出張旅費や交通費、接待交際費など、日々の業務で本来会社が支出するべき費用を、従業員自身が立て替えることはよく起こるものです。立て替えは従業員の金銭負担だけでなく、経理担当者の事務負担も増えます。適切な精算手順を理解し、ルールに則った運用をしないと、従業員とトラブルになる可能性もあります。

本記事では、立て替えの定義や発生しやすいケース、精算手順、トラブルの防止方法を解説します。立て替えの経理処理に悩む人は参考にしてください。

• 立て替えとは
• 仮払金との違い
• 預り金との違い
• 立て替えが起きやすいケース
• 立替経費を精算する手順
• 立て替えた経費の報告を受ける
• 領収書を受領する
• 経費精算書を作成して承認を得る
• 精算処理をする
• 従業員に立て替え分を返金する
• 経費の立て替えは違法？
• 経費の立て替えで生じるデメリット
• 現金管理や振込業務の負担が増える
• 数字のズレが起きやすくなるリスクがある
• 立て替え依頼がハラスメントになりうる
• 経費立て替えによるトラブルを防ぐ方法
• 立て替えに関するルールを決める
• 法人カードを利用して立て替えの回数を減らす
• 経費精算システムの導入で計算を自動化する
• 請求書払いに切り替えてもらう
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

ビジネスシーンにおける「立て替え」とは、会社が事業活動のために支払うべき費用を、従業員や役員が一時的に私費で支払う行為のことです。

本来であれば会社が支払うべき金銭を、従業員が一時的に肩代わりし、後日会社がその費用を従業員に返金します。経理実務では頻繁に発生する業務ですが、適切に管理しないと従業員の負担増加やトラブルの原因となります。

「立て替え」と「仮払金」の違いは、従業員に金銭を渡すタイミングと金額が確定しているかどうかにあります。立て替えは、金額が確定した時点で従業員が支払いを済ませ、後で会社に請求する方法です。手土産代や交通費など、日常的な少額経費で発生します。

一方、仮払金は出張や高額な備品購入など、正確な金額が不明な段階で、会社が概算額を従業員に渡す処理です。基本的には、業務終了後に差額を精算します。

仮払金は従業員の金銭的負担を軽減できますが、渡したときと精算したときの2回処理の手間が発生するため、金額基準で使い分けるのが一般的です。

「預り金」は、立て替えとはお金の動きが異なります。立て替えは会社が負担すべき費用を従業員が支払っている状態です。会社から見れば、従業員に対する「債務」がある状況といえます。

一方、預り金は従業員や取引先が支払うべきお金を、会社が一時的に預かっている状態です。源泉所得税や社会保険料の天引きなどがこれに該当し、会社にとっては「預かっている負債」がある状況といえます。

そのため、誰が誰にお金を払う義務があるのかを整理して仕訳をする必要があります。

経費精算業務において立て替えが起きやすいのは、主に以下の3つのカテゴリです。

これらは現場での即時支払いやクレジットカード決済が必須となる場面が多く、従業員の一時負担となりやすい経費です。近年は、ECサイトやクラウドサービスの普及によりカード決済のみの取引が増加しました。

法人カードの枚数が限られている企業では、従業員が個人のカードで立て替え、後日精算する運用が常態化することもあります。数万円単位の出張旅費や毎月のサブスクリプション費用などが積み重なると、従業員の負担は重くなります。

従業員が一時的に負担した立替経費の精算は、毎月のように繰り返す業務です。手順を標準化し、ミスや遅延を防ぐ仕組みづくりが欠かせません。

まずは、従業員からの立て替え申請を受けます。この際重要なのは「期限（締め日）」の設定です。

数ヶ月前の領収書をまとめて提出するような申請の溜め込みは、適切に費用計上できなくなる要因であり、決算の数字が合わないといったトラブルを招く可能性があります。期間が空くほど領収書の紛失リスクも高まるため、「経費は発生した月内に申請する」といった明確な社内ルールが必要です。

申請のハードルを下げるには、スマートフォンから隙間時間に入力できる「クラウド経費精算システム」の導入が有効です。

経費精算の手順について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

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経費精算とは？種類や一連の流れ、領収書が必要な理由などを解説

