出金伝票とは、取引や費用の発生によって、会社の保有する現金が出ていったことを記録する伝票です。出金伝票は領収書の代わりとしても活用できるため便利ですが、注意すべき点もあります。

本記事では、出金伝票が使える場面と書き方、活用時の注意点について解説します。

• 出金伝票とは
• 入金伝票・振替伝票との違い
• 出金伝票が活用できる場面
• 慶弔費や接待交際費を支払った場合
• 自動販売機で飲料を購入した場合
• 交通費の支払いにICカードを使用した場合
• 領収書を紛失した場合
• 出金伝票の書き方
• ①取引のあった日付を記入する
• ②支払先を記入する
• ③勘定科目を記入する
• ④摘要を記入する
• ⑤取引金額を記入する
• 出金伝票を活用する際の注意点
• やむを得ないケースだけ活用する
• 改ざん防止を徹底する
• 消費税法にもとづく区分を行う
• 領収書やレシートと同様に保管する
• まとめ
• 経理を自動化し、日々の業務をもっとラクにする方法
• よくある質問
• 出金伝票はどんな場面で活用できる？
• 出金伝票の書き方は？

出金伝票とは、現金を支払った取引や費用について管理するために支払先や金額などを記録する伝票です。

また、何らかの事情で領収書を発行できなかった場合、領収書の代わりに現金による支払いを証明する書類としても出金伝票が使われます。

出金伝票と似た言葉として、入金伝票と振替伝票があります。まずは、これらの伝票と出金伝票がどう違うのかを説明します。

出金伝票以外にも、金銭の移動を記録するための伝票として入金伝票と振替伝票があります。

入金伝票は現金が入ってきたことを記録します。顧客に商品やサービスを提供した際、その対価として現金を受け取ったことを記録するために作成するものです。

一方の振替伝票は、現金支払い以外で金銭のやり取りが行われた場合などに作成する伝票です。銀行振込やクレジットカード決済、小切手や手形の受け渡しなどが発生したケースで使用します。

ただし振替伝票は借方・貸方の両方に勘定科目と金額を記載する必要があります。

出金伝票は主に、現金を支払ったにもかかわらず領収書を受け取れないときに使用されます。

領収書は商品やサービスを提供した側が発行する書類で、出金伝票は自社で発行する書類です。現金で払ったことを自社で証明するしかないときが、出金伝票が活躍するときです。

ただし自社での証明となるため、その事実があったことを補足・証明する書類や事実確認をするために必要な記載を付けるのが望ましいとされています。

具体的には以下のようなケースがあります。

取引先に対するお祝い金やお見舞い金などの慶弔費に対して領収書を発行してもらえないとき、出金伝票を活用します。証明のために参加したことを証明する書類や招待状などもあわせて保管しましょう。

接待交際費が割り勘になり、領収書を発行してもらえなかった場合も、取引先の参加者や参加人数を出金伝票の摘要欄に記録します。

自動販売機からは領収書が発行されません。出金伝票の摘要欄に飲料の価格や本数、購入した目的などを記載することで経費として計上できます。

会議やセミナーの出席者に向けて自動販売機で飲料を購入した場合は、その開催を証明できる資料や書類が出金伝票の必要性を補足できます。

電車やバスなどの交通費を現金で支払ったときも出金伝票が使えます。ただし、タクシー代など領収書がもらえる場合は、基本的に出金伝票は作成しません。

行き先や移動の目的を証明できる資料があると、事業の用で移動したことを説明できます。

領収書を紛失してしまったケースで出金伝票を活用する場合があります。領収書の発行元に再発行してもらうのが理想ですが、発行元としては再発行の義務はありません。依頼が難しい場合は出金伝票で代用します。 ただし、領収書がないと、税務署の調査で現金の支払い先に確認が入ることもあります。出金伝票には必要な情報を正しく記載し、実際に支払いがあったことを証明できるようにしておきましょう。

出金伝票には、現金の支払いが発生した経緯などの情報をなるべく詳しく記載する必要があります。具体的な項目は、以下のとおりです。

日付には現金を支払った日を記載します。出金伝票を作成した日付ではありません。

支払先には、現金を支払った相手先を記載します。購入・利用した店や企業名などが支払先に該当します。

勘定科目には「消耗品代」「旅費交通費」「接待交際費」「慶弔費」など該当する科目を記載します。勘定科目の記載ルールが社内で決まっている場合は、ルールに従って記載します。

摘要には取引の内容を記載します。取引の内容は誰が見てもわかるように、交通費であれば乗車区間、慶弔費なら相手方の名前を記載しておきましょう。

取引金額には、実際に取引で支払った現金の額を記載します。割り勘の場合は、総額にかかわらず自分が支払った金額のみ記載します。

出金伝票は領収書がない場合などにも役立つため便利ですが、活用する際には以下の点に注意が必要です。

原則として、出金があった場合には証明する領収書の提出が前提です。

出金伝票は、やむを得ないケースのみ使用しましょう。領収書のもらい損ねで出金伝票の多用につながらないよう、領収書は必ずもらいます。

会社によっては出金伝票を代用できる金額の上限を設けているケースもあるため、運用ルールに注意しましょう。

出金伝票はあくまでも自己申告であるため、税務調査の際に細かく調査される可能性があります。調査が入った際に疑われないように、内容が証明できる書類をあわせて保管し、正しく管理することが重要です。

税務調査では、伝票番号を確認されるケースがあります。伝票の一部が抜けていると不正を疑われる可能性もあるため、誤って記載してしまった場合も書き損じた伝票は処分せずに保管しましょう。

軽微な修正で済むようなら、別の伝票に書き直さず、訂正印を押して対処する方法もあります。第三者による意図的な修正とみなされないように、修正液の使用は控えましょう。

出金伝票を使用する場合、軽減税率を考慮し消費税法にもとづいた区分をしたほうがよいでしょう。特に飲食店など、税率が混在する店舗を経営している場合は額が大きくなるため重要です。

軽減税率の対象となるアルコール類・外食を除く飲食料品や定期購読契約をしている新聞などについては、標準税率が適用される場合の取引とは伝票を分けたり、税率が異なることを明記したりしておきましょう。

なお、3万円未満の取引であれば、請求書や出金伝票などの保存を要せず、法定事項を記載した帳簿を保存することで仕入税額控除の適用が可能です。ただし2023年10月以降はインボイス制度の導入開始にともない、一部の例外を除いて、出金伝票では仕入税額控除が適用されません。

出典： 「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A」

出金伝票は、法律で決められた期間の保管が必要です。法人税法上では、領収書やレシートと同様に7年間、会社法上では保管期間が10年間とされています。

なお、青色申告書を提出した事業者で欠損金額が生じた事業年度の場合には、10年間の保存義務があります。

出金伝票は、現金の支払いがあった場合に現金の支出を記録する、自社で発行できる書類です。

領収書がない際に代用として活用できますが、原則として領収書の提出が必要であることを覚えておきましょう。

やむを得ず出金伝票を活用する際も、税務調査の際に改ざんを疑われないように、できるだけ証明の役に立つ書類をあわせて残しておくよう心がけてください。

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出金伝票は現金で支払い、相手方から領収書が発行されなかった場合に、領収書代わりとしても活用できます。

具体的な活用場面については記事内「出金伝票が活用できる場面」で解説しています。

出金伝票には取引のあった日付などの情報を、できるだけ詳細に記載する必要があります。

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