債権・債務の基礎知識

債権管理とは?業務効率化のコツや債権未回収によるリスク分散法も解説

債権管理とは?実行の目的や業務内容、業務効率化のコツ、債権未回収リスクの分散法などを解説

「信用取引」が日常的に行われている現代のビジネスでは、「自社の商品やサービスを提供した後に代金を回収する」という形で売掛金を持っているケースがほとんどです。このような債権を管理することは、企業の財務健全性を保つ上で欠かせない業務となっています。

本記事では、債権管理の目的や業務内容、業務効率化のコツ、債権未回収リスクの分散法について、初めて債権管理を担当する方にもわかりやすく解説します。

目次

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債権管理とは

債権管理とは、企業が事業を行うにあたって取得した売掛金や子会社・役員などに貸し付けた貸付金など、債務者に対して金銭の支払い・給付・返還などを要求できる権利(債権)を管理する作業のことです。

一般的に、企業間で取引を行う場合には掛け取引(与信取引)を行います。掛け取引は後日まとめて精算する方法で、取引のたびに取引先から代金を支払ってもらったり取引先へ入金したりする手間がありません。

商品やサービスを販売・提供した側は代金を売掛金として計上し、指定した期日までに取引先から売掛金と同じ金額を銀行口座に入金してもらいます。

ただし、取引先から売掛金を期日までに確実に回収できるとは限りません。取引先の資金繰りが悪化して入金が遅れたり、倒産して回収できなくなってしまったりする恐れもあります。

いくら企業として利益が出ていても、売掛金が回収できなければ現金不足で経営が行き詰まり、黒字倒産になるかもしれない点は掛け取引のリスクです。健全な資金繰りを維持するには、債権の弁済期や回収状況などを適切に管理しなければなりません。

「債権管理」と「与信管理」の違い

債権管理と与信管理の違いは、管理するタイミングです。

与信管理では、与信取引をする前に、取引先に関する以下の点を判断・管理します。

与信管理の判断基準

  • 取引先が反社会勢力ではないか
  • その取引先が実在しているか
  • 支払い能力がある会社か
  • どのくらいの金額までなら安全に取引できるか

一方の債権管理は、与信管理で安全と判断された企業との取引が成立した後に発生する作業です。

つまり、与信管理は与信取引の前に実施し、債権管理は与信管理・与信取引の後に実施するものということです。

また、与信管理から取引後に発生した売上金の回収作業までをすべて含めて債権管理とする考え方もあります。

債権管理の目的

企業が債権管理を行う主な目的は、以下の3点です。

債権管理の目的

  • 債権の把握漏れを防ぐ
  • 期限までに債権を回収する
  • 債権の時効消滅を防ぐ

債権の把握漏れを防ぐ

債権管理のひとつの目的は、債権の把握漏れを防ぐことです。

企業の規模が大きくなるにつれて取引先の数や取引回数が増えるため、取得する債権の数も多くなっていきます。取引している企業からどの債権を回収できているか、支払い期限が近い債権はどのくらいあるのかを詳細に把握しておかなければ、気が付かない間に資金繰りが悪化してしまうかもしれません。

取得しているすべての債権について把握することで可能な限り債権を回収し、企業の資金流動性を確保できます。

期限どおりに債権を回収する

適切な債権管理によって、支払い期限内での債権回収が可能になります。

取引で取得する債権には弁済期(弁済期日や履行期ともいう)が設定されており、債務者は原則として弁済期の間に債務を履行しなければなりません。

弁済期を迎えたにもかかわらず回収できていない債権については、取引先に催促状を送付して速やかに支払うよう促します。催促状を送付しても債務を履行しない場合には、督促状の送付や遅延損害金の請求を検討する必要があるでしょう。

遅延損害金の請求や早期の催告・督促を行い、未回収債権の早期回収を図ることが、資金繰りの健全化につながります。

債権の時効消滅を防ぐ

債権管理のもうひとつの重要な目的は、債権の時効消滅を防止することです。

債権には時効があるため、未回収のまま放置するとやがて消滅時効が成立し、回収不可能になります。債権が時効で消滅するのは、以下のいずれかに該当する場合です。

債権の消滅時効の要件

  • 債権者が権利を行使することができることを知った時から五年間行使しないとき。
  • 権利を行使することができる時から十年間行使しないとき。


出典:e-Gov法令検索「民法 第百六十六条」


売掛金の場合は取引する段階で期日を設定するため、取引が成立した日が「債権者が権利を行使できると知ったタイミング」、つまり時効の起点日となります。ここから5年が経過すると債権の時効が成立します。

