ビジネスにおける差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が申請者に申請を戻す処理のことです。

申請内容や添付資料の不備、古いフォーマットの申請書の使用、申請経路の誤りなどがあった場合に、こうした不備や誤りを指摘し修正を求めるために行われます。

本記事では、ワークフロー上で差し戻しが起こる原因やデメリットを詳しく解説します。差し戻しを防ぐための対策も紹介しているので、参考にしてください。

• 差し戻しの意味とは？
• 却下・取り消しとの違い
• 差し戻しが起こる原因
• 差し戻しの発生によるデメリット
• 業務効率の低下
• 意思決定の遅れ
• 差し戻しを防ぐ対策
• 申請書のフォーマットやマニュアルを見直す
• 問い合わせ窓口を設置する
• ワークフローシステムを導入する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

ビジネスにおける差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が、内容に不備や誤りのある申請を申請者に戻す処理のことをいいます。

差し戻しを受けた申請者は、指摘事項をもとに内容を修正して再申請を行い、その後、承認者や決裁者が再び内容を確認・評価する必要があります。

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却下とは、承認者や決裁者が申請を非承認とする処理です。差し戻しの場合は、申請内容の修正・再申請によって承認ワークフローを再開できるのに対し、却下された場合はその時点でワークフローが終了します。再申請をする際は、新規で申請を作成して一からワークフローを開始する必要があります。

取り消しとは、申請者が申請を取り下げる処理を意味します。差し戻しが承認者・決裁者による処理であるのに対し、取り消しは申請者自身が行う処理です。

ワークフロー上で差し戻しが起こる原因には、以下のようなものがあります。

申請内容や添付書類に誤りや不足があり、判断に必要な情報が十分に揃っていない場合、差し戻しによって修正や情報の追加が求められます。

また、古いフォーマットに則って申請書を作成していたり、必要な関係者の承認が得られていなかったりと、ワークフローにおけるルールが守られていない場合にも、差し戻しが発生し得ます。

差し戻しの発生によるデメリットとして、主に以下の2つが考えられます。

差し戻しが発生するたびに修正・再申請と再評価が必要になり、申請者・承認者・決裁者のすべてに追加の対応工数がかかって業務効率の低下が懸念されます。

多くの申請を承認・決裁しなければならない管理職にとっては特に負担が大きく、また経費申請における締め日付近など、承認作業が集中する時期には業務過多になる可能性もあるため、注意が必要です。

差し戻しが発生すると、その分意思決定も遅れます。業務やプロジェクトの進行を停滞させ、スケジュールの遅れによってコスト面や企業としての競争力・信頼にも影響を及ぼす可能性があるため、差し戻しが頻繁に発生しないように対策を練る必要があります。

差し戻しを防ぐ対策として、主に以下の3つが考えられます。

差し戻しの原因を解明し、自社に適した対策を検討してみてください。

差し戻しが頻繁に発生している場合は、まずは既存の申請書のフォーマットやマニュアルの見直しが必要です。

申請書への記載内容や添付資料、承認経路、最新の申請フォーマットなどについて、マニュアルに分かりやすく記載されているかを点検しましょう。特にミスの起こりやすい箇所は表現の調整や説明の追加を行います。

また、記載漏れや誤記が多い場合は、申請書のフォーマット自体をアップデートするのも有効です。

マニュアルが整備されても差し戻しの件数が減らない場合は、問い合わせ窓口を設置するのも対策のひとつです。申請を行う際の不明点についてあらかじめ問い合わせ、スムーズに解決できるようになることで、申請者の心理的な負担や、差し戻しに伴う業務負荷が軽減されます。

ただし、問い合わせを受ける担当者に大きな負担がかかる可能性があるため、注意が必要です。

差し戻しを防ぎ、申請から承認・決裁までの一連のワークフローを効率よくスムーズに進めるには、ワークフローシステムを導入するのも有効です。

たとえば、申請に必要な情報を画像から自動でテキストデータ化できるOCR（自動読み取り）機能や入力内容の自動チェック機能が搭載されているシステムなら、手入力で起こりがちな記載漏れや誤記などのミスを減らせます。また、申請フォーマットや承認経路をシステムに登録することで、ワークフロー上のルールに則った運用が容易になります。

システム上でワークフローの進捗状況を可視化するとともに、各種機能を活用して誤りや不正による差し戻しを防ぐことで、業務の効率化につながるでしょう。

差し戻しとは、承認者や決裁者が内容に不備や誤りのある申請を申請者まで戻す、ワークフロー上の処理のことです。差し戻しが頻繁に発生すると、修正や再申請、再評価の作業が発生して業務効率が下がり、重要な意思決定が遅れてしまうことも考えられます。

差し戻しを防ぐ有効な対策として、申請書フォーマットやマニュアルの見直しはもちろん、ワークフローシステムの導入もおすすめです。システムを活用することで申請から承認・決裁までの一連の流れが自動化され、申請前に内容の不備を見つけやすくなるため、差し戻しを防ぐことができます。

差し戻しが多く発生している場合は、原因を見極め自社に合った対策を検討してみましょう。

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差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が、内容の不備や誤りを理由に申請を申請者まで戻す処理を意味します。

詳しくは、記事内「差し戻しとは」をご覧ください。

差し戻しの場合は、内容の不備などを修正し再申請すれば承認ワークフローを再開できるのに対し、申請が却下された場合は、申請が否認されて承認ワークフローが終了します。

取り消しは申請者自身がが申請を取り下げる処理であるのに対し、差し戻しは承認者・決裁者が申請を戻す処理を指します。

詳しくは、記事内「却下・取り下げとの違い」をご覧ください。