案件管理とは、取引先や営業進捗の情報を可視化し、記録・管理することです。

近年は、取引先の情報や案件の進捗状況・受注確度などを一元で管理から分析を行う「案件管理ツール」を活用し、業務効率化を図る企業も増えつつあります。

本記事では、案件管理の基礎知識から案件管理ツールの種類やメリット、導入するポイントについて解説します。

• 案件管理とは
• 案件管理の目的・必要性
• 案件管理と商談管理の違い
• 案件管理の活用場面
• 営業活動の管理
• プロジェクト進捗状況の管理
• 契約内容の管理
• カスタマーサポート業務の管理
• 案件管理の具体的な項目
• 案件ステージの明確化の重要性
• 案件管理ツールの種類
• 1.エクセル（Excel）
• 2.Googleスプレッドシート
• 3.タスク管理ツール
• 4.SFA（営業支援システム・ツール）
• 5.CRM（顧客管理システム・ツール）
• 案件管理ツールを使うメリット
• 業務状況を可視化できる
• 顧客情報を紐づけられる
• 簡単に分析できる
• 案件管理ツールの導入ステップ
• ステップ1：現状把握と課題の明確化
• ステップ2：ツールの選定と要件定義
• ステップ3：試験運用とルールの策定
• ステップ4：全社展開と定着化の推進
• 案件管理ツール導入時の選び方
• 既存のシステムやツールと連携できるか
• スマホやタブレットに対応しているか
• 使いやすい画面設計（UI/UX）であるか
• まとめ
• よくある質問

案件管理とは、取引先や営業進捗の情報を可視化し、記録・管理することです。案件管理は、企業の営業活動やプロジェクトを効果的に進行するうえで欠かせません。

具体的には、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という5W1Hの情報に加えて、受注の見込度合いや受注予定日、売上見込額などを管理します。

案件管理を行う主な目的は以下のとおりです。

案件管理は顧客の要望や課題の把握だけでなく、顧客ごとに適切な提案を行うことができます。また、案件の進捗をリアルタイムで把握できるため、迅速な対応につながり、受注機会を逃しにくくなります。

また、案件管理は属人化を回避するためにも重要です。担当者の異動や退職があっても、これまでの情報が保存・共有されるため、担当が変わっても業務の継続性が保てるでしょう。

ほかにも案件ごとのデータ分析が可能で、成功・失敗要因の特定から業務改善にも役立ちます。前述のとおり、案件管理は企業の営業活動の効率化と成果最大化に不可欠な要素といえるでしょう。

案件管理と商談管理の違いは管理する情報の領域です。

案件管理は案件名や顧客の基本情報、営業の進捗状況などを幅広く管理するのに対し、商談管理は商談自体のプロセスに重点を置いています。

たとえば、商談の進捗・商談の履歴・次のアクション・場面ごとのノウハウなど、より詳細な商談の内容を管理します。

商談管理を徹底しておけば、受注精度の高いセールストークを社員全員に共有しやすく、結果売上の向上につながるでしょう。

案件管理は多様な領域で活用できます。ここでは主な活用場面として、次の4つをご紹介します。

案件ごとの「想定受注金額」と「受注確度」を掛け合わせることで、部門全体の売り上げ見込みをより客観的に把握できます。これにより、計画と実績のギャップを早期に確認でき、必要な対策をスムーズに講じられます。

多くの案件が滞留しているステージを特定することで、営業プロセスにおける弱点を分析し、集中的な指導や研修を行うことができます。たとえば、「クロージングが弱い」「提案書の質が低い」といった弱点を見つけ出し、改善方法を探ることが可能です。

各担当者の案件数、平均受注金額、案件あたりの活動履歴などを分析し、個々の担当者の活動量やアプローチの質の改善に役立てられます。

プロジェクトの重要マイルストーンや各タスクの進行状況を継続的に把握することで、遅れが生じる可能性のある案件を早い段階で見つけ出すことができます。

複数のプロジェクトを抱える部門において、どの案件にどれだけの人員がアサインされているかを可視化し、リソースの偏りや不足を解消するための人員調整をタイムリーに行うことができます。

