同意書は、ビジネスシーンなどで相手方からの同意を明確に文書化するために欠かせない書類です。個人情報の取り扱いや契約の締結時などさまざまな場面で用いられており、適切に作成された同意書は法的効力を持つため後のトラブルを防ぐ重要な役割を果たします。

本記事では、同意書の基本的な定義から書き方のポイント、テンプレート活用時の注意点まで詳しく解説します。

• 同意書とは
• 同意書と承諾書の違い
• 同意書と契約書の違い
• 同意書の法的効力が発揮される主な場面
• 契約内容やサービス提供に関するトラブル
• 金銭の支払い遅延や未払いのトラブル
• 個人情報の取り扱いやプライバシーに関するトラブル
• 権利の利用許諾や範囲に関するトラブル
• 免責事項やリスク受諾の確認が必要な場面
• 契約の有効性そのものが争点となるトラブル
• ビジネスで使われる主な同意書の種類と具体例
• 同意書の書き方と作成時のポイント
• 同意書の基本的な構成要素（必須記載事項）
• 同意書の書き方に関するポイント
• 同意書テンプレートの賢い活用法と注意点
• テンプレートを利用するメリット
• どこが提供している同意書テンプレートを使うのか
• 同意書テンプレート利用時の注意点
• 業務効率化を図りたい場合の選択肢「電子同意書」
• 電子同意書とは
• 電子同意書を利用するメリット
• 電子同意書の法的有効性
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問

同意書とは、特定の行為や条件に対し、相手方が内容を理解し納得したうえで同意したことを書面化したものです。口頭でのやり取りだけでは、「いった／いわない」の争いが発生する恐れがあります。「同意していた」という事実を書面に残すことで、当事者間で取り決めた内容が明確になるため、誤解やトラブルの防止につながります。

特定の行為や条件などの約束事を取り決める際には、まず同意書が必要かどうかを検討します。必要だと判断した場合は、適切な内容の同意書を作成しましょう。

次に、作成した同意書を相手方に提示して十分な説明を行います。意見を取り入れるなどして、内容に修正が発生する場合はこの時点で対応しましょう。相手方が記載の内容に納得したら、署名または記名押印をしてもらって完了です。

同意書と承諾書は「何らかの事柄や行為について異存（異なる意見や考え）がない旨を表明する書面」という点で共通しています。同意書ではなく承諾書の作成を求められる場面があるかもしれませんが、内容は基本的に同じと考えて問題ありません。

同意書と承諾書を使い分けるポイントは、法令や契約中で要求される用語に合わせることです。具体的には、同意を求める（求められる）場合は「同意書」、「承諾」を求める（求められる）場合には「承諾書」となります。

同意書と契約書には、作成者と法的性質において明確な違いがあります。

このように、同意書は一方向の意思表示を記録する書面であるのに対し、契約書は双方の合意内容を定めるという点で大きく異なります。

同意書が持つ効果は、対象事項によってさまざまです。適切に作成された同意書は、以下のような場面で重要な法的効力を発揮します。

顧客から「こんな条件だとは思わなかった」といったクレームが入った場合や、契約解除・返金などを求められた場合、契約内容についての同意書があれば証拠となります。サービス内容や条件について顧客が理解・同意していたことを客観的に証明できるため、企業側のリスク軽減につながります。

商品代金やサービス利用料の支払いが滞り、督促しても支払いに応じてもらえない場合、支払い条件が記載された同意書があれば、債権回収の際の根拠資料として活用できます。

顧客の個人情報を収集したり利用したりする際、その目的や範囲について同意書を作成しておくと、後の疑義が生じた場合や情報漏洩時の対応において、個人情報保護法に基づき適切な同意を取得していたことの証明として機能します。

撮影した写真や映像などを商用利用する際の肖像権、従業員の著作物を会社が利用する際の著作権、またインタビュー記事の掲載許可など、知的財産権に関するトラブルの防止に役立ちます。

イベント参加時に発生した事故、特定のサービス利用に伴う潜在的なリスク、またソフトウェアの利用規約における責任制限など、事業者側の責任範囲を明確にし、利用者がリスクを理解・受諾していたことを証明したい場合に有効です。

未成年者が親権者の同意を得ないまま契約した場合の取り消しや、意思能力が十分でない状態での契約など、契約の有効性自体が問題となった際、適切な同意書の存在が契約の正当性を裏付ける証拠となります。

