契約書管理とは、単に契約書を保管するだけでなく、必要なときにすぐ確認できる状態で適切に管理することです。

契約書は、締結した後の管理まで整っているかどうかで、実務の進めやすさが変わります。たとえば、「どこに保管したかわからない」「更新期限を見落としていた」「どれが最新版か判断できない」といった状態では、確認に時間がかかるだけでなく、解約漏れや社内対応の遅れにもつながりかねません。

特に今は、紙の契約書に加えて、PDFや電子契約サービスで取り交わす契約書も増えています。紙と電子データが混在しやすいからこそ、保管場所だけでなく、管理項目や検索しやすいルールまでそろえておくことが大切です。

本記事では、契約書管理の基本から、保存ルールや更新期限の管理方法、システム活用のポイントまでわかりやすく解説します。

• 契約書管理とは
• 契約書管理が必要な理由
• 契約書管理の3つの方法
• 契約書の保存ルール
• 契約書の保存期間
• 紙で保存する場合のポイント
• 電子データで保存する場合のポイント
• 契約更新・期限の管理方法
• 管理すべき項目
• 自動更新契約で特に注意すべきポイント
• 契約書管理をスムーズに行うには？
• 契約書管理システム導入のメリット
• 契約書管理にかかる業務の効率化
• 契約書の管理精度を高められる
• 社内共有とガバナンスを強化できる
• 契約書管理システムの選び方
• 契約書の作成から保管まで一元管理できるか
• 他システムと連携できるか
• 検索性・閲覧性に優れているか
• 料金と運用負担が自社に合っているか
• 契約書管理の導入方法
• 1. 管理者の設定
• 2. 管理ルールの策定
• 3. 契約書管理台帳のフォーマット作成
• 4. 契約書の収集
• 5. 契約書の棚卸、データ入力
• 6. 契約書の電子保存
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

契約書管理とは、企業が結んだ契約の内容や契約に関する書類を総合的に管理するもので、重要な業務のひとつです。

保険業や金融業、人材派遣業のように、顧客や派遣社員と個別契約を結ぶ業態の会社はもちろん、以下のようにBtoBビジネスを行う会社でも多くの契約が日々締結されています。

こうした契約書が紙、PDF、電子契約など別々の場所に保管されていると、確認のたびに時間がかかり、更新期限や関連資料の見落としも起こりやすくなります。

契約書そのものと管理台帳をあわせて整備し、検索しやすい形で一元的に把握しておくことが、適切な契約書管理につながります。

契約書管理が必要な理由は、期限切れや解約通知漏れなどのトラブルを防ぎ、必要な契約内容をすぐ確認できる状態を整えるためです。

契約書には、更新日・満了日・自動更新条項・解約予告期限・支払条件など、事業に直接関わる情報が記載されています。こうした内容を正しく把握できていないと、契約更新の判断が遅れたり、不要な契約が継続したりするおそれがあります。

たとえば、自動更新条項のある契約で解約期限を見落とし、想定していなかった費用が発生するケースが典型例です。また、税務調査や監査などで契約書の提示を求められる場面もあるため、日頃から探しやすく、確認しやすい形で保管しておくことが大切です。

必要な契約を必要な人が確認できる状態を整えておけば、確認作業に時間を取られにくくなり、社内での情報共有や管理体制の強化にもつながります。

契約書管理の方法は、大きく以下の3つに分けられます。それぞれにメリットや注意点があり、どの方法が適しているかは、契約件数や管理体制によって変わります。

件数が少ないうちは運用できる方法でも、契約書が増えるにつれて検索や期限管理が難しくなることがあります。まずは各方法の特徴を整理し、自社に合ったやり方を見極めることが重要です。

契約書は自由に保存すればよいものではなく、税務上の保存ルールを踏まえて管理する必要があります。また、紙で受け取ったものと、最初から電子でやりとりしたものでは扱いが異なるため、保存方法を分けて考えることが重要です。

