シフト制とは、一定期間ごとに作成するシフト表に基づき、従業員の出勤日や労働時間を管理する勤務形態です。シフト制の種類によっては、従業員の希望をもとにシフト表を作成するため、従業員は学業や育児などと仕事が両立しやすくなります。

本記事では、企業側と従業員側の視点からシフト制のメリット・デメリットについて解説します。

• シフト制とは
• シフト制は3種類
• 自由シフト制
• 固定シフト制
• 完全シフト制
• 【企業側】シフト制を導入するメリット
• 営業時間を長くできる
• 多様な働き方のニーズに対応できる
• 業務量に応じて人員を配置できる
• 人件費や社会保険料を抑えられる
• 【企業側】シフト制を導入するデメリット
• シフト表作成の負担が大きい
• 突発的に人員不足に陥るおそれがある
• 組織の一体感を高めにくい
• 【従業員側】シフト制を導入するメリット
• 学業や育児などと両立させやすい
• シフトの種類によっては勤務希望日を申告する必要がない
• 【従業員側】シフト制を導入するデメリット
• 自分の希望通りにシフトが組まれるとは限らない
• シフトによっては急な休みの取得が難しい
• 企業がシフト制を導入する際の注意点
• 労働条件を必ず明示する
• 労働時間や休憩時間は労働基準法の内容に準拠する
• 週の所定労働日数に応じて有給休暇を付与する
• 割増賃金は正確な計算が求められる
• シフト表提出のルールを従業員へ周知する
• 解雇や契約満了時には慎重な対応が求められる
• シフト制を導入・運用する際のポイント
• 就業規則を整備する
• 定期的にコミュニケーションを交わす場を設ける
• クラウド型勤怠管理システムを導入する
• シフト制を効率的に運用するなら「freee勤怠管理Plus」
• まとめ
• よくある質問

シフト制とは、一定期間ごとに作成するシフト表で、従業員一人ひとりの勤務日や労働時間を管理する勤務形態です。飲食店やスーパー、病院など、長時間稼働が必要な組織で導入されているケースが多くなっています。

仮に24時間稼働が必要な組織で、特定の従業員に朝から夜までの勤務を毎日命じるわけにはいきません。労働基準法違反に該当するだけでなく、従業員の体調不良や人件費の高騰など、さまざまなデメリットが生じます。

シフト制を導入すれば法令を遵守できるのはもちろん、従業員の体調も守りながら長時間営業ができるようになります。

シフト制は、3種類に分けられ、それぞれ特徴が異なります。また、タイプによっては事前に複数のシフトパターンを作成しておく必要があるなど、運用方法が異なるため、あらかじめ違いを理解しておくことが重要です。

シフト制について、3種類の概要を紹介します。

自由シフト制とは、勤務時間や働く曜日が固定されておらず、従業員の希望をもとにシフト表の作成や人員配置を行う制度です。コンビニや飲食店、ドラックストアなど、労働時間に制約がある人が多数働く職場で採用されています。

従業員は自身の都合に応じて勤務時間と出勤日を決められるため、企業側にとっては求人への応募率や人材の定着率向上が望める点がメリットです。ただし、毎月従業員の出勤可能日や勤務可能な時間帯を伺う必要があり、他のタイプと比べてシフト表作成の負担は大きくなります。

一方、従業員側は自身の都合に応じて勤務時間と出勤日を決められるため、仕事とプライベートを両立しやすい点が特徴です。しかし、必ずしも自身の希望通りにシフト表が作成されるとは限りません。場合によっては極端に出勤日数が増減するおそれがあります。

固定シフトとは、勤務時間や曜日が固定されているタイプです。

一度シフトを決めたあとは、「月曜日と水曜日に9：00~15：00」「火曜日と木曜日に10：00~17：00」など、決まった時間帯と曜日に働きます。

固定シフト制を導入すると、企業側はシフト作成の負担を減らせる点がメリットです。

一方、従業員側は出勤日が減る心配が少なく、安定した収入確保が望めます。固定シフト制は塾講師やオフィスの受付、コールセンターなどで導入されています。

完全シフト制とは、企業側が事前に複数のシフトパターンを用意しておき、従業員に希望するパターンを選択してもらうタイプです。シフトパターンには日勤・夜勤の二交替制、日勤・準夜勤・夜勤の三交替制などが挙げられます。

