プロジェクト管理の基礎知識

はじめてのプロジェクト管理でも大丈夫!フレームワークの基本と具体的な手法

公開日:2020/04/20

プロジェクト管理を任されたときに、何から手をつければいいのか分からないときもあります。すでに確立されているフレームワークを理解して、自分に合った手法を取り入れることで、円滑にプロジェクトを進めていくことが可能です。

プロジェクト管理において押さえておくべきフレームワークや手法の種類と共に、便利な管理ツールについても見ていきましょう。

はじめてのプロジェクト管理でも大丈夫!フレームワークの基本と具体的な手法

目次

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画や進捗状況、人・モノ・時間といったリソースなどをマネジメントすることを指します。プロジェクトを進めるうえでの作業の系統化やリスク管理も行いながら、目標の達成までの流れを導いていくことを目的とするものです。

以前は経験や勘といった属人的な面でプロジェクトを進行していたものの、PMBOK(ピンボック:プロジェクトマネジメント知識体系ガイド)と呼ばれる枠組みで進めていくのが基本です。PMBOKにおいては品質・コスト・納期を意味するQCDが意識されており、各プロセスの中で必要とされる知識エリアに細かく分けられています。

プロジェクトは時間的な制約のもとに、目標を達成するための業務を指しています。時間的な制約がなく、同じ業務を繰り返していくルーチンワークとは異なる面があると言えます。

そのため、プロジェクトを成功に導くためには幅広いビジネススキルが求められます。スケジューリングを組み立てるだけでなく、プロジェクトの参加メンバーに具体的な指示を出したり、クライアントに対して進捗状況をきちんと伝えたりするといった総合的な力が必要です。

プロジェクト管理のフレームワーク

プロジェクト管理を適切に行うためには、フレームワークをうまく活用していくことが欠かせません。種類や具体的な方法はさまざまなものがあるので、プロジェクトに合わせて適したフレームワークを用いるのが大切です。

ここでは、プロジェクト管理のフレームワークとして代表的なものについて紹介していきます。

PMBOK(ピンボック)

PMBOKとは、プロジェクトの最終的な目標であるQ(品質)・C(コスト)・D(納期)をそれぞれ1つのエリアとして捉え、以下の10種類の知識エリアに分けて管理を行う手法です。

  • 統合マネジメント
  • スコープマネジメント
  • タイムマネジメント
  • コストマネジメント
  • 調達マネジメント
  • 品質マネジメント
  • 人的資源マネジメント
  • コミュニケーションマネジメント
  • リスクマネジメント
  • ステークホルダーマネジメント

そして、これらの管理がうまく機能するように、どの段階で何を管理するべきかという5つのプロセスが決められています。「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」といったプロセスに分けて、それぞれのマネジメントの実効性を担保するものです。

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プロジェクト管理のフレームワーク「PMBOK」の基礎知識と資格

CCPM(クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント)

CCPMとは、プロジェクトにおけるそれぞれの工程をギリギリの時間で設定して、捻出して生み出された時間をプロジェクト・バッファとして確保しておく手法です。必要に応じてプロジェクト・バッファから時間を融通することで、プロジェクト全体の進行がスムーズにいくように導きます。

PPM(プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント)

PPM(Project Portfolio Management)とは、複数のプロジェクトを統括的に管理したうえで、全体を効率的に進めていくための手法です。1つのプロジェクトだけでなく、全体を見渡すことによって必要なところに予算や人員をうまく配分できるため、プロジェクトの進捗スピードを高められる特徴があります。

P2M(プロジェクト&プログラム・マネジメント)

P2M(Project & Program Management)は、プロジェクト管理にプログラム管理の概念を取り入れた手法であり、複数のプロジェクトを横断的に捉えていくという点でPPMと似ています。取り組むべきプロジェクトの規模が大きいほど、プロジェクト同士がお互いに与える影響も大きいため、複数のプロジェクトを同時に管理していく必要があります。

プロジェクト管理における便利な手法

プロジェクトを円滑に進めていくためには、必要に応じて管理に役立つ手法を積極的に取り入れていくことが大切です。それぞれの手法の特徴と、どのような場面で役立つのかを解説します。

WBS(ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー)

WBS(Work Breakdown Structure)はそれぞれの作業を分解して、構造的に捉えていく手法であり、スケジュールを作成する際に役立ちます。作業の優先順位も考えながら組み立てていくことで、プロジェクトを完了させるために必要な作業を漏れなく洗い出せます。

