AIを活用すると、文書・資料の作成・会議の記録・データ入力など、さまざまな業務を効率化できます。これまで人が時間をかけていた定型作業をAIに任せることで、従業員が企画や意思決定などの重要な業務に集中しやすくなります。

一方、AIはすべての業務を正確に処理できるわけではありません。誤った情報を生成するハルシネーションや情報漏えい、著作権侵害などのリスクを理解し、人が確認する体制を整える必要があります。

本記事では、AIで効率化できる主な仕事7選や導入するメリット、注意点、業務効率化を成功させるポイントを解説します。

• AIで効率化できる主な仕事7選
• 文書・資料の作成
• 会議の記録・議事録作成
• 社内情報の検索・整理
• データ入力・帳票処理
• データ分析・リサーチ
• 問い合わせ対応などのカスタマーサポート
• スケジュール・タスク管理
• AIで業務効率化を進めるメリット
• 定型作業にかかる時間と人件費を削減できる
• 入力ミスや確認漏れを減らし、業務品質を安定させられる
• 社内の知識を共有し、業務の属人化を防げる
• 従業員が企画や意思決定などの重要な業務に集中できる
• AIで業務効率化をする際の注意点
• ハルシネーションによる誤情報の生成
• 情報漏えいを防ぐセキュリティ対策
• AI生成物による著作権侵害
• AIで業務効率化を成功させるポイント
• 作業量が多く、定型的な業務からはじめる
• AIで解決したい課題や目的を明確にする
• AIの回答を人が確認する仕組みを整える
• 活用方法や指示文の例を社内で共有する
• まとめ
• よくある質問

AIは、文章や画像などを生成する業務だけでなく、音声の文字起こしや社内情報の検索、データ分析などにも活用できます。AIで効率化できる主な仕事は、以下のとおりです。

生成AIを活用すると、メール・報告書・企画書・プレゼンテーション資料などの下書きを短時間で作成できます。文書の目的や読み手、盛り込みたい情報、文字数などを指示すれば、条件に沿った文章を生成してもらえます。

既存文書の要約や言い換え、翻訳にも利用可能です。たとえば、長文の調査資料から重要な情報を抽出したり、社内向けの説明文を顧客向けの表現へ書き換えたりできます。文章を最初から考える時間を減らし、内容の確認や調整に集中できるでしょう。

音声認識に対応したAIツールを利用すると、オンライン会議や対面での打ち合わせを録音し、会話の内容を自動で文字起こしできます。

文字起こしした内容から、会議の要点・決定事項・担当者・期限などを抽出し、議事録として整理することも可能です。会議後の記録や共有にかかる時間を減らせるため、参加者は議論や意思決定に集中しやすくなります。

社内規程・業務マニュアル・過去の議事録・問い合わせ履歴などをAIに参照させると、必要な情報を素早く検索できます。複数の資料を横断して調べられるため、目的のファイルをひとつずつ探す手間を省けます。

たとえば、「経費精算の申請期限はいつですか」「顧客から解約の申し出があった場合の対応手順を教えてください」などと質問すれば、登録された社内情報をもとにすぐに回答を確認できます。資料の分類や要約にも活用でき、社内情報を整理しやすくなるでしょう。

AI-OCRを活用すると、請求書や領収書、申込書などに記載された文字を読み取り、デジタルデータへ変換できます。AI-OCRとは、紙や画像の文字を読み取るOCRにAIを組み合わせ、文字や項目の認識精度を高めた技術です。

たとえば、請求書から取引先名・請求金額・支払期限などを抽出し、会計システムへ登録できます。書類の仕分けや転記、入力にかかる作業を減らせるため、紙の帳票を多く扱う経理や総務などの業務に適しています。

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AIは、売上や顧客、在庫などのデータを集計し、傾向や変化を分析する業務にも活用できます。表形式のデータからグラフを作成したり、前年との差や増減が大きい項目を抽出したりすることが可能です。

競合他社や市場動向のリサーチでは、複数の資料から情報を集め、共通点や相違点を整理できます。担当者が情報をひとつずつ確認してまとめる場合と比べて、調査や分析の準備にかかる時間を短縮できるでしょう。