企業側は従業員の希望を考慮しつつ、業務量や従業員の能力などに応じてシフトを作成するため、人的リソースの有効活用が可能です。

一方、従業員にとっては夜勤手当・深夜手当の支給によって、日中に同じ労働時間を働くよりも収入を多く得られます。ただし、勤務時間が週または1日単位で変わるため、体調管理やモチベーションの維持が難しくなります。

完全シフト制は工場や病院、介護施設など、24時間勤務や専門的なスキルが必要な職場で導入されているケースが一般的です。

企業側がシフト制の導入で得られるメリットは、業務量に応じた柔軟な人員配置ができる点です。

業務量が多い時間帯と少ない時間帯で人員を調整できるため、人件費の高騰を避けつつ業務を回せます。ここでは、企業側がシフト制の導入で得られる主なメリットを4つ紹介します。

シフト制の導入による柔軟な人員配置で、1日の営業時間を長くできます。

たとえば、朝～昼には主婦・主夫、夕方～夜には学生など、従業員の都合がよい時間帯に合わせてシフトを組むことで、営業時間を長く確保することが可能です。

営業時間が長くなるほど、既存顧客の利用や新規顧客の獲得など、収益拡大の機会を多く得られます。夜遅くまで開店できるようになったことで、飲み会終わりの層へアピールしやすくなるなど、今までの開店時間帯では拾いきれなかった層の顧客をゲットできるかもしれません。

仮に24時間営業を実現できれば、明確なアピールポイントとなり、他社との違いを顧客へ印象付けられるでしょう。

自由シフト制を導入すれば、学業や育児、介護などで、労働時間に制約を抱える従業員のニーズにも対応できます。

自由シフト制は、企業が勤務時間や出勤日を決める制度ではありません。従業員一人ひとりが希望する勤務時間や曜日を申請し、労務担当者は申請内容をもとにシフトを作成します。

企業側からの打診がない限り、自身が希望しない日にシフトを入れられる可能性は低く、仕事とプライベートを両立しやすい働き方といえるでしょう。

また、学生や主婦、副業ワーカーなど、さまざまな人材を採用できる可能性が高まるため、人手不足解消が期待できます。

シフト制は、業務量や時間帯に応じて人数を調整できるのもメリットです。

業務量の多い日中は人員を増やし、業務量が少ない深夜や早朝は少ない人数で業務を回すといった対応が可能です。

業務量・時間帯ごとに必要な人員が明確になると、新たに人材を採用する必要性も低下し、人件費の高騰も避けられるでしょう。

シフト制の導入で勤務時間の分割や柔軟な人員配置ができるようになると、人件費や社会保険料を削減できます。

残業時間が多いほど、従業員に割増賃金を多く支払わなければなりません。シフト制は勤務時間が明確に決まっているため、残業が発生しにくい勤務形態です。企業としては、残業時間の減少で割増賃金を支払う回数を削減できます。

また、業務量・業務内容に応じた人員配置によって、社会保険料の支払い額も抑えられます。多くのアルバイトやパートを雇用すれば、正社員を雇用したときと比べて社会保険料の支払い額が少なくなるためです。

シフト制導入による大きなデメリットは、労務担当者への負担が増える点です。

シフトを作成する際は従業員の希望だけではなく、全体の業務量や従業員同士の人間関係なども考慮しなければなりません。ほかにも複数のデメリットが生じるため、マイナス面も把握したうえで導入することが大切です。

シフト制導入により、シフト作成の負担が新たに発生します。労務担当者は、全体の業務量や従業員の能力、人間関係などを考慮してシフトを作成しなければなりません。

従業員数が多いほど、一人ひとりの希望を反映するのが難しくなり、従業員によっては出勤日数が極端に減るおそれも生じます。自身の希望通りに働けない状態が続くと、退職を決断する可能性も高まるでしょう。

また、一部の曜日と時間帯にシフト希望が集中する一方、別の曜日や時間帯で人手が足りなくなるケースも発生します。とくに自由シフト制は、従業員からのシフト希望が特定の時期に集中する傾向が顕著です。

労務担当者はシフトに穴を空けないよう、難しい調整を強いられます。

学生や主婦が多い職場でシフト制を導入していると、一時的に人員不足に陥るおそれが生じます。

子どもの体調不良や学校行事への参加、試験などの理由で、従業員から急なシフト変更を依頼されるケースも珍しくないためです。

従業員数が少ない職場ほど、従業員がひとり欠勤した際の影響力は大きくなります。学生や主婦が多い場合は代替要員の確保も頭に入れながら、組織運営や採用に取り組まなければなりません。

