受発注の基礎知識

発注管理とは?発注管理システムのメリット・デメリット、選び方

発注管理とは?発注管理システムのメリット・デメリット、選び方

事業活動において欠かせない業務の1つに「発注管理」があります。発注は、品物などの物を発注するだけではなく、最近ではフリーランスなどの増加によって、仕事の依頼そのものを発注するケースも増えてきています。

しかし、適切な発注管理が行われなければ、無駄なコストや業務が発生するので注意が必要です。発注管理をきちんと行うためには、業務全体を把握したうえで具体的な流れを理解しておくことが大切です。

本記事では、効率的に業務を進めていくことに役立つ発注管理システムも含めて、詳しく解説します。

目次

発注とは?

普段から発注業務を行わない方であっても、発注とはどういうものかは想像がつくと思いますが、念のために「発注とは何なのか」について、少し触れておきましょう。

ひと口に発注といっても、種類や方法はさまざまですし、発注する物や業種別で違いがありますから、発注をひと言で説明することはとても難しいです。

一般的には、品物などの物を仕入れする場合にする場合に使用されますが、仕事の依頼自体を発注する場合にも使用されています。特に最近ではフリーランスの増加により、ライターやインフルエンサーなどに仕事を依頼する企業も増えてきています。

発注管理とは?

発注業務を行うなかで、重要となるのが発注管理です。発注管理は、単に足りなくなった在庫を補充や仕事依頼をするといった意味だけでなく、在庫状況の把握や発注先の選定、発注のフローなどを細かく管理していくことが重要です。

また、発注先に依頼する内容や発注先とのスケジュール調整なども必要になります。依頼内容がまとまっておらず、発注先とのスケジュールの調整が上手くできないと、無駄な在庫を抱えてしまったり、納期が遅れてしまったりして、かえって機会損失につながったりもします。

事業における利益率を高めるためにも、発注管理の業務を必要に応じて見直していくことが大切です。

発注管理のプロセス

発注管理を効率的に行うためには、全体の流れを把握したうえで1つ1つのプロセスに問題がないかを見極めていく必要があります。発注管理における主なプロセスとしては、「発注フローの整備」「発注先の選定と契約」「発注状況の管理」の3つがあげられます。

それぞれのプロセスについて、どのようなポイントに気をつけるべきかを見ていきましょう。

発注フローの整備

業務の一部を社外に発注するとしても、まずは社内における発注フローを整備する必要があります。誰がどの発注先に対して、何の業務を外注しているのかが把握できなければ、無用なコストが発生してしまいます。

また、実際に発注先とのやりとりが始まった場合のコミュニケーション手段についても、事前に検討しておきましょう。発注先によって連絡手段がバラバラだと、それだけで業務の負担が増し、上手く意思疎通が行えません。

発注先とのやりとりはチャットツールに一本化するなど、統一した基準が必要です。

発注先の選定と契約

発注先をどう選ぶかについては、発注プロセスにおいて重要な部分です。自社が意図するビジネス上の目的をきちんと理解したうえで、業務を遂行するだけのスキルを持った発注先を選ぶ必要があります。

ただ、初めて取引を行う相手であれば、いくら選考を重ねたとしても能力の見極めに苦労することもめずらしくありません。まずは少ない業務量で任せて、少しずつ発注業務を増やすなどして能力を見極めてみましょう。

発注先を選ぶポイントとしては、「業務遂行能力はあるか」「こちらの意図を理解してくれる相手か」「きちんとコミュニケーションが取れるか」といった点を重視することが大切です。自社が掲げる条件に適った発注先が見つかったら、業務委託契約を結びましょう。

業務委託契約についてはこちら

発注状況の管理

発注先とのやりとりにおいては、スケジュールや納期の管理も重要です。発注した業務がどのような進捗状況にあるのか、一目で分かる仕組みを整えておく必要があります。

発注先のリソースを社内で共有できていなければ、そもそも必要なタイミングで発注すること自体が難しくなってしまうはずです。発注管理を担う社員が、どの発注先を担当し、どのようなサイクルで発注から納品までを行うかをルール化しておきましょう。

発注管理システムとは?