提出された領収書（レシート）を確認する際は、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法対応チェックが必須です。それぞれ、以下の対応をとります。

領収書を受領した際は、上記の法令に則った保存方法を徹底しましょう。

経費精算書には日付や支払先、金額、購入内容に加え、交際費であれば「相手名」や「目的」「参加人数」といった詳細情報の記載が必要です。情報が不足していると、税務調査において個人的な支出とみなされるリスクがあります。

不正や私的流用を防ぐために、作成された精算書は直属の上長が承認します。必須項目が入力されていないと申請できないシステムを利用すれば、不備による差し戻しの手間を削減可能です。

承認完了後、経理担当者が仕訳を行います。

従業員による立て替えの経理処理では、発生主義に基づき、貸方科目に「未払金」または「未払費用」を使用するのが適切です。「立替金」は、会社が従業員等の費用を一時的に支払った場合（資産）に使われる科目のため、混同しないよう注意が必要です。

仕訳例（税込11,000円の消耗品を従業員が立て替えた場合）

会計ソフトの自動仕訳機能などを活用すれば、業務効率や正確性が向上します。

経理処理が完了したら、確定した金額を従業員へ返金します。現在はリスク管理と効率化の観点から、銀行振込が主流です。

返金方法は給与振込で合算するか、別途、総合振込をするのが一般的です。一方、振込日までの期間が長いと従業員の家計を圧迫する要因にもなります。法人カードや法人ウォレットサービスを導入し、立て替え自体が発生しない仕組みづくりをするのが望ましいです。

業務上必要な経費を従業員に一時的に立て替えさせること自体は、違法ではありません。民法第650条に基づき、会社と従業員の間で業務委任契約が成立していると解釈され、従業員は立て替えた費用を会社に請求する権利をもっています。

ただし、経費の立て替えは無制限に許容されるわけではありません。給与を圧迫するほどの高額な立て替えを強要したり、精算を著しく遅延させたりする行為は、債務不履行や「経費ハラスメント」として問題視される可能性があります。従業員への配慮を欠く言動などはパワハラに該当するおそれもあるため、限度額の設定など、従業員を守る仕組みの整備が求められます。

安易な立て替えが続くと、経理担当者と従業員双方にデメリットが生じます。適切な立て替えの運用ルールを決めることが重要です。

小口現金の管理や、従業員個々の口座への振込手続きは、経理担当者の業務時間を圧迫します。

現金を扱う場合は毎日の現金実査が必要です。また、銀行振込であっても、件数が増えるほどデータ作成や承認までの工数が増加します。月末などの繁忙期に申請が殺到すれば、決算分析のような本来やるべきコア業務に支障をきたしかねません。

小口現金の廃止や、振込日の集約といった対策をすれば、こうした負担は解消できます。

手作業での立替精算は、入力ミスや確認漏れなどの人的ミスが避けられません。加えて、インボイス制度導入後は、税率区分や事業者番号の確認など、チェック作業により負荷がかかります。

金額の取り違えや損金算入の計算ミスがあれば、正しい決算数値が出せなくなったり、税務調査でペナルティを受けたりするリスクもあります。

こうしたリスクを低減するには、領収書を自動で読み取れるソフトウェアや、クレジットカード明細を連携できる経費精算システムを導入し、業務を可能な限り自動化する方法が有効です。

立て替えが常態化し、金額や頻度が過度になると「経費ハラスメント」となり、従業員の離職やトラブルに発展する可能性があります。

本来従業員がプライベートで利用できる生活費や個人のクレジットカードの利用限度額が業務経費で圧迫されることは、従業員にとって大きなストレスです。とくに入社したばかりの新卒社員や若手の社員にとって、数万円の出費は重い負担となります。

立て替えの上限額を設定したり、上限を超えた分については会社が支払う運用にしたりといった工夫をするのが望ましいです。

トラブルや負担を未然に防ぎ、健全な運用をする方法としては、ルールの策定や決済手段の切り替え、経費精算システムの活用などが挙げられます。トラブルを可能な限り防ぎ、日々の数字合わせや決算に影響が出ないようにしましょう。