案件ごとに発生したコスト（人件費、外注費など）を記録することで、当初の見積もりとの差異を確認し、リアルタイムに収益性を把握できます。

案件管理を行うことで、受注した案件の、契約金額、サービス提供範囲、支払い条件などの詳細情報が一元化されるため、関係者がいつでも正確な情報を参照できる状態になります。

請求書の発行日や入金予定日を案件と紐づけて管理することで、売掛金や未収金の状況を迅速に把握し、キャッシュフローの管理をサポートすることができます。

サブスクリプションモデル（継続課金）のサービスの場合、案件（契約）の更新予定日を管理することで、失効リスクのある顧客を事前に把握できるようになり、更新提案のタイミングを逃さないよう施策が打てます。

問い合わせ内容、対応状況、解決までの時間を案件として管理することで、一つひとつの顧客対応が適切に行われているかチェックできます。また、迅速に解決されているかの確認も可能です。

特定の顧客や製品に集中する問い合わせ案件を分析することで、製品やサービスの潜在的な問題点、顧客が抱える共通の課題などを把握し、製品開発やサービス改善にフィードバックできます。

案件管理が行われていると、過去の問い合わせ履歴が案件情報に紐づいた状態になるため、次に別の担当者が対応する際にも、顧客の状況をすぐに理解したうえで応対でき、顧客体験（CX）の向上につながりやすくなります。

案件管理では、主に以下の項目を管理します。

上記の内容を正しく管理することで、営業活動を効率的に行うことができます。担当者全員で共有する必要があるため、管理項目や入力規則などは統一するのがよいでしょう。

先に挙げた項目のうち、「案件ステージ/フェーズ」の設定は、案件管理においてとくに重要な項目です。

案件ステージを明確に定義し、各ステージで達成すべき基準（「提案書送付完了」や「役員承認待ち」など）を設定することで、次の効果が得られます。

案件管理の代表的なツールとして、以下の5つが挙げられます。

エクセルは多くのパソコンに初期搭載されており、導入コストがかかりません。また、表計算だけでなく、さまざまな用途に使われるツールなので、フォーマットを自由に編集できる点がメリットです。

しかし、アナログ管理になるためリアルタイムの更新ができません。また記入する人全員で記載ルールを統一しなければ、情報を正確に管理できないなどのデメリットがあります。

Googleスプレッドシートで管理する場合も、エクセルと同様に導入コストはかかりません。必要なのは、Googleのアカウントのみです。

無料で利用でき、フォーマットなどを自由に編集できます。しかし、エクセル同様に記載ルールの全社共有が必要です。

タスク管理ツールは、各担当者が行うべきタスクを一覧表として可視化するツールです。

主にプロジェクトの進捗管理を目的に開発されているため、ガントチャートなど進捗を管理する機能がデフォルトで実装されているツールも多く、「タスクの管理」に最適化されています。

また、イベントや展示会など、営業担当者が通常の営業活動以外で行う業務の管理にも活用できます。

ただし、タスク管理ツールはあくまでタスクを管理するためのものであり、案件管理に特化したものではありません。エ クセルやGoogleスプレッドシートと同じように、案件管理で使用するには、カスタマイズや入力ルールの作成が必要になることに注意が必要です。

SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動の効率化を図り、営業プロセスを一元管理できるツールです。

営業担当者の訪問履歴や提案内容の記録、進捗状況のリアルタイム管理などが行えます。これにより、営業活動の透明性が高まり、上司やチームメンバーが迅速に支援や指示を行えます。

しかしその反面、導入には費用がかかり、既存の業務フローに合わせたカスタマイズが必要になるため、初期設定や運用には多大な労力が必要でしょう。

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CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客情報を一元管理し、顧客との関係を長期的に管理・強化するためのツールです。