発注管理に関する業務は、実際に発注をかけるまでにいくつかの段階を踏む必要があるため、プロセスが複雑であれば確認作業も増えてしまうものです。複雑な仕組みを採用していると、自ずとミスも増えやすくなってしまいます。

Excelやスプレッドシートで発注管理を行うのは、いちからシートを作成しなければならず時間がかかります。また、ほかの担当者と情報共有しづらいといったデメリットがあります。

発注管理におけるミスをできるかぎり少なくし、業務を効率化するためにはWeb上ですべてのプロセスが完結する発注管理システムの導入を検討してみましょう。

発注管理システムのメリット・デメリット

オンラインで発注管理を行うことで、Excelなどで管理をするときの悩みや問題を解決できます。多くのメリットがある一方でデメリットもあるため、導入にあたっては自社の状況をよく踏まえて検討することが大切です。

メリット

発注管理システムではあらかじめフォーマットが決められていたり、さまざまなテンプレートから選べたりするので、発注管理用のシートを作成する必要がありません。必要事項を入力するだけでよく、データのチェックをしやすいのが特徴です。

Excelなどの管理では発注をかけるたびに、その内容を直接シートに入力しなければならないので管理コストがかかります。一方、発注管理システムであれば、以前に入力したデータが自動で反映されるので作業の時間短縮につながります。

また、Excelやスプレッドシートでは複数人で管理を行うこともめずらしくありませんが、データの入力方法がバラバラだったり、データ更新の面でも問題があったりするものです。オンラインの発注管理システムなら、データベースを使用するので複数人で作業を行っても、データに整合性がとれます。

再発注を行うときも最低限の工数で済み、発注データの確認も簡単です。作業を効率化すれば管理の手間も減り、ミスを未然に防ぐことにつながります。

デメリット

発注管理システムを導入するには、事前準備が欠かせません。それまでのやり方を変更するため、社内だけでなく仕入先などともよく擦り合わせを行いましょう。

また、導入するための費用や毎月のランニングコストについても精査する必要があります。

発注管理システムの選び方

発注管理システムを選ぶときのポイントとしては、業務を効率化するために求める機能が備わっているものを選びましょう。せっかく導入をしても、充分な機能が備わっていなければ、手動で対応する必要があったり、追加で別のサービスを契約する必要が出てきたりとコストが発生してしまいます。

また、クラウド型で情報を一元管理でき、操作が簡単なものを選ぶのが得策です。導入してからは操作に困る場面もあるので、きちんとサポートしてもらえるサービスを選ぶと安心できます。

まとめ

企業にとって、発注管理は必要不可欠な業務です。発注管理は単なる取引行為ではなく、発注先の選定や発注状況の管理など、多岐にわたって考えるべき項目も多くあります。発注管理が適切に行われていなければ、業務に支障が出たり無駄なコストが発生したりするリスクもあります。また、Excelなどで管理をすると入力ミスや情報が共有しづらいといった問題も出てきます。効率的な運用を行うためにも、発注管理システムの導入を検討してみましょう。

電子帳簿保存法に対応したfreee会計を活用しよう

freee会計を使えば、日々の業務を行っていれば保存のための特別な作業をしなくても、帳簿・スキャナ保存・電子取引のすべての類型について、適正に保存が行うことができます。

freee会計

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙を受け取ったらその場で撮影しfreeeに保存。保存のために記録が必要な事項は、freeeが自動で推測して入力します。

電子帳簿保存法を知らない従業員も、経費精算のレシート受領から約70日以内にfreeeにファイルをアップロードするだけで紙を廃棄でき、経理が紙を収集しチェック・保存する手間と時間を節約することができます。

電子取引データもそのまま保存

メールに添付された請求書やECサイトの領収書なども、スキャナ保存と同様にfreeeにアップロードするだけで保存が完了。

電子取引データもそのまま保存

さらに、銀行やクレジットカードのWeb明細も連携設定するだけで、自動で保存完了。連携された入出金明細は、freeeが勘定科目などを推測したり、処理ルールを設定すれば自動化したりできます。

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

freee会計では、請求書、領収書など受発注書類を発行できます。発行した書類はメール添付やfreeeによる郵送代行もできます。

さらに、無料で付帯しているスマート請求書機能を使えば、取引先がダウンロードしたかどうかも自動で記録されます。

freee会計で発行した請求書などの受発注書類は、わざわざ保存のための作業をしなくても、自動で電子帳簿保存の要件を満たして保存されます。

また、freee会計以外にも、フリーランスや個人事業主の受発注に特化した無料サービス・スマート受発注も、電子帳簿保存法に対応しています。受注者と発注者がクラウド上で共同で情報を編集し合うことで、入力した情報は自動で引継ぎされるため、転記作業は一切不要。またファイルを出力などをすることなく、全て電子データとしてサービス内でやりとりを完結することができます。

会計帳簿は電子のまま保存

会計帳簿は電子のまま保存

freee会計なら、スキャナ保存・電子取引保存はもちろん、帳簿の保存もできます。電子帳簿保存法のすべての類型にすべてのプランで対応しており、追加料金はかかりません。
面倒な書面の保存はもう不要です。

業務委託先との契約・発注・請求・支払をまるごと管理

freee業務委託管理は、業務委託先との契約・発注・請求・支払を一元管理するクラウドのサービスです。下請法、フリーランス保護新法、インボイス制度、電子帳簿保存法など法令に対応した安全な取引を実現できます。