時効で債権が消滅すると、債務者は債務を履行する必要がなくなります。つまり、債権を持っていても回収できなくなるということです。

一方、債権の時効は「完成猶予」および「更新」によって、時効を完成させないようにすることが可能です。「完成猶予」は時効の完成を先延ばしにすること、「更新」は時効をリセットしてゼロから再び開始することを意味します。

裁判上の請求等による時効の完成猶予及び更新

(裁判上の請求等による時効の完成猶予及び更新)

次に掲げる事由がある場合には、その事由が終了する(確定判決又は確定判決と同一の効力を有するものによって権利が確定することなくその事由が終了した場合にあっては、その終了の時から六箇月を経過する)までの間は、時効は、完成しない。
一 裁判上の請求
二 支払督促
三 民事訴訟法第二百七十五条第一項の和解又は民事調停法(昭和二十六年法律第二百二十二号)若しくは家事事件手続法(平成二十三年法律第五十二号)による調停
四 破産手続参加、再生手続参加又は更生手続参加


出典:e-Gov法令検索「民法 第百四十七条」


消滅時効が近づいた債権については、以下の方法で債権の時効消滅を防ぐ必要があります。

債権の時効消滅を防ぐ方法

  • 裁判上の請求
  • 強制執行
  • 仮差押え・仮処分
  • 裁判を通さない催告

債権管理の業務内容

ここからは、債権管理における実際の業務内容を解説します。

コーポレートチェック(反社チェック・実在性の担保)

債権管理部門では、今まで取引したことがない企業と取引する前に以下の2点を確認します。

  • 取引先が暴力団関係などの反社会的勢力ではないか
  • 法人が実態のある会社として存在しているか

反社会的勢力とは、「暴力、威力と詐欺的手法を駆使して経済的利益を追求する集団又は個人」です。


出典:法務省「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針」


反社会的勢力と取引してしまうと、以下のような問題が発生する恐れがあります。

反社会的勢力と取引するリスク

  • 反社会的勢力から直接的な被害を受ける
  • 社会的な評価が低下する
  • 他の取引先から取引を停止される
  • 金融機関から融資を拒否される、もしくは早期返済を要求される

取引予定の企業が反社会的勢力かどうかは、以下のような方法で確認できます。

反社会的勢力のチェック方法

  • 自社で調査する
  • 専門的な調査会社に依頼する
  • 行政機関に照会する

反社会的勢力かどうかの確認と並行し、「法人として実在している企業なのか」を確認することも重要です。

たとえば取引先から「〇〇株式会社」と書かれた名刺を渡されても、その企業が本当に実在するかどうかは判断できません。架空の企業でないことは、商業登記簿で確認できます。商業登記簿には、以下のような情報が記載されています。

  • 会社の商号
  • 所在地
  • 事業目的
  • 営業内容
  • 資本金
  • 設立年月日
  • 代表者の住所・氏名

与信管理・与信限度額の設定

コーポレートチェックにより安全に取引できる企業だと確認できたら、続けて与信取引ができる企業なのかを確認します。与信取引は、取引先の支払い能力を信頼して先に商品やサービスを提供し、後日代金を請求する形式の取引です。

反社会勢力ではなく、架空の企業でもないからといって、「与信取引しても問題ない」とは限りません。取引成立後に経営状態が悪化したり、倒産したりするかもしれないからです。

以下の3つの分析から、どの程度信用できるのかを正確に判断しましょう。

与信取引ができる企業かどうかのチェック方法

  • 定量分析:決算書などの数値を用いた指標の分析
  • 定性分析:数値化されていない情報に基づく分析
  • 商流分析:商売全体の状況に関する分析

信用できる会社だと判断できたら、どの程度の支払い能力があるのか、安全に債権を回収できる与信限度額はいくらなのかを決めます。たとえば手元資金が100万円しかない企業と1,000万円の与信取引をした場合、支払い期日までに残りの900万円を用意できるとは限らないからです。

与信限度額は、以下の要素から算出します。

与信限度額の算出方法

  • 一定割合:債権が回収できなかった場合でも企業が耐え得る範囲
  • 格付けウェイト:各企業に設定された格付けの重要度

なお、実際に取引先と商談する営業部門と債権管理を行う管理部門は、与信管理に関して対立するケースが少なくありません。そのため、取引先の格付けウェイトに関してはあらかじめ社内でルールを統一しておくことが望ましいでしょう。