ここでは、契約書や関連書類を保存するうえで押さえておきたい保存期間と、紙・電子それぞれの基本的な考え方を見ていきます。

契約書や関連書類の保存期間は、一律ではありません。その書類がどの法令に関わるかによって必要な保存年数が以下のように変わります。

法人税法では原則7年間の保存が必要ですが、青色欠損金などがある事業年度では10年間の保存が必要になる場合があります。

また、労働基準法上5年間の保存が必要とされている契約書類について、現時点では経過措置により「当分の間」は3年間とされています。ただし実務上は、将来を見据えて5年間保存する運用も検討しておくと安心です。

このように、すべての契約書において内容と根拠法令を確認したうえで保存年限を確認する必要があります。

保存期間を誤ると、税務調査や監査、労務対応の際に必要書類を提示できないおそれがあります。台帳に根拠法令と保存期限をあわせて記載しておくと、判断しやすくなるでしょう。

紙の契約書を保存するときは、原本の状態を維持しながら、必要なときにすぐに取り出せる状態にしておくことが重要です。

たとえば、取引先名・契約種別・締結年などで分類してインデックスをつけておくと、後から探しやすくなります。また、保管場所は鍵のかかるキャビネットを使い、施錠・解錠できる人を限定することで紛失や持ち出しのリスクを下げられます。

加えて、原本だけに頼るのではなく、スキャンしてPDFにしておくことも有効です。原本が万一破損・紛失した場合の備えになるほか、内容確認のたびに原本を出し入れする手間も省けます。紙の保管には劣化や水濡れによって参照できなくなるリスクもあるため、保管環境にも気を配りましょう。

電子メールやPDFなどで授受した契約書のデータは、原則として電子データのまま保存する必要があります。受け取ったデータだけでなく、送ったデータも保存の対象です。

保存の際は、必要なデータを後から確認できるようにしておくことが大切です。たとえば、「日付・金額・取引先」で検索できる状態にしておくことや、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴が残るシステムの利用など、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

保存先を決めるだけでなく、検索しやすさや権限設定まで含めて管理方法を整えておくと、日常業務でも扱いやすくなります。

契約書を管理する際には、書類を保存するだけでなく、更新期限や解約期限を漏れなく確認できる状態にしておくことも重要です。期限の見落としは、不要なコストの発生や取引上のトラブルに直結します。

ここでは、契約更新や期限管理で押さえておきたい項目と、運用時の注意点を解説します。

契約書を管理するときは、以下の項目を台帳に記録しておくことで確認漏れを防ぎやすくなります。

これらを一覧化しておくと、期限が近づいた契約をすぐに確認できます。Excelで管理する場合は、終了日が近い順に並べ替えられるよう日付をセルに入力しておくと便利です。

管理担当者が変わっても同じ基準で運用できるよう、入力ルールもあわせて明示しておくと安心です。

自動更新条項のある契約は、解約の意思を伝えないまま期限を迎えると、契約がそのまま延長されます。多くの場合、解約には「契約終了日の⚪︎ヶ月前までに書面で通知する」といった条件が定められており、この期限を見落とすと契約が自動的に更新されることがあります。

不要なサービスの利用や取引を続けないためには、解約予告期限を契約終了日とは別に台帳へ記録し、期限の1~2ヶ月前にアラートが届く仕組みを作ることが効果的です。

Excelであれば条件付き書式で色分けする、カレンダーツールに登録するといった方法が手軽に実践できます。契約件数が多い場合には、期限通知機能を持つ専用システムを導入することで解約漏れや確認漏れを抑えやすくなります。

