債権・債務の基礎知識

督促とは?催促との違い、督促状の書き方などを解説

督促とは?催促との違い、督促状の書き方などを解説

督促とは、契約などにおける義務や約束ごとが守られなかった場合に行われる、実行を催促する働きかけのことです。

主に金銭の受け渡しが発生する契約などにおいて、請求先から請求元へ期日までにしかるべき支払いがなされていない場合に行われます。

本記事では、ビジネスの場面で想定される督促について、催促との違いや実際に督促を行う際の流れ、督促状の書き方、督促状が届いた場合の対応を解説します。

目次

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督促とは

督促とは、商品やサービス代金の請求が発生した際、契約上の期日までに代金が支払われなかった場合に、請求元から請求先へ支払いを促す行為を指します。

たとえば、A社がB社へ商品を納品し、その代金を請求したものの、請求書に記載している支払い期日を過ぎてもB社から代金の入金がない場合、A社はB社へ督促を行います。

ただし、督促を行うことで法的な効果があるわけではありません。

催促との違い

督促と似た言葉に、「催促」があります。いずれも相手に行為を促すという点では同じ意味を持ちます。

しかし、「督促」は主に金銭の支払いを求める場合に使われるのに対して、「催促」は金銭の支払い以外の行為を求める場合にも使われる点が異なります。たとえば書類の提出や確認などを急かすことも、「催促する」と表現されます。

また、金銭の支払いを求める場面では、「催促」よりも「督促」のほうが緊急性が高く、強制力も強いといえるでしょう。催促には、督促と同様に法的効果はありません。

たとえば、取引先からの代金未払いがある場合、請求書が届いていないなどのケースも考え得るため、まずは電話やメールなどで請求先へ状況を確認したうえで支払いを「催促」します。それでもなお未払いの状態が続くようであれば「督促」を行う流れが一般的です。

支払督促との違い

支払督促とは、裁判所から債務者へ送付される公的な手続きのことで、一般的に使われる督促とは意味合いが異なります。なお、ここでいう債務者は、督促をされているにもかかわらず、支払いを行っていない人(企業)を指します。

債権者(請求している側)が債務の返済を求めて「支払督促手続」の申し立てを行うと、裁判所から債務者宛てに支払いを求める書面が送られます。

書面を受け取った債務者は、支払督促に対して「異議申立て」が可能です。申立ての際には、何らかの事情により支払いができない旨を記載した「督促異議申立書」を裁判所に提出しなくてはなりません。

支払督促が無視され、さらに異議申立てがない場合、債権者はこの支払督促をもとに強制執行(裁判所が強制的に未払い金を取り立てること)を進めることができます。

出典:裁判所「支払督促」

督促の流れ

取引先から商品やサービスの代金が期日までに支払われなかった場合、通常は以下のような流れで督促を行います。

1.電話やメールで催促をする

まずは取引先の担当者に支払いが遅延している旨を電話やメールなどで連絡しましょう。手違いにより請求書の処理が正しく行われていない、入金先が誤っているなどのケースも考え得るため、事実確認を依頼します。

状況を確認し、実際に支払いが行われていないようであれば、改めて請求書のとおりに入金をしてもらうように伝えます。もし取引先が請求書を紛失している場合、もしくは何らかの手違いで届いていない場合は請求書の再発行を行う必要があります。

なお、この段階で取引先にのみ非があるような伝え方や対応をしてしまうと、場合によっては今後の関係性に悪影響を及ぼす可能性があるので慎重に行いましょう。

2.督促状を送る

何度か催促を行っても期日までに支払いが行われなかった場合は、督促状を送付します。督促状の書き方については本記事の「督促状の書き方」で解説しますので、ご参考にしてください。

督促状は取引先から支払いが行われるまで、2~3回ほど送付するケースが一般的です。

3.内容証明郵便を送る

督促状の送付後も支払いが行われなかった場合は、内容証明郵便で催告書を送ることを検討しましょう。

内容証明郵便とは、文書がいつ・誰が・誰宛てにどんな内容の郵便を送ったかを証明するサービスのことです。前述した支払督促といった公的手続きへ移行する前の最終手段として利用されます。

催告書とは

催告書は、基本的に督促状と同じく、遅延している支払いを請求する内容の書面のことをいいます。督促状よりも強制力のあるものとして認識するとよいでしょう。

督促状の書き方

督促状には決まった形式はありませんが、基本的には以下の項目について記載しましょう。

督促状の例


①発行日
いつ発行された書面であるかがわかると管理しやすいため、発行日を入れておきます。

②宛て名
支払いを請求する取引先などの住所・社名・担当部署・担当者名を記載します。

③差出人
自社の住所・社名・担当部署・担当者名を記載します。

④表題
「督促状」もしくは「〇〇のお支払いの件について」などの表題を記載します。

⑤本文
本文には入金が確認できていない旨と入金期限を明記します。段階によっては、法的措置をとる可能性があることにも言及してもよいでしょう。

督促状が届いた場合の対応

ここまでは督促を行う側の対応について説明してきました。反対に督促状を受け取った場合は、以下の対応をできるだけ早く行う必要があります。

督促状の内容について事実確認を行う

まずは督促状に書かれている内容が事実であるかを、社内で確認しましょう。事実であった場合は督促状の送付元に連絡し、お詫びとともに、期日までに入金することを報告します。

同時に、なぜ入金が行われていなかったのか、原因を特定します。代金の未払い・滞納は会社の信用問題に大きく影響するため、全社的に再発防止に努めることが重要です。

期限までに支払いを行う

正当な請求に対して支払いが行われていないことが確認できたら、すみやかに期日までの支払いを完了させます。

最悪の場合、以降の取引が停止になるリスクもあるため、督促状の送付元に対しては一貫して誠意ある対応を心がけてください。

支払えない場合は取引先に交渉する

督促状が届いてしまったら、何もせず放置するのは絶対に禁物です。万が一、督促状で指定された期日までに支払えない場合でも、早めに取引先へ連絡し、事情を説明したうえで期日の延長や分割支払いなどを交渉するようにしましょう。

取引先との交渉がうまくいかず、支払いの目途が立たなければ、弁護士や司法書士などの専門家に交渉を依頼し、任意整理を行うという選択肢もあります。任意整理をすると、利息のカットや長期の分割支払いによって将来的な返済負担を減らすことが可能です。もちろん期日までにきちんと全額返済することが望ましいですが、最終手段を取らざるを得ない場合は任意整理を検討するとよいでしょう。

まとめ

ビジネスにおいて支払いの遅延が多く発生すると、督促の手間がかかるだけでなく、企業のキャッシュフローに影響を及ぼす可能性もあります。最悪の場合は、経営状況の悪化や倒産などのリスクにつながりかねません。

このようなリスクを回避するには、取引先からの支払い状況を適切に管理し、可能な限り未払い状態の長期化を防ぐことが大切です。

よくある質問

督促とは?催促との違いは?

督促とは、商品やサービス代金の請求が発生した際、契約上の期日までに代金が支払われなかった場合に、請求元から請求先へ支払いを促す行為を指します。一方の催促は、金銭の支払い以外の行為を促す場合にも使われる点で異なります。

詳しくは記事内「督促とは」にて解説しています。

督促状が届いた場合はどうする?

督促状が届いたら、督促状の内容が事実かどうかを社内で確認します。未払いは会社の社会的信用に影響を及ぼすため、すみやかに対応しましょう。

詳しくは記事内「督促状が届いた場合の対応」をご覧ください。

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