自社でオウンドメディアを運営する際、必要なコンテンツを確保するために「記事外注」の利用を検討することがあります。特に多くの記事を必要とする場合、外部のリソースを有効に活用するのが欠かせません。

しかし、実際に外注ライターを募ろうとしても、どのように集めるべきか悩んでしまうことも多いと思います。

本記事では、ライティング外注で押さえるべきポイントと発注管理をスムーズに行う方法を解説します。

• 記事外注ライターを探す方法
• クラウドソーシングを使う
• 自社サイトで募集する
• 業者に依頼する
• ライターの選ぶ際の確認ポイント
• 実務スキル
• コミュニケーション
• ライターを評価する方法
• 少数の記事を外注してみる方法
• 期間を定めて継続するか評価する方法
• 記事外注の注意点
• 意外とかかる事務コスト
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法

業務委託として記事を作成してもらう外注ライターを見つけるには、いくつかの手段があります。それぞれのポイントについて紹介します。

クラウドソーシングとは、Webを通じて不特定多数の中から自社が求める人材を見つけるサービスを指します。依頼する業務内容によって、プロジェクト式・コンペ式・タスク式などの方法があり、クラウドソーシングサービスを提供する会社を介して人材を募ります。

人材を集めるために手数料が発生するものの、短い期間で必要な人材を集めなければならないときに役立つサービスです。

人材を確保するまでに時間はかかりますが、自社のWebサイトなどを通じて募集をかける方法もあります。メリットとしては余計なコストがかからない点と、自社の事業や業務を理解した人材を集めやすい点です。

短期間で人材を集めるというよりは、年間を通じて人材を募り、同時に自社のアピールも行っていくといった使い方になります。

特定のスキルを身につけている人材を求めていたり、短期間で多くのライターを見つけようとしたりするときは、自社で取り組むだけでは限界もあります。効率的に人材を集める手段として、専門業者に依頼をするのも1つです。

豊富なノウハウと実績のある専門業者であれば、人材募集に必要な業務をすべて任せられます。ただ、業者に支払う手数料などのコストがかさんでしまうため、どの程度の予算をかけるのかを精査する必要があります。

必要な応募が集まったら、次に自社が求める人材を選考する必要があります。良いライターを選ぶときにチェックすべきポイントについて解説します。

業務を任せるにあたって、まずは業務遂行のために必要な実務スキルを備えている人材であるかを見極めましょう。書類選考でこれまでの実績を見るだけでなく、サンプル記事を提出してもらったり、企画書を練ってもらったりしてスキルをきちんと備えている人材かを判断します。

また、選考後のミスマッチを防ぐため、事前に出す募集要項などに自社が求めているスキルや経験をはっきりと明示しておくことも大切です。

記事制作の外注は、単に依頼をした原稿を書いてもらえば終わりというものではありません。制作途中でやりとりを行ったり、修正対応をしてもらったりとコミュニケーションを取りながら進めていくものです。

そのため、社会人としてのコミュニケーションスキルをきちんと身につけている人材を選ぶようにしましょう。連絡のやりとりがスムーズに行えなければ、制作進行に影響が出てしまうので注意が必要です。

充分なスキルを備え、しっかりコミュニケーションが取れる人材を見つけても、初めから大量の発注をかけるのはリスクが伴います。外注で失敗するリスクを減らしつつ、ライターの実力やコミュニケーションを評価する方法もあります。

最初は少数の記事を外注して、「納期を守るか」「クオリティは担保されているか」といった点を見極めるのも一つの方法です。コストや時間に余裕があれば、同じ内容の記事を同時に発注することで、クオリティを比較する方法もあります。

事前に期間を定めて発注するのも一つの方法です。一定期間、仕事を継続して依頼することで、執筆内容の指摘や修正を依頼した際に、どの程度柔軟に対応できるかを評価することが可能となります。業務委託契約を交わす際に委託期間や評価方法などを話し合っておきましょう。

信頼できるライターには継続して依頼が行える仕組みを整えるためにも、どの程度の期間で業務を依頼するかを決めて、双方が安心して取り組める状況を整えることが肝心です。

記事を外注する際に気をつけておきたいことは、記事制作と並行して発注管理も行わなければならない点です。事前に決めておかなければ事務作業の負担が大きくなってしまうので、ポイントについて解説します。

複数のライターに記事を外注する場合、進捗管理や発注管理に意外と手間がかかってしまいがちです。特に見積書や発注書、請求書のやりとりはミスがあると余計な工数が増えてしまいます。

チャットツールなどを活用して緊密にコミュニケーションを取りながら、発注にまつわる業務をシステム化していくことが欠かせません。社内のリソースを適切に把握した上で、足りない部分をシステムで補ってみましょう。

記事の外注が必要なときには、さまざまな方法で外部からライターを募集できます。自社が求める人材を確保するためにライティングスキルだけでなく、コミュニケーション能力などの面もきちんと見極めてみましょう。また、実際に業務を委託する段階では、進捗管理や発注管理に意外と手間がかかってしまいがちです。クラウド上で情報共有を行い、発注書の作成などを自動化することで、事務負担の軽減を図ってみましょう。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年10月施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

業務委託管理システムを導入する際は、発注業務の担当者が使いやすい環境を整えることも欠かせません。freee業務委託管理は、ご希望に応じて、オンプレミスとの連携や新たな機能の開発などのカスタマイズも可能です。また、LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなど、各種ツールとの連携もできます。

より詳しくサービスについて知りたい方は、無料ダウンロード資料「1分で分かるfreee業務委託管理」をぜひご覧ください。