会計の基礎知識

会計で使えるエクセルテクニック【IFERROR関数編】

IFERROR関数編

 エクセルは関数を使うことによって利便性が一気に高まりますが、特に会計で重宝される関数にIFERROR関数というものがあります。入力値がエラーであった場合に特定の文字列を表示させたり、あるいは非表示にしたりすることもできます。ここでは、IFERROR関数の概要と使い方についてご説明します。

目次

IFERROR関数とは

 エクセルで数式を用いてデータ入力を行っている時、以下のようなエラー値が表示されることがあります。

#DIV/0!:値を0で割っているため答えが出ないエラー
#N/A:該当する値がない時のエラー
#NULL!:数式の間に「:(コロン)」または「,(カンマ)」が入力されていない時のエラー
#NAME?:数式に使っている関数や名前が間違っている時のエラー
#NUM!:数式に無効な値が入力された時のエラー
#REF!:数式が参照しているセルが削除されたり書き換えられたりした時のエラー
#VALUE!:数式あるいは参照しているセルに問題がある時のエラー

このようなエラー値表示を回避するためにIFERROR関数を使えば、エラーであることが具体的にわかる文言を表示させたり、空白セルのままにしたりすることができます。いずれにしてもエラーの修正が求められます。

IFERROR関数の概要

 関数を使う場合、予め特定の数式を設定することで、どのような値を入力した時にどのような値を返すかを指定することができます。しかし、実際に入力された値が設定範囲外のものであった場合、計算式が実行されずエラー表示が出て修正を促します。

エラー表示は上記の「#DIV/0!」等のように記号で示されるため、慣れていなければ何が起こっているのか理解しにくく、ユーザーは混乱してしまいます。このような状況を回避しスムーズな修正を行うために、IFERROR関数を使ってエラー値をわかりやすい文字列として表示させることができるのです。

IFERROR関数を使う場合、最初の引数に「入力値を処理するための数式」を設定し、次の引数として「エラーが起こった時に表示させる文字列等」を指定します。

例えば、仕入れた商品の種類と数を整理したいケースを想定し、B列のセル5に商品名を、C列のセル5とD列のセル5に各月の仕入れ数を入力します。ユーザーは2か月分の仕入れ数を合計したいので、正しく値が入力されれば自動計算された合計値がE列のセル5に表示されることになります。

仮にC列のセル5とD列のセル5に誤った値が入力された時、エクセルはエラーであることを知らせるために「#VALUE!」等の値を返してきますが、ユーザーにはわかりにくいため、「未入力」と表示させたいとします。この場合に設定するべきIFERROR関数は以下の通りとなります。

=IFERROR(C5/D5,“未入力”)

C5とD5に誤った値が入力された場合は「未入力」と表示させる、という意味になるので、正しく値を入力すれば指定した数式に基づいた結果が表示され、誤った値を入力すれば「未入力」と表示されます。

VLOOKUP関数との違い

 VLOOKUP関数とは、元になる一覧表データに基づいて、指定範囲から検索条件に合致するデータを抽出するための関数です。例えば商品番号のある商品一覧表を予め作成しておき、VLOOKUP関数を使用することで商品番号を入力するだけで、該当する商品情報を取得し表示させることができます。

予め作成しておく商品一覧表を「A」、商品番号入力欄を「B」、検索結果の表示欄を「C」とした時の関数は以下の通りとなります。

=VLOOKUP(「商品番号入力欄B」,「商品一覧表A」,「検索結果表示欄C」,「TRUEまたはFALSEの指定」)

TRUEを指定すると、検索時に完全一致する値がない場合、最も近い値を探して表示させることができます。FALSEを指定した場合、検索情報と完全一致する値だけを探して表示させます。

一覧表に基づいて必要な情報を検索表示してくれるVLOOKUP関数は非常に便利ですが、検索情報が未入力だとエラー表示が起こることになります。そこでIFERROR関数を同時に利用し、エラーが起きた場合の表示方法を指定して、より使いやすく理解しやすいシートを完成させることができるのです。

IFERROR関数でエラーを非表示にするやり方

 上述の通り、「=IFERROR(C5/D5,”未入力”)」等と指定しておくことで、誤った値に対して具体的なエラー文言を表示させることができるIFERROR関数ですが、エラー時に何も表示させないようにすることもできます。この場合、

=IFERROR(C5/D5, ” ”)

のように、ダブルクォーテーション内に何も文言を指定しなければ、エラーがあった場合は空白のセルのみが表示されます。

もし、C列のセル5からE列のセル5までの値に対してエラー時の非表示を指定する場合は、

=IFERROR(C5/E5,” ”)

と書き換えていけば良いことになります。

まとめ

 IFERROR関数を使うことで、間違った値を入力した時にエラーを自動的に認識し、特定の文字列を表示させたり空白のセルにしたりできることがわかりました。関数を使わなければ、都度自分で計算して合計値を入力する必要があり、仮に間違った値を入力しても気付かないことも考えられます。会計業務では計算にミスは許されないため、関数を活用してより効率的かつ正確性の高い仕事を実現してみましょう。

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