契約書管理体制の構築をスムーズに進めるには、中心となって業務を進める管理部門の強化と、クラウドタイプの契約書管理サービスの活用が重要です。

契約書を集中管理する部署や責任者を決め、責任と権限を明確にしておくことは、会社として契約書の管理ルール・体制づくりを進める土台となります。

また、紙の契約書が中心で契約書の量が少ないうちは、Excelで作成した契約書管理台帳とスキャナ保存でも対応できますが、既存の契約書の量が多いとスキャナ保存するだけでも大変です。このような場合は、契約書管理サービスのスキャナ取り込みサービス等を利用することで、スムーズに電子データを活用する契約書管理体制に移行できます。

書面契約ではなく電子契約の活用も視野に入れているのであれば、文書管理機能を備えた電子契約サービスを導入するのもおすすめです。

契約書管理システムを導入すると、これまで手作業で対応していた業務の自動化・効率化が可能です。導入時には設定や運用ルールの整理が必要ですが、契約業務全体を見直すきっかけにもなり、担当者ごとに進め方が変わる属人的な運用の見直しにもつながります。

以下では、代表的な3つのメリットを紹介します。

契約書管理システムを導入すると、契約書の確認や更新管理にかかる手間を減らせます。

たとえば、契約書を契約先名や締結日などで検索できれば、紙の書庫や共有フォルダを何度も確認する必要がなくなります。更新期限の通知機能があれば、担当者がカレンダーを手作業で管理する負担も抑えやすくなるでしょう。システムによっては、契約書の種類や取引先ごとに自動分類される機能を持つシステムもあるため、入力作業の負担軽減も期待できます。

こうした仕組みを取り入れて確認・共有・更新の流れをひとつの環境にまとめることで、契約件数が増えても運用負担を抑えられます。

契約書管理システムを導入すると、契約情報をそろった形式で管理しやすくなり、確認漏れや判断ミスのリスクを低減できます。

契約名・締結先・満了日・解約予告期限・原本の所在などを同じ項目で登録しておけば、担当者ごとの記載のばらつきを抑えられます。更新条件や覚書の有無もあわせて記録しておくことで、原契約共同を見て誤判断するリスクも減らせるでしょう。

さらに、版管理や更新履歴を追える仕組みがあれば、どのデータが最新版かの判断も容易になります。契約書管理では正しい内容をすぐに確認できることが重要であるため、情報の抜け漏れや表記ゆれを減らせる点は、管理精度の向上に直結します。システムを導入して入力ルールが標準化されることで、担当者が変わっても一定の高い品質で運用する支えとなるでしょう。

契約書管理システムを導入すると、必要な人が必要な契約書を確認しやすくなるだけでなく、閲覧範囲や更新履歴をルールに沿った管理も行えます。ここでいうガバナンスとは、契約書の閲覧範囲や承認フローを社内ルールに沿って把握できる状態のことです。

紙の回覧やメール添付に頼る運用では、最新版がわかりにくく、誰がどの契約書を扱えるのかも曖昧になりがちです。

システム上で部門や役職ごとに閲覧・編集権限を設定できれば、必要な情報を共有しながら公開範囲も整理できます。さらに、閲覧・更新の履歴を残せる仕組みがあれば、監査や社内確認の場面でも状況を追いやすくなります。

契約書管理システムを選ぶときは、機能の多さだけで判断しないことが大切です。便利そうな機能が多くても、実際の業務で使わなければかえって入力や確認の手間が増えることがあります。

まずは、契約書の作成から保管までをどのように運用したいか、誰がどの場面で使うのかを整理する必要があります。そのうえで、連携のしやすさや検索のしやすさ、費用と運用負担のバランスを確認することで、自社に合わない導入を避けやすくなるでしょう。

ここでは、契約書管理システムの選び方について4つの視点を紹介します。

契約書管理システムを選ぶ際には、契約書の作成・締結・保管・更新確認までをひとつの流れで管理できるかどうかを確認しましょう。これらをひとつのシステムで完結できると、ツールをまたいだ作業が減り、管理の手間が軽減されます。