ビジネスシーンでは、業種や取引内容に応じてさまざまな種類の同意書が使われています。これらの同意書は、それぞれ異なる法的要件や業界特有のルールに基づいて作成しなければなりません。

自社の業種や取引形態に応じて適切な同意書を選択し、法令要件を踏まえた内容で作成することが、リスク管理につながるでしょう。

法的効力のある同意書を作成するには、明確で理解しやすい内容にすることが重要です。同意書作成時の必須要素と基本的な書き方について押さえておきましょう。

同意書を作成するポイントは、法的要件を満たしつつ、相手方が理解しやすい構成にすることです。特に同意書に記載すべき事項は、表のとおりです。

これら記載事項を盛り込むことで、法的に有効で実用性の高い同意書を作成できます。とくに「同意の対象となる具体的な事項」や「同意内容の詳細」については、後のトラブルを防ぐためにも正確に記載しておきましょう。

同意書の法的な有効性を確保するためには、文章の書き方にも配慮が必要です。効果的な同意書を作成するポイントはいくつかあります。

同意書は法的な文書ですが、相手方が内容を正確に理解できることが重要です。誰でも理解しやすい文書にするために、専門用語や法律用語の使用は極力避けましょう。やむを得ず使用する場合は、わかりやすい解説を併記します。

「適切に」「合理的な範囲で」「必要に応じて」といった抽象的な表現は、トラブルの原因となる可能性があります。期間や範囲、方法などは数値を用いるなどして、具体的な基準や条件を明示するよう心がけましょう。

長文の同意書は読み手にとって負担が大きく、重要な点を見落とすリスクにもなります。読みやすい文書を作成するには、箇条書きや番号付きリスト、表などを活用して視覚的に整理しましょう。また、重要事項は太字やアンダーラインで強調するなどの工夫も有効です。

免責事項や制限条項など、同意者にとって不利益となる可能性がある内容については、より丁寧でわかりやすい説明を心がけましょう。リスクの内容や発生する可能性、回避方法などを具体的に記載し、同意者が十分に理解したうえで判断できるよう配慮することが大切です。

同意書への署名は、相手方の自由意思に基づいて行われる必要があります。強制的な印象を与える表現や、不当に不利益を強いるような条項は避け、相手方が自主的に判断できる環境を整えることが重要です。

個人情報保護法や消費者契約法、労働基準法など、同意書の内容に関連する法令の要件を満たしているか確認しましょう。法的要件を満たしていない同意書は、その効力が認められない恐れがあります。

同意書の作成には、テンプレートの活用がおすすめです。あらかじめポイントを押さえたテンプレートを活用すれば、作成時間の短縮や品質の向上を実現できます。ただし、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の状況に合わせた適切なカスタマイズが重要です。

同意書テンプレートの活用は、効率的な書類作成を実現するうえでメリットが大きいといえます。

たとえば一から同意書を作成する場合、構成を考えてから文章を作成するなど多くの時間が必要です。しかし、テンプレートなら基本的な構成や定型的な文言は既に用意されており、書類作成の時間を短縮できます。

また、同意書に必須の記載事項は多岐にわたるため、重要な項目を見落とすリスクも考えられます。テンプレートには記載項目があらかじめ網羅されているため、抜け漏れを防ぎ、法的要件を満たした同意書を作成しやすくなります。

作成者の経験やスキルにかかわらず、一定水準以上の同意書の作成が可能な点もテンプレートを活用するメリットです。これにより、組織全体での書類品質の標準化が実現されます。

同意書のテンプレートはさまざまな機関や組織から提供されており、それぞれ異なる特徴とメリット・デメリットがあります。それぞれの違いを理解しておきましょう。

政府や官公庁が提供するテンプレートは法的要件を満たしており、信頼性が高い点が特徴です。特定の業界や用途に特化したものも多く、関連法令の最新動向が反映されているため安心して利用できます。

法律の専門家である弁護士が作成・監修したテンプレートは、法的な精度が高く、実務での使用に適しています。解説や作成時のポイントが併記されているケースも多く、同意書作成の学習にも役立ちます。

書式集サイトには、幅広い業種や用途に使えるよう豊富なテンプレートがそろっています。用途やデザインなどの希望に合わせて、自社に適したものを見つけやすいのが特徴です。ただし、法的な監修が不十分であるケースもないとはいえないため、重要な取引や法的リスクが高い案件では専門家によるチェックが必要です。