また、人手不足の関係で急遽シフトに入ってもらう従業員には、過度な負担がかからないよう、次回のシフト希望を考慮するなど丁寧なケアが必要です。

シフト制は従業員同士が相互理解を深める機会が限定されており、組織の一体感を高めるのが難しい傾向にあります。

組織の一体感とは、従業員同士が同じ目標を共有し、目標達成に向けたプロセスで生まれる仲間意識や協力意識のことです。一体感を高めるには従業員同士が交流する機会を増やしし、互いに仕事へ取り組む姿勢や人柄などを理解することが重要です。

ただし、シフト制は同じ職場で働く従業員同士でも、勤務時間が重ならない限り、お互いを深く知る機会はほとんどありません。勤務時間も決まっているため、業務の引継ぎや連絡事項などの共有に留まり、コミュニケーション不足に陥るおそれが高まります。

コミュニケーション不足が続くと、良好な人間関係が築きにくく、業務へのモチベーションや帰属意識も高まらないでしょう。

シフト制を導入する企業で働くメリットは、プライベートと仕事が両立しやすい点です。

シフトのタイプによっては1週間の勤務日数や勤務時間を事前に伝えたうえで働けるため、学業や育児などとの両立がしやすくなります。具体的に、従業員側にはどのようなメリットがあるのか紹介します。

シフト制は、学業や育児などと両立しながら働きやすいのがメリットです。

とくに自由シフト制の場合、自身の都合に応じて出勤日や勤務時間の希望を伝えられます。急なシフト変更がない限り、希望日以外にシフトを割り当てられる可能性は低く、プライベートとの両立が可能です。

また、固定シフト制の場合は勤務時間と曜日が固定されるため、安定した収入を確保しながら先の予定を立てやすくなります。

固定シフト制を導入している企業の多くは、毎月希望の勤務日や勤務時間を申告する必要がありません。

固定シフト制は働く曜日や勤務時間が一定の勤務形態です。シフト変更の必要性がない限り、従業員は事前に企業側へ伝えた曜日と時間帯で働くため、シフトに関するやり取りの手間を省けます。

シフト制は、ほかの従業員の意向が関係してくるため、自身の希望通りに働けるとは限りません。また、シフトの種類によっては急な休みの取得が難しくなるのがデメリットです。

シフト制の企業で働くにあたって、どのようなデメリットが考えられるのか解説します。

自由シフト制を導入している企業だと、従業員数が多いほど、自身の希望通りに働ける可能性が低くなります。

労務担当者は業務量や従業員の能力、人件費など、さまざまな点を考慮してシフトを作成しています。他の従業員との兼ね合いによっては、自身の希望が反映されないケースも出てくるでしょう。

また、完全シフト制の場合は日勤や夜勤など、勤務形態が頻繁に変わって生活リズムが不規則になりがちです。体調不良で仕事を休まないよう、体調管理や睡眠時間の確保に努めなければなりません。

シフトのタイプを問わず、出勤予定だった日を自身の都合で急に休みにすることは困難です。

労務担当者は業務量や従業員の能力などを考慮してシフトを作成しており、急に欠勤者が出ると、予定通りに業務を進めるのが難しくなります。

また、業務に支障が出るのを防ぐため、代替要員を確保しなければなりません。とくに完全シフト制は、24時間稼働が求められる職場で採用されているケースが一般的です。

三交代制を導入している場合は3つの時間帯に人員を配置しており、ひとり欠勤するとほかの従業員へかかる負担が大きくなります。

シフト制を導入する際は、労働基準法や労働契約法の内容に準拠した対応ができているか、慎重な見極めが必要です。ここでは、企業がシフト制を導入する際に押さえておくべき注意点を6つ紹介します。

労働者と雇用契約を締結する際は、労働条件を労働条件通知書に記載しなければなりませんが、シフト制を導入する場合は、以下の内容を労働条件通知書や雇用契約書に記載する必要があります。

