多くの企業では期初に目標や予算が設定されます。その予算と実績を比較して目標の達成に向けた進捗状況を把握し、必要に応じて軌道修正を図るプロセスが「予実管理」です。

当初の計画通りに進めてよいか、何を原因としてどのような修正が必要かなどを見極め、経営判断に活かします。

本記事では、予実管理の概要・目的や進め方、注意点について詳しく解説し、業務負荷を抑えながら予実管理を進めるのに役立つツールも紹介します。

• 予実管理とは？
• 予実管理と予算管理の違い
• 予実管理の具体的な進め方
• 目標・予算を設定する
• 月次決算を行って実績を把握する
• 予算と実績を比較して差異を確認・分析する
• ④改善・軌道修正の策を検討し実行する
• 予実管理を行ううえでのポイント・注意点
• 適切な予算を設定する
• 必要に応じて予算や目標の見直しを行う
• 予実の差異が生じた要因の特定を重視する
• 予実管理をサポートするツール
• Excel・Googleスプレッドシート
• プロジェクト管理ツール
• 会計ソフトウェア
• まとめ
• よくある質問

予実管理とは「予算実績管理」の略称で、設定した予算（Plan）と実績（Result）を比較して目標に対する進捗状況を把握し、予実の差異が生じた原因の特定や軌道修正を図るプロセスを指します。

予実管理の主な目的は、進捗の可視化・把握と課題やリスクの特定、そして迅速な軌道修正によって目標達成の確度を高め、経営を安定化・効率化させることです。

通常、企業では期初に目標や予算を策定し、その達成に向けて事業活動を行います。このとき、期中に目標に対する達成度や予算と実績のズレが見えなければ危機感が薄れ、計画の見直しや経費削減など打つべき対策が遅れてしまいかねません。またズレの原因が特定できていないと、利益が出ていないなかで過度な投資を行ってしまうなど、的な経営判断が行えず状況を悪化させる恐れがあります。

そこで、月ごとなど定期的に決算を行って実績を把握し、予算との比較によって現在地や具体的な問題、今後生じると考えられるリスクなどをタイムリーに明らかにすることが重要となるのです。

目標に対してよい実績を挙げられていると分かれば、その要因を特定して好調を維持したり、さらに業績を伸ばすための経営判断を行いやすくなったりするといった効果も期待できるでしょう。

予実管理と混同されやすい用語として「予算管理」が挙げられます。予算管理は一般に、事業年度ごとに予算計画を策定してその達成を目指すプロセス全体を指します。

予算管理が予算の策定・配分・実行・分析・評価まで計画全体に関わる包括的な概念であり、年間を通して取り組むものであるのに対し、予実管理は予算管理プロセスの一部を担う、「分析」に重点をおいた短サイクルの取り組みである点が主な違いです。

予実管理の具体的な進め方は以下のとおりです。

各ステップの要点を解説します。

まずは予実管理の根幹となる「目標」の数値として予算を設定します。企業全体の事業計画をもとにし、また過去の実績データにも照らしながら、実現可能かつ成長が望める数値を設定しましょう。

年間の予算を分解して月次（必要に応じて週次・日次）の目標・予算を立てたり、売上だけでなく営業利益・売上原価・販管費など管理したい項目の目標・予算を追加したりと、目標とその管理の粒度を柔軟に調整することが重要です。「計画と実績の差異から課題を特定してアクションに繋げられるか」「管理にコストや負荷がかかりすぎないか」などを考慮し、細かすぎず粗すぎない粒度に設定できるとよいでしょう。

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目標を設定したサイクルに応じて決算を行い、実績を把握します。

単月・単週の数値だけでなく「年間（月間）の予算に対する第◯月（週）終了時点での累計実績」も計算することで、目標に対する進捗や現在地を明らかにできます。

月次決算の行い方については、別記事「月次決算とは？業務の流れや効率的なやり方を解説」で詳しく解説しています。

実績を可視化できたら、初めに設定した目標・予算と実績を比較して差異を明らかにし、差異が生じた要因を分析します。

差異が生じた場合は、要因が内的なもの（業務プロセスやリソースの配分、価格設定、見積もりの精度など）か外的なもの（経済情勢や市場・競合他社の動向など）かを見極めることが重要です。内的要因であれば具体的な課題の改善に進み、外的要因であれば目標や計画の調整が必要とわかるなど、改善・軌道修正の方向が見えてきます。

