収支管理システムとは、プロジェクトや案件ごとの収支を効率的に管理するためのシステムです。従来のExcelなどを使った管理では、データ入力の負担や集計作業に多くの時間と工数がかかるという課題がありました。
収支管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、リアルタイムでの収支把握や精度の高い分析が可能になります。赤字プロジェクトの早期発見や収益性の向上など、戦略的な経営判断を支援するツールとして重要な役割を果たすでしょう。
本記事では、収支管理システムの機能やタイプ、自社に適したシステムの選び方などを詳しく解説します。
目次
Excelでの案件管理を見直したい方へ
Excelでの案件管理は、メリットもデメリットもあります。管理が煩雑になってきたら、管理システムが必要かもしれません。見直しタイミングをわかりやすく解説します。
収支管理システムとは
収支管理システムとは、プロジェクトや案件ごとの原価や売上、経費といった収支を効率的に管理するためのシステムです。収支管理システムを活用すれば、各プロジェクトの収支状況をリアルタイムで把握し、赤字の防止や収益性の向上を図ることができます。
従来のExcelなどを使った収支管理では、データの入力作業に多大な負担がかかり、集計や分析に膨大な時間を要するという課題がありました。また、複数の担当者が同時に作業する際のデータの整合性確保や、ヒューマンエラーの防止も大きな問題となっているのが実情です。
収支管理に特化したシステムを導入することで、これらの負荷を軽減できるようになります。自動化された機能によって実績の正確な把握と詳細な分析が可能となり、より戦略的な経営判断を下すための基盤を構築できるでしょう。
収支管理システムを導入して得られる効果
収支管理システムを導入すると、企業は「収支改善」「コスト削減」「タスクの取捨選択」などの効果を得られます。
システムによって数字が可視化されることで、どの原価が多くかかっているかなどを具体的に特定できます。その結果、仕入れ原価や人件費などの詳細な内訳が明確になるため、無駄なコストの発見と見直しが可能となるでしょう。
また、各プロジェクトの収支状況が一目で把握できるため、赤字プロジェクトの早期終了や黒字プロジェクトの収益性向上策の検討といった意思決定に役立ちます。収益性の高いプロジェクトにリソースを集中させ、終了すべきプロジェクトを適切に見極めることは、企業全体の利益率向上と持続的な成長につながるでしょう。
収支管理システムの主な機能
収支管理システムには、企業の収支管理業務を効率化し、正確性を向上させるためのさまざまな機能が搭載されています。ここでは、主な3つの機能について解説します。
予算と実績の把握
まずは、予算・売上・原価のデータを自動的に集計し、プロジェクトごとに紐づけして管理する機能です。この機能により、プロジェクトの収支や発注金額の進捗などをリアルタイムで把握できます。
予算と実績の比較や収益性の評価などに活用できるため、経営陣は迅速かつ的確な意思決定を行うことができるでしょう。プロジェクト全体で必要な原価をはじめ、仕入原価と製造原価などを詳細に管理できます。
また、売上を商品・単価・数量などの項目に分けて管理し、月ごとの売上集計にも対応しているため、あらゆる角度からの分析に役立つでしょう。
帳票の発行
見積書・発注書・請求書といった重要な帳票を効率的に発行する機能もあります。伝票登録と同時に仕訳データを自動作成する機能なども搭載されており、経理業務の自動化を大幅に推進できます。
帳票の発行によって煩雑になりやすい請求管理業務を効率化することに加え、請求漏れや記入ミスのような人的ミスを防ぐことも可能です。請求書の作成や発行から売上の自動集計まで一連の業務プロセスを管理できるため、業務効率化と品質向上を同時に実現できるでしょう。
会計システムとの連携
既存の会計システムやソフトとの連携により、売上データを簡単に出力することができます。これにより、重複入力の手間を省き、データの整合性を保ちながら効率的な業務運用が実現します。
API連携に対応したツールや、仕訳データを直接連携できるツールもあるため、既存システム環境に合わせた導入が実現できるでしょう。この連携機能によって収支管理から会計処理まで一貫したフローを構築し、バックオフィス業務全体の効率化を図ることができます。
収支管理システムのタイプ
収支管理システムには、備わっている機能によって幅広いタイプが存在します。導入の際には企業規模や管理したい範囲、予算などに応じて、最適なタイプを選択することが大切です。ここでは、主な収支管理システムのタイプを4つ紹介します。
販売管理型
収支管理に加えて、販売管理や購買管理などを一元的に管理できるタイプです。見積書の作成、発注・受注管理、支払情報管理などの機能を備えており、営業から経理まで幅広い業務に対応します。
ツールによっては仕入管理や顧客管理機能を備えたものもあるため、販売管理業務の効率化も同時に図りたい企業に適しているでしょう。ただし、多機能であるがゆえに、オーバースペックにならないよう必要な機能を見極める必要があります。
導入前には自社の業務フローを再確認し、本当に必要な機能を明確にすることが大切です。
ERP型
販売管理型の機能に加えて、生産や会計、在庫などの基幹業務を全体的に管理できるタイプです。給与計算、財務管理、勤怠管理などの機能も持ち、企業の経営活動全般をサポートします。
プロジェクトの収支管理を含め、会計をはじめとした企業の業務の基盤となる幅広い機能が搭載されているため、組織全体の業務効率化を図ることができるでしょう。統合的なデータ管理により、部門間の情報共有もスムーズになります。
