ERPの基礎知識

基幹システムとは?ERPや業務システムとの違い、導入メリットをわかりやすく解説

基幹システムとは?ERPや業務システムとの違い、導入メリットをわかりやすく解説

基幹システムとは、企業経営における基幹業務を支援するシステムのことです。

販売・生産・財務会計など、企業経営に欠かせない業務を支援する基幹システムの導入によって、業務効率化や生産性向上を図ることができます。

本記事では、基幹システムを導入するメリットや導入の流れについて、わかりやすく解説します。

目次

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基幹システムとは

基幹システムは、企業経営の主要な業務を支えるシステムの総称で、特定のシステムの名称ではありません。ここでは基幹システムの具体的な種類、混同しがちな業務システム・情報システム・ERPとの違いについて解説します。

基幹システムの種類

業界や業種、企業規模などによって導入すべき基幹システムは異なりますが、代表的なシステムとしては次のようなものが挙げられます。

基幹システムの種類

  • 在庫管理システム
  • 仕入管理システム
  • 販売管理システム
  • 生産管理システム
  • 会計管理システム
  • 人事給与システム

在庫管理システム

製品の在庫を一元管理するシステムです。流動的な資産である製品在庫を適切に管理することで、キャッシュフローの悪化や不良在庫の発生を防げます。

仕入管理システム

製品の仕入れ状況を管理するシステムです。トレンドや社会情勢などの市場状況を踏まえて、販売商品の仕入れを最適化できます。

販売管理システム

製品販売における「お金」や「物」を管理するシステムです。受発注や入出金などの情報を一元管理することで、業務の効率化が図れます。

生産管理システム

商品の生産情報を管理するシステムです。製品の生産フローにおけるコストや品質、納期などを総合的にマネジメントできます。

会計管理システム

入出金や財務状況を一元管理するシステムです。帳票や決算書のい作成が簡単に行なえて、記入漏れや記入ミスを防ぎます。

人事給与システム

従業員の採用管理や人事評価などを一元管理します。社員管理が行いやすく、時間を大きく奪われる人事に関するコストを削減できます。

業務システム・情報システム・ERPとの違い

基幹システムと混同されやすいものに「業務システム」「情報システム」「ERP」があります。これらとの違いをまとめると以下のようになります。

経営上必要不可欠な業務を管理する基幹システムに対して、情報システムは業務を円滑化するためのシステムを指します。

情報システムの一例

  • グループウェア
  • 社内SNS
  • ナレッジベース
  • スケジュール管理

そして、基幹システムと情報システムを含めた全体を「業務システム」といいます。

また近年よく耳にするERP(企業資源計画)は、企業におけるさまざまな経営資源を一元管理し、経営の最適化や効率化を図る取り組み全体を指します。そのため、直接的になんらかのシステムを指し示す言葉ではありません。

ERPについて詳しく知りたい方は、別記事「ERP(企業資源計画)とは?導入メリットやERPの種類などをわかりやすく解説」をあわせてご確認ください。

基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入することの主なメリットには、次の3つが挙げられます。

基幹システムを導入するメリット

  • 業務の効率化につながる
  • 業務の属人化を防げる
  • 経営情報を可視化できる

業務の効率化につながる

基幹システムの導入によって、さまざまな主要業務を自動化できるため、作業効率が大きく高まります。同時に人為的なミスの防止にもつながるため、作業精度の向上も期待できます。

また基幹システムが導入されていない場合、情報の一元管理ができず、部署ごとにデータを出してもらい集計するプロセスが必要です。そのため企業規模が大きくなればなるほど、情報を管理する手間は膨大になり、ミスも誘発されます。

基幹システムを導入すれば、従業員がアナログで作業する手間が省かれ、大幅なコスト削減につながります。

業務の属人化を防げる

基幹システムを導入することで、業務の対応や進め方が統一され、一定のスピードと品質を維持できるようになります。

個人のスキルや経験に依存してしまうと、担当する人によって業務の品質に大きな差が出てしまいます。システムの導入は、業務における知見やノウハウの属人化を防ぐことにつながり、新入社員であっても十分に対応できる業務環境の整備が可能です。