上記の手順まで進めれば、「債権回収の見込みがある与信取引」を行うことができます。

契約の締結

契約の締結は、債権管理の基本です。債権の回収プロセスで紛争が生じた場合、契約書の内容が法的な根拠となります。また、契約書の存在により取引相手に対する信頼を高め、安心して取引を行うことができるという効果もあります。

債権管理においては、以下の項目を意識して契約書を作成し、契約を締結することが重要です。

債権管理上必要な契約条項

  • 反社会的勢力排除条項
  • 損害賠償条項
  • 合意管轄条項
  • 利益喪失条項

たとえば、契約書に反社会的勢力排除条項を記載しておくことで、「反社チェックでは反社会的勢力だと判断できなかった場合」にも対応できます。また、利益喪失条項を記載しておけば、支払いが遅れた際に損害賠償請求が可能になります。

売上計上・請求書発行

売上計上と請求書発行は、債権情報の正確性を保証する重要な工程です。売上計上処理および請求書は、取引条件の証明と債権管理の基盤情報になります。契約内容に応じて商品やサービスが適切に提供されたことを示すため、請求書や契約書は適切に保管しなければなりません。

取引先と契約を締結(掛け取引が成立)したら、売上を計上し、取引先へ請求書を発行します。請求書の作成は、取引先に対して債務が存在することを確認し、期日までに支払いを完了するよう促すための欠かせない作業です。

請求書に記載すべき項目は以下の通りです。

請求書に記載すべき項目

  • 書類作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
  • 請求書番号
  • 振込先(振込先の口座情報と振込手数料なども記載)
  • 支払い期限

出典:国税庁「請求書等の記載事項や発行のしかた」

なお、取引先が適格請求書発行事業者の場合、従来の請求書ではなくインボイス(適格請求書)を発行します。

インボイスは、適格請求書発行事業者になることで発行できるようになります。また、取引先が適格請求書発行事業者かどうかは、国税庁のサイトで確認できます。自社が適格請求書発行事業者であり、適格請求書発行事業者の取引先からインボイスの発行を求められた場合、インボイスを発行する義務があります。


出典:国税庁「Ⅲ 適格請求書発行事業者の義務等」

支払い確認・入金確認

債権管理業務においては、取得した債権の支払い期日がいつなのか、実際に入金されたのはいつなのかを確認することは重要です。きちんと管理をしていないと、気が付かないうちに支払い期日が過ぎてしまうかもしれません。

このようなトラブルを防ぐために、債権管理では「売掛金残高一覧表」と「売掛金年齢表」を作成するのが一般的です。

売掛金残高一覧表とは、取引先別・月別の未回収の売掛金残高がどの程度あるかを示すものです。特定の取引先からの売掛金の割合が高くないか、特定の月に売掛金が偏っていないかを確認し、未回収リスクを確認します。

売掛金年齢表は、売掛金が発生した日を基準として、実際に入金されるまでの期間を一定間隔で区分したものです。仮に「月末締め・翌月払い」で取引している場合、期日通りに入金されていれば売掛金年齢が2ヶ月を超えることはないため、売掛金年齢が3ヶ月になっていれば支払い期日を過ぎた売掛金だとわかります。

督促状の発行

期日までに取引先からの入金がなかった場合には、 滞留債権を回収する手続きを進めます。滞留債権回収の流れは以下の通りです。

滞留債権を回収する流れ

  1. 取引先の担当者に連絡する
  2. 催促状を送付する
  3. 内容証明郵便で督促状を送付する
  4. 裁判所で民事調停を申し立てる
  5. 裁判所で支払督促手続を申し立てる
  6. 簡易裁判所で少額訴訟を提起する
  7. 裁判所で訴訟を提起する
  8. 強制執行手続きを申し立てる

督促には「督促状」と「支払督促」の2種類があります。

督促状に強制力はありませんが、内容証明郵便で送付すれば正式な請求であることを伝える効果が期待できます。また、消滅時効の完成を6ヶ月間猶予させる効果もあります。

一方の支払督促は、債権者が「支払督促手続」の申し立てを行うことで、債務者へ支払うように裁判所書記官から督促してもらえる制度です。債務者からの異議申し立てがなければ、判決と同じ法的効力が生じます。

