2021年から労働者派遣契約は電子化が認められています。労働者派遣契約とは、人材派遣会社と人材を受け入れる企業間で結ばれる契約で、「派遣会社が雇用する労働者を派遣先の企業で労働させる」という契約です。

本記事では、労働者派遣契約を電子化するメリットや考慮すべき点について解説します。

• 2021年より労働者派遣契約の電子化が解禁
• 電子契約システムを導入するメリット
• 電子契約システムを導入する際の注意点
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法

労働者派遣契約とは、人材派遣会社と人材を受け入れる企業間で結ばれる「派遣会社が雇用する労働者を、派遣先の企業で労働させる」という契約で、基本契約書と個別契約書の2つに分けて作成されます。

法改正により、2021年から労働者派遣契約の電子化が認められています。これにより、書面での作成が義務付けられていた労働者派遣契約を電子データで作成することが可能となりました。

出典：厚生労働省「労働者派遣契約」

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労働者派遣契約書を書面で作成すると手間も時間もかかってしまいます。それにより、即座に人材を派遣できないデメリットがありましたが、契約書を電子化することでリモートでの即時締結が可能になり、業務の効率化につながります。

労働者派遣契約の電子化を検討している企業には電子契約システムの導入もおすすめです。電子契約システムを導入するとペーパレス化が進み、さらに安全性や利便性の向上も期待できます。

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電子契約システムを導入する具体的なメリットとして、以下が挙げられます。

紙で契約書を作成する場合、印刷・製本・郵送と締結まで多くの工数がかかります。

電子契約システムでは、契約の種類ごとにテンプレートにあわせて内容を記載するだけで完了できます。押印を待つ時間も短縮でき、製本や郵送などの工数も省略できます。

紙での契約だと、郵送から先方に届くまでの日数も踏まえてスケジュールを考慮しなければならず、契約締結まで早くても1〜2週間はかかってしまうことがあります。

一方、電子契約システムなら即日締結が可能なうえにシステム上で先方の進捗状況を確認することもできます。

紙の契約書は保管スペースを確保しなければなりません。過去の書類が必要になった場合にも探すだけで一苦労です。また、書類が多くなればなるほど紛失や破損のおそれも高まり、管理コストがかかってしまいます。

電子契約システムではデータの暗号化、二段階認証などセキュリティ面が強化されており安全性が高いと言えます。また、過去のデータも全てクラウド上で保存ができるため、紛失のおそれもなく、必要なときにはすぐに検索し閲覧が可能です。

また、物理的に保管する必要がないため、オフィス内での保管場所や管理コストの削減にもつながります。

契約書は信書に該当するため、紙で作成した場合は収入印紙代が発生します。また、郵送方法も法令で定められており、メール便などは使えません。ほかにも、契約書の紙代・インク代などのコストもかかります。

電子契約システムを利用して、電子ファイル（電子データ）で契約を交わした場合は「文書を作成したこと」には該当しないため、印紙税は非課税となります。

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電子契約は取引相手にも影響します。取引先が電子契約に難色を示した場合は、電子契約サービス側で用意している取引相手向け説明資料や説明代行を利用し、取引先への説明会を実施することをおすすめします。

また、上述したメリットは取引先も享受できるので、こちらも併せて説明することで、多くの取引先に納得してもらいやすくなります。

それでも取引先が電子ツールを使用する難易度が高い場合は強要せず、できるところから電子化を進めて費用対効果をあげるのがよいでしょう。

電子契約システムに契約締結完了までのフローを設定する必要があります。導入前に現在のフローを整理しておきましょう。

多くの電子契約システムでは、月々の契約書作成数や、締結に必要なログイン人数に応じて料金プランが用意されています。

毎月の契約書作成頻度や決裁までに必要な人数を基準に電子契約サービスの料金プランを決めましょう。

電子契約サービス「freeeサイン」では、企業規模に応じてプランをご用意しています。無料トライアルもできるので、気になる方はぜひお試しください。

法改正により、2021年から労働者派遣契約は電子契約での締結が可能になりました。さらに電子契約システムを導入することで、作成にかかる時間や管理コストを削減することができ、安全性も担保されるのでおすすめです。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。