顧客の購買履歴や問い合わせ履歴の詳細な管理、ターゲットを絞ったマーケティングキャンペーンの実施などが可能です。

CRMを活用することで、営業活動に必要な情報を部門間で共有でき、顧客満足度の向上や長期的な顧客関係の維持につながります。

ただし、CRMはSFA同様、導入・運用にはコストがかかります。またCRMは導入後すぐに効果が得られるわけではないため、長期目線での運用が前提となるので注意しましょう。

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案件管理ツールを利用する代表的なメリットは主に以下の3つです。

案件管理ツールを利用すれば、「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どのように」処理したかをリアルタイムで把握が可能です。

予定より遅れている案件や、未対応の案件を担当者に通知するアラート機能を搭載しているシステムもあるので、遅延にいち早く気付くことができます。

また、「案件が特定の営業担当者に偏っていないか」「フォローが必要な案件はないか」など、案件ごとの状況を可視化できるため、円滑に営業活動を進められるでしょう。

エクセルやGoogleスプレッドシートで案件管理を行う場合、顧客の名前や住所、連絡先などの顧客情報を確認するためには、別シートやファイルを参照しなければなりません。

クラウド型の案件管理システムであれば、これらの取引情報がすべて紐づけられるため、一度入力しておけば関連するすべての情報の確認が容易になります。

進捗が滞っている案件を発見した場合にも、顧客情報や担当者が過去に行ったアプローチなどをすぐに確認し、次のアクションにつなげられるでしょう。

エクセルでの管理に比べ、案件管理ツールなら、情報管理に費やさなければならない時間や労力を大幅に削減できます。

案件管理ツールを使用すれば、期間ごとの売上予測や実績のデータを出したり、それらをグラフで表示したりすることも簡単です。

また、営業フェーズごとの移行率を比較することで、営業活動のボトルネックや成果の出ていない施策を可視化し、分析することもできます。

これにより、マネージャーやリーダーは適切なフォローアップや改善策を立案することができるでしょう。

案件管理ツールの導入を成功させるための、一般的なステップをご紹介します。

まずは、現時点で案件がどのように進められ、どの情報が、誰によって、どのように管理・共有されているかをフローチャートなどで明確にします。

「情報共有ができていない」「売上予測の精度が低い」「特定の担当者に業務が集中している」など、現在のプロセスにおける問題点や非効率な点を具体的にリストアップしましょう。

ツール導入によって解決したい課題に基づき、「売上予測の精度を10%向上させる」「営業担当者一人あたりの生産性を20%向上させる」など、具体的かつ測定可能な目標を設定します。

ステップ1で明確になった課題解決に必要な機能を定義します。例としては、パイプライン管理、活動履歴の自動記録、モバイル対応、他システムとの連携機能などが挙げられます。

さらに、複数のツール（CRMやSFAなど）を比較して、自社の要件に最も合致するものを選定します。トライアル期間を利用して、実際の操作性や使いやすさを評価することも大切です。

カスタマイズする場合は、カスタマイズ要件として、自社の独自の営業プロセスや管理項目（独自の案件ステージや評価基準）をツールにどのように反映させるか、具体的な設定内容を定義することが重要になります。

「いつ（商談直後など）、何を（商談内容、次のアクションなど）、どこまで（受注確度と金額など）入力するか」といった、全利用者が守るべき入力ルールを明確に定めます。ルールが曖昧なまま運用段階に進めてしまうと、導入したツールが形骸化する可能性が高まるため注意しましょう。

運用の流れは、既存の管理台帳などから顧客情報や進行中の案件情報をツールに移行し、定義した案件ステージや入力項目をツール上に設定していくのが一般的です。

はじめのうちは、小規模な試験運用として一部のチームや部門でツールを限定的に利用開始し、操作性やルールの妥当性を検証するのが望ましいでしょう。この段階で発生した問題点や改善要望を吸い上げて本運用につなげると、導入効果が得られやすくなります。

