販売数が多い商品を分析して販売促進に生かすことで、売上の増加を期待できるでしょう。

また、商品の流れを管理することで、無駄な在庫や保管コストを削減することも可能だと考えられます。

販売活動においては、顧客とのやりとりをスムーズに行うことも重要です。

適切な販売管理により、見積書や請求書など、顧客に提出すべき書類を一元管理することで、書類の提出忘れや遅れを防止することができます。

納期や支払期限を適切に管理することは、法令遵守はもちろん、顧客や仕入先との信頼関係構築にもつながるでしょう。

販売管理の業務フローは、業種や業態によって多少異なりますが、大きく分けると以下の流れとなります。

それぞれの管理内容について、詳しく解説します。

受注管理では、見積もり・契約締結・受注について管理します。

納品する商品や種類、納期などを記載した見積書を取引先に提示します。見積書の内容に承諾してもらえたら、次の契約締結に移ります。

見積書の内容が受け入れられなかったり、他社と競合していたりする場合は、見積書の内容を変更しなければなりません。

定期継続案件などで条件が変わらない場合は、2回目以降の見積書作成を省略することがあります。

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商品の保証や免責事項など、見積書よりも詳細な内容を記載した契約書を作成し、契約を締結します。初めて取引をする相手の場合は、この段階で顧客情報の登録や管理も行います。

受注伝票の発行や注文請書の送付を行い、契約時に取り決めた内容に問題がないかを再度確認したうえで、受注業務に取りかかります。

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出荷管理では、受注情報をもとに「出荷」する手続きと、顧客へ「納品」する手続きについて管理します。

出荷時に必要な書類を作成し、発送の準備を行います。出荷担当者に指示を出し、その指示をもとに出荷担当者が納品物の梱包を行います。

この段階で、納品時に必要な書類も並行して作成しましょう。

出荷した納品物が、顧客の手に適切に渡ったことを確認します。受領書に確認印を押してもらい、納品完了となります。

請求管理では、顧客に請求書を発行（請求）し、実際に入金されるところまでを確認（回収）するまでの管理をします。

顧客ごとに請求額を確定し、請求書を送付します。

請求書の発行には、次の2通りがあります。

顧客ごとに取引内容や取引条件、請求締め日などが異なるため、事前に確認しましょう。

入金は、顧客に送付した請求書にもとづいて行われます。入金方法には、現金・銀行振込・手形などがありますが、銀行振込による入金が一般的です。

入金されたら、経理担当者は入金額と売上高が一致しているかどうかの確認をして、問題がなければ入金伝票を作成・仕訳を行います。

その際、過去の取引と入金額を照合し、どの取引に対する入金なのかを確認しましょう。この作業を「消込」といいます。

仕入管理では、商品の製造やサービスに必要な資材の調達に関する管理全般を行います。具体的な作業としては、以下のようなものがあります。

取引先に見積書の作成・提示を依頼します。内容を確認し、納得できる内容であれば契約締結に進みます。

受注管理業務における契約締結と同様に、見積書よりも詳細な事柄を取り決めた契約書を作成し、契約を締結します。

契約した内容にもとづき正式に発注を行います。商品名や数量、納期などを記載した注文書を取引先に提出します。

納品物の種類や数量、状態などに問題がないか確認します。

問題がなければ検収書などを作成し、仕入先に対して検収完了の報告を行います。問題があった場合はその旨の報告をし、返品処理を行いましょう。

仕入先から送られてくる請求書をもとに、支払期日までに発注した商品の代金を支払います。その後、出金伝票を作成して消込作業を行います。

在庫管理では、適切な在庫状況を維持するために出荷や製造情報に紐付けを行い、在庫数を管理します。具体的な作業には、受払い・実施棚卸・購買依頼があります。

在庫の入出庫を記録し、商品ごとの単価や数量、金額などを管理します。また、倉庫が複数ある場合は倉庫ごとの入出庫管理、倉庫全体の入出庫管理も必要になります。

在庫管理表などで在庫を管理していても記入漏れや入力ミス、紛失などにより、実際の数量と記録されている数量に差異が生じることもあります。

このような事態を早期発見するために、定期的に実際の在庫数量を確認し、必要に応じて在庫管理表の情報を修正します。また、差異が生じた場合は、その原因を特定し取り除く作業が必要です。

