電子印鑑とは、電子文書に押印するためのデジタル化された印影データの総称です。

ただし、見た目が同じ電子印鑑でも、画像をスキャンしただけのものと電子署名と一体化したものでは、法的効力に差があります。種類を誤ると契約トラブル時に証拠として認められないリスクがあるため、注意が必要です。

本記事では、電子印鑑の定義・電子署名との違い・書類別の使いわけ・無料の作成方法までを電子署名法にもとづいて解説します。

• 電子印鑑（デジタル印鑑）とは？
• 電子印鑑と普通の印鑑との違い
• 電子印鑑と電子署名の違い
• 電子印鑑と電子契約の違い
• 電子印鑑は種類により法的効力が異なる
• 印影を画像データ化しただけの電子印鑑
• 識別情報により本人性と完全性のある電子印鑑
• 電子印鑑を導入する4つのメリット
• 印刷・郵送・印紙などのコストを削減できる
• 押印業務を効率化して決裁を早められる
• 場所を問わず押印できテレワークに対応しやすい
• 押印履歴や書類を検索・管理しやすい
• 電子印鑑を利用する4つのデメリット
• 画像タイプはコピーや偽造のリスクがある
• 取引先が対応していない場合がある
• 重要書類では法的信頼性の高い電子印鑑が必要になる
• 導入費用や運用コストが発生する
• 電子印鑑が使える書類
• 電子印鑑の作成方法5選
• 実際の印影をスキャンする（無料）
• ExcelやWordで図形から作成する（無料）
• PDF上で電子印鑑を作成・押印する（無料）
• 印影作成ソフトを利用する（無料）
• 電子契約システムを利用する（有料）
• まとめ
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問

電子印鑑とは、PDFやWord、Excelなどの電子文書に押印するためにデータ化された印影の総称です。紙の押印文化をそのままデジタルに置き換えたツールであり、業務の電子化を進めるうえで広く使われています。

ただし、電子印鑑は「画像型」と「識別情報付き型」の2種類に分かれており、両者で法的効力が異なる点に注意が必要です。

以下で電子印鑑と、普通の印鑑・電子署名・電子契約との違いを順に整理します。

普通の印鑑と電子印鑑の違いは、「本人が押印したことをどう証明するか」という点にあります。

普通の印鑑は、民事訴訟法第228条第4項により、本人または代理人の印章による押印があるときに真正に成立したものと推定されるものです。一方で電子印鑑のうち画像型は、誰でも簡単にコピー・複製できるため、本人が押印したという証明が弱くなります。

重要になるのが、いつ・誰が・どの文書に押印したかを記録する識別情報です。識別情報付きの電子印鑑のなかには、電子署名と組み合わせることで、本人性や非改ざん性を高められるものがあります。

電子印鑑が「見た目としての印影」を重視するのに対し、電子署名は「中身の本人証明」を重視するのが異なる点です。

電子署名法第2条では、電子署名を「電磁的記録に記録できる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示し、かつ当該情報について改変が行われていないかどうかを確認できるもの」と定義しています。

さらに同法第3条では、「本人による電子署名がなされた電子文書は、正しく成立したものと推定する」と定めています。

法的な効力の中心は目に見える印影ではなく、電子署名です。実務では、安心感のために印影を表示しつつ、内部に電子署名を組み込む二段構えが標準的です。

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電子印鑑が単なる押印ツールであるのに対し、電子契約は契約の合意・締結・保存までを電子的に完結させる仕組み全体を指します。

電子印鑑だけを使う場合、印影画像を自分で用意してメールで送付する手間が発生します。一方で電子契約サービスを使えば、署名依頼から保存まで一連の流れの自動化が可能です。

押印頻度が増えてきたら、電子印鑑単体ではなく電子契約システムへの移行を検討するタイミングです。

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電子印鑑には法的効力の異なる2種類があり、書類の重要度に応じた使いわけが欠かせません。具体的には、印影をデータ化しただけの「画像型」と、電子署名と一体化した「識別情報付き型」の2系統です。

電子署名法第3条の真正成立推定は、本人による電子署名がなされた電子文書に認められます。そのため、単なる印影画像や、ログ付きの電子印鑑だけでは対象にならない場合があります。

電子印鑑の種類による違いは以下のとおりです。

画像型の電子印鑑とは、印鑑をスキャンしたり、図形作成機能で印影の形を作ったりした単純な画像データのことです。印影タイプの電子印鑑は誰でもコピーして他の書類に貼り付けられるため、本人が押印したという証拠を残しにくい特徴があります。