支払督促でも支払ってもらえなかった場合には、「仮執行宣言付支払督促」により強制執行を申し立てることも可能です。

入金消込・仕訳処理

銀行口座への入金が確認でき次第、入金明細に記載されている金額と債権管理表に記載されている金額を照らし合わせ、過不足がないかを確認します。金額に差が生じている場合は取引先に連絡し、入力ミスで金額が誤っているのか、入金漏れがあったのかを確認しましょう。

原因が判明したら、債権の消し込み科目に相当するか、別の科目で計上するかなどを判断し、適切な方法で処理しなければなりません。金額に過不足がなかった場合には、債権管理表からデータを削除し、消込の仕訳を行います。

債権未回収リスクを低減するうえで、入金消込・仕訳処理の適切な処理は重要です。未入金があるかどうか、どの取引先から未入金があるかを瞬時に把握できれば、必要な措置を迅速に実行できるでしょう。

債権管理を効率化する方法

債権管理には、「管理が煩雑になりがち」「手作業によるコストが大きい」「複数拠点を持つ場合は一元管理が困難」といった課題があります。

これらの課題を解決し、効率化するには以下のような方法があります。

債権管理を効率化する方法

  • 管理部門・担当者を決める
  • 債権管理方法を決める
  • 社内規程を策定する
  • 債権管理ルールを周知する
  • 債権リストを作成する
  • 債権管理システムを導入する

管理部門・担当者を決める

債権管理には専門的な知識とスキルが求められます。そのため、専門の部署や担当者を設定し、一貫した管理体制を築くことが重要です。債権管理業務の担当を明確に決めておかなければ、債権管理がいい加減になったり、責任の所在が曖昧になったりする恐れがあります。

取り扱う債権が少ない場合は他部門との兼務でも問題ありませんが、どの部門が債権管理を担当するのか、誰がどのような責任を取るのかを明確にしておきましょう。

債権管理方法を決める

債権管理の方法を定義し、社内全体へ共有することで、情報の一貫性と管理の追跡性を確保できます。債権管理の担当部門・担当者を決定したら、債権管理方法に関する以下の点を決定しましょう。

債権管理の方法を決める際に必要な事項

  • 債権管理表にはどのような項目を設定するのか
  • 債権管理表はどのような形式で作成するのか
  • 債権管理表をどこに保存・保管するのか
  • 債権管理表を閲覧できる対象者はどこまでか
  • 債権回収の手続きを開始するタイミングはいつなのか

債権管理方法を定義することで、社内規程の策定や従業員への周知徹底が可能になります。

社内規程を策定する

債権管理の明確な基準を設け、全体の一貫した対応につなげられることから、社内規程の策定は重要なステップです。債権管理方法を決定したら、社内規程に内容を反映させます。

社内規程を策定する手順は以下の通りです。

債権管理における社内規定の作成手順

  1. 法務担当者が草案を作成する
  2. 関係部署が草案をチェックする
  3. 取締役会決議で決定する
  4. 規程として社内に公示する

社内規程は法的な条件をクリアするだけでなく、債権管理業務の実態が反映された内容にする必要があります。

債権管理ルールを周知する

規程が全社員に理解され、適切に実行されるためには、そのための周知活動が欠かせません。債権管理に関する社内規程を策定したら、従業員への周知を徹底しましょう。

債権管理は営業部門や管理部門、法務部門などさまざまな従業員が関わるため、個々の従業員で認識が統一されていないとトラブルが発生する恐れがあります。

認識を統一させるためには、従業員に社内規程を読ませて債権管理のルールが浸透するのを待つだけでなく、研修を実施したり、債権管理担当者が個別に指導したりすることも重要です。

債権リストを作成する

債権の発生日時や支払い期日、取引先名を把握し、債権管理をスムーズに進めるためには、債権リスト(管理表)の作成が不可欠です。リストは、自社で作成する方法(Excelなどの表計算ソフトやGoogleスプレッドシートを使用)と専用の債権管理システムを用いる方法があります。どちらの方法でも、リスト作成の簡便性と業務の効率化が図れます。

ただし、扱う債権の量が増えてくると、Excelやスプレッドシートに債権の情報を羅列しただけでは対応できなくなるかもしれません。効率よく管理するために、必要なデータを検索・抽出できる仕組みを構築することが重要です。

