会計の基礎知識

出張費精算の基礎知識

会社での業務では必要に応じて出張業務が発生することが少なくありません。旅費や交通費、また宿泊費など様々な経費が発生します。会社によって経費処理は異なり、出張費精算の方法も規定により変わってくるでしょう。今回は出張費精算の基礎知識を解説していきます。

目次

出張費とは

一般的に出張とは通常の勤務地以外に出向き業務をすることとされていますが、遠隔地でホテルなど宿泊施設に一泊以上することが多くなります。出張費とは出張にかかる費用で、旅費や交通費また出張手当などがあります。

旅費と交通費は、まとめて旅費交通費を経理処理する会社もありますが、旅費と交通費を分けて経理処理をする会社もあり規定により異なります。

旅費とは遠隔地に出張する際の飛行機や新幹線、また高速代やタクシー代、宿泊費などとされ、概ね100kmが基準とされています。出張費の経費は旅費として精算することが多くなります。宿泊費や実際の交通費以外に、会社規定により出張手当も旅費として精算する場合もあります。

交通費は、近距離の移動、毎日の通勤における電車やバスなど公共の交通機関の費用や、一般業務での移動にかかる経費となります。通勤手当は交通費となり、毎月の給与と一緒に非課税扱いとして従業員に支払いをするのが一般的です。

出張手当とは

出張手当とは、出張に伴い実際にかかる交通費や宿泊費以外での食費などの諸費用に対する手当とされています。通常の勤務地以外に出張することによって負担がかかるためそれを補うための手当として支給され、会社規定により役職や出張先などにより金額が異なることが一般的です。

会社規定で出張手当について定められていれば、旅費や交通費などと同じように非課税として支給することができますが、通常業務の範囲で営業手当などとして支給した場合には給与の一部としてみなされ課税所得となります。

出張手当はいくらが適正なのかということは一概にはいえませんが、役職により金額を決めている会社が多いようです。会社規定を確認するようにして、まだ規定がないようであれば早急に整備するようにしましょう。

出張費の精算方法

出張費の精算の流れを大まかに説明していきます。 業務で必要となり出張する場合、上司から業務命令だけでなく社員本人が申請することもあります。どちらにしても出張申請書を作成提出することとなります。以下が出張費精算までの流れとなります。

1.出張申請書
まず出張者本人がその出張に関する必要項目を記載し上司の承認をもらいます。出張の目的、日程、飛行機や新幹線などの利用予定の交通機関などを記載します。会社によっては飛行機などのチケットの手配を総務などが行う場合もあります。
2.出張費用の仮払金の申請と受領
会社により出張費の仮払金を認めています。出張先で現金を必要とする、接待や贈答品の購入が必要で経費がかなりかかる場合があります。事前にしっかり確認しておくようにしましょう。
3.出張申請書の提出
上司の承認をもらった出張申請書を人事部に提出し、出張中に欠勤扱いとならないようにします。人事部での勤怠管理上で出張扱いとし、社員の出張先や業務内容を把握しておくための書類です。
4.出張
出張申請書が受理され事前手続きが済んだら実際の出張に向かいます。出張中の予定など記しておき、また連絡先を伝えるようにしましょう。実際に利用したバスや電車などの費用を記録しておくとともに、領収書は全て保管しておくことを忘れないようにしましょう。出張後の精算で必要となります。
5.出張費用の精算
出張から帰社すると出張費の精算となります。実際にかかった交通費や宿泊費、接待費や手土産代など様々な経費を会社の規定により精算します。精算は社員本人が処理する場合や、人事や経理が処理する場合のどちらもあり、不明な点は総務や経理に確認をとりましょう。
6.出張報告書の作成
最後に出張報告書を作成して出張業務が終わります。出張における報告書では、出張先や目的、出張における成果や今後の課題などまとめる書類です。上司の承認をもらって社内で保管します。人事部長や社長などが閲覧する場合もあるため、しっかりと作成しましょう。

出張申請書の書き方

出張申請書を詳しく確認していきます。会社規定で若干異なりますが基本的には同じような書類となるようです。出張申請書での記載項目は以下の通りです。

  • 出張申請書(表題)
  • 申請年月日
  • 申請者の所属や氏名
  • 出張先や出張目的
  • 出張中の滞在(宿泊)先と連絡先
  • 出張日程と出張費用
  • 日当費用
  • 同行者の有無
  • 出張先での業務内容
  • 上司の承認欄

日程や費用など事前に確認して間違いがないように記載しましょう。

領収書の必要性

出張を含め会社の業務でかかった費用は全て領収書を保管しておくことが望ましいのですが、実際は難しい場合があります。領収書が難しいものとしては電車やバスなど公共の交通機関がありますが、私鉄やJRまたはバス路線はその交通費を公表しています。

領収書ではなく実際に利用した日にちや区間、費用など手帳に記録しておきましょう。領収書がなくてもきちんと記録していれば税務上の経費として認められます。ただし、基本的に税務上の経費として認められるためには領収書が必要です。領収書がない経費は支払いができないと規定している会社もあります。

出張において領収書が出ない費用負担がある場合もあるため出張手当で対応するように規定を見直すようにしましょう。領収書がないと税務調査で経費として認められないこともあるため、経理でしっかり確認する必要があります。

まとめ

出張費精算は金額が高額になる傾向にあるため、領収書のチェックはもれなく行う必要があります。また出張申請書と領収書を見比べて、妥当な支出かどうかも確認するようにしましょう。

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