白色申告の基礎知識

白色申告で経費にできるものと、できないものまとめ

白色申告をするにあたって、これは経費になるのか?ならないのか?ということで悩んでいる事業者の方は多いのではないかと思います。ここでは、青色申告と比較しながら経費の取り扱いについて確認をしていきましょう。

商売に関係があるか否か?

大前提として覚えておかなければならないことがあります。それは「経費とは商売に関係する支出である」ということ。

例えば、お酒を買ってきたとします。もしその人が建設業をやっている人であれば、お酒は基本的に経費になりません。なぜならお酒があろうとなかろうと、建設業に従事するためには関係がないからです(嗜好品によるリフレッシュ効果などは、ここでは除外をしておくことにしましょう…)。

ただし、もし飲食店の人がお酒を買ってきたとしたらどうでしょう?それは商品として提供するために購入したものであり、当然に仕入という経費として計上できるものです。また、もし建設業をやっている人が「取引先に対する差し入れとしてお酒を購入した」のであれば、それは経費性が認められることになります。

従って、「商売のために支出したもの」として説明できるものであれば、基本的には経費となると考えておきましょう。仕事に関係のある書籍購入、自動車に関するメンテナンス、商品や備品の購入にその運搬費など、内容は異なっても商売に関係をしているものであれば経費性が認められることになります。 もちろん、あまりにも過度な支出(先の例で言えば、取引先に対する過剰な接待交際費など)がある場合には、その経費性が疑われることもあります。

そして難しいのは、私生活との混在です。例えば自宅の一部を仕事に使っている人は多いのではないかと思います。この場合、支払っている家賃については「商売で使っている部分」と「私生活で使っている部分」に分ける必要が。部屋の広さで按分するなど、合理的に説明ができる比率に応じて経費と生活費を分けるようにしましょう。 これは、例えば自家用車を仕事で使っている場合のガソリン代や自動車保険料、携帯電話の利用料金など、あらゆる項目について共通するお話です。

ただし、中には事業に関係のある支出でも経費にならないものはあります。例えば交通違反による罰金や各種税金の延滞税などです。また所得税や住民税の支払も経費にはなりません。

白色申告と青色申告の提出書類の違い

白色申告と青色申告における経費の取り扱いについて、異なるのは最終的な会計帳簿の違いです。白色申告では収支内訳書と呼ばれる簡易的な帳簿にまとめるのに対して、青色申告では損益計算書という詳細な帳簿にまとめる必要があります。

白色申告の収支内訳書は、あまり細かい項目について記載がありません。それに対して、損益計算書では分類が細かくなっています。売上に直接かかわる売上原価の記載や月ごとの集計額など、記載内容が白色申告に比べて詳細になっているのが特徴です。

白色申告を行う際には、領収書の提出義務はありません。しかし、経費計上した領収書は関係書類として7年間保存する必要があります。

白色と青色では、親族への人件費について大きな違いがある

そして、白色申告と青色申告では給与に対する取り扱いが根本的に異なります。実は白色申告においては、親族に対する賃金給与の支払が認められていません。親族に対して給与を支払うことにより、過剰な節税を図ろうとすることに対する防止策として定められているルールです。親族が商売を手伝っていることに対して、一定額の控除は認められていますが、あまり大きな金額ではありません。

これに対して、青色申告については、一定の手続きを要件に親族に対する賃金給与の支払が認められています。この効果はかなり大きく、青色申告が白色申告に比べて有している大きな特典だと言えるでしょう。

大切なのは経費の項目名よりも実態!

支出がどの経費項目に該当するのかわからないこともあるかと思います。そのような場合には、自分の判断で勘定科目を決めてしまって構いません。その時に大切なのは、上述した通り「それが商売・事業に関係のある支出か否か?」です。

例えば、車に関する備品を購入した時、それが修繕費なのか消耗品費なのか、あるいは車両費なのかというのはそれほど大きな問題にはなりません。それよりも大切なのは、その車両備品の購入が商売に関係しているのかどうか?という点です。仕事上必要なのであれば、項目がなんであれ経費ですし、単なる趣味として購入したのであれば生活費として処理をしなければなりません。ただし、「この支払のときはこの勘定科目」と決めたら、そのルールは変えないようにしましょう。

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