会計の基礎知識

会計帳簿とは

会計帳簿は、企業の営業活動によって日々どのようにお金が動いているのかを知る上で非常に重要な指標です。また、これをもとに作成する財務諸表にも直接影響するため、作成する際には基本的知識を身につけておく必要があります。

ここでは、会計帳簿の基本的な知識について解説します。

会計帳簿とは

目次

会計帳簿とは

会計帳簿とは企業が日々の取引を記録して、企業の資産や経営状況を明らかにするための帳簿です。貸借対照表や損益計算書のもととなる帳簿です。日々の取引を記録して会計史実の原簿となる日記帳、これを貸借に記録する仕訳帳、また勘定科目ごとに整理しておく総勘定元帳などを主帳簿といい、これらの帳簿を補完するための現金出納帳、仕入帳、売上帳などを補助簿といいます。

会計帳簿の分類

会計帳簿には、会計原始記録である日記帳、また日記帳から仕訳をしていく仕訳帳、さらに勘定科目ごとに整理する総勘定元帳の主要簿と、主要簿を補完するための現金出納帳、仕入帳、売上帳などの補助簿に分かれています。

日記帳

初期の簿記として毎日の取引を発生順に記録していく帳簿となります。仕訳帳に記録する前の小書きとなりますが、現在では実質使われていません。

仕訳帳

日々の全ての取引を発生順に記録していく一定の様式を備えた帳簿のことで、取引ごとに借方貸方に分けて記入していきます。日々の取引全てを発生順に記録していくことから仕訳日記帳といわれることもあります。仕訳帳は会計帳簿の一つとして総勘定元帳とともに主要簿となります。

総勘定元帳

総勘定元帳は仕訳帳から転記して作成される帳簿であり、元帳ともいわれ勘定科目ごとに分かれています。全ての取引を記録した仕訳帳の借方貸方それぞれの勘定科目を転記するため、総勘定元帳に転記が正確に行わることは必須となります。

また決算時には試算表をはじめ損益計算書や貸借対照表のもととなる帳簿となります。仕訳帳とともに主要簿となり、企業の全ての資産や負債、また全ての取引が勘定科目ごとに分解されて記録されていることから、元帳を見ることで企業の概要が分かります。

仕訳帳から元帳へ転記する際は手作業で記入をしていたことから、転記ミスなど度々起こっていましたが、最近では会計ソフトを導入して一つの仕分けから総勘定元帳や試算表の作成まで簡単にできるようになっています。

現金出納帳

現金出納帳は補助簿の一つあり、全ての現金取引を記録していく帳簿です。現金による仕入や売上、買掛金の支払いや売掛金の回収、また備品購入など経費の支払いなど全て記録していく帳簿であるため、帳簿上の現金残高と実際の現金残高が一致しているのか確認することができます。また現金出納帳とは別に、会社内での日々の支払いに対応するため小口の現金をおいておき、小口現金出納帳を作成することがあります。

現金出納帳は補助簿となりますが、企業だけでなくフリーランスとして働く自営業者でも作成することで、日々の現金の増減を把握することができます。
現金出納帳は現金の流れを可視化することと、可視化することにより不正の防止の目的もあります。また商売の基本として、現金がどこからいくら入ったのか、どこへいくら使ったのかを確認するためのものです。

帳簿上の現金と実際の現金は一致することが前提ですが、一致しない際には「現金過不足」や「雑損」や「雑収入」として処理をしますが、現金過不足が多いと税務署の心証が悪くなりやすいようです。

仕入帳、売上帳

仕入帳や売上帳は補助簿として、仕入や売上に関する取引を発生順に記録していく帳簿です。仕入帳では仕入ごとに仕入れ先や仕入れた商品の種類、数量、単価などをくわしく記録していきます。仕入帳は仕入元帳のもとになります。

売上帳では販売先の得意先ごとに、売り上げた商品の種類、数量、単価を詳細に記録していく帳簿です。基本は仕入帳と仕組みは同じようになります。

その他の補助簿

その他の補助簿として、普通預金出納帳、当座預金出納帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳などがあります。必要に応じて補助記入帳や補助元帳を記録していくようにしましょう。

会計帳簿と会計ソフト

会計帳簿といえば昔は全て手書きでした。
日々の取引で仕訳帳を記入し、総勘定元帳へ転記をして、勘定科目ごとに集計をして試算表を作成する。決算時期であれば経理の作業量は大変なことであったと思われます。少しでも転記ミスがあれば、金額が一致することはなく原因究明をするだけでも膨大な時間がかかることは安易に予想できます。そうなると日常業務にも支障をきたしてしまい、営業活動にも悪影響を与えてしまうでしょう。 経理処理はしっかりとしなければなりませんが、十分な人員を確保していくためには人件費もかかります。

そこで会計ソフトを導入していくことで、経理処理にかかる費用を大幅に削減できます。会計ソフトを導入していくことにより、現金出納帳や預金出納帳、仕入帳や売上帳など様々な帳簿に直接入力することで、総勘定元帳に自動で転記できるようになっています。
一つの作業で同じ金額が総勘定元帳に転記されるのであれば、転記ミスもなくなり転記作業や書き漏らしや転記作業の手間もなくなります。
経理の流れとして帳簿を理解しておくだけで、帳簿作成は会計ソフトを導入してしくことが時間と費用の節約につながるはずです。

まとめ

会計帳簿は日々の取引を記録していき、決算時にはそれをもとに損益計算書や貸借対照表などを作成するため非常に大切なものです。また法律により帳簿の記帳と保管も義務付けられています。業務内容がより複雑になっている会計業務ですが、経理担当者を増やしていくことも検討する必要があるかもしれませんが、その前に会計ソフトを導入することも検討したほうが良いでしょう。

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