受発注の基礎知識

支払管理は何をすれば良い?効率的に行う方法をご紹介

支払管理は何をすれば良い?効率的に行う方法をご紹介

企業同士の取引においては、相手方から請求書が送られてきてから支払いを行います。お金に関わる重要な業務であるからこそ、ミスや手違いが起こると会社の信用にもかかわってくるので注意が必要です。支払管理に関する業務の基本的な手順を把握したうえで、ミスをなくしたり作業負担を減らしたりする取り組みを進めていきましょう。今回は、支払管理を行うポイントと効率化のための方法を紹介します。

目次

支払管理とは?

支払管理は名前の通り、支払いを管理する業務のことであり、仕入先から請求を受け、支払い、消込までの一連のお金のやり取りを管理することを指します。支払管理を円滑に行うことは企業にとって重要であり、支払いの遅れが生じないよう取引先とのやり取りをスムーズに進める必要があります。

逆に支払件数が増え、支払管理を行わないと経理業務が停滞してしまい、請求書の回収漏れや支払漏れなどが発生してしまうケースも珍しくありません。支払管理の必要性とステップを十分に理解したうえで、滞りなく取り組むことが大切です。

支払管理の必要性

支払管理が企業にとって重要な意味を持つのは、支払いに漏れや遅れが生じてしまうと会社の信頼性が揺らいでしまうからです。取引先から請求書が送られてきているにもかかわらず、支払管理にミスが起こってしまえば、信頼を落としかねません。

また、適切に支払管理を行うことは、企業の内外でのお金の流れを把握することにつながります。経営の健全性を図るうえでも重要であり、支払管理のあり方を定期的に見直すことは企業全体にとってプラスに働きます。

支払管理でやること

支払管理で取り組むべきことは決まっており、各手順を漏れなく進めていくことが大事です。それぞれの作業について紹介します。

請求書の回収

支払管理をするために大前提必要になるのが、発注した物や業務委託などに対する請求書の回収を漏れなく行うことです。支払管理は請求書に記載されている支払期日や金額などの項目をもとに行います。

そのため支払管理をどれだけきっちり行ったとしても、請求書が間違えていたり、回収漏れが一つでも発生すると正確に支払管理をすることができません。

エクセルなどで回収状況を把握し、請求書の内容に誤りがないか二重でチェックすることで請求書の間違えや回収漏れを防ぐようにしましょう。

支払管理表の作成

支払管理では、まず取引先からの請求書を確認して、支払方法や期限などをチェックします。請求書の内容に基づいて支払管理表(支払予定表)を作成して、情報を一元化することが大切です。

請求書ごとに金額や支払期限などが異なるので、社内でルールをしっかり作って共有しておきましょう。ルールを明確化することで、間違いやミスに気づきやすくなります。

振込、転記、消込

支払管理表を作成したら、次に振込作業を行います。金融機関で直接振込作業を行うだけでなく、自動振込やオンライン決済を活用すると便利です。

振込先が複数あり、支払期日はバラバラだとミスにつながりやすいので注意しましょう。支払管理表と照らし合わせて、振込に漏れや誤りがないかを確認します。

振込作業が完了したら出金伝票に記帳します。転記する項目は、出金日・支払先・支払方法・支払金額などです。

最後は消込作業によって、取引と支払いが一致していることを確かめます。支払いを行うたびに消込作業をすることで、買掛残高を管理します。

支払管理の課題

支払管理において課題となるのは、管理のために手間や時間がかかってしまう点が挙げられます。支払管理表を作成していても、取引や支払いは日々発生するものなので、人為的なミスが発生するリスクもあります。

また、支払処理が完了しても請求書などを長期間保管する必要があり、管理に手間がかかります。必要に応じて書類を取り出せるようにファイリングするだけでも、膨大な作業量となってしまいがちです。

支払管理を効率化するには

支払管理のミスをなくし、効率化するためには業務のデジタル化が欠かせません。ここでは、エクセルで管理する場合とシステムで管理する場合について紹介します。

エクセルで管理する

エクセルで支払管理を行うときは、支払い関する必要項目をまとめた支払管理表を作成することと効率的です。盛り込むべき項目としては、支払日・支払先・支払内容・支払金額などが挙げられます。

