会計の基礎知識

経費精算書とは

営業活動をするうえで、必ず発生するのが経費です。その経費をスムーズかつ正確に精算するためには、経費精算書を適切に運用することがとても大切です。

ここでは、経費精算書の基本的な知識や運用上のポイントについて解説します。

経費精算書とは

経費精算書とは

企業活動をしていくうえで従業員は日々営業活動に勤しんでいます。
従業員が営業活動をするとなると取引先に訪問したり、なかには接待をしたりするでしょう。通常業務で使用するような文房具なども一時的に従業員が立替払いをしていることがほとんどです。

従業員が立替払いをした様々な経費を精算するため必要なものが経費精算書となります。会社の業務で出張が多く発生するのであれば、出張費用が高額なることもあるため経費を事前に仮払いすることもあります。

経費精算書の種類

経費精算書の種類はいくつかありますが、主な書類として仮払経費申請書、仮払経費精算書、出張旅費精算書、旅費精算書、交通費精算書、立替経費精算書などがあります。

仮払経費申請書

仮払金とは経費の支出金額が正確に決まっていない場合に、事前に概算で渡しておく現金のことです。従業員が出張する場合など、飛行機や新幹線、また滞在先のホテルの宿泊費、出張先での交通費など様々な費用がかかります。
従業員がこの費用を立て替えるとなるとかなりの金銭的負担となるため、事前に経費の概算金額を申請しておくことで仮払金を出金するようになります。

ただ仮払金は高額になることもあるため、出張先までの交通手段やその費用、滞在予定のホテルやその費用などできる限り詳細にして資料を添付するようにしましょう。出張となれば仮払金の前に出張申請書を作成し提出する必要もでてきます。出張に関する内容を詳細にまとめ、出張の目的や必要な概算費用を上長の承諾を得たうえで申請することとなります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は仮払経費申請書とセットとなる書類です。
仮払経費申請書で仮払いした経費を精算するため、仮払いされた現金がどのように使われたのか、余剰金または不足金があったのかを正確に申告をして、余剰や不足があったものを精算するための書類となります。余剰があれば仮払いした現金を返金してもらい、不足があれば立替をした従業員に支払います。

仮払経費申請書では、支払い予定の金額となる資料を提出し事前に概算費用を会社が従業員に仮払いするものとなります。仮払経費精算書では仮払いされた経費を精算するため、実際に使った金額の証拠となる書類として領収書などを添付する必要があります。仮払経費申請書が提出された後は必ず仮払経費精算書が必要となり、経費の支払いには必ず書類提出が必要となります。

出張旅費精算書、旅費精算書

出張旅費精算書と旅費精算書を別としている会社もあれば、旅費精算書だけでまとめている会社もあり、会社ごとの規定で変わります。基本的には社員旅行でかかった費用や出張でかかった費用を精算するための書類となります。外資系など海外出張が多い会社では、事前に航空券や宿泊先を会社に手配してもらい事前に支払いをしてくれる場合もあります。

その際に主張先でかかった費用を旅費精算とするのか、出張旅費精算とするのか経理に確認をするようにします。旅費精算は会社ごとの規定により細かく決まっていることがあります。社員旅行での食事代やその他の費用が決まっていたり、出張の際に接待交際費の上限が決まっていたりなど、事前に確認をとっておかないとトラブルのもとになります。 正確な経費を確認するためには領収書をとっておくことが必要です。

経費精算書を書くときに気をつけたいこと

経費精算は、従業員が営業活動するうえで必要な経費を立替払いしていた経費を精算することです。従業員は経費精算書を作成し、その根拠となる領収書やレシートを添付し、上長の承認を得たうえで経理に提出をします。

経費精算するために領収書を添付する必要がありますが、なかには領収書がない経費もあります。電車やバスなど公共の交通機関を利用した場合には領収書はありません。また取引先などの慶弔見舞金として祝儀や香典にも領収書がありません。

領収書がないものは経費精算できないのかといえば、そうではありません。
出金伝票を作成し、日付、金額、項目(区間)、目的を記入します。ただ、出金伝票は従業員の自己申告となりますので、できる限り証拠となる書類をそろえておきましょう。

香典や祝儀のコピーや式典の招待状、その他の各種明細書なども保管しておくようにしましょう。

経費精算を効率化する経費精算システム

一般的な経費精算の流れは、従業員が営業活動するなかで旅費や交通費、その他の経費を立替払いしたものが経費精算書で経理に上がってきます。その経費精算書を経理担当が入力しなおす作業をしていきます。そのため経費締め日に経費精算が集中することが多く、経費担当の負担が多くなっています。

今では経費精算システムを導入する会社も増えてきていますが、その大きなメリットとして従業員がそれぞれシステムに直接入力ができるようになることです。パソコンだけでなくスマートフォンも利用することができ、レシートや領収書を撮影して添付する、また公共の交通機関では区間を入れることで申請ができるものもあります。

経費精算システムを導入することで、経理担当だけでなく従業員の経費精算の作業が大幅に短縮できる可能性があります。

まとめ

経費精算書は従業員が営業活動していくなかで、立替払いをした経費を精算するための書類です。経費精算の種類や処理の仕方は、会社の規定などで細かく決まっていることが多いでしょう。

ただし、経費精算処理の作業が煩雑になり過ぎると、営業活動に支障をきたしてしまう可能性もあります。手作業が多く、経費精算処理が負担となっているようであれば経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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