多くのトラブルは、ルールが曖昧なことに起因します。「経費精算規程」を整備し、以下のように運用ルールを明文化しましょう。

策定したルールは、就業規則への記載や研修などを通じて、全従業員への周知を徹底しましょう。

法人カード（コーポレートカード）を導入し、配布範囲を拡大すれば、従業員が自分の財布からお金を立て替える必要がなくなります。法人カードで支払った代金は会社の口座から引き落とされるため、従業員の金銭的負担はありません。

また、経理担当者も利用明細データを通じて正確な支出状況を把握でき、ガバナンス強化につながります。近年は管理が容易な「法人プリペイドカード」や「バーチャルカード」もあり、現場社員への配布も柔軟に対応できるようになっています。

法人カードで会計業務を効率化するなら「freeeカード Unlimited」の利用も検討してみましょう。

クラウド経費精算システムの導入により、立て替えの処理過程全体をデジタル化するのも有効です。

最新のシステムには、領収書を撮影するだけで日付や金額、インボイス番号を自動で読み取るAI-OCR機能などが搭載されています。入力の手間が減るだけでなく、税率の間違いや法対応漏れもシステムがチェックするため、コンプライアンスも向上します。

ECサイトでの備品購入やクラウドサービス利用料など、継続的に発生する経費は、個人による立て替えから企業間の「請求書払い（掛け払い）」へ切り替えましょう。

請求書払いに移行すれば、従業員が決済に関与する必要はなくなり、会社に届く請求書に基づいた正規の経理処理ができます。法人向けECサイトや、利用頻度の高いサービスの法人契約を活用し、決済手段を見直しましょう。

経費の立て替えは、日々の出張や交通機関の利用などで頻繁に起こります。常態化すると、従業員と会社との間でトラブルになる可能性もあるでしょう。

法人カードの利用や立て替え額の制限、経費精算システムによる適切な処理など、トラブルを防ぐための工夫をして、ミスなく経理処理ができるようにするのが望ましいです。AIで経費精算ができる「freee経費精算」なら、経費の精算処理を丸ごと効率化でき、日々の業務の負担が減らせます。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞

• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

経費精算だけでなく、請求書処理、小口現金やカード支払いなど、会社で支払うお金をまとめて効率化したい場合は、freee支出管理がおすすめです。AIを活用した自動処理、スマホでいつでもどこでも申請・承認可能で従業員全員が使いやすく、面倒を楽にする機能がそろってます。毎月の支払処理での人的ミスのリスクや負担軽減が可能になります。詳しく知りたい方はこちらよりご確認いただけます。

「立替金請求書」とは、一時的に負担した費用を本来の支払者へ請求する際に発行する書類で、主に企業間取引で使われます。

社内の経費精算においては、従業員が提出する「経費精算書」が代替書類として扱われるのが一般的です。実務上「立替金」は簿記上の勘定科目と混同しやすいため、社内で使う際は「経費精算書」で統一するのが一般的です。

詳しくは記事内「立替経費を精算する手順」をご覧ください。

従業員が個人のポイントを使用して支払った場合、会社が精算すべき金額は「ポイント利用分を差し引いた、実際の手出し金額」です。

経費は「事業のために実際に支出した費用」を指すため、個人のポイントによる値引き分はコストとして認められません。領収書の合計額ではなく、実際に現金が出ていった分のみを返金します。全額返金すると、従業員が不当な利益を得たとみなされ、給与課税のリスクが生じるため注意しましょう。

経費の立て替え処理で頻繁に使用するのは、未払金または未払費用です。

従業員が経費を立て替えた時点では、会社にとって「後で従業員に返す債務」が発生しているため、貸方に「未払金」を計上します。

一方、「立替金」は、会社が従業員の私的な費用（給与天引き前の住民税など）を一時的に支払った場合などの「資産」を表す科目です。経費精算で貸方に「立替金」を使うと、会社がお金を貸しているという意味になり、実態と矛盾してしまうため使い分けましょう。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

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