ただし、取引の数が多くなれば管理が煩雑となり、転記ミスなども起こりやすくなります。ミスが生じても間違いに気づくまでに時間がかかってしまい、修正作業に多くの労力が必要となってしまうケースもあります。

処理方法を統一し、経理担当者が共通のフォーマットを使用するなどして、ミスを防ぐ仕組みを整えることが大切です。

システムで管理する

取引の数が多く、支払管理が大変な場合は会計システムを導入して管理する方法もあります。経理処理に特化したシステムであれば、あらかじめ必要な機能が用意されているので、導入後の運用もスムーズに行えます。

クラウド上で管理できるシステムであれば、関係者同士の情報共有が行いやすく、ミスがあってもすぐに修正できます。場所を選ばずにどこでもアクセスできるので、コロナ渦におけるリモートワークの最中においても、リアルタイムで支払状況を確認可能です。

freee受発注は受注者と発注者が共同でサービスを利用することで、請求書の回収から支払管理まで一元管理することが可能です。転記作業は一切発生しないため、請求書のミスや回収の手間も省くことができます。

まとめ

取引先からの請求に対して支払いを適切に行うことは、経営の健全性や会社の信頼性を維持するうえで重要です。しかし、振込や転記作業は取引の数が多いほど大変であり、業務の効率化を図っていくことが欠かせません。クラウド上で管理を行えるシステムを導入すれば、関係者同士の情報共有がスムーズになり、経理業務の負担をうまく軽減できます。支払管理は日々行わなければならない業務だからこそ、効率化していく仕組みを整えることが大切です。

電子帳簿保存法に対応したfreee会計を活用しよう

freee会計を使えば、日々の業務を行っていれば保存のための特別な作業をしなくても、帳簿・スキャナ保存・電子取引のすべての類型について、適正に保存が行うことができます。

freee会計

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙を受け取ったらその場で撮影しfreeeに保存。保存のために記録が必要な事項は、freeeが自動で推測して入力します。

電子帳簿保存法を知らない従業員も、経費精算のレシート受領から約70日以内にfreeeにファイルをアップロードするだけで紙を廃棄でき、経理が紙を収集しチェック・保存する手間と時間を節約することができます。

電子取引データもそのまま保存

メールに添付された請求書やECサイトの領収書なども、スキャナ保存と同様にfreeeにアップロードするだけで保存が完了。

電子取引データもそのまま保存

さらに、銀行やクレジットカードのWeb明細も連携設定するだけで、自動で保存完了。連携された入出金明細は、freeeが勘定科目などを推測したり、処理ルールを設定すれば自動化したりできます。

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

freee会計では、請求書、領収書など受発注書類を発行できます。発行した書類はメール添付やfreeeによる郵送代行もできます。

さらに、無料で付帯しているスマート請求書機能を使えば、取引先がダウンロードしたかどうかも自動で記録されます。

freee会計で発行した請求書などの受発注書類は、わざわざ保存のための作業をしなくても、自動で電子帳簿保存の要件を満たして保存されます。

また、freee会計以外にも、フリーランスや個人事業主の受発注に特化した無料サービス・スマート受発注も、電子帳簿保存法に対応しています。受注者と発注者がクラウド上で共同で情報を編集し合うことで、入力した情報は自動で引継ぎされるため、転記作業は一切不要。またファイルを出力などをすることなく、全て電子データとしてサービス内でやりとりを完結することができます。

会計帳簿は電子のまま保存

会計帳簿は電子のまま保存

freee会計なら、スキャナ保存・電子取引保存はもちろん、帳簿の保存もできます。電子帳簿保存法のすべての類型にすべてのプランで対応しており、追加料金はかかりません。
面倒な書面の保存はもう不要です。

業務委託先との契約・発注・請求・支払をまるごと管理

freee業務委託管理は、業務委託先との契約・発注・請求・支払を一元管理するクラウドのサービスです。下請法、フリーランス保護新法、インボイス制度、電子帳簿保存法など法令に対応した安全な取引を実現できます。