予実の差異が生じた原因が特定できたら、差異を埋めるための改善や軌道修正の方法を検討して実行に移します。

タイムリーな改善が予実管理の目的のひとつであることをふまえ、見つかった課題は放置せず、すぐに対策に取り組むことが重要です。すべての課題やリスクに一度に対応することは難しいため、とくに実績への影響が大きいと考えられる項目から優先的に着手しましょう。

改善策の実施に際しても目標と結果の比較・分析を行うことで、より取り組みの効果を高められます。

予実管理を行ううえで押さえておきたいポイントや注意点として、以下の3つを挙げて解説します。

予実管理の成功の鍵のひとつは、適切な予算設定です。

目標を達成できるよう低めに予算を設定すると企業の成長につながりづらく、また高く設定しすぎると現場に無理が生じたり、課題を特定しづらくなったりします。事業計画だけでなく過去の実績や市況もふまえながら、努力すれば達成が望めるような現実的かつ前向きな予算を設定しましょう。

初めに設定した予算の達成に向けて取り組むことが重要ではありますが、予実管理には柔軟性も求められます。

目標と進捗の乖離が大きい状態が続くと、従業員のモチベーションが維持できなくなったり、「何が原因で目標に達していないのか」が分析しづらくなったりしかねません。進捗率を見ながら、必要に応じて予算や目標を柔軟に修正しましょう。

予実管理は「短期目標を達成できたか」を知るために行うものではなく、年間を通した予算や目標の達成に向けて課題の特定や軌道修正を実施するために行うものです。数値の達成に固執したり、設定した予算と実績の差異を見るだけで終わらせたりせず、予実の差異が生じた要因を探ることにとくに重点をおいて取り組みを進めましょう。

PDCAサイクルの考え方を意識すると、より効果的に予実管理を進めやすくなります。

予実管理の各工程において作業負担を軽減するために、以下のようなツールを活用できます。

ExcelやGoogle スプレッドシートはデータの集計・可視化が行える表計算ツールです。自社の事業に合ったフォーマットを作って予算と実績の数値を一元管理できます。比較的低コストで利用でき、使い慣れている人が多いため習得にかかるコストも抑えられる点がメリットとして挙げられます。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトにおけるタスク・スケジュール・リソース・コストなどの管理をサポートするツールです。売上や原価、工数など多様な情報を一元管理し、事業にかかっている工数・コストや進捗状況をリアルタイムで把握するのに役立ちます。

会計ソフトウェアは、取引にまつわる情報を記録・自動集計できるツールです。銀行口座や事業用クレジットカードなどとの連携によって日々の業務で蓄積された実績データを自動で取り込めるため、データ入力の手間やヒューマンエラーのリスクを抑えて正確な進捗を確認でき、精度の高い予実管理を行える点がメリットです。

また、勘定科目・部門・セグメント別の予実対比や、数値の推移を示すグラフの自動作成などの機能によって、効率的かつ多角的な分析が叶います。

予実管理は「設定した予算に対して実績はどうであったか」を把握し、課題・ボトルネックやリスクを明らかにして改善や軌道修正につなげるプロセスです。適切な予算を設定して予実の差異を可視化し、差異が生じた要因を特定すること・必要に応じて目標の見直しを行うことがポイントとなります。

目的を正しく理解し、また会計ソフトやプロジェクト管理ツールなども活用しながら、現場を疲弊させず目標達成につなげられる予実管理を行いましょう。

予実は「予算（Plan）」と「実績（Result）」を指す言葉で、予実管理は予算実績管理の略称です。

予実管理の概要について、記事内「予実管理とは」をご覧ください。

予算は年間など期間を定めて立てた目標数値（売上目標・利益目標など）で、予実は予算と実績を比較・分析するプロセスや、その比較・分析から見える「目標に対する進捗」などを指します。

予実管理を成功させるポイントは、適切な予算を設定すること・予実の差異を可視化し、差異が生じた要因を特定すること・必要に応じて目標の見直しを行うことの3点です。

詳しくは、記事内「予実管理を行ううえでのポイント・注意点」をご覧ください。