企業同士の取引においては、相手方から請求書が送られてきてから支払いを行います。お金に関わる重要な業務であるからこそ、ミスや手違いが起こると会社の信用にもかかわってくるので注意が必要です。支払管理に関する業務の基本的な手順を把握したうえで、ミスをなくしたり作業負担を減らしたりする取り組みを進めていきましょう。今回は、支払管理を行うポイントと効率化のための方法を紹介します。

• 支払管理とは？
• 支払管理の必要性
• 支払管理でやること
• 請求書の回収
• 支払管理表の作成
• 振込、転記、消込
• 支払管理の課題
• 支払管理を効率化するには
• エクセルで管理
• システムで管理する
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法

支払管理は名前の通り、支払いを管理する業務のことであり、仕入先から請求を受け、支払い、消込までの一連のお金のやり取りを管理することを指します。支払管理を円滑に行うことは企業にとって重要であり、支払いの遅れが生じないよう取引先とのやり取りをスムーズに進める必要があります。

逆に支払件数が増え、支払管理を行わないと経理業務が停滞してしまい、請求書の回収漏れや支払漏れなどが発生してしまうケースも珍しくありません。支払管理の必要性とステップを十分に理解したうえで、滞りなく取り組むことが大切です。

支払管理が企業にとって重要な意味を持つのは、支払いに漏れや遅れが生じてしまうと会社の信頼性が揺らいでしまうからです。取引先から請求書が送られてきているにもかかわらず、支払管理にミスが起こってしまえば、信頼を落としかねません。

また、適切に支払管理を行うことは、企業の内外でのお金の流れを把握することにつながります。経営の健全性を図るうえでも重要であり、支払管理のあり方を定期的に見直すことは企業全体にとってプラスに働きます。

支払管理で取り組むべきことは決まっており、各手順を漏れなく進めていくことが大事です。それぞれの作業について紹介します。

支払管理をするために大前提必要になるのが、発注した物や業務委託などに対する請求書の回収を漏れなく行うことです。支払管理は請求書に記載されている支払期日や金額などの項目をもとに行います。

そのため支払管理をどれだけきっちり行ったとしても、請求書が間違えていたり、回収漏れが一つでも発生すると正確に支払管理をすることができません。

エクセルなどで回収状況を把握し、請求書の内容に誤りがないか二重でチェックすることで請求書の間違えや回収漏れを防ぐようにしましょう。

支払管理では、まず取引先からの請求書を確認して、支払方法や期限などをチェックします。請求書の内容に基づいて支払管理表（支払予定表）を作成して、情報を一元化することが大切です。

請求書ごとに金額や支払期限などが異なるので、社内でルールをしっかり作って共有しておきましょう。ルールを明確化することで、間違いやミスに気づきやすくなります。

支払管理表を作成したら、次に振込作業を行います。金融機関で直接振込作業を行うだけでなく、自動振込やオンライン決済を活用すると便利です。

振込先が複数あり、支払期日はバラバラだとミスにつながりやすいので注意しましょう。支払管理表と照らし合わせて、振込に漏れや誤りがないかを確認します。

振込作業が完了したら出金伝票に記帳します。転記する項目は、出金日・支払先・支払方法・支払金額などです。

最後は消込作業によって、取引と支払いが一致していることを確かめます。支払いを行うたびに消込作業をすることで、買掛残高を管理します。

支払管理において課題となるのは、管理のために手間や時間がかかってしまう点が挙げられます。支払管理表を作成していても、取引や支払いは日々発生するものなので、人為的なミスが発生するリスクもあります。

また、支払処理が完了しても請求書などを長期間保管する必要があり、管理に手間がかかります。必要に応じて書類を取り出せるようにファイリングするだけでも、膨大な作業量となってしまいがちです。

支払管理のミスをなくし、効率化するためには業務のデジタル化が欠かせません。ここでは、エクセルで管理する場合とシステムで管理する場合について紹介します。

エクセルで支払管理を行うときは、支払い関する必要項目をまとめた支払管理表を作成することと効率的です。盛り込むべき項目としては、支払日・支払先・支払内容・支払金額などが挙げられます。

ただし、取引の数が多くなれば管理が煩雑となり、転記ミスなども起こりやすくなります。ミスが生じても間違いに気づくまでに時間がかかってしまい、修正作業に多くの労力が必要となってしまうケースもあります。

処理方法を統一し、経理担当者が共通のフォーマットを使用するなどして、ミスを防ぐ仕組みを整えることが大切です。

取引の数が多く、支払管理が大変な場合は会計システムを導入して管理する方法もあります。経理処理に特化したシステムであれば、あらかじめ必要な機能が用意されているので、導入後の運用もスムーズに行えます。

クラウド上で管理できるシステムであれば、関係者同士の情報共有が行いやすく、ミスがあってもすぐに修正できます。場所を選ばずにどこでもアクセスできるので、コロナ渦におけるリモートワークの最中においても、リアルタイムで支払状況を確認可能です。

freee受発注は受注者と発注者が共同でサービスを利用することで、請求書の回収から支払管理まで一元管理することが可能です。転記作業は一切発生しないため、請求書のミスや回収の手間も省くことができます。

取引先からの請求に対して支払いを適切に行うことは、経営の健全性や会社の信頼性を維持するうえで重要です。しかし、振込や転記作業は取引の数が多いほど大変であり、業務の効率化を図っていくことが欠かせません。クラウド上で管理を行えるシステムを導入すれば、関係者同士の情報共有がスムーズになり、経理業務の負担をうまく軽減できます。支払管理は日々行わなければならない業務だからこそ、効率化していく仕組みを整えることが大切です。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年10月施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

業務委託管理システムを導入する際は、発注業務の担当者が使いやすい環境を整えることも欠かせません。freee業務委託管理は、ご希望に応じて、オンプレミスとの連携や新たな機能の開発などのカスタマイズも可能です。また、LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなど、各種ツールとの連携もできます。

より詳しくサービスについて知りたい方は、無料ダウンロード資料「1分で分かるfreee業務委託管理」をぜひご覧ください。