旅費精算とは、従業員が出張した際にかかった交通費や宿泊費などを精算する業務のことです。出張経費は金額が大きくなりやすいうえに、インボイス制度や電子帳簿保存法など、法対応に伴う確認事項も多いため、申請者・経理担当者双方にとって負担が大きい業務といえます。

旅費精算をスムーズに進めるためには、適切なフローの構築や社内ルールの周知が不可欠です。また、出張手当（日当）を導入することで、従業員の手取り増加や企業の節税といったメリットも期待できます。

本記事では、旅費精算の基本的なやり方や流れ、精算時の注意点、効率化する方法などについて詳しく解説します。

• 旅費精算とは
• 旅費交通費とは
• 出張手当（日当）のメリットと相場
• 旅費交通費とは扱いが異なるケース
• 旅費精算のやり方と流れ
• ステップ1：出張申請をする
• ステップ2：出張して立て替え払いをする
• ステップ3：旅費精算書を記入する
• ステップ4：上長の承認を得る
• ステップ5：経理処理を経て精算する
• 旅費精算における注意点
• インボイス制度・電子帳簿保存法への対応
• 出張旅費規程を整備する
• 立替申請の精算方法やフローを整える
• 社内ルールの周知を欠かさない
• 旅費精算の妥当性を確認する
• 旅費精算業務を効率化する方法
• エクセルのテンプレートを活用する
• 法人カードでの精算を徹底する
• 経費精算システムを利用する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

旅費精算とは、従業員が出張の際にかかった費用を会社が後から補填する手続きを指します。

出張先への移動にかかる飛行機代や電車代、現地での移動費用、宿泊費などが主な対象です。また、出張時に支給される手当も「旅費」に含まれます。「旅費」「出張費」「出張旅費」など呼び方は会社によって異なりますが、基本的には同じと考えて問題ありません。

会社によっては旅費精算に関する社内規程が定められており、「移動距離が100km以上なら旅費」などの基準を設けている場合があります。

以下の記事では、出張費なども含めた「経費」について詳しく解説しているので参考にしてください。

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経費とは？計上できる費用や税金との関係をわかりやすく解説

「旅費交通費」とは「旅費」と「交通費」が合わさった勘定科目です。旅費には、出張時の宿泊費や出張手当が含まれており、交通費には電車や新幹線、飛行機の代金、車の高速料金やタクシーの料金などが含まれます。それらの旅費と交通費を合わせて、旅費交通費として処理します。

ただし、目的や内容によって異なる勘定科目が適用される場合があります。たとえば、社員研修のための宿泊費は「研修費」、慰安旅行などの宿泊費は「福利厚生費」として処理されます。旅費交通費はあくまで業務に必要な出費で、かつ遠隔地への移動に伴う経費と定義されるため、用途や目的に応じて正しく計上しましょう。

交通費については以下の記事でも詳しく解説しています。

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交通費精算の方法と、処理の際に気をつけたい点

出張手当（日当）とは、出張に伴う交通費や宿泊費の実費とは別に、食事代や雑費などの補填として従業員に支給される定額の手当です。

この出張手当を適切に導入することは、従業員の金銭的負担を軽減するだけでなく、企業にとっても税務上のメリットや業務効率化の効果をもたらします。

出張旅費規程に基づき、社会通念上妥当な範囲で支給される出張手当は、給与ではなく「旅費交通費」として扱われます。これにより、従業員と企業の双方に以下のような税制上のメリットが発生します。

従業員にとって最大のメリットは、支給された手当が所得税や住民税の課税対象とならない点です。

給与として同額を受け取る場合と比較して、税金や社会保険料が引かれない分、実質的な手取り額が増加します。
一方、企業側にとっても、支給した手当は「給与」ではなく「旅費交通費」として全額損金算入が可能です。これにより法人税の課税所得を圧縮できる効果があります。

また、国内出張の日当は消費税の課税仕入れとして認められるため、消費税の納付額を減額する効果も期待できます。加えて、実費精算における少額領収書の確認作業が不要となるため、精算業務の手間を削減できるという実務的なメリットもあります。

出張手当の金額設定に法的な決まりはありませんが、非課税として認められるためには「同業種・同規模の他社と比較して相当と認められる金額」である必要があります。

相場から著しく乖離した高額な設定は、税務調査において給与認定されるリスクがあるため注意が必要です。

財務省による「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート」に基づくと、国内出張および海外出張における日当平均額は以下の通りです。

このように、一般的には出張先（国内・海外、または地域）に応じて金額に差を設けるケースが多く見られます。自社の規模や財務状況を考慮しつつ、これらの相場を基準として適切な金額を設定し、出張旅費規程に明記することが運用上の要点となります。

業務で遠隔地に出向く場合でも、目的や内容によって旅費交通費として扱うケースとそうでないケースがあります。それぞれのケースについて詳しく確認しておきましょう。

取引先との懇親会や親睦会のために遠隔地に出向く際の費用は、旅費交通費ではなく「交際費」として処理します。この場合は、出張とは異なり取引先との関係構築が目的だからです。交通費や宿泊費が発生した場合でも、すべて交際費に含めて計上する必要があります。

