働き方改革やリモートワークの普及に伴い、「紙の書類に押印する」という従来の業務スタイルの見直しが進み、電子印鑑を導入する企業が増えています。しかし、電子印鑑の使い方や法的効力については広く知れ渡っているとはいえないかもしれません。

本記事では、電子印鑑の役割や作成方法、利用シーンについて解説します。電子印鑑の導入を検討している方は参考にしてください。

• 電子印鑑とは？
• 印影を画像データ化した電子印鑑
• 印影の画像データに識別情報を保存した電子印鑑
• 電子印鑑の法的効力
• 印影を画像データ化した電子印鑑の場合
• 印影の画像データに識別情報を保存した電子印鑑の場合
• 電子印鑑はどうやって作成する？
• 電子印鑑のメリット
• コストが抑えられる
• ビジネス文書の作成時間を短縮できる
• リモートでの承認も可能になる
• 電子印鑑の導入と活用する際の注意点
• 書類の用途に合わせて電子印鑑のタイプを選ぶ必要がある
• サービス導入によるコストが発生する
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法

電子印鑑とは、電子文書に押印できるようにデータ化された印章のことです。法律上の定義があるわけではなく、PDF形式での電子文書などにデータ化された印影を押印したもの全般を指します。

現在、一般的に使用されている電子印鑑には、印影を画像データ化したタイプと印影の画像データに識別情報を保存したタイプの2種類があります。

実際の印影をスキャナで取り込んで背景を透過したものや、フリーソフトで作成できるものが印影を画像データ化した電子印鑑です。電子文書中の押印したい箇所に画像データを貼り付けて使用します。

印影の画像データに、使用者を識別するための情報（識別情報）が保存された電子印鑑は、印影の画像データに、電子文書の存在した日時を証明するタイムスタンプ情報などが記録され、いつ、誰の手で押されたのかがわかるようになっています。

印影を画像データ化した電子印鑑が契約書に貼られていた場合、相手は「この文書は◯◯（印影の名前）さんが作ったものである」と判断します。信頼性が低く、重要度の高い文書に使用するのは適していません。社内向けの申請書や稟議書の承認、決裁などの認印と同じ用途で利用することに向いています。

印影の画像データに識別情報を保存したタイプの電子印鑑は、「いつ、誰の手で押されたのか」がわかるので、これが貼られた電子文書は、印影の名義人が作成したものである可能性が極めて高いと証明できます。

印影の画像データに識別情報を保存したタイプの電子印鑑は法的信頼性も高いため、契約書や納品書といった社外文書にも使用が可能です。

印影を画像データ化したタイプの電子印鑑は、WordやExcel、フリーソフトなどを利用して無料で簡単に作成できます。

一方、印影の画像データに識別情報を保存したタイプの電子印鑑は、有料の電子契約システムや電子印鑑サービスを使用します。なお、選べる印影のデザインはサービスによってさまざまです。電子契約システムfreeeサインには、自身でお好みの印影を作成できる機能や、お持ちの印影画像をそのまま使える機能もあるので、印影にこだわりたい方におすすめです。

電子印鑑を導入することで、契約書や請求書などの社外文書だけでなく、申請書や稟議書などの社内文書も電子化が可能になります。

ほかにも電子印鑑を購入した場合の代表的なメリットを紹介します。

文書が電子化されると、電子データのままメールで相手とやりとりが行えるので、文書の印刷や郵送が不要になります。用紙代やインク代、郵送費がかからないのはもちろん、印刷や郵送の手間が減る分、作業にかかる時間も短縮できるので、人件費の削減にもつながります。

また、書類の保管スペースも不要になるので、その分の倉庫代といったコスト削減も見込めます。

紙の文書の場合は印刷や押印の手間がかかります。内容や印章の種類を間違えた場合は、もう一度印刷して押印し直さなければなりません。電子化することで文書がスピーディーに作成・修正でき、業務効率が向上する可能性が高まります。

社内文書が電子化されることにより、出社をしなくても申請書や稟議書などの内容確認や承認が可能になります。

文書回覧にかかる時間が大幅に短縮されるだけでなく、押印のために出社をする必要がなくなるので、より優先度の高い事項に時間を使えるようになります。

電子印鑑を導入・活用するにあたって注意すべきことがあります。具体的な注意点を2つ見ていきましょう。

印影を画像データ化した電子印鑑は無料で作成・使用ができて便利ですが、対社外の重要な書類にも使ってしまうと、相手方とトラブルになった際に、法的効力が認められない場合があります。

社内向けの申請書や稟議書への押印であれば印影を画像データ化した電子印鑑で十分ですが、社外と締結する業務委託契約書や売買契約書、秘密保持契約書（NDA）などの重要な書類は、法的信頼性の高い印影の画像データに識別情報を保存した電子印鑑を使用するようにしましょう。

印影の画像データに識別情報を保存したタイプを利用するには、サービスを導入する必要があるためコストがかかります。サービスを導入したことで得られるメリットと発生するコストを比較した上で検討しましょう。

電子印鑑には、印影を画像データ化したタイプと、印影の画像データに識別情報を保存したタイプの2種類があります。これらは用途によって使い分けることが大切です。

印影を画像データ化したタイプは、無料で作成・利用ができますが、法的信頼性が低いことから一般的に社内文書向けです。一方、印影の画像データに識別情報を保存したタイプは、作成・利用は有料になるものの、外部と締結する重要な契約書にも使用できるほどの法的信頼性の高い電子印鑑です。

電子印鑑を導入する際は、電子印鑑をどういった目的で使うかによってサービスを選ぶようにしましょう。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。