全利用者に対して、操作方法だけでなく「なぜこのツールを使うのか」という導入目的や、入力ルールの重要性を理解してもらいます。そのためには研修やオリエンテーションなど、全社に展開できる施策が効果的です。

また、マネージャー層が自らツールを利用し、案件状況の確認やフィードバックをツール上で行うことで、利用を促す効果が期待できます。

導入後は、導入目標が達成されているかを定期的に測定するようにしましょう。利用率が低い機能や利用者の負担になっている入力項目がないかなどを継続的にチェックし、ツール設定や運用ルールを改善していくことで、継続的に高い効果を発揮しやすくなります。

案件管理ツールを導入したら、まず各営業担当者が管理するすべての取引情報を登録する必要があります。 さらに効率的な案件管理を行うには、その情報を随時更新していかなければなりません。

つまり、登録・更新作業をする現場の担当者が使いやすい仕様であることが重要です。

案件管理ツール導入のポイントとして、具体的には以下が重要となります。

担当者が案件情報を登録・更新する負担が大きいと、案件システム管理が現場で根付かず、適切な運用につながりません。この負担を解消するのがツール連携機能です。

名刺管理ツールやMicrosoft 365、Google Workspaceなどのツールと案件管理ツールを連携させることで、情報入力の手間を削減できます。

また、マーケティングオートメーションなどのツールも多くの企業で導入が進んでいます。マーケティングオートメーションは、リードの獲得・育成から商談までのプロセスを支援し、Web上での見込み顧客の行動分析が可能です。

さまざまなツールと連携することで、案件情報の入力をする手間を省くだけでなく、案件管理から顧客育成までを一気通貫で行うことができるようになります。

案件管理ツールがスマホやタブレットに対応していない場合、案件情報の入力や確認のたびにパソコンを立ち上げる必要があり、外出先での利用はハードルが高くなります。

しかし、これらに対応している案件管理ツールであれば、商談終了後すぐに案件の進捗状況を更新できたり、次の商談までの短い時間でも簡単に案件情報を確認したりできます。

案件管理ツールのUIが使いやすいか、データの入力がしやすいかなども重要です。どんなに性能が優れたシステムでも、入力が簡単でなければ日常的に利用するのは難しいです。

無料のトライアル期間などをうまく利用し、営業担当者に実際に入力してもらった上で導入を判断するとよいでしょう。

案件管理は営業活動だけでなく、取引先や企業そのものをサポートするためのものです。

案件管理ツールを導入すると、案件をどのように処理したかリアルタイムで確認したり、期間ごとの売上予測や実績のデータを出して分析したりすることができます。

ほかにも、案件ごとの課題や改善点を検討するときの判断材料としても有効なので、会社の利益向上にもつながります。

案件管理ツールの導入を検討する際は金額だけでなく、実際に入力する現場の担当者が使いやすい仕様になっているかなども視野に入れておきましょう。

案件管理とは、取引先や営業進捗の情報を記録・管理して、可視化させることです。企業の営業活動やプロジェクトを効果的に進行するうえで欠かせない作業となります。

詳しくは記事内「案件管理とは」をご覧ください。

案件管理は、以下の目的を果たすために必要となります。

• 受注確度を高める
• 属人化を回避する
• 案件分析による業務改善
• 意思決定の根拠となる

詳しくは記事内「案件管理の目的・必要性」をご覧ください。

案件管理ツールを利用するメリットは、案件の進捗を可視化できることや案件に関する情報がひと目でわかること、案件について簡単に分析ができることが挙げられます。

詳しくは記事内「案件管理ツールを使うメリット」をご覧ください。

案件管理ツールの価格や機能だけではなく、「現場の営業担当者に定着するか」という視点で選ぶことがポイントです。

• 既存のシステム・ツールと連携できるか
• スマホやタブレットに対応しているか
• 使いやすい画面設計であるか

詳しくは記事内「案件管理ツール導入時の選び方」をご覧ください。