稟議書とは、組織内で自身の権限だけでは決定できない事案について、上司やそれ以上の役職者などの関係者から承認を得るための書類のことです。申請を確実に通すには、きちんとした稟議書の書き方やポイントを押さえておく必要があります。

稟議書は紙の書面だと効率が悪く、業務のデジタル化が進む現代においては稟議書の電子化も注目されています。本記事では、稟議書の基礎知識や書き方、承認を得やすくするポイント、稟議書の電子化について紹介します。

• 稟議書とは
• 稟議書と決算書の違い
• 稟議書と起案書の違い
• 稟議（社内稟議）の種類
• 稟議書のメリット
• 審議のための会議を減らせる
• 事案に取りかかるまで時間短縮できる
• 稟議書のデメリット
• 稟議書の書き方
• 稟議書への記載項目
• 稟議書の記載例とテンプレート【目的別6選】
• 稟議書の承認を得やすくするポイント
• 承認に必要な情報を簡潔にまとめる
• 信頼性を高めるデータを含める
• 承認者や決裁権者に事前に根回しする
• 万が一、稟議書が差し戻し・却下された場合の対処法
• 稟議申請を行えるシステムを利用する
• 【管理者・総務向け】紙・Excel稟議の課題と電子化のメリット
• 「紙・Excel運用」が引き起こす5つの経営課題
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

稟議とは、企業などが意思決定を行う際に、文書を回覧して関係者全員から承認を得るための手続きを指します。この際の文書は、紙媒体でも電子媒体でも問いません。稟議は企業や組織によって種類が異なりますが、契約稟議や購買稟議、採用稟議などが存在します。

稟議書とは、自身の権限では決定できない事案について、関係者の承認や決裁を得るために作成される文書のことです。立案書とも呼ばれます。

多くの企業では、事案に対して決定権を持つ関係者の承認を得たうえで意思決定を行いますが、稟議の内容は大小さまざまです。そのため、稟議の際に毎回関係者が集まるのは現実的ではありません。

稟議書を活用することで関係者が毎回集まる必要なく承認を得られるため、効率的に業務を進められます。

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稟議書と似た用語に、決裁書という言葉があります。稟議書は関係者の承認を得るために、下位の承認者から順番に複数名で回覧されます。一方で、決裁書は稟議書の内容に対する最終的な判断を下すための書類です。

決裁書については、稟議書と異なり、決裁者ひとりで決裁が行われます。稟議書は事案に対する承認プロセスを進めるための書類で、決裁書は最終判断を行うための書類という点で明確な違いがあります。

稟議書と似た役割をもつ書類として、起案書があります。起案とは、社内で実行したい事案やプロジェクトに関する原案を作ることです。起案書は、起案の際に作成した原案を意味します。

原案を作って承認を得るプロセスである点で、稟議と起案は似た手続きです。近年では稟議と起案を同義とするケースも少なくありません。

基本的に起案が事案やプロジェクトの最初のステップ、稟議はその後に承認を得るために使われる手続きであることを覚えておきましょう。

稟議書は、申請する内容や目的によって分類され、それぞれ記載すべき項目や重要視されるポイントが異なります。

代表的な種類として、以下の4つが挙げられます。

「購買稟議」では、購入する物品のスペックや費用対効果、相見積もりの結果などが判断材料となります。「契約稟議」や「新規取引」に関する稟議では、取引先の信用情報やリスク管理、契約条件の詳細が必要です。

「採用稟議」においては、採用コストや給与条件に加え、増員が必要となる背景や事業計画との整合性が求められます。

これらの種類を把握し、目的に応じた適切な項目を記載することで、承認プロセスが円滑に進む可能性があります。

稟議書を活用すれば、社内での承認プロセスが効率的に進みます。稟議書を活用して得られるメリットについてそれぞれ詳しく解説します。

稟議書を活用する最大のメリットは、事案のたびに関係者が集まって審議しなくてもよい点です。稟議書には事案の詳細や必要な情報がすべて記載されているため、承認者は文書1枚を確認するだけで内容が把握でき、可否を判断できます。