AIチャットボットを利用すると、営業時間や料金、手続き方法など、顧客から寄せられる定型的な質問へ自動で回答できます。営業時間外でも問い合わせを受け付けられるため、顧客の待ち時間を減らせます。

メールやチャットによる問い合わせ内容の要約、返信文の下書き、担当部署への振り分けにも活用可能です。定型的な問い合わせをAIに任せることで、担当者は個別対応が必要な相談へ時間を使いやすくなります。

AIは、メールやチャット、議事録などからタスクと期限を抽出し、担当者ごとに整理できます。会議で決まった作業をタスク管理ツールへ登録し、期限が近づいた際に担当者へ通知することも可能です。

複数の参加者の予定を照合し、会議の候補日時を提示させれば、日程調整のために何度も連絡を取り合う手間を省けます。タスクの登録漏れや対応の遅れを防ぎ、プロジェクトを進めやすくなるでしょう。

AIで業務効率化を進めると、作業時間の短縮だけでなく、業務品質の安定や社内知識の共有にもつながります。主なメリットは以下のとおりです。

AIを活用すると、文書の下書きやデータ入力、問い合わせの振り分けなど、繰り返し発生する作業を自動化できます。従業員が1件ずつ手作業で処理する必要がなくなり、作業時間や残業時間の削減につながります。

業務量が増えた場合も、AIで処理できる範囲を広げれば、既存の人員で対応しやすくなるでしょう。新たな人材の採用や教育にかかる費用を抑え、限られた人員を有効に活用できる点もメリットです。

AIをデータ入力や書類の照合に活用すると、担当者の経験や集中力に左右されにくくなり、一定の手順で処理しやすくなります。

たとえば、請求書と登録データの金額を照合したり、契約書に必要な項目が記載されているか確認したりできます。確認が必要な箇所だけをAIに抽出させれば、見落としを減らしながら、確認作業の負担も軽減できるでしょう。

経験豊富な従業員の知識や対応方法をマニュアルや事例として蓄積し、AIで検索できるようにすると、ほかの従業員も必要な情報を確認しやすくなります。

過去の対応履歴から類似事例を探し、解決方法を確認することも可能です。特定の従業員しか業務の進め方を知らない状態を減らし、担当者の不在や退職によって業務が止まるリスクを抑えられます。

AIに定型作業や情報整理を任せることで、従業員は企画の立案や顧客への提案、経営判断など、人の知識や経験が求められる業務に時間を使いやすくなります。

たとえば、売上データの集計やグラフ作成をAIで効率化すれば、担当者は数値の変化を分析し、改善策を検討することに集中できます。業務の処理速度だけでなく、従業員が生み出す成果の向上も期待できるでしょう。

AIで業務効率化を進める際は、出力内容の正確性や入力情報の取り扱いに注意が必要です。とくに、以下のリスクを理解しておく必要があります。

ハルシネーションとは、AIが事実とは異なる情報を、正しい内容であるかのように生成する現象です。存在しない制度や統計、参考文献などを提示したり、古い情報を現在も有効であるかのように説明したりする場合があります。

AIの回答を使用する際は、官公庁や企業の公式サイトなどの一次情報との照合が必要です。顧客向けの資料やWebサイトへ掲載する場合は、数値や固有名詞、情報の更新日まで確認する必要があります。

AIサービスへ顧客情報や従業員の個人情報、未公開の事業計画などを入力すると、サービスの設定や利用方法によっては情報漏えいにつながる可能性があります。

そのため、業務で利用する前に、入力したデータの保存期間や学習への利用有無、暗号化、アクセス権限などを確認する必要があります。利用できるAIツールや入力してよい情報、問題が発生した際の報告先を社内ルールで定めることも大切です。

AIで作成した文章や画像であっても、既存の著作物と類似し、元の著作物に依拠していると認められる場合は、著作権侵害に該当する可能性があります。AIが生成したものであれば、自由に公開・販売できるとは限りません。

そのため、特定の作品やキャラクターに似せた生成を避け、公開前に既存の著作物と酷似していないか確認することが重要です。あわせて、生成物の商用利用や権利に関するAIサービスの利用規約も確認しておきましょう。

