信書とは、特定の相手に対して意思や事実を伝える文書のことです。もし誤った方法で送ってしまうと郵便法違反となり、懲役や罰金が科せられるリスクがあります。

本記事では、信書の基本的な定義から、信書に該当するもの・しないものの具体的なリスト、そして正しい郵送方法について詳しく解説します。

• 信書とは
• 信書に該当するもの・しないもの
• 信書を送る正しい郵送方法
• 日本郵便で信書を送れるサービス
• 信書を送ってはいけないサービス
• 違反した場合の罰則
• 信書（契約書）の郵送コストと手間をなくす方法
• 電子メールで送る
• クラウド型電子契約システムを利用する
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問

信書とは、特定の相手に対して意思や事実を伝える文書のことです。契約書や請求書、住民票の写しなどの証明書が該当します。

郵便法および総務省のガイドラインでは、以下のように定義されています。

簡単に言うと、「誰か（特定の人）に向けた手紙や連絡文書」は原則として信書になります。一方で、不特定多数に配るチラシや、文字の書かれていない物品は信書にはなりません。

文書が信書にあたるかどうかは、以下の3つの要素で判断されます。

なお、顧客や取引先の意思・事実が会社に到達すれば信書の送達は完了となります。

たとえば、最初に受け取った支店などで受付処理を済ませていれば、その時点で信書の送達は完了とみなされます。よって、契約書やその写しを社内の他拠点に送付する場合は、信書の送達には該当しません。

ただし、受け付けた契約書について「本社で承認してほしい」「支払い処理をしてほしい」といった受取側の意思が表示されたものを社内拠点間で移送する場合は、信書の送達に該当します。

信書に該当する文書には、以下のものが挙げられます。

これに対して、信書に該当しない文書は以下のとおりです。

信書は法律により、日本郵便（郵便局）および国が許可した「信書便事業者」しか送達することができません。

日常的にもっとも利用しやすいのは日本郵便の以下のサービスです。

上記のサービスに収まらない厚みのある信書や特殊な形状のものを郵送したい場合は、特定信書便事業者を利用します。

特定信書便事業者一覧は総務省のホームページより確認できます。

なお、信書を郵送する際には、封筒などに「親展」という文字を記載すべきか迷うケースもあるかもしれません。親展とは、一般的に宛名となっている本人に封を切って読んでほしい意味で記載するものです。信書に該当するかは文書の内容次第なので、必ず親展と書く必要はありません。

これに対して、以下のサービスは「荷物（貨物）」を送るためのサービスであり、信書を送ることは法律で禁止されています。

たとえサイズが小さくても、上記のサービスを利用して信書を送達してはいけません。

信書便法（民間事業者による信書の送達に関する法律）および郵便法により、許可されていない事業者が信書を送ること、また利用者がそれに依頼することは禁止されています。

違反した場合、「3年以下の懲役または300万円以下の罰金」が科される可能性があります。送り主だけでなく配送業者にも迷惑がかかるため、必ずルールを守りましょう。

契約書や請求書は「信書」として扱わなければならず、郵送方法には厳しい制限があります。「レターパックを買う手間」「ポストに投函する手間」「到着を待つ時間」は、ビジネスにおいて小さくないコストです。

そこでおすすめなのが、そもそも郵送をしない「電子化」です。電子化には、電子メールとクラウド型電子契約システムの2つの方法があります。

契約書や請求書をPDF化し、電子メールで送付する方法です。メール送信であれば信書便法の適用外となるため、法的な問題はありません。

ただし、誤送信や盗聴、改ざんなどのセキュリティ面でのリスクがあります。このようなリスクへの対策としては、電子署名付きメールの利用やパスワード設定などが推奨されます。

もっとも安全かつ効率的なのが、クラウド上で契約締結を完結させる方法です。

電子契約システムを利用するメリットは、以下のとおりです。

契約書は信書に該当するため、その取り扱いには十分な注意が必要です。誤って宅配便やメール便で送ってしまうと郵便法違反となり、懲役や罰金の対象となるリスクがあります。

信書を送る際は、必ず日本郵便の定形郵便やレターパックなど、法令で認められた方法を利用しましょう。

こうした郵送の手間やリスクを根本的に解消したい場合は、電子契約サービスの導入が有効です。「freeeサイン」のようなクラウド型電子契約システムを利用すれば、郵送コストや収入印紙代を削減できるだけでなく、契約業務全体のスピードアップとコンプライアンス強化を実現できます。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。

送る目的によって異なります。単に契約書を社内拠点で移動・保管させるだけであれば、信書の送達には該当しません。ただし、「本社で承認してほしい」「支払い処理をしてほしい」といった意思表示を伴って送る場合は、社内間のやり取りであっても信書の送達とみなされます。

詳しくは、記事内の「信書とは」で解説しています。

ゆうパックやゆうパケット、クロネコヤマトの宅急便、佐川急便の飛脚宅配便などは「荷物（貨物）」を送るためのサービスであり、信書を送ることは法律で禁止されています。

信書を送る際は、定形郵便やレターパックなど日本郵便の定められたサービスを利用してください。

詳しくは、記事内の「信書を送ってはいけないサービス」をご覧ください。

許可されていない事業者が信書を送ること、また利用者がそれに依頼することは郵便法および信書便法で禁止されています。違反した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があります。

詳しくは、記事内の「違反した場合の罰則」をご覧ください。