稟議書が丁寧に作られていれば、担当者が説明に大きく時間を割く必要もなく、効率的に意思決定が進められます。

稟議書を活用すると、事案に取り掛かるまでの時間を大幅に短縮できます。稟議書であらかじめ関係者に事案の内容が共有できるため、承認が得られればすぐ業務に取り組めます。

そのため、無駄な時間を省き業務のスピードアップが可能です。とくに急ぎの案件や重要な事案において、稟議書を活用することで迅速に対応できます。

稟議書には新しい事案を効率的に進めるうえでメリットがある一方、承認者が複数いるため、一人ひとりの責任意識が薄れやすい点がデメリットといえるでしょう。とくに稟議書を回覧する際に、各承認者が内容を十分に確認せず情報の矛盾を見逃したり、判断を誤ったりする可能性があります。

万が一、あとからその稟議に関わる問題が発生した場合、多くの承認者が存在するため責任の所在が不明瞭になる恐れもあります。会社の意思決定プロセスに関わるため、外部から批判を受けるリスクも考慮しなければなりません。

不正な申請はもちろん、申請者自身も気づいていない欠陥まで完全に排除することは容易ではありませんが、問題が発生した際に責任の所在を明らかにする仕組みづくりが重要です。

稟議書は組織内で承認を得るための重要な書類です。スムーズに承認を得るには、内容を正確かつ簡潔に記載することが求められます。

仮に記載内容が不明確だったり、重要な情報が抜けていたりすると差し戻しにつながり、承認が遅れる恐れもあります。稟議書に記載するべき項目について詳しく解説するので、参考にしてください。

稟議書を作成した日付を記載します。いつ申請された稟議なのかを明確にできます。

稟議書を作成した担当者の氏名や所属部署を記載します。これらを記載することで、誰が稟議を申請したのかがわかり、問い合わせ先も明確になります。

稟議書の内容を簡潔に示す件名を記載します。たとえば「〇〇の契約手続きについて」など、おおまかな内容が件名だけで理解できる状態が望ましいです。

申請内容の詳細や目的について記載します。なぜその申請が必要なのか、承認を得たい具体的な理由をわかりやすく説明しましょう。

申請に関する資料やデータがあればあわせて添付します。資料やデータを添付すれば、承認者も稟議の内容をスムーズに理解できます。

承認者からのコメントがあれば記載するスペースです。承認を得るための確認事項などがあれば記載されます。

主に上記の項目は必ず稟議書に入れるべき内容です。漏れなく記載し、簡潔にまとめられれば、スムーズに承認プロセスを進められます。

稟議書の記載例とテンプレートを、目的別に詳しく解説します。

実務で使う際の参考にしてください。

稟議書を回覧してもらいスムーズに承認を得るには、稟議内容を簡潔でわかりやすくまとめて必要なデータを用意したり、根回しをしたりすることが大切です。

稟議書の承認を少しでも得やすくするためのポイントについて詳しく解説します。

稟議書で承認者が知りたい情報は主に以下のとおりです。

上記の内容がわかりやすく記載されている必要があります。ただし、ダラダラと長い文章では、論点が不明瞭になり承認者の理解を得られない恐れがあります。箇条書きや5W1Hなどを意識して、簡潔にまとめましょう。

提案内容の承認を得やすくするには、信頼性を高める具体的なデータを含めることが重要です。ただし、稟議に必要ない情報までむやみに含めるのではなく、費用対効果がわかるデータや売上予測に基づくデータなど、承認者が納得しやすい根拠を示しましょう。

具体的には、導入後のコスト削減額や生産性向上の見込みなどの数値を示せば説得力が増します。

稟議書が承認者のもとに届く前に、根回しをしておくのも大切です。自分が聞いていない事案がいきなり稟議書で回ってくると、リスクを警戒して承認してもらえないケースも考えられます。

