業務フローとは、業務内容や業務判断、処理の方法を視覚的に表現したもので、これを図式化したものが業務フロー図です。関係者全員が業務の全体像を共有するために、さまざまな業界やビジネスシーンで用いられています。業務フロー図を作成する際は、誰が見てもすぐに把握できる図にすることが重要です。

本記事では、業務フローの意味やワークフロー・マニュアルとの違い、業務フロー図を作成するメリット、書き方のルール・ステップ、わかりやすい図を作るポイントについて解説します。

• 業務フローとは
• 業務フローとワークフローの違い
• 業務フローとマニュアルの違い
• ビジネスフロー・作業フローとの関係
• 業務フロー図を作成するメリット
• 業務内容を社内で把握しやすい
• 業務改善に役立てられる
• 業務の属人化を防止できる
• 業務フロー図に使用される主な記号とルール
• 業務フロー図の書き方と例
• 1. 目的を明確にする
• 2. 関係者を整理する
• 3. 時系列に主要業務をリスト化する
• 4. 主要業務間の関係性を明確にする
• わかりやすい業務フロー図を作るポイント
• 全体像を把握しやすいように1枚にまとめる
• 業務の開始と終了を明確に示す
• 簡潔なデザインを意識する
• 事前に記載ルールを決めておく
• 分岐の条件を明確にする
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

業務フローとは、業務の流れを可視化する目的で業務内容や業務判断、処理の方法を視覚的に表現したものをいいます。これを図式化したものが、業務フロー図です。

業務フロー図は、標準化された記号や図形を使って業務の始まりから終わりまでのプロセスを順を追って示したもので、行政や金融、商取引などさまざまな業界で用いられています。業務フロー図を見た人が業務の全体像をすぐに理解できるよう、シンプルかつわかりやすく作成することが求められます。

業務フローとよく似た用語に、「ワークフロー」があります。どちらもプロセスの管理に関連するため同義語として使用されるケースもありますが、ニュアンスは微妙に異なります。

業務フローは、特定のチームが行う特定の業務に焦点を当てて作成します。業務全体のプロセスを俯瞰して、組織の戦略やプロセスの改善に活用できます。

一方、ワークフローは特定の結果を達成するために必要なタスクの順序を指します。個々のタスクがどのように連携して全体の目標を達成するかに焦点を当てており、ITシステムなどで特定のタスクやプロセスの自動化を目的として用いられます。

ワークフローは業務フローの一部として存在するか、もしくは複数の業務フローを統合したものです。

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業務フローとマニュアルはどちらも業務を整理・共有するためのツールですが、目的と表現方法が異なります。

業務フローは業務の流れと担当者の関係を図式化したものであり、業務全体の構造や順序を視覚的に把握することを目的としています。一方、マニュアルは特定の業務を遂行するための詳細な手順や注意事項を文章で記述したものです。

業務フローは「誰が・何を・どの順番で行うか」を俯瞰的に示すのに対し、マニュアルは「どのように行うか」を詳細に説明するという違いがあります。業務の全体像を共有する際は業務フロー、個別の作業手順を伝える際はマニュアルと使い分けるとよいでしょう。

「ビジネスフロー」や「作業フロー」も業務フローと同様の意味で使われることが多い用語です。

ビジネスフローは主に企業間取引や社外との業務の流れを指す場合に用いられる言葉で、業務フローと同義として扱われることが一般的です。作業フローは業務の中の特定の作業工程に焦点を当てた流れを指します。

いずれも業務フローと大きな意味の違いはなく、文脈によって使い分けられます。

業務フロー図を作成するメリットとして、次の3つが挙げられます。

業務フローは、業務の各プロセスで誰が担当者となるかを示しているため、各従業員の役割や業務の順序が把握しやすくなります。異なる部門間でコミュニケーションを潤滑にするためにも有効です。

業務フロー図では決まった記号や図形を用いるため、視覚的にイメージしやすいのが特徴です。新しく参画する従業員でも短時間で理解でき、スムーズに業務に臨めます。

業務フロー図を作成して社内の業務を可視化すると、業務における問題点が見えてきます。問題点が明らかになれば、無駄な業務をなくしたり、順番を入れ替えたりするなどの業務改善が可能です。

業務フロー図を業務改善に役立てることで、非効率な業務がなくなり、業務全体の生産性向上が見込めます。

業務の属人化は、業務の詳細や流れが言語化していないことによって起こります。とくに従業員が少なく異動があまりない企業では、業務が属人化しているケースも少なくありません。

担当者が異動や退職などで離れると、引継ぎに時間がかかり業務全体の流れが止まってしまう可能性があります。業務フロー図を作成して業務の流れを可視化しておくことで、属人化のリスクを軽減できます。

業務フロー図には決まった記法はありませんが、一般的に以下の記号が広く使われています。書き手が覚えやすく、誰が見ても理解できるシンプルな記号で作成することを意識しましょう。

また、業務フロー図では「スイムレーン」と呼ばれる仕切り線を用いて担当者・部門・システムをレーンに分けて配置します。どのレーンに処理が配置されているかで「誰が」その処理を担当するかが一目でわかる仕組みです。

業務フロー図は、以下の4ステップで作成します。

まず、業務フロー図を作成する目的を明確にしましょう。目的によって、業務フロー図に含める内容や表現方法が異なります。業務フロー図を作成する目的は、主に以下の4つです。