Excelなどの表計算ソフトでは対応が難しくなってきたら、債権管理システムの導入も検討しましょう。

債権管理システムを導入する

債権管理システムとは、与信や請求書発行、入金確認などを一括で管理できるシステム・サービスのことです。請求書の発行や入金消込作業に伴うヒューマンエラーをなくすだけでなく、担当部署のチェック負担・トラブル対応負担削減にもつながります。

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債権未回収リスクを分散する方法

債権管理を厳密に実行しても、取引先の対応・状況によっては債権を回収できないこともあり得ます。そういった事態も考慮し、債権が未回収になってしまうリスクを分散する対策も必要です。

債権未回収リスクを分散する主な方法は以下の3点です。

債権回収リスクを分散する方法

  • 資金面で手を打っておく
  • 取引先を分散しておく
  • 取引先の変化に注意する

資金面で手を打っておく

債権を回収できずに資金繰りが悪化した場合の対策として、「経営セーフティ共済」があります。

経営セーフティ共済とは、取引先の倒産によって債権を回収できなくなった中小企業が連鎖倒産や経営難に陥ることを防止するための、中小企業基盤整備機構による共済制度です。事業運営における資金繰りの改善や、急な出費に対する備えとして活用できます。

「回収困難となった売掛金債権等の額」と掛け金の10倍(最高8,000万円)の金額のいずれか低い金額を、無担保・無保証で借りることができます。

以下のようなケースで取引先が倒産した場合には、共済金の借入れが可能です。

取引先が倒産した場合の共済金の借入

  • 法的整理
  • 取引停止処分
  • でんさいネットの取引停止処分
  • 私的整理
  • 災害による不渡り
  • 災害によるでんさいの支払不能
  • 特定非常災害による支払不能

ただし、取引先が”夜逃げ”した場合は借入れできません。

取引先との取引が確認できれば、倒産直後でも借り入れることができます。掛金は損金もしくは必要経費に算入でき、解約時には解約手当金が受け取れます。


出典:中小企業基盤整備機構「経営セーフティ共済」

取引先を分散しておく

特定の取引先との取引割合が高い場合、取引先が倒産して債権が回収できなければ連鎖倒産に陥ってしまう可能性が高いといえます。また、取引を中止されたり厳しい条件を提示されたりした場合にも、経営面で甚大な影響を受けることは避けられません。

取引を1社だけに依存するのではなく、複数の企業と取引を行うようにすることで、債権未回収のリスクは分散できます。

取引先の変化に注意する

「資産を売却した」「役員が退職した」「支払いの遅れが頻発している」など、取引先の変化に注意することで債権を回収できなくなる前に取引を停止するなどの手を打つことができます。

取引先の変化を早期発見する方法は以下の通りです。

取引先の変化を早期発見する方法

  • 営業担当者が商談時に異変をチェックする
  • 他の取引先から情報収集する
  • 信用会社に調査を依頼する

まとめ

健全な資金繰りを維持するには、債権管理によって債権の弁済期や回収状況などを適切に管理し、取引先から期日までに債権を回収する必要があります。

債権管理システムを導入すれば、煩雑な債権管理をスムーズに進めることが可能です。「freee債権」なら、請求書発行・入金管理・消込作業を自動化し、ペーパーレスで債権業務を効率化できます。債権管理システムの使用を検討中の方は、ぜひご検討ください。

よくある質問

債権管理の目的は?

企業が債権管理を行う主な目的は、以下の通りです。


  • ・債権の把握漏れを防ぐ
  • ・期限通りに債権を回収する
  • ・債権の時効消滅を防ぐ

可能な限り期限通りに債権を回収することで、資金流動性の確保や健全な資金繰りを実現できます。

詳しくは記事内の「債権管理の目的」をご覧ください。

債権管理部の業務内容は?

債権管理部門が行う主な業務内容には、以下のようなものがあります。


  • ・コーポレートチェック(反社チェック・実在性の担保)
  • ・与信管理・与信限度額の設定
  • ・契約の締結
  • ・売上計上・請求書発行
  • ・支払い確認・入金確認
  • ・督促状の発行
  • ・入金消込・仕訳処理

詳しくは記事内の「債権管理の業務内容」をご覧ください。

債権管理と与信管理の違いは?

債権管理と与信管理の大きな違いは、管理(作業が発生)するタイミングです。

与信管理は企業と与信取引する前に実施し、債権管理は与信管理・与信取引の後に実施します。

詳しくは記事内の「「債権管理」と「与信管理」の違い」をご覧ください。

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