経営情報を可視化できる

基幹システムを導入することで、経営や業務に関するさまざまなデータを一元管理でき、現状をリアルタイムかつ正確に把握できます。

経営陣なら売上や利益の実績、現場の担当者なら在庫状況など、必要なときに必要な情報へのアクセスが瞬時に可能です。結果として、迅速な意思決定やアクションにつながります。

基幹システムの導入パターン

基幹システムの導入形態としては、「オンプレミス型」と「クラウド型」のいずれかを選択する必要があります。

オンプレミス型

自社サーバーにシステムを構築することを「オンプレミス型」といいます。オンプレミス型の場合、システムの機能や操作性などの仕様を自由にカスタマイズできるのが大きな特徴です。

一方で、サーバー購入などの初期費用が高額になり、構築するのにも一定の期間を要します。

オンプレミス型がおすすめなのは下記に当てはまる企業です。

  • 予算の潤沢な大企業
  • 長期間にわたる運用を前提にしている企業
  • 基幹システムをカスタマイズして利用したい企業

クラウド型

クラウド型は、サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用する形態です。

自社でサーバーを用意することなく、一からシステムを構築する必要もないため、安価ですぐに導入できるのがメリットです。また障害時の対応やバックアップ管理などを自社で行う必要がなく、法改正時などのバージョンアップも適宜受けられます。

デメリットとしては、カスタマイズなどの自由度がオンプレミス型に比べて下がるため、システムに合わせて業務の進め方などを調整する必要がある点です。そのため業務を改めて見直したり、従業員への研修を行ったりしなければなりません。

クラウド型がおすすめなのは以下に当てはまる企業です。

  • 導入コストを抑えたい企業
  • 常に最新状態の基幹システムを利用したい企業
  • 専門知識をもったエンジニアを用意できない企業

基幹システムを導入する流れ

基幹システムの導入の流れは以下の通りです。

基幹システムを導入する流れ

  1. プロジェクトの目的を明確にする
  2. 導入するシステムを選定する
  3. 要件定義を行う
  4. 設計・開発を行う
  5. テスト検証を行う
  6. 本格的に運用を開始する

(1)プロジェクトの目的を明確にする

基幹システムを導入する際には、具体的な業務を棚卸しして優先順位をつけます。システム化すべき業務領域を定め、プロジェクトの目的を明確化してからスタートしましょう。

プロジェクトの目的は最適な基幹システムを選ぶための判断基準となるため、このステップは必ず行う必要があります。

(2)導入するシステムを選定する

基幹システムの導入効果を最大化するためには、自社に最適なシステムを選定するのが重要です。

先述のとおり、基幹システムにはオンプレミス型とクラウド型があり、システムを扱うベンダー(販売業者)ごとに機能の特徴やサポート体制なども異なります。

それらを踏まえたうえで自社の業務実態にフィットし、メリットが大きいと考えられるシステムを選びましょう。

(3)要件定義を行う

導入するシステムが決定したら、具体的な要件定義を行います。クラウド型を選択した場合は、既にパッケージが決まっているため、カスタマイズの自由度はあまり高くありません。

一方オンプレミス型の場合は、オーダーメイドで組み立てられるからこそ、システム会社との打ち合わせが大切です。どのようにシステムを運用し、どのような機能が必要かを具体的に定め、設計・開発の土台を固めます。

基幹システムは多くの従業員が利用するため、誰でも使いやすいシステムにすることを意識しましょう。

(4)設計・開発を行う

設計・開発フェーズも、クラウド型を選択した場合はほとんど必要ありません。

オンプレミス型の場合は、要件定義に沿ってシステム会社が設計・開発を進めます。開発期間は要件によって異なりますが、一般的には数ヶ月かかると考えておきましょう。

この期間に自社でマニュアルや研修プログラムを作成して、あらかじめ環境整備を行っておくとスムーズに運用を開始できます。

(5)テスト検証を行う

開発が完了したら、本格運用の前にシステムが問題なく作動するかなどのテスト検証を行います。システム単体の動作だけでなく、他システムとの連携に問題がないかも確認しなければなりません。

特にオンプレミス型は、想定していた通りの連携が行えないケースもあります。本格的に運用を始めた後に不具合が生じると、顧客に迷惑をかけるなどの問題にもつながります。システム連携については入念にチェックしましょう。