また、シフトの種類によっては勤務時間が定期的に変動するため、シフト決定の方法と決定時期、勤務時間も明確に記載しましょう。

パートやアルバイトと契約する際は、勤務日数や時間外労働の有無も必要です。

シフト制は従業員や雇用形態に応じて勤務時間が多様化するため、法定労働時間の管理が複雑になる傾向にあります。パートやアルバイトなどで働く人が、必ずしもフルタイムでの勤務を希望するとは限りません。

「8：00~12：00」や「13：00~17：00」など短時間勤務で働きたい人もいれば、週や月によって働ける日数・時間帯が変化する人もいるため、勤怠管理には細心の注意が必要です。

また、シフト制を導入した際も、固定勤務制と同様に、労働時間や休憩時間は労働基準法の内容を遵守しなければなりません。労働時間は労働基準法第32条に基づき、雇用形態を問わず1日8時間・週40時間が上限です。

もし1日の労働時間が6時間を超える場合、最低45分の休憩時間を確保するよう労働基準法第34条に定められています。1日の労働時間が8時間を超える場合は、最低でも1時間の休憩が必要です。休憩時間の確保も含めると、シフトの作成業務はより複雑になります。

2019年4月の働き方改革改正法に伴い、以下2つの要件を満たした従業員には雇用形態を問わず、有給休暇の付与が必要です。

有給休暇の付与日数は、正社員と有期雇用契約者で算出方法が異なります。正社員であれば勤続年数に応じて付与日数が変動し、最大20日間の有給休暇が得られます。

一方、パートやアルバイトなどの有期雇用契約者は、継続年数と週の所定労働日数によって、付与日数が変動する仕組みです。所定労働日数ごとの付与日数は、以下の表のとおりです。

また、1年間で有給休暇が10日以上付与されている従業員は、年間5日以上休暇を消化しなければなりません。有期雇用契約者の場合は、週3日以上勤務する人が対象です。

時間外労働や休日労働などを命じると、割増賃金の支払いが必要です。支払い漏れや計算ミスが発生しないよう、割増賃金の算出方法を正確に覚えておかなければなりません。

割増賃金の算出方法は、1時間あたりの基礎賃金×割増率×時間外労働時間です。

割増率は、以下の表のように労働の種類に応じて変動します。

たとえば、1時間あたりの基礎賃金が2,000円の従業員が、1ヶ月に時間外労働を50時間こなしたとしましょう。2,000×1.25×50=125,000円の割増賃金の支払いが必要です。

シフト制をスムーズに運用するには、シフトの提出方法や提出期限、変更時の対応など、ルールを明確にしておき、決めた内容を従業員へ周知することが重要です。

シフトを作成する際は従業員からの希望を考慮しつつ、さまざまな点を調整しなければなりません。仮に従業員からのシフト提出が遅く、出勤可能な日時や勤務時間がわかりにくいと、シフト作成に移るまでに多くの時間がかかります。

また、急なシフト変更や欠勤時の対応方法がルール化されていないと、通常業務の遂行に多大な悪影響が生じます。

トラブルを避けるためにも、「シフトは毎月20日までに提出」や「シフト変更は従業員同士で相談可」など、シフト提出のルールを決めておくことが重要です。

シフト制の導入時も固定勤務制と同様、従業員の解雇や契約満了の際は、労働契約法16条に準拠した対応が必要です。

労働契約法16条では従業員を解雇する際、以下2つの要件を満たさなければなりません。

1は従業員の能力不足や、度重なる無断欠勤などが該当します。「出勤日数が少ない」や「シフトの提出がいつも遅い」などの理由では、解雇は認められません。

2は従業員の行動に対して、適切な処分を下せているかといった観点です。たとえば、ハラスメントを起こした従業員に対し、懲戒解雇を検討していたとしましょう。

ハラスメントの常習性や被害人数などを調査し、極めて悪質だと判断した際は、懲戒解雇が社会通念上の相当性があると認められる可能性が高まります。

また、契約満了の際は早期に契約更新をしない旨を従業員へ伝えることが重要です。勤務先によほど不満がない限り、契約更新を期待する従業員がほとんどでしょう。契約満了を伝えるタイミングが遅れるほど、トラブルに発展する可能性が高まります。

