白色申告の基礎知識

個人事業主は覚えておくべき白色申告に必要な記帳の書き方

青色申告では原則として、取引を1件ごとに記入し、現金取引と預金取引で帳簿を分けて記帳する必要がありますが、白色申告における会計帳簿の作成については、ある程度簡便な方法(単式簿記)によることが認められています。その書き方について、大まかに確認していきましょう。

業種により、現金売上を1日の合計額で記載可

青色申告という、しっかりとした記帳を求められている制度においては、基本的に「一つの取引に対して一つの記録をするが求められています。売上についても同様で、異なる相手先に売上があった場合には、その取引先ごとに売上の記録を記載していく必要が。また現金取引か、預金取引かといった決済の違いについても記録が必要です。

一方で、白色申告に関してはより簡単な記帳が認められています。業種にもよりますが、現金売上を一日の合計額で記載すれば良いです。また、後から代金を回収する掛売上についても、補足的な資料を活用することで確認が取れるのであれば、取引先について分類をする必要がないことになっています。

経費等についてもまとめて記載することが可能

売上や仕入、各種経費について、どの項目についても金額が少なければ一日分の取引をまとめて記帳してあれば良いことになっています。小売業などの現金売上や現金仕入など、いくつもの相手先とやり取りがあるような場合には簡易な方法で記帳をしておいた方が簡単でしょう。また、掛売りや掛仕入れについても、納品書・請求書等で補足ができるのであれば合計金額を記載しておけば良いです。

ただし、上でも書いた通り「納品書や請求書等で補足ができること」が大前提となっている点には注意が必要です。あくまでも「会計帳簿としては簡易にまとめることが認められている」というだけであって、個別の取引について適当にまとめておけば良い、という意味ではないことに留意しましょう。

最後は収支内訳書の形にまとめる

白色申告者の確定申告では、申告書に収支内訳書と呼ばれる計算書類を添付しなければなりません。

従って、この収支内訳書に記載されている項目に応じて、各取引について一日ごとの合計額を記載していくのが簡単です。

例)
◯11月8日 売上 田中・鈴木・山田に対して   43,000円
◯11月9日 消耗品費 ボールペン・乾電池       400円
◯11月9日 仕入 大橋商店・三浦物産より    21,000円

取引日ごとに、収支内訳書に即して分類した項目ごとに合計をして記載をしていけば、最終的に収支内訳書を作成する時にとても便利です。

◯毎日の取引について、売上や仕入、消耗品などの種類ごとに領収書等をまとめておく ◯それぞれの項目について、まとめた領収書等の金額を合算して記載する

表計算ソフトなどを使えば、一年分の取引についてまとめることもそれほど難しくはありません。できれば毎日の取引について、ある程度こまめにまとめた方が精度は高くなります。ただ、規模が小さな事業であれば一年分をまとめて処理することも可能です。

関係書類の保存期間

白色申告のための帳簿や書類は、一定期間保存しておく必要があります。具体的にいうと、収入や経費を記載している帳簿は7年、業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)は5年間保存しておく必要があります。また、帳簿に関係する書類の保存については、5年と義務付けられています。

白色申告で帳簿の提出は必要?

白色申告の場合、確定申告で帳簿を提出する必要はありません。帳簿を提出する必要がないからといって、帳簿をつけないでいたり、雑に記帳すると、税務署の調査があったときに説明がつかない恐れがあります。

繰り返しになりますが…あくまでも「会計帳簿としてまとめるに当っては一日ごとにまとめて記載することが認められている」ということを忘れてはいけません。つまり各取引に関するレシートや請求書、納品書等についてはしっかりと保管をしなければならないということです。多くの白色申告者が、その書類整理について合格点とは言い難い状態にあるようです。

かりに税務署から問い合わせがあったときに、収支内訳書に書かれている金額の根拠が説明できなければ大きな問題へと発展しかねません。簡易な記載が認められている、ということは「色々な資料について適当に集めておけば良い」という意味ではないことは、しっかりと覚えておく必要があります。

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