受発注の基礎知識

請求書の送付依頼する際の注意点

請求書の送付依頼する際の注意点

取引先に対して請求書の送付を依頼することは日常的な業務であり、しっかりと管理を行う必要があります。しかし、取引先の数が多いほど管理も煩雑となってしまい、業務の負担を感じてしまうこともあるものです。請求書業務における課題点を洗い出したうえで、必要な対策を講じて効率化していくことが欠かせません。今回は、請求書の送付依頼における注意点を各文例などを交えながら解説します。

目次

請求書の送付依頼の重要性

請求書を取引先に作成してもらい、しっかりと管理することは企業にとってリスク管理の面で重要な意味を持ちます。請求書が正しく処理されていなければ、取引の実態を客観的に示すことができず、決算処理などにおいて悪影響を及ぼします。

また、請求書の送付を依頼することで期日通りに経理処理を進められるため、スムーズな業務の遂行が可能になります。繁忙期などは取引先も請求書を作成し忘れている場合もあるため、あらかじめ送付依頼を行っておくことでミスを防げます。

請求書の処理が遅れることで、支払いの遅れにもつながり、取引先にとってもマイナスとなります。そのため、事前に請求書の遅延によるデメリットを取引先に示して、できるだけ速やかに対応してもらえるようにお願いしましょう。

請求書の送付依頼前の確認事項

請求書の送付依頼は気づいたときにすぐ連絡するのが良いですが、連絡手段によっては取引先との行き違いに気をつける必要があります。書面やメールの場合、取引先が内容を確認するまでにタイムラグが生じてしまう恐れがあるからです。

書面やメールを送付する前に、取引先から請求書が送られてきていないかを確認しましょう。そして、請求書の送付依頼の文面にも「本状と行き違いの場合は、何卒ご容赦ください」といった一文を盛り込んでおくほうが良いでしょう。

請求書の送付依頼の注意点

取引先に請求書の送付依頼をするときは、失礼がないように伝えることが大切です。こちら側には取引先の状況がわからないため、事務的な対応をしてしまうと悪い印象を与えてしまう可能性があります。

「お忙しいところ恐れ入りますが」といった配慮を忘れずに、請求書の送付をお願いしてみましょう。また、請求書が送られてきたものの、金額訂正や内容の変更などで修正を依頼するケースもあります。

請求書の再発行をお願いするときは、修正箇所を端的に示したうえで、丁寧にお願いをすることが大事です。相手のミスを指摘するのではなく、「お伝え漏れがあり、大変恐縮ですが」といった文言を盛り込むようにしましょう。

文例・テンプレート

請求書の送付依頼は、依頼内容を的確に伝えることが大事ですが、連絡方法によって柔軟に書式を変えることも大切です。ここでは、連絡方法ごとの文例を紹介しますので参考にしてみてください。

メール

メールで連絡する場合は、長文になってしまうと読み流されてしまう恐れがあるので、手短に要件をまとめるのがポイントです。文例としては、以下のようになります。

株式会社〇〇
△△様

平素は大変お世話になっております。
株式会社■■の●●です。

5月分の御請求書の件で、ご連絡いたしました。
御社からの御請求書がまだ弊社に到着しておらず、念のため確認のメールをさせていただきました。

誠に勝手ながら経理処理の都合上、6/15までに弊社までお送りいただけますでしょうか。
それ以降のご到着となりますと、御社へのご入金が遅れる可能性もございます。

なお、すでにご送付いただき、本メールと行き違いとなっております場合は何卒ご容赦ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社■■
●●

郵送(書面)

書面で請求書の送付依頼を行う場合は、取引先の誰が書面を確認するかわからないため、メールよりも形式的な文面にするほうが無難です。書面で郵送するときの文面としては、次の通りです。

請求書ご送付のお願い

株式会社〇〇
△△様

拝啓

時下、貴社におかれましては益々ご清祥のことと存じます。

さて、早速ではございますが当社注文番号No.XXXXにつきまして無事検収の運びとなっておりますので、請求書をご送付いただけますようお願い申し上げます

当社では経理処理の都合上、毎月15日を締日としておりますので、それまでに請求書が到達いたしますと当月末日のご入金が可能です。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、本状と行き違いでご郵送いただけております場合は、何卒ご容赦ください。

敬具

催促

請求書の期日を過ぎても取引先から送付されてこない場合は、催促の連絡をすることになります。ここでは、メールで催促する場合の例を見ていきましょう。

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社■■の●●です。

さて、5月に御社からご納品頂きました代金の請求書が未だ届いておりません。

お手数ではございますが、ご確認の上、請求書をお送りいただけますと幸いです。

弊社では毎月15日締め、当月末日払いとさせていただいておりますので、締日を過ぎますとお支払いは翌月となってしまいます。

誠に恐縮ではございますが、その旨あらかじめご承知おきください。

なお、本メールと行き違いにてお送り頂いておりましたら、何卒ご容赦ください。

ご不明な点などございましたら、担当●●までお問い合わせ頂ければと思います。

以上、よろしくお願い申し上げます。

株式会社■■
●●

再発行依頼(内容変更、金額訂正)