口頭で「この内容の稟議書を提出します。部署の問題解決につながるので早めに承認をお願いします」と事前に説明しておくと、スムーズに承認プロセスが進みます。

稟議承認のプロセスや通し方のコツについては、「稟議承認について解説。必要になるシーンや通し方のコツ」をご参照ください。

稟議書が差し戻しや却下となることは、業務遂行において決して珍しいことではありません。また、差し戻されたからといって、提案者の失敗や評価の低下を意味するものでもありません。

組織としてより適切な意思決定を行うための調整プロセスのひとつです。

もし承認が得られなかった場合は、まず却下された理由や指摘事項を冷静に確認します。予算の不足や情報の欠落など、修正すべきポイントを具体的に洗い出しましょう。

指摘された内容を反映し、改善した稟議書を再提出すれば、計画の精度が高まり、承認される可能性は十分にあります。

稟議書の承認を得やすくするには、稟議のフローを効率化することも重要です。そのためには、社内の稟議を電子化したシステムを利用するといった方法があります。

稟議システムを導入すれば、インターネット上で稟議のフローが完結できることがメリットです。場所や時間にかかわらず稟議申請や承認ができるようになるため、承認者不在によって承認が滞ってしまうことも回避できます。

会計システムや経費精算システムの中には稟議申請を行えるサービスもあるため、自社にあったシステムの導入を検討することをおすすめします。

ワークフローシステムの詳細については、「ワークフローシステムとは？主な機能や導入メリットをわかりやすく解説」で詳しく解説しています。

個人のスキルによる稟議書の質も重要ですが、組織全体の運用体制に目を向けることも同様に不可欠です。

多くの企業で慣習的に続けられている紙やExcelによる稟議運用は、単に非効率であるだけでなく、経営スピードを鈍化させ、ガバナンスや法対応のリスクを高める要因となります。

アナログな運用体制を継続することは、現代のビジネス環境において重大な経営リスクであるとも考えられます。

紙やExcelを用いた従来の運用方法は、企業の成長を妨げる5つの経営課題を引き起こします。

物理的な書類とハンコを必要とする運用では、承認者の不在や出社待ちによって決裁が停滞し、意思決定のスピードが著しく低下してしまいます。また、承認後のデータを基幹システムへ手入力する手間や、過去の稟議書を倉庫から探し出す労力は、組織全体の生産性を下げる要因です。

ほかにも、用紙代や保管スペース、拠点間の郵送費といったコストが積み重なるだけでなく、書類の紛失や改ざん、承認プロセスの形骸化といったガバナンスリスクも無視できません。

加えて、電子帳簿保存法などの法改正への対応負荷が高まるほか、出社を強制する運用フローがテレワークの導入を阻害する要因となります。

稟議書は大小さまざまな事案に対して、複数の関係者から承認をもらい会社の意思決定を行うための重要な書類です。

そのため、要点をわかりやすく簡潔に記載して提出する必要があります。また、急に稟議を申請すると承認者からリスクを警戒される可能性があるため、申請前の根回しも大切です。

本記事を参考に、承認者に納得してもらいやすい稟議書を作成してスムーズに稟議を進めてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

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稟議書は、意思決定のプロセスを「記録」として残し、後から検証可能にすることで組織決定の正当性を担保するために必要です。

また、複数の関係者による承認を経ることでガバナンスを強化し、独断や不正を防ぐ役割も果たします。

詳しくは「稟議書のメリット」で解説しています。

稟議が必要となる金額の基準は企業によって異なりますが、一般的には「1万円以上」や「10万円以上」などと社内規定で定められています。金額の大小だけでなく、契約の内容や重要度に応じて必要の有無が判断される場合もあります。

担当者個人の権限では決定できない事項について、上司や関係者から承認を得るために作成する書類のことです。関係者が一堂に会する会議を開くことなく、文書の回覧によって組織的な意思決定を行うために用いられます。

詳しくは「稟議書とは」で解説しています。