手元に保管している過去の同意書を活用する方法もあります。自社の業務や取引実態に最も適合しており、過去の運用実績があることから実用性が高いのも魅力です。社内での承認プロセスもすでに完了しているため、迅速に活用できるでしょう。

テンプレートは便利なツールですが、適切に活用するためにはいくつかの注意点があります。

第一に、テンプレートをそのまま使用することは避けましょう。汎用性の高いテンプレートは、あらゆる業種や取引に対応できるよう一般的な内容となっています。そのため、自社固有のリスクに対する保護が不十分であったり、不要な項目が含まれていたりする可能性があります。

また、テンプレートが最新の法令に対応しているかどうかの確認も欠かせません。法律は社会情勢の変化に応じて頻繁に改正されるため、古いテンプレートでは現行法に適合していない恐れがあります。法的要件を満たしていない同意書は、その効力が認められないだけでなく、場合によっては違反となる可能性があります。活用する際は作成日を必ず確認し、最新の法令に対応しているかをチェックしてください。

法的な有効性に不安がある場合は、迷わず弁護士や専門家にサポートしてもらいましょう。同意書の内容が複雑な場合や、重要な取引、高額な案件に関わる場合は特に重要です。

freeeサインでは、100種類を超えるさまざまな書面テンプレートをご利用いただけます。同意書をはじめとする多様な書類のテンプレートが充実しており、効率的な書類作成をサポートします。

※ダウンロードできる画面などの画像を挿入（フリー様ご共有）
SU動線：https://ninja-sign.com/users/sign_up

デジタル化が進む現代のビジネス環境において、業務効率化とコスト削減を同時に実現できる選択肢として注目されているのが電子同意書です。

電子同意書とは、電子署名や電子契約システムを利用して作成・締結する同意書のことです。インターネット上で同意書の送付から署名、保管まですべてのプロセスを完結できます。

基本的な仕組みとしては、同意を求める側がシステム上で同意書を作成し、電子メールで相手方に送付します。受信者はブラウザ上で内容を確認し、電子署名で同意を表明します。なお、署名済みの同意書は自動的にシステム内に保管され、必要に応じていつでも確認・ダウンロードすることが可能です。

電子同意書を導入すると、業務効率化やコスト削減に加え、セキュリティ面での安全性も期待できるようになります。近年、多くの企業で導入が進んでいます。

電子同意書の法的有効性は、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）によって保障されています。同法第3条において「電磁的記録であって情報を表すために作成されたものについて、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」と規定されているためです。

これにより、適切な電子署名が施された電子同意書は、手書き署名や押印のある紙の同意書と同等の法的効力が認められます。ただし、いくつかの要件を満たす必要がある点に注意しましょう。

なお、適切な電子契約サービスを利用すればこれらの要件を満たせるため、法的に有効な電子同意書を作成できるようになります。

出典：e-GOV法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律　第三条」

同意書は、ビジネスにおけるさまざまな取引や活動において、相手方の理解と同意を明確に記録し、後のトラブルを防ぐために作成する文書です。個人情報の取り扱いや契約の締結など幅広い場面で活用されるほか、適切に作成された同意書は法的効力を持ちます。

効果的な同意書を作成するには、必須記載事項を漏れなく盛り込み、相手方にとって理解しやすい内容にすることが不可欠です。テンプレートの活用は作業の効率化に有効ですが、自社の状況に合わせたカスタマイズと法令適合性の確認を欠かさないようにしましょう。

また、電子同意書の活用により業務効率化とコスト削減を実現できます。同意書を適切に活用して取引の透明性を高め、リスクを適切に管理できるビジネス環境を実現しましょう。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。

同意書とは、特定の行為や条件に対し、相手方が内容を理解し納得したうえで同意したことを書面化したものです。記録に残すことで当事者間で取り決めた内容が明確になり、トラブルや誤解を防ぐことにつながります。

詳しくは記事内の「同意書とは」をご覧ください。

同意書は、一方向的な意思表示を記録する書面です。一方、契約書は双方の合意内容を定めるための書類です。

両者の違いは記事内の「同意書と契約書の違い」で解説しています。

法的効力のある同意書を作成するには「明確で理解しやすい内容」にすることが重要です。同意書のタイトルや作成日、同意の対象となる具体的な事項など、必須事項を盛り込んで作成します。

詳しくは記事内の「同意書の書き方に関するポイント」をご覧ください。