一方で、大規模なシステムとなるため、導入時の現場の負担や金銭的なコストが高い傾向があります。長期的な視点での費用対効果を慎重に検討することが必要です。
収支管理型
原価や売上、工数などの収支管理業務に機能が絞られているタイプです。損益管理、予実管理、工数管理などの機能を持ち、収支状況がリアルタイムでシステムに反映される仕組みを備えています。
多様な機能は不要で、収支管理のみに絞って効率化を図りたい企業に適しているでしょう。シンプルな構成のため、導入コストを抑えながら運用できます。
ただし、特化型であることから、将来的に他の業務領域での管理が必要になった場合に機能が足りないケースもあります。事業拡大の可能性も考慮して選びましょう。
工数管理型
プロジェクトの工数や人件費を管理する機能に特化したタイプです。メンバーがシステムに入力した勤怠データに基づいて工数や人件費を自動的に算出し、精度の高い収支管理を実現できます。
IT企業やコンサルティング企業のようなプロジェクトの原価を人件費がほとんど占めている企業に適しているでしょう。工数の可視化により、プロジェクトの進捗管理や生産性向上にも貢献します。
一方で、受注・売上など「収入」側の管理が細かくできないシステムも多いため、幅広い業務範囲をカバーする機能が必要なケースには適していません。自社の業務特性を十分に考慮したうえでの選択が求められます。
収支管理システムの選び方
収支管理システムを導入する際は、自社の業務特性や要件に最適なシステムを選択することが欠かせません。ここでは、自社に適した収支管理システムを選ぶ際の重要なポイントを4つ紹介します。
必要な機能は備わっているか
収支管理システムの機能が自社のプロジェクトや導入目的に適しているかを確認することが重要です。予算管理・原価管理・経費管理は基本的にどの収支管理システムにも搭載されていますが、その他の機能や操作性は製品によって異なります。
不要な機能が多すぎたり、必要な機能が不足していたりすると、導入しても運用が定着しない可能性があるため注意が必要です。また、原価情報の入力項目や管理範囲が自社の業界・業種にマッチしているかの確認も欠かせません。
自社に適しているのかを確認するためには、無料トライアルを活用し、実際に操作してみることをおすすめします。また、同業他社の導入事例を参照することで、より具体的な比較検討が可能になるでしょう。
予算が見合っているか
収支管理システムは長期間利用することが予想されるため、コストが見合うかどうかは重要な要素です。クラウド型の場合は基本的に毎月利用料が発生するため、年間のトータルコストを正確に算出する必要があります。
また、繁忙期・閑散期やプロジェクトがない期間でも毎月の利用料が必要になるかを事前に確認しておきましょう。どんなに多機能なシステムでも、活用できなければ期待した効果は得られません。
機能と費用のコストバランスに着目し、導入により得られる効果とコストが見合っているかを慎重に検討することが大切です。
導入形態が自社に適しているか
収支管理システムの導入形態には「クラウド型」「オンプレミス型」があり、それぞれに特徴があります。
クラウド型はオンライン上のシステムを利用する仕組みで、時間や場所を選ばず利用でき、低コストなのが特徴です。利便性が高く導入費用を抑えられる一方で、セキュリティはベンダーに依存することになります。
オンプレミス型は自社サーバーで運用する仕組みで、カスタマイズ性が高く、セキュリティを自社でコントロールできるのがメリットです。ただし、クラウド型と比較して初期費用は高額になる傾向があります。
自社のIT環境や運用体制、セキュリティ要件を総合的に考慮して最適な導入形態を選択することが重要です。
セキュリティ対策がとられているか
プロジェクト収支管理では自社の収支に関わる重要度の高い情報を扱うため、セキュリティ対策が十分に整っている製品を選ぶことが不可欠です。機密性の高い財務データが漏洩した場合、企業の信頼や競争力低下につながる可能性があります。
アカウントごとのアクセス権限の設定や操作ログの記録、IPアドレス制限といったセキュリティ機能が備わっているかを事前に確認しましょう。また、データの暗号化やバックアップ体制についても把握しておくことが大切です。
さらに、障害やトラブルが生じた際にスピーディーな対応が可能かどうかも重要なポイントです。ベンダーのサポート体制や復旧時間の目安についても、契約前に聞いておくことをおすすめします。
まとめ
収支管理システムは、企業の収益性向上と効率的な業務運営を実現する重要なツールです。システムの導入により、手作業による煩雑な作業から解放され、より戦略的な収支管理が可能になります。
システム選定の際は、自社の業務特性や予算、セキュリティ要件などを総合的に検討することが重要です。必要な機能を見極め、コストバランスを考慮しながら、長期的な視点で導入するシステムを選びましょう。
適切な収支管理システムを導入できれば、プロジェクトの収益性向上と企業全体の競争力強化に貢献します。
よくある質問
収支管理システムとは何ですか？
収支管理システムとは、プロジェクトや案件ごとの原価や売上、経費といった収支を効率的に管理するためのシステムです。収支管理システムを活用すれば、各プロジェクトの収支状況をリアルタイムで把握し、赤字の防止や収益性の向上を図ることができます。
詳しくは記事内「収支管理システムとは」をご覧ください。
導入する収支管理システムの選び方は？
収支管理システムを選ぶ際には、次の4つの観点が大切です。
- 必要な機能は備わっているか
- 予算が見合っているか
- 導入形態が自社に適しているか
- セキュリティ対策がとられているか
詳しくは記事内「収支管理システムの選び方」をご覧ください。