たとえば、テンプレートから契約書を作成できるか、締結した文書を自動で保管できるか、更新期限や関連書類までまとめて確認できるかは、確認しておきたいポイントです。

自社内で、どこまでの業務をシステムでカバーしたいかを事前に整理したうえで、対応範囲を確認するとシステムを選びやすくなるでしょう。

契約書管理システムを選ぶ際には、ほかの業務システムと連携できるかどうかの確認が大切です。

契約業務は、締結して終わりではなく、その後の請求処理や支払管理、社内申請とも関わるものです。情報が別々に管理されていると二重入力や確認漏れが起こりやすくなります。

たとえば、電子契約サービス・会計ソフト・ワークフローシステムと情報をつなげられれば、契約先情報や取引金額を何度も入力する手間を減らせます。入力の重複が減れば、記載ミスや更新漏れも防ぎやすくなるでしょう。

連携によって情報の受け渡しがスムーズになれば、契約締結後の請求処理や支払管理まで見通せるようになります。

また、今使っているシステムと連携できるかだけでなく、将来導入する可能性のあるシステムともつなげられるかを確認しておくと、後から運用を見直す負担を減らせます。

契約書管理システムでは、必要な契約書をすぐ見つけられるかどうかが使いやすさに影響します。そのため、取引先名・契約種別・期限日など複数の条件を組み合わせた絞り込み検索ができるかどうかは確認しておきたいポイントです。

また、契約書の本文テキストをそのまま検索できる全文検索機能があると、「特定の条項が入っている契約書を探したい」といった場面でも確認しやすくなります。

実際の使いやすさは、画面の見やすさや操作のしやすさによっても変わります。無料トライアルや操作デモが用意されている場合は、検索のしやすさだけでなく、一覧画面や詳細画面がわかりやすいかどうかまで確認したうえで判断すると安心です。

契約書管理システムを選ぶ際は、月額費用だけでなく、初期費用・利用人数による課金体系・保管件数の上限なども含めて総コストを確認しましょう。

小規模な会社であれば、シンプルな機能で低コストのプランでも十分なケースがあります。一方、契約件数が多い会社や複数部門が使う場合は、ユーザー数が増えても費用が変わりにくい定額プランが向いていることもあります。

また、導入後に社内で設定や運用を担える人材がいるかどうかも考慮が必要です。社内に適した人材がいない場合には、サポート体制が手厚いサービスを選ぶことで運用開始後のトラブルにも対応しやすくなります。

新しく契約書管理を導入するにあたっては、以下の手順を参考に必要事項の決定と運用体制の整備を進めましょう。

契約書管理体制を構築し、集中管理を行う部署と責任者を選定します。専門的な部署を立ち上げるか、既存の法務部門や総務部門が担当するのがよいかは、企業の規模やフェーズによって変わります。

契約書管理システムを導入する場合も、運用ルールの整備や閲覧権限の設定を行う担当者が必要です。登録・確認・更新の担当者をあらかじめ決めておくことで、導入後の運用もスムーズになりやすくなります。

担当部署や責任者には、契約書管理の重要性や自社が目指すゴールを共有しておくことが大切です。

契約書を扱うすべての従業員が守るべきルールを作ります。発生・伝達・保管・保存・廃棄といった流れに沿って、フェーズごとに作成していきましょう。

契約書管理システムを使う場合も、ファイル名の付け方・登録方法・閲覧権限・承認フローまで含めてルール化しておくことが重要です。

契約書を漏れなく管理するには、必要な情報を一覧で確認できる契約書管理台帳を用意するのが有効です。契約相手・契約日・更新の有無・原本の保管場所・電子データの有無などをそろえて記録しておけば、必要な契約書を探しやすくなり、更新期限の確認もしやすくなります。