この一連の作業を「実地棚卸」といい、棚卸とは実際の在庫数量と管理表に記載されている個数が合っているか定期的に確認することです。

購買依頼は、必要なものを必要なタイミングで仕入れるための業務です。在庫がなくなる前に購買部に購入依頼をし、発注してもらいます。

販売管理にはさまざまな業務があり、基本的には複数の部署にまたがって業務が行われることが一般的です。

紙やエクセルで販売管理している企業は少なくありませんが、業務量が増えたり作業ミスが起きたりするなどのリスクがあります。

このような問題は、販売管理システムを導入することで解消できます。販売管理システムとは、その名前の通り販売に関する業務を一元的に管理するシステムです。

ここでは、販売管理システムを導入するメリットについて解説します。

情報を統合的に管理すれば、複数の部署にまたがる業務であっても、情報の共有漏れなどによる連携ミスの防止につながります。

また、受注状況などの情報を継続的に蓄積することで、ユーザーニーズの把握に役立ち、経営判断の材料としても活用できるでしょう。

販売管理システムで必要な情報の入力を自動化することで、手作業によって起こりがちだった入力ミスを削減できます。

また、関数やマクロを含んだエクセルで情報を管理すると、担当者しか情報を理解できないという問題が発生します。システム化によって入力方法などの作業手順が標準化できれば、属人化を排除でき、担当者不在時などでも柔軟に対応できるという点でもメリットです。

紙の帳票を使用している場合、紙代や印刷代、保管料などがかかりますが、システム化することでこれらのコストを削減できます。

また、ペーパーレス化も同時に実現でき、適切なシステムを選択すればテレワークやリモートワークにも対応可能になります。

受発注件数や商品数が多いと情報が複雑になり、他部署との連携がしづらくなる可能性があります。

しかし、販売管理システムを導入することで、情報の一元管理が容易になり正確性も向上します。すべての部署からアクセスできるようになるため、関係者はいつでも最新情報の参照が可能です。また、業務や帳票の標準化も実現可能です。

ここでは、販売管理システムを選定する際の以下5つのポイントを紹介します。

オーダーメイドのシステムであれば、必要な機能をすべて盛り込み、完全に自社仕様にすることができます。ただし、システムを最初から構築する必要があるため、導入にかかるコストが高く、導入に至るまでの期間も長くなります。

一方、販売管理に必要な機能をパッケージ化したシステムであれば、オーダーメイドのシステムを構築するよりもはるかに低コストで導入することができます。また、すでに完成しているシステムなので短期間での導入も可能です。

ただし、パッケージシステムに機能追加などのカスタマイズをする場合は、オーダーメイドより高額になったり導入期間が長くなったりと、パッケージシステムのメリットを得られないこともありますので注意が必要です。

そのような事態を避けるためにも、導入前に必要な機能や使い勝手を確認しておきましょう。

販売管理システムの運用方法として、次の2種類があります。

運用方法をどちらにするかについても、システム選びのポイントになります。

クラウド型の場合は、導入コストや保守費用を抑えることが可能です。また、インターネットに接続できる環境であればいつでも利用可能で、リモートワークにも対応できます。

ただし、カスタマイズ性はオンプレミス型より低くなる点に注意が必要です。

販売管理システムに求める機能は業界や業態によって異なるため、業界や業態に適したシステムを選定することが重要です。

業種特有の商習慣やモノの流れが考慮されていないシステムでは、販売・購買情報を一元管理できなかったり、使い勝手が悪かったりする可能性があります。

業種にマッチしたパッケージシステムがない場合は、カスタマイズ可能なシステムやオーダーメイドシステムの導入を検討することが必要です。

結果としてコストを削減できたり、導入後の運用もスムーズになったりすることもあります。

販売管理に携わる人数や部門は、企業規模によって異なります。システムを選ぶ際には、会社の規模に合わせたシステムを選定しましょう。

小規模な企業で特殊な管理を必要としない業種などであれば、パッケージシステムを選択すると導入コストを抑えることができます。

検討中のシステムの対象規模や同規模の企業への導入実績の有無も確認するとよいでしょう。

販売管理システムにエラーが発生したり、システム自体が停止して使えなくなったりする事態の発生もあり得ます。緊急事態において、いかに早くシステムを復旧させることができるかが、ビジネスにおいて非常に重要なポイントです。

システムのベンダーがサポートを行なっている場合は、問い合わせへの対応体制やエラー発生時のサポート体制が整ったものを選ぶとよいでしょう。

また、OSのバージョンが新しくなった場合は、システムが自動的にアップデートされるかどうかも重要なポイントです。

オーダーメイドシステムを自社で運用する場合は、保守担当者がいつでも復旧できるような体制を整えておく必要があります。

販売管理は自社と顧客、仕入先の三者間で行われる「お金」と「モノ」の流れを把握するために必要不可欠な業務です。

適切な管理は企業の収益性を可視化し、業務効率を向上させるだけでなく、顧客満足度向上にもつながります。

販売管理を行う目的は以下の3つです。

• ・管理業務を効率化させる
• ・利益を上げる
• ・顧客満足度を向上させる

詳しくは記事内「販売管理を行う目的」をご覧ください。

販売管理は大まかに以下の流れで行います。

• 1.受注管理
• 2.出荷管理
• 3.請求管理
• 4.仕入管理
• 5.在庫管理

詳しくは記事内「販売管理の業務フロー」をご覧ください。

販売管理システムを導入するメリットとしては、以下のものがあります。

• ・情報を一元管理できる
• ・ヒューマンエラーの防止になる
• ・管理コストを削減できる

詳しくは記事内「販売管理システムを導入するメリット」をご覧ください。