ボトルネックを特定して改善したい場合は、業務フローを用いて個々の業務内容や業務間の引継ぎに要する時間を明らかにする必要があります。新たなメンバーへの共有や外部説明を目的とする場合は、専門用語や省略語の使用を避け、誰もがわかりやすい表現で作成してください。

次に、業務フローに関わるすべての関係者を整理してください。具体的には、社内のマネージャーや担当者はもちろん、社外の発注元や発注先、顧客にいたるまで業務に関わるすべての会社・人物をリストアップします。

業務フローは主に「各担当者の業務」「担当者間の連携」「関係者の関与」で構成されるため、関係者のリストアップ漏れに注意しましょう。

関係者のリストアップができたら、次は担当者の主要業務をリスト化します。

主要業務は時系列に整理し、「業務の着手」「業務完了の時期」「具体的な業務内容やプロセス」「業務で使用するものや場所」「業務過程で関わる人」など、業務の詳細を明らかにしていきます。

担当者の主要業務を時系列にリスト化できたら、最後に主要業務の関係性や条件分岐などの詳細を書き込みます。主要業務の関係性には、以下の2種類があります。

依存関係の有無で業務の進め方が大きく変わるため、業務フロー図には「（非）依存関係」をしっかりと明示してください。

業務フロー図は作成すること自体が目的ではなく、関係者が一目で理解できてこそ価値があります。わかりやすい業務フロー図を作るための5つのポイントを解説します。

業務フロー図は、一目で全体像が把握しやすいように1枚にまとめましょう。複数のページに分かれると業務の流れが把握しにくくなります。

プロセスが多くて業務フローが長くなる場合は、新たに開始・終了点を設けて業務フローを分けるか、簡易的な業務フローにまとめられないかを検討してみてください。

わかりやすい業務フロー図を作成するには、どの時点で業務を始め、どの時点で終了するかを明確に記載しましょう。

たとえば請求書を送付する業務であれば、請求金額が決まった時点を業務の開始、請求書を送付した時点を業務の終了とします。主要業務を時系列に並べておくと、さらにわかりやすい業務フロー図になります。

業務フロー図作成時には、基本的に「業務フロー図に使用される主な記号とルール」で紹介した図形を使用し、専門的な記号の使用は避けましょう。

図形や配置のサイズをそろえる、図形同士を重ねない、テキスト量を少なくするなど、簡素なデザインを意識してください。使用する色は4色程度に抑えると、よりわかりやすい図になります。

業務フロー図の作成を分担する場合、複数の書式や記法が混在して読みにくいものになるリスクがあります。作成開始前にチーム内で以下のようなルールを共有しておきましょう。

処理が分岐する際には、その条件をわかりやすく記述しましょう。分岐の条件が明示されていないと、どちらに進めばよいかわからなくなります。

たとえば経費精算の業務フローであれば、「申請金額が1万円以上か未満か」によって承認ルートが異なる場合、ひし形の分岐記号に「申請金額1万円以上」と記述し、「YES→部長承認」「NO→直属上長承認」のように矢印で条件ごとの次のステップを明示します。

条件の記述が曖昧だと業務の流れが追えなくなるため、誰が見ても判断できる表現を心がけましょう。また、分岐はなるべく少なくした方が全体像を把握しやすくなります。

業務フローとは、業務の流れを可視化する目的で業務内容や担当者の関係を示すものです。ワークフローやマニュアルとは目的・表現方法が異なり、業務全体の構造や順序を俯瞰的に把握するために用いられます。

業務フローを図式化した業務フロー図を作成することで、関係者全員が業務内容を把握しやすくなるほか、業務改善や属人化の防止にもつながります。

業務フロー図を作成する際は、事前に記載ルールを決めたうえで、開始と終了を明確にし、簡素なデザインで1枚にまとめることを意識しましょう。

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業務フローとは、業務内容や業務判断、処理の方法を視覚的に表現したものです。これを図式化したものが業務フロー図で、関係者全員が業務の全体像を共有するためにさまざまな業界で用いられています。

詳しくは記事内「業務フローとは」をご覧ください。

業務フローは「誰が・何を・どの順番で行うか」を図式で俯瞰的に示すものです。一方、マニュアルは「どのように行うか」を文章で詳細に説明するものです。業務の全体像を共有する際は業務フロー、個別の作業手順を伝える際はマニュアルと使い分けるとよいでしょう。

詳しくは記事内「業務フローとマニュアルの違い」をご覧ください。

「ビジネスフロー」や「作業フロー」が業務フローの言い換えとして用いられることがあります。ビジネスフローは主に企業間取引の流れを指す場合に、作業フローは特定の作業工程に焦点を当てた流れを指す場合に使われますが、いずれも業務フローと大きな意味の違いはありません。

「ワークフロー」は業務フローと混同されることがありますが、ワークフローは個々のタスクの順序や自動化に焦点を当てたものであり、厳密には異なる概念です。

詳しくは記事内「業務フローとワークフローの違い」をご覧ください。

業務フロー図とは、業務フローを標準化された記号や図形を使って図式化したものです。業務の始まりから終わりまでのプロセスを視覚的に表現することで、担当者の役割や業務の流れを一目で把握できるようになります。