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AIを導入するだけで、業務が自動的に効率化されるとは限りません。対象業務や導入目的を明確にし、運用体制を整えることが重要です。

AI活用によって業務効率化を成功させるには、以下のポイントを押さえる必要があります。

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初めてAIを導入する場合は、日々繰り返している定型的な業務からはじめると効果を確認しやすくなります。作業量が多く、手順や正解がある程度決まっている業務は、AIによる効率化の効果を確認しやすいためです。

請求書の読み取りや会議の文字起こし、定型メールの下書きなどがその一例です。まずはひとつの部署や業務で試し、作業時間や修正回数の変化を確認してから対象範囲を広げましょう。

AIツールを選ぶ前に、現在の業務で発生している課題と、導入によって実現したい状態を明確にしましょう。目的が曖昧なままでは、必要な機能を判断できず、導入後も効果を測定しにくくなります。

「議事録の作成時間を月20時間削減する」「請求書の入力ミスを減らす」など、具体的な目標を設定します。現在の作業時間やミスの件数を把握しておけば、導入前後の効果を比較しやすくなるでしょう。

AIが生成・処理した内容は、そのまま業務に使用せず、人が確認する仕組みを整えましょう。確認する担当者や項目、判断基準をあらかじめ決めておくと、担当者による対応の違いを減らせます。

とくに、契約・採用・融資など、人の権利や生活に影響する業務では、AIだけで結論を出さないことが重要です。誤りが見つかった場合の修正方法や、判断できない場合の相談先も決めておくことが重要です。

生成AIへの指示文を従業員ごとに自由に作成すると、出力結果の品質に差が生じる可能性があります。出力結果の品質に差が生じる可能性があります。業務ごとに効果が得られた指示文をテンプレートとして保存し、社内で共有しましょう。

「対象となる読み手」「文章の目的」「盛り込む情報」「出力形式」などの入力欄を設けると、AIに慣れていない従業員でも利用しやすくなります。成功例だけでなく、誤回答が発生した例や入力してはいけない情報も共有することが大切です。

AIを活用すると、文書や資料の作成・議事録作成・データ入力・問い合わせ対応など、幅広い業務を効率化できます。まずは作業量が多く定型的な業務から導入し、AIの回答を人が確認する体制を整える必要があります。

バックオフィス業務を効率化するには、生成AIで文章作成や情報整理を行うだけでなく、日々の処理そのものを自動化することも重要です。とくに経理では、請求や支払い・仕訳・帳簿作成など、繰り返し発生する作業に多くの時間がかかります。

「freee会計」は、請求や支払いから会計帳簿の作成、決算書の作成、経営管理までを効率化できるクラウド会計ソフトです。銀行口座や決済サービスと連携して取引データを取り込み、領収書や請求書の読み取り、仕訳などを自動化できます。AIを活用しながら経理業務の効率化も進めたい方は、「freee会計」の導入をご検討ください。

人の感情への配慮・個別の交渉・前例のない課題への対応など、状況に応じた判断が求められる業務は、AIだけでの効率化に向いていません。採用や契約など、人の権利に影響する判断もAIに任せきりにしないことが重要です。

これらの業務でも、情報整理や文書の下書きなどの補助作業にはAIを活用できます。

詳しくは、記事内「AIで効率化できる主な仕事7選」をご覧ください。

自社の課題や導入目的を明確にし、作業量が多く定型的な業務からはじめることが大切です。作業時間やミスの件数を記録し、導入前後の変化を確認しましょう。

あわせて、AIの回答を人が確認する体制や、活用方法・指示文を共有する仕組みも整える必要があります。

詳しくは、記事内「AIで業務効率化を成功させるポイント」をご覧ください。

中小企業でもAIによる業務効率化に取り組めます。クラウド型のAIサービスには、無料プランや少人数向けの料金プランが用意されているものもあります。まずは議事録作成や文書の下書きなど、ひとつの業務から試すとよいでしょう。

ITツールの導入には、デジタル化・AI導入補助金を利用できる場合もあります。ただし、すべてのAIツールが対象になるわけではないため、対象製品や申請要件を確認する必要があります。

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