交際費については、以下の記事をご覧ください。

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勘定科目の基礎知識：交際費とは

社員研修のために遠隔地に行く際の交通費や宿泊費は、旅費交通費ではなく「研修費」に分類されます。社員のスキル向上や研修目的での移動や宿泊費は、通常の業務とは異なるため、経費処理する際には研修費として計上しなければなりません。

慰安旅行や社員旅行を目的に遠隔地で出かけた場合の経費は、旅費交通費ではなく「福利厚生費」になります。以下のような場合において会社が一般に公正妥当な基準で判断し、認められれば福利厚生費として計上することが可能です。

旅費精算が発生した際のプロセスについて解説します。一連のフローを従業員一人ひとりが正しく理解することで、精算漏れを防いだり、経理担当者がスムーズに処理を進められたりします。

出張する際には担当者が上長に出張申請を行い、事前に許可を得る必要があります。その際、出張計画書や出張申請書を提出し、出張の目的や行き先、期間、予想される費用などを詳細に記載しなければなりません。

出張申請の段階で予想される費用などを整理しておけば、事後の旅費精算手続きがスムーズに進められます。会社側も出張にいくらかかっているのかを把握できるため、適切な予算管理を実現できるでしょう。

許可が降り、実際に出張をする際には、現地で発生する交通費や宿泊費などを担当者が立替払いするのが一般的です。

宿泊先などで受け取る領収書には、会社名を記載してもらうことを忘れないようにしましょう。細かい交通費などの明細もしっかり保管しておき、精算時に提出する必要があります。

出張から戻ったら、担当者は速やかに旅費精算書を作成します。通常の交通費精算書と同じフォーマットで問題ありませんが、出張の目的や訪問先、日程、移動手段などを詳細に記載し、いくら費用がかかったかが明確にわかるようにします。

旅費精算書を記載する際は、以下の必要項目が正しく含まれているか確認しましょう。項目が抜けていると、正しく精算処理されない可能性があります。

企業によっては旅費精算が頻繁に行われる場合もあるため、抜けが発生しないようにフォーマットを作成しておくのもおすすめです。

旅費精算書の記入が終わったら、経理に提出する前に上長の承認を得ます。事前に承認をもらっている出張計画書と照合し、予定外の支出が発生していないかチェックするのがポイントです。

上長の承認を必須にすることで、不正や過剰精算のリスクを減らせます。

上長の承認を得た精算書は、経理部門で処理されます。小口現金や振込での精算が行われ、精算書と領収書に問題がなければ出金処理が完了します。その後、経理部門が出金内容を帳簿やシステムに記録し、精算内容は会計データとして管理されます。

旅費精算の業務を行う上では、社内規定の遵守だけでなく、税法上の要件を満たすことが求められます。特に近年の法改正により、証憑（領収書など）の取り扱いや保存方法に関するルールが厳格化されているため、適切な対応が必要です。

2023年10月に開始されたインボイス制度や、改正電子帳簿保存法への対応は、旅費精算業務において避けて通れない課題です。

これらの制度に対応できていない場合、仕入税額控除が適用されなかったり、税務調査での指摘対象となったりする可能性があります。経理担当者だけでなく、申請を行う従業員も基本的なルールを理解しておくことが重要です。

インボイス制度の下では、原則として適格請求書の保存が仕入税額控除の要件となります。しかし、旅費精算においては実務上の負担を考慮し、一定の特例が設けられています。

その代表的なものが「公共交通機関特例」です。電車やバス、船舶などの公共交通機関による旅客の運送で、1回の取引金額が税込3万円未満のものについては、適格請求書の交付義務が免除されています。

この場合、適格請求書の保存は不要ですが、仕入税額控除を受けるためには、以下の事項を記載した帳簿の保存が必要です。

なお、この特例はあくまで「公共交通機関」に限られるため、タクシーや航空機などは対象外となる点に注意が必要です。

電子帳簿保存法への対応として、電子取引データの適切な保存が求められます。

インターネットで予約・決済した航空券やホテルの領収書、または交通系ICカードの利用履歴データなどを電子データとして受領した場合、これらは原則として電子データのまま保存しなければなりません。

具体的には、従業員がスマートフォンアプリやWebサイトから領収書データをダウンロードした場合、それを紙に印刷して保存するのではなく、電子データの状態で、かつ「改ざん防止措置」や「検索機能の確保」といった要件を満たした状態で管理する必要があります。

経費精算システムや会計ソフトの多くはこれらの要件に対応しているため、システムを活用することで法令遵守と業務効率化を両立できる可能性があります。

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出張旅費規程がない会社の場合、旅費交通費として経費にできるのはあくまで実費で支出した交通費と宿泊費のみに限られます。実態に即した形で、きちんと出張旅費規程を整備しておく必要があります。

頻繁に出張する従業員は、出張費の立て替えなどで一時的に負担が増えがちです。法律上、会社が事前に出張費を渡す義務はありませんが、そうした負担を軽減するためにあらかじめ仮払金を支給するなどの方法もあります。