ある程度大きな規模のプロジェクトにWBSを用いれば、いったん細かく分けた作業内容を合算することで、精度の高いスケジュール管理が行えるはずです。各作業に○○番といった識別子と紐づけさせることで参加メンバーとの意思疎通を図りやすくなり、作業を効率化できます。

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WBSの基本と作成方法を理解しよう!ガントチャートの関係性と注意点

ガントチャート

ガントチャートは、それぞれの工程や作業ごとに開始日・完了日の情報を盛り込んだ帯状のグラフのことを指します。グラフの縦軸にメンバーや作業内容、横軸に時間などを記載するのが一般的です。

メンバーによって能力や経験が異なる場合には、それぞれのスキルに合わせた作業の割り振りが必要です。誰がどの作業を担当するのかをあらかじめ細かく決めておくことで、プロジェクト全体を可視化して、問題が起こったときに迅速に対応しやすい状況が整えられます。

PERT(パート)

PERT(Program Evaluation and Review Technique)とは、プロジェクトにまつわるすべての工程について作業時間や順序を洗い出すことで、プロジェクト完了までの最小時間を特定するための手法です。主に研究開発やソフトウェア開発、建築工事の工程管理などに用いられる手法で、プロジェクト全体の流れや工程の把握に役立てられています。

エクセルを用いてプロジェクト管理する方法

プロジェクト管理では、エクセルで管理表を作成して行う方法があります。ただ、1から自分で作成するのは大変でもあるので、エクセルにすでに備わっているテンプレートを利用すると良いでしょう。

テンプレートを利用すればコストがかからず、柔軟にカスタマイズできるため、使いやすくて見やすいものを作成できます。表計算ソフトの機能も付いているので集計が簡単であり、エクセルの利用者は多いのでテンプレートを見つけやすいメリットがあります。

インターネット上では、無償・有償のさまざまなテンプレートがあるので、自分に合ったものを見つけて活用してみましょう。

プロジェクト管理ツールを使う

エクセルを用いて管理表を作成するのは便利ではありますが、複数のプロジェクトが同時並行で進むような場面では、他のチームのメンバーとの情報共有が欠かせません。エクセルで管理を行っていると情報が一元化できないため、作業効率を下げてしまう可能性もあります。

多くのメンバーが関わるようなプロジェクトでは、プロジェクト管理ツールの利用が向いています。どのようなポイントに気をつけて選ぶべきかを見ていきましょう。

管理ツールを選ぶときのポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶときのポイントは、メンバー全員が使いこなせるものを選ぶと良いでしょう。ツールが使いづらく学習コストが高くなり非効率になる場合もありますので注意が必要です。プロジェクトの内容によって必要とされる機能も異なるので、過不足のない機能を備えているもののほうが使い勝手も優れています。

また、リアルタイムでのアクセスを可能にするために、PCだけでなく複数のデバイスに対応していることも重要です。初期費用や利用料金も考慮しながら、まずはお試し期間が設けられているものを使ってみましょう。

管理ツールを使うことで得られるメリット

プロジェクト管理ツールを利用するメリットは、プロジェクトの進行に必要な情報をリアルタイムで一元化できることがあげられます。プロジェクトに参加をするメンバー同士で最新の情報が正確に共有化できることで、情報の蓄積やコミュニケーションの活性化につなげられます。

管理ツールであればメンバーの進捗状況や負荷を素早く把握できるので、発生している問題や、これから発生しそうな問題の予測に役立ちます。社内だけではなく、社外においてもアクセス可能な状況を作ることで、円滑にプロジェクトを進めていけるはずです。

また、プロジェクトの規模が大きくなるとエクセルでは管理が困難になりますが、ツールを使うことで、比較的簡単に管理することができるようになります。

まとめ

プロジェクト管理においては、プロジェクトが掲げる目標を達成するために、効率的な方法を見つけていくことが重要です。限られた期間や経営資源をうまく活用して、求める成果をあげるためには、PMBOKなどのフレームワークを正しく理解したうえで運用していきましょう。

また、プロジェクトの参加メンバーが作業を行いやすい環境を整えるために、プロジェクト管理ツールの導入も検討してみることも大切です。情報の共有化や見える化を意識することで、プロジェクトが円滑に進む仕組みを整えてみましょう。

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