会計の基礎知識

予実管理表の作り方を解説

予実管理を徹底することで、着実に経営目標に向かって会社を誘導していくことができます。そしてそのためには、見た目にもわかりやすい予実管理表が必要不可欠です。

ここでは、予実管理表の作り方について解説します。

予実管理表の作り方を解説

目次

予実管理とは

利益目標となる予算をたて、予算と実績を比較し改善していくのが予実管理です。
この予実管理をまとめて経営会議や幹部会議などで使う資料が予実管理表です。予実管理表は月次予算と実績を比較して予算達成がどこまでできたのか、またできなかった部署やその原因は何なのかを見極めていく重要な書類です。

予算に足りていない部署があったとしても、つるし上げるようなことはしてはいけません。未達成があることを、人的な要素でみるだけであれば予実管理表はほとんど意味をなさなくなります。数値としてでている以上、その数値を改善いていくものとしていきましょう。

予実管理表を作るメリット

予実管理表を作るメリットは予算と実績を数値化することで、企業の業績の弱点がわかることでしょう。弱点がわかれば数値をもとに改善していくために、対策を講じることができます。過去1年分の月次試算表からデータをとることで、売上、経費、利益、または損失など細かく確認していきます。

月次試算表は、資産や負債などの残高科目、また売上や経費など損益科目があります。
予実管理表では損益科目を抽出し、前年同月など過去の実績から予算をたてていきます。予算をたてたら、予算を達成できるように業務に勤しむことになります。予算をたてることで利益目標ができ、実績と比較することで目標までの達成率がわかります。
科目ごとの達成率を確認することで、毎月の売上や販売費などを予算と実績の差を確認して、乖離が大きいようであれば早急な対策をとることができます。

予実管理表で予算を決めていく際には、すぐに達成できるような数値にしないことです。達成できるかできないかを見極めて、簡単ではなく少し難しい数値の設定をしていきます。予算は目標の数値として捉えることもでき、どうしたら予算達成できるのかを、または実績と比較して数値として強みや弱点が視覚化できるのは大きなメリットだといえます。
赤字になることなく、最終利益がでれば問題ないということではなく、企業の道標として予実管理表を活用していくことができます。

ただし、予実管理表は作成すること自体を仕事としてはいけません。
本業で利益を上げることを仕事とし、予実管理表はあくまでも企業での経営会議などで確認する資料の一部であることを念頭に置きましょう。

予実管理表をExcelで作る手順

予実管理表は様々なツールもありますが、今回はExcelで作ってみます。

Excelの新規作成で予実管理表を作る
当日発生・当日予算・前年同月の数値を入力。差額・予算比の算定式を追加する
利益の算定式を追加する

上記の予実管理表は月次報告のための一般的な予実管理表です。勘定科目は上から売上から売上原価を差し引き、売上総利益をだしています。さらに下部には販売費として給料手当などを差し引いて営業利益をだしています。営業利益の下部には営業外収益を加算して営業外費用を差し引いた金額として経常利益が入ります。

この予実管理表では売上と売上総利益、営業利益、経常利益は予算よりも高い数値が良く、販売費などの経費は予算よりも低い数値が良いものとなります。
予算達成率は売上利益が95.8%に対して、営業利益は85.7%、さら経常利益で83.7%と下がっていくのがわかります。売上が良くても販売費用が予算以上にかかっている科目があることは注意しなければなりません。

ただ前年同月に対しては、売上が上がっていますが、売上原価も上がっているため売上総利益は下がっていますが、販売費などの経費も大きく下がっているため、予算目標達成とはなりませんが営業利益では前年同月を大きく超えているのがわかります。

累計で利益が出ているか確認する

上記の表は3カ月の累計となります。月次予実管理表と合わせて作成することで、当期は予算に対して実績がどの程度進捗しているのか確認できます。月次でみていくことも大切ですが、累計で利益がでているのか、また最終的には決算で利益をだしていることが最も大切なことです。

月次の予実管理表を作成していきますが、月次予算を達成することに力を入れ過ぎてしまうと、通期での利益が減少する可能性もあります。予算は達成するとは絶対条件ではなく、達成するためには何が足りて何が足りていないのか確認するための予実管理です。

まとめ

予実管理表を作成して活用していくことで、企業の現在の予算に対する実績の達成率がわかります。経営者や幹部だけが予実管理を活用するのではなく、従業員の一人ひとりが予算や実績を意識していくことで利益を伸ばしていくことができるはずです。 そのために、企業それぞれに合った予実管理表を作成して活用していきましょう。

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