さらに、1年以上雇用が続いている従業員や、雇用契約が3回以上更新されている従業員は、少なくとも契約満了の30日前までに通知が必要です。

シフト制を導入・運用する際は、並行して就業規則の整備も実施しましょう。

就業規則は、労働条件や職場内の規律などを記載したルールブックです。就業規則にシフト制のルールを記載することで、従業員とトラブルを起こすリスクを軽減できます。

シフト制の導入を含めて勤務形態に変更がある際は、就業規則の変更が必要です。

就業規則とは、労働条件や労使間が守るべきルールなどを記載したルールブックです。シフト制の導入は就業時間や賃金などに影響を及ぼすため、トラブルを防ぐためにも就業規則の変更が求められます。

就業規則を変更する際の流れは、以下のとおりです。

就業規則にシフト表の提出方法や提出期限、シフト変更時の対応など、シフト制を運用する際のルール全般を記載しておくと、トラブルを避けられるでしょう。

従業員の相互理解を深めるため、従業員同士が定期的にコミュニケーションを交わす場を設けましょう。

従業員同士のコミュニケーション不足が続くと、業務効率の低下やトラブルの発生など、さまざまなデメリットを招きます。

毎月1回は全体ミーティングを開催し、現行シフトの問題点や引継ぎで共有すべき情報など、従業員からシフト制に関する要望や意見を伺い、改善に努めます。

「参加者全員が意見を述べる」「意見交換の時間を設ける」など、意見を言いやすい雰囲気を作ると、従業員間のコミュニケーションが活発になるでしょう。

また、ミーティングを定期的に開催すると、ほかの従業員が職場や仕事に対してどのような思いを抱いているか、考え方を知るきっかけにもなります。従業員が互いに協力する意識が生まれ、急遽のシフト変更にも対応しやすい体制が整いやすくなるでしょう。

労務担当者の工数増大に悩むなら、シフト作成機能を搭載したクラウド型勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

クラウド型勤怠管理システムとは、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠データをまとめて管理できるシステムです。

出退勤時刻から労働時間や残業時間などが自動で集計され、労務担当者が手作業で作業を進める必要はありません。

また、シフト希望の受付〜シフト表の作成まで、一連の作業をシステム上で完結できるため、シフト作成の工数を大幅に削減できます。

システムによっては、曜日別で必要な人数とシフトパターンを設定しておくだけで、シフト表が自動で作成可能です。作成したシフトを公開しておけば、従業員間でのシフト交換もスムーズに進められます。

シフト作成機能を搭載したクラウド型勤怠管理システムを導入し、労務担当者の負担軽減に努めましょう。

シフト作成機能を搭載した勤怠管理システムをお探しなら、「freee勤怠管理Plus」を選ぶのがおすすめです。

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作成したシフトには人件費も記載されており、人件費の高騰を抑えつつ業務量に応じた人員配置が実現できます。従業員はワークフローを活用すれば、残業申請や有給休暇の申請などを進められるため、手続きのたびに上司へ報告をする手間も省けます。

有給休暇は勤務実績に応じて従業員ごとに自動で付与されるため、有休管理簿を個別で運用する必要はありません。

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シフト作成業務の工数増大にお悩みの方は、「freee勤怠管理Plus」の導入をご検討ください。

シフト制を導入するメリットは、多様な働き方に対応できる点です。

自由シフト制の場合、従業員側の希望をもとに出勤日と勤務時間を設定するため、従業員はプライベートと仕事を両立しやすくなります。企業側は学生や主婦など、多くの人から求人への応募が望めます。

ただし、シフト制は突発的に人手不足に陥るおそれがあり、常に代替人員の確保を頭に入れておかなければなりません。また、固定シフト制以外は定期的にシフト表を作成するため、労務担当者に多大な負担が生じます。

シフト作成・管理業務を効率化する方法には、勤怠管理システムを利用するのがおすすめです。「freee勤怠管理Plus」を導入すれば、シフトの受付〜公開までの作業をシステム上で完結できます。月額料金もリーズナブルな価格に設定されており、予算確保が不安な企業も十分導入を検討できるでしょう。

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学業や育児などとの両立がしやすい点です。自由シフト制の場合、従業員が出勤日や勤務時間を決められるため、プライベートと仕事の両立がしやすくなります。

詳細は「【従業員側】シフト制を導入するメリット」をご覧ください。

シフト制の種類によって異なります。たとえば、固定シフト制の場合は働く曜日と勤務時間を固定するため、出勤予定日に休む場合は代わりの従業員を確保しなければなりません。

詳細は「シフトによっては急な休みの取得が難しい」をご覧ください。