また、フローなどの見直しによって精算までのスピードや事務作業の多さを改善できるかもしれません。

旅費精算において、従業員が社内ルールを理解していることは重要です。ルールを把握していないと、精算できない費用の請求などにつながり、経理担当者の手間が増えてしまいます。「利用できる交通手段や宿泊費の上限を設ける」「グリーン車や新幹線の利用条件を明示する」といった方法により、申請時のトラブルは防ぎやすくなります。

経理担当者と従業員双方の負担を軽減するためにも、社内ポータルサイトなどで旅費精算の適切なルールを周知しておきましょう。

「宿泊費が高すぎないか」「交通費は最短経路で選択されているか」「飲食費は常識の範囲内か」など、旅費精算では実際にかかった交通費や宿泊費、日当や飲食費などの妥当性を厳しくチェックする必要があります。

とくに、交通費については申請した経路よりも近いルートで移動し、不正受給するなどが起きやすいため、費用の上限を規程で定めておくなど対策が必要です。

旅費精算業務は、精算の抜け漏れが発生すると後々トラブルにつながる可能性があります。少しでもミスを減らすためにも、以下の方法を採用するなどして対策を行いましょう。

それぞれの方法について詳しく解説しますので、参考にしてください。

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経費精算を効率化する方法とは？効率が求められる理由についてもあわせて解説

コストを抑えて旅費精算業務を効率化したい場合の選択肢として、エクセルのテンプレートを活用する方法があります。会社独自の旅費精算テンプレートを作成し、記入項目や計算式を自動化しておけば、以降の手間を削減できます。

作成したエクセルのデータを印刷して手書きで記入したり、入力したエクセルデータをメール送信したりして申請します。

エクセルを利用するとフォーマットが統一されるため、経理担当者にとっても確認がスムーズになります。ただし、件数が多くなると管理が難しくなるため、精算件数が増えてきた段階で経費精算システムの導入を検討するのが得策でしょう。

　なお、一からすべて作成するのが大変という場合は、「無料の旅費精算書テンプレート」を活用するのが効率的です。ダウンロードしてお使いください。

従業員用の法人カードを発行し、出張時の支払いに利用する方法なら、後日現金で精算する必要がなくなります。従業員は先に現金で立て替える必要がなくなるため、一時的な金銭的負担の軽減にもつながります。出張先で急な出費が発生した場合でも、法人カードなら対応しやすいでしょう。

経理担当者は法人カードの利用明細で日付や店名、金額、合計金額を確認できるため、精算業務の効率化につながります。

経費精算システムとは、従業員が立替払いをした経費の精算作業を効率的に進めるためのシステムです。エクセルのようなツールと比べるとコストはかかりますが、旅費精算にかかる業務を効率化したい場合は導入をおすすめします。

経費精算システムを導入すれば、以下のことが可能になります。

会計ソフトの中には、経費精算に対応しているものもあります。自社の経理業務全体をまとめて効率化したい場合、従業員の業務負担を改善したい場合は、導入を検討してみましょう。

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経費精算システムとは？機能や導入費用、メリットについて解説

旅費精算とは、従業員が出張の際に支払った経費を会社が事後に補填する手続きのことです。経理部門における精算業務をスムーズに進めるためには、旅費精算の適切なフローを定めたり、従業員に周知したり、旅費精算業務を効率化するためのツールやシステムを活用したりすることが重要です。

本記事で解説した内容や注意点を参考に、精算業務の負担削減と効率化を検討してみてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞

• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
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• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

経費精算だけでなく、請求書処理、小口現金やカード支払いなど、会社で支払うお金をまとめて効率化したい場合は、freee支出管理がおすすめです。AIを活用した自動処理、スマホでいつでもどこでも申請・承認可能で従業員全員が使いやすく、面倒を楽にする機能がそろってます。毎月の支払処理での人的ミスのリスクや負担軽減が可能になります。詳しく知りたい方はこちらよりご確認いただけます。

旅費精算の一般的な流れは、まず出張前に申請を行い、出張中に費用を立て替えます。帰社後は領収書をもとに旅費精算書を作成して上長に提出・承認を受け、最終的に経理部門で確認・精算処理が行われます。会社によっては、事前に仮払いを受けるケースもあります。

詳しくは「旅費精算のやり方と流れ」で解説しています。

旅費精算の期限について法的な決まりはありませんが、一般的には社内規定で「帰社後〇日以内」や「翌月〇営業日まで」と定められているケースが大半です。

精算が遅れると月次決算の処理に影響が出たり、内容の確認が困難になったりする恐れがあるため、出張後は速やかに申請を行う必要があります。

詳しくは「旅費精算における注意点」で解説しています。

旅費精算とは、従業員が出張業務を行った際に負担した交通費・宿泊費、および出張手当（日当）などの費用を、会社が事後に精算して支払う手続きのことです。

近距離の移動に伴う「交通費精算」とは区別され、遠隔地への出張に伴う費用全般が対象となります。

詳しくは「旅費精算とは」で解説しています。