管理台帳は、Excelといった表計算ソフトや契約書管理ソフトを利用するのが一般的です。テンプレートを利用せず、自作する場合は下記のような項目を設けましょう。

契約書管理導入前に、社内の契約書を収集します。個人や部署で保管されている契約書が数多くある場合は回収漏れがないように注意しましょう。

契約書管理システムを使う場合も、登録する元データがそろっていなければ一元管理はできません。紙の原本だけでなく、共有フォルダ・メール・電子契約サービスなどに散らばっている契約書も対象に含めて整理することが重要です。

契約書の内容をひとつずつチェックし、ツールやクラウド上に作成した台帳に入力していきます。この工程では、契約名や締結先だけでなく、契約開始日・終了日・自動更新の有無・解約通知期限・原本の保管場所などもあわせて整理しておくことが大切です。必要な項目がそろっていれば、後から契約内容を確認しやすくなり、更新期限の見落としも防ぎやすくなります。

また、契約書管理システムを使う場合は、この段階で登録ルールや分類方法を統一しておくことが重要です。入力方法が担当者ごとに異なると、検索しにくくなったり、情報の抜け漏れが起きたりしやすくなります。

なお、紙の契約書のファイリングを行う際は、契約相手ごとにボックスを用意し、その中に契約書を収めたクリアファイルを入れるなど、検索性を高める工夫をしましょう。

既存の契約書の量によっては難しい可能性もありますが、紙の契約書をスキャナで取り込み、PDFデータ化して保存すれば、文書の検索性は向上します。また、保管スペースが不要になる、オフィス外から契約書を確認できるといったメリットもあります。

ただし、紙の契約書（原本）を保管しない場合は、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の条件を満たさなければならない点に注意が必要です。

具体的には、スキャナの解像度が規定以上であり、スキャナ保存を行う際のタイムスタンプの付与、データの修正や削除を行った履歴の保存等が求められます。

適切に契約書管理を行うためには、保管場所を決めるだけではなく、必要な契約書をすぐ確認でき、更新期限や解約予告期限まで漏れなく追える状態にしておくことが重要です。

書類契約や電子契約が混在していても、管理項目・命名ルール・保存方法をそろえていれば、確認漏れや検索の手間を減らしやすくなります。

とはいえ、契約件数が増えてしまえば、担当者の記憶に頼る運用には限界が出てきます。まずは自社に合った管理ルールを整えたうえで、契約書の作成から締結、保管までを一元的に進めやすい仕組みやシステムを取り入れることで日々の業務負担を抑えやすくなるでしょう。

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2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

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また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

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どちらか一方が必ず正しいとは限らず、自社の契約件数や運用体制に合わせて選ぶことが大切です。

紙で管理する方法は始めやすい一方、検索や共有に手間がかかります。電子データで管理すれば契約先名や締結日などで検索でき、複数人でも確認しやすくなるでしょう。ただし、電子取引で受け取った契約書は、保存要件を満たした形で電子のまま管理する必要があります。

管理のしやすさだけでなく、保存ルールや社内の確認方法まで含めて選択しましょう。

契約書管理が不十分な場合、更新期限や解約予告期限を見落とす、必要な契約書をすぐに見つけられずに業務が滞るといった問題が起こりやすくなります。その結果、不要な契約が自動更新されたり、社内確認や取引先対応に時間がかかったりするおそれがあります。

担当者しか内容を把握していない状態では、異動や退職の際にも引き継ぎが不十分になり、管理の質が下がるため注意が必要です。

契約書の保存期間は一律ではなく、書類の種類や関係する法律によって異なります。

たとえば、取引に関する契約書は法人税法に基づいて原則7年間の保存が必要になることが一般的です。雇用契約書といった労務に関わる書類は労働基準法上5年間の保存が必要ですが、現時点では経過措置により当分の間は3年間とされています。また、会社運営に関わる重要書類には、会社法に基づいて10年間の保存が必要なものもあります。

契約書という名前だけで同じ保存期間にそろえるのではなく、どの法令に関わる書類かを確認したうえで判断することが大切です。

詳しくは、記事内『契約書の保存期間』をご覧ください。