(6)本格的に運用を開始する

テスト検証によって問題なく動作するのが確認できたら、本格的な運用に移行します。ただし基幹システムは、導入したら終わりではありません。

導入後も定期的に現場でヒアリングし、基幹システムに不具合が生じていないかをチェックしましょう。PDCAサイクルをまわしながら継続的な改善を行い、運用効率を高めていくことが大切です。

基幹システムの導入時に気を付けたいこと

基幹システムを導入する際に留意しておきたいことを説明します。

導入の目的を明確にする

基幹システムの導入前に、導入する目的を必ず明確にしておきましょう。

基幹システムは、企業経営の課題を解決するためのものです。そのため、基幹システムの導入によってどんな課題を解決したいのか、プロジェクト全体で明確にしておく必要があります。

目的が明確でないと、導入後に業務がどう改善されたのか、どこが効率良くなったのかがわかりません。特にオンプレミス型は改善箇所がわからず不要な機能をつけてしまうと、導入費用が無駄に高額になるケースが多いです。

基幹システムの導入を検討する際は、まず導入する目的と必要な機能をまとめておきましょう。

自社に適したシステムを選ぶ

システムの検討にあたっては、自社の商慣習(取引上のルール)や業務プロセスに対応しているかを調べましょう。導入してみたものの、実際の業務に沿っていない仕様が多く、うまく使えなかったということになれば本末転倒です。

そのような事態を防ぐには、実際に基幹システムを使用する現場にヒアリングを行い、どのような機能が必要かを精査したうえで、システムの比較検討を行う必要があります。

基幹システムは情報を一元管理するため、複数の部署が利用します。それぞれの部署から出た要望を調整し、誰でも使いやすいシステムにしていきましょう。

さらに現在の状況だけに目を向けるのではなく、中長期的な視点からも、機能性やランニングコストなどが妥当かどうか確認することも大切です。このような点も踏まえながら、自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。

まとめ

基幹システムは全社的に使用するものであり、影響範囲も必然的に大きいです。だからこそいい加減に導入するのではなく、本記事で解説したような流れを踏まなくてはいけません。

自社に合ったシステムはどのようなものなのか、基幹システムを導入する目的を明確化したうえで、従業員が使いやすいシステムの導入を検討しましょう。

「統合型会計システム freee」によるバックオフィス業務の最適化で、経営の強化を実現!

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内部統制に対応した網羅的な機能を搭載

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国際保証業務基準3402(ISAE3402)に準拠した「SOC1 Type2 報告書」を受領

統合型会計システム freeeは、米国公認会計士協会(AICPA)が定める米国保証業務基準書第18号(SSAE18) 及び国際会計士連盟(IFAC)が定める国際保証業務基準3402(ISAE3402)に準拠した、「サービス・オーガニゼーション・コントロール1(SOC1) Type2 報告書」を受領しています。

「Type2」は、関連する業務における内部統制の運用状況の有効性について一定期間を対象に評価した結果を記載したものです。上場準備企業・上場企業に適した効率的かつ透明性の高い内部統制システムを提供しています。

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よくある質問

基幹システムとは?

基盤システムとは、企業経営における「基幹業務」を支援するシステムのことです。基幹システムを導入することで、在庫管理や人事給与など社内で取り扱うシステムを一元管理でき、必須業務で発生する工数を大幅に削減できます。

詳しくは記事内「基幹システムとは」をご覧ください。

基幹システムを導入するメリットは?

業務の属人化を防ぎ、経営情報を可視化できることで、会社全体の作業効率・生産性を上げられます。情報を一元管理するため、リアルタイムでデータが反映され迅速な意思決定も可能です。データの入力を手作業で行わないため、人為的ミスを減らせるのも大きなメリットです。

詳しくは記事内「基幹システムを導入するメリット」をご覧ください。

基幹システムの選び方は?

社内の予算・規模・改善したい業務内容を軸に検討しましょう。基幹システムは全社的に使用するものなので、一方向からの意見だけでなく、それぞれの業務を担当する各社員へのヒアリングが必要です。

詳しくは記事内「基幹システムの導入パターン」をご覧ください。

使いやすくはじめやすい統合型の会計システム

freee会計は、短期での導入と運用開始が実現できる統合型の会計システムです。紙の管理や保管等の業務を一掃し、クラウドを活用したデジタル化をスムーズに実現できるので、経理業務にかかる作業時間もコストも削減できます。