会計の基礎知識

会計で使えるエクセルテクニック【SUM関数編】

会計で使えるエクセルテクニック

 会計でエクセルを使う場合、SUM関数を利用すると合計額を容易に算出することができます。会計業務では常に計算を行い、ミスのない合計を出すことが必要であるため、SUM関数は非常に役立つ方法となります。ここでは、SUM関数の種類や使い方についてご説明します。

目次

SUM関数とは

 使い方を覚えてしまえば非常に便利なSUM関数について、概要と数式をわかりやすくご説明します。

SUM関数の概要

 入出金管理や売上、仕入等、会計業務では数多くの数値をエクセルに入力して計算することが頻繁にあります。手作業での計算は間違いを起こす可能性がありますが、SUM関数を使えば、指定範囲内の数値についてミスのない合計額を出すことができるのです。ただし、計算し合計できるのは数値だけであるため、関数内に文字列を入れてしまうと正しい値が表示されません。

SUM関数と式

 SUM関数では「=SUM(計算したいセル)」という数式を用い、どこからどこまでの範囲を合計したいかによって指定が変わります。

A1セルからC5セルまでの全ての範囲の数値を合計したい場合は「A1:C5」と指定し、セル番地の間はコロンで分けます。

バラバラに所在する複数のセルを合計したい場合は「A1,A4,C3」と指定し、セル番地の間はカンマで分けます。するとA1とA4とC3の合計が算出されます。

複数範囲のうち共通する部分だけを合計したい場合は「A1:D4 C3:E3」と指定し、セル範囲の間はスペースで分けます。するとA1からD4までの範囲とC3からE3までの範囲で共通するC3からD4までの合計が算出されます。

なお、エクセルの機能としてリボンに表示されている「オートSUM(Σ)」というコマンドをクリックすれば、SUM関数が自動的に機能し指定範囲の合計を出してくれます。

SUMIF関数と式

 SUM関数よりさらに高機能な自動計算が可能なのがSUMIF関数と言うものです。複数の対象範囲から検索条件に適うものを選び出し、それらを全て合計することができるので、やや複雑なデータ集計が容易に可能となります。

例えば、A1セルからA10セルまで異なる取引先名が、C1セルからC10セルまで各取引先に対する売上が挙げられており、そのうち「A商会」に関する売上だけを抽出して合計したい場合、数式は「=SUMIF(検索対象範囲,”A商会”,合計対象範囲)」というルールに従って記述します。検索対象範囲は取引先が羅列されているA1からA10、検索条件は「A商会」、売上データはC1からC10だとすると、数式は、

=SUMIF(A1:A10,”A商会”,C1:C10)

となります。セルの範囲指定は「:(コロン)」で行い、文字列は「”(ダブルクォーテーション」で囲います。

SUMPRODUCT関数と式

 指定した範囲内にある数値を掛け算して合計値を求める際には、SUMPRODUCT関数を用います。例えば、商品Aの単価がA2セルに、販売数がB2セルに入っており、商品Bの単価がA3セルに、販売数がB3セルに入っていたとします。商品Aと商品Bの合計販売価格を算出したい場合、A2セルからB2セルまでの積とA3セルからB3セルまでの積を合計すれば総合計が算出できることになります。

この時のSUMPRODCT関数の数式は、「SUMPRODUCT(範囲セルの開始:範囲セルの終了)」となるため、具体的には「=SUMPRODUCT(A2:A3,B2:B3)」と指定して合計額を出します。複数のセル範囲を指定する場合は、「,」で区切ることで指定できます。

SUM関数で合計を計算する

実際にSUM関数を使った計算を行ってみます。A列には4月から6月までの各月が、B列には各月の売上が入力されています。

A B
4月 1,000,00
5月 980,00
6月 1,120,00
=SUM(B2:B4)

B2からB4までの売上額の合計を出したいので、B5セルをクリックして「=SUM(B2:B4)」と記入します。すると自動的にB列指定範囲の数値が合計されるので、総売上額も瞬時に確認することができます。

SUMIF関数で部門別の合計額を計算する

 日別の売上表と各取引先に対する売上集計表がある場合、日別の売上表から各取引先に該当する数値だけを抜き出して計算し、取引先別の集計表に転記する必要があります。この場合はSUMIF関数を用います。

毎日の売上について、C3セルからC10セルの間に取引先名が、D3セルからD10セルの間に各取引先に対する売上額が記載されているとします。これら日別の売上表を整理するために、同シート内に集計表を作成し、F3セルからF5セルまでに取引先名を、G3セルからG5セルまでに各取引先に対する売上合計額を入力しなければなりません。

G3セルが「A商会」に対する売上合計額セルとした時、同セルに「=SUMIF(C3:C10,”A商会”,D3:D10)」と入力すれば、関数が機能し、A商会と結びついている数値を自動的に合計してくれます。

SUMPRODUCT関数で数量と単価から計算する

 商品ごとの販売数と単価から総売上額を算出したい場合は、SUMPRODUCT関数を用います。

A1セルからA10セルに商品名、B1セルからB10セルに各商品の単価、C1セルからC10セルに販売数が入力されていたとします。この時、D列のセルには各商品の販売合計額を入力し総合計額も算出しなければなりません。

この時「=SUMPRODUCT(B1:B10,C1:C10)」という計算式を総合計セルに入力すれば、自動的に各商品の販売額と総合計額が表示されることになります。

まとめ

 手作業で計算し合計額を求めていると、どうしても集中力が落ちて間違いを犯しやすくなってしまいます。しかしSUM関数を用いることで、ミスのないスピーディーな計算が可能になり、作業の正確性と効率が大幅に改善されます。計算したい内容によってSUMIF関数やSUMPRODUCT関数を使い分ける等して、よりストレスの少ない快適な作業環境を実現していきましょう。

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