取引先から請求書が送られてきても、金額に誤りがあったり、内容を修正してもらったりする必要があるケースがあります。その場合にメールを送るときは、次のような内容で連絡をしてみましょう。

株式会社〇〇
△△様

平素は大変世話になっております。
株式会社■■の●●です。

さて、御社からお送り頂きました5月分の御請求書につきまして、金額に誤りがありましたのでご連絡いたしました。

注文番号No.XXXXにつきまして、正しいご請求金額は「XXX,XXX円」です。

こちら大変お手数ではございますが、金額部分を修正の上、御請求書を再度お送りいただけますでしょうか。

経理処理の都合上、6月15日までにお送り頂けると大変助かります。

なお、期日を過ぎてしまいますと来月のお振込みとなってしまいますので、あらかじめご承知おきください。

本メールをご確認頂けましたら、ご連絡をいただけますと幸いです。

要件のみで恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社■■
●●

請求書業務における様々な課題

請求書の処理業務においては、取引先が請求書をなかなか送ってきてくれなかったり、内容に誤りがあったりと、思うように業務が進まないことがあります。日常的に行う業務ほど、効率化するためのサービスを導入することが欠かせません。

請求書のスマートな回収や発行なら

freee受発注を活用すれば、請求書業務における様々な課題を解決できます。クラウド上で取引先との情報共有をスムーズに行えるため、請求書の内容に誤りがあっても、すぐに確認依頼を行えます。

請求書業務に必要な情報を一元化できるので、複数のツールを使う必要がありません。スマート受発注サービスでやりとりを行えば、複数の取引先とも円滑にコミュニケーションを図れます。

まとめ

請求書業務は適切に行う必要がありますが、取引先から請求書が送られてこなかったり、内容に間違いがあったりすれば、業務負担は増してしまいます。あらかじめ請求書の送付依頼を送ることで、ミスを減らすことが可能です。しかし、複数の連絡手段を用いて請求書業務を行うのは大変でもあります。freee受発注を活用して、請求書のやりとりに必要な情報を一元化し、クラウド上で円滑に管理してみましょう。

電子帳簿保存法に対応したfreee会計を活用しよう

freee会計を使えば、日々の業務を行っていれば保存のための特別な作業をしなくても、帳簿・スキャナ保存・電子取引のすべての類型について、適正に保存が行うことができます。

freee会計

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙を受け取ったらその場で撮影しfreeeに保存。保存のために記録が必要な事項は、freeeが自動で推測して入力します。

電子帳簿保存法を知らない従業員も、経費精算のレシート受領から約70日以内にfreeeにファイルをアップロードするだけで紙を廃棄でき、経理が紙を収集しチェック・保存する手間と時間を節約することができます。

電子取引データもそのまま保存

メールに添付された請求書やECサイトの領収書なども、スキャナ保存と同様にfreeeにアップロードするだけで保存が完了。

電子取引データもそのまま保存

さらに、銀行やクレジットカードのWeb明細も連携設定するだけで、自動で保存完了。連携された入出金明細は、freeeが勘定科目などを推測したり、処理ルールを設定すれば自動化したりできます。

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

freee会計では、請求書、領収書など受発注書類を発行できます。発行した書類はメール添付やfreeeによる郵送代行もできます。

さらに、無料で付帯しているスマート請求書機能を使えば、取引先がダウンロードしたかどうかも自動で記録されます。

freee会計で発行した請求書などの受発注書類は、わざわざ保存のための作業をしなくても、自動で電子帳簿保存の要件を満たして保存されます。

また、freee会計以外にも、フリーランスや個人事業主の受発注に特化した無料サービス・スマート受発注も、電子帳簿保存法に対応しています。受注者と発注者がクラウド上で共同で情報を編集し合うことで、入力した情報は自動で引継ぎされるため、転記作業は一切不要。またファイルを出力などをすることなく、全て電子データとしてサービス内でやりとりを完結することができます。

会計帳簿は電子のまま保存

会計帳簿は電子のまま保存

freee会計なら、スキャナ保存・電子取引保存はもちろん、帳簿の保存もできます。電子帳簿保存法のすべての類型にすべてのプランで対応しており、追加料金はかかりません。
面倒な書面の保存はもう不要です。

業務委託先との契約・発注・請求・支払をまるごと管理

freee業務委託管理は、業務委託先との契約・発注・請求・支払を一元管理するクラウドのサービスです。下請法、フリーランス保護新法、インボイス制度、電子帳簿保存法など法令に対応した安全な取引を実現できます。