電子署名法第3条が定める真正成立の推定は、本人による電子署名がなされている場合に働くため、画像型の電子印鑑はその対象にはなりません。裁判で相手から「自分が押したものではない」と主張された際、本人の意思であることを証明するのが難しい点に注意しましょう。

そのため、画像型は社内の回覧や簡易な検収印など、偽造リスクが顕在化しにくい身内のやり取りに用途を限定するのが安全です。

識別情報付き型の電子印鑑とは、印影データに「いつ・誰が・どの文書に押印したか」の記録が組み込まれたタイプを指します。タイムスタンプやハッシュ値といった暗号技術により、後から文書を改ざんしても検知できる仕組みです。

電子署名法第2条が定める電子署名の要件である、本人性と非改ざん性を満たすため、第3条の真正成立推定の対象になります。

請求書や領収書など、電子帳簿保存法にもとづく適切な保存が求められる書類には、識別情報付き型の活用が適しています。

押印頻度が高くなってきたら、運用負荷の目安として、ログを自動保存できる有料サービスへの切り替えを検討しましょう。

電子印鑑の導入は、コスト削減と業務効率化を同時に実現します。紙運用にかかる物理コストの大半が不要になり、テレワーク対応や検索性の向上にも直結するためです。

ここでは、バックオフィス業務において効果が大きい4つのメリットを順に解説します。

電子印鑑を導入するメリットは、紙運用にかかる物理コストを大幅に削減できる点です。

紙の書類では、印刷代・封筒代・切手代といった費用がやり取りのたびに発生していました。電子印鑑を使ったデジタル文書なら、これらのコストはすべて不要になります。

加えて、電子契約には印紙税が課されません。国税庁は、電磁的記録による契約は印紙税の課税対象外であると明示しており、収入印紙代の節約も見込めます。

電子印鑑を活用すると、紙の書類を回覧する手間がなくなり、社内の意思決定スピードが大きく向上します。紙の書類を物理的に回す必要がなくなるため、承認待ちの停滞が解消されます。

押印頻度の目安として、月に10件を超えるあたりから手作業の貼り付けが負担になりはじめるでしょう。負担になったタイミングで識別情報付きの有料サービスに切り替えると、いつ・誰が承認したかというログが自動で残せるようになり、事務部門全体の効率化につながります。

紙の書類への押印は、わざわざ出社しなければならない代表的な理由でした。電子印鑑を導入すれば、PCやスマートフォンで自宅や外出先からでもPDFファイル等へ押印でき、多様な働き方を実現しやすくなります。

2020年6月には、内閣府・法務省・経済産業省が連名で「押印についてのQ&A」を公表し、契約書には押印が必須ではないという行政見解を示しました。これを契機に、押印不要化と電子印鑑への切り替えが進んでいます。

電子印鑑を使うと、誰がいつどの文書に押印したかという履歴をデータとして正確に残せるため、書類管理の負担が減ります。とくに識別情報付き型はログが自動保存されるため、後から「誰が承認したか」を確認する際に迷いません。

電子帳簿保存法の電子取引データ保存要件では、取引年月日・取引金額・取引先による検索が可能であることが求められます。電子印鑑で扱う電子文書は、検索要件にもなじみやすい点が利点です。

電子印鑑を利用するデメリットは導入前に必ず押さえておきましょう。とくに画像型を使う際のリスクや、取引先との運用差、有料サービスの運用コストには注意が必要です。

電子印鑑を利用する4つのデメリットは以下のとおりです。

画像型の電子印鑑は、本物の印鑑をスキャンしただけの単純なデータであるため、第三者に悪用されるリスクが高いという課題があります。デジタル画像は誰でもコピーして別の書類に貼り付けられ、誰がいつ押印したかという証拠を残しにくいデメリットがあります。

電子署名法第3条の真正成立推定は対象外であるため、裁判で「自分が押したものではない」と相手から主張された際、本人の意思であることを証明するのが極めて困難です。

なりすまし防止の観点から、画像型は対外的な重要書類には使わないのが鉄則です。

自社で電子印鑑を導入しても、取引先が紙の運用を続けている場合、デジタル化のメリットが活かしきれない場面があります。

相手の承諾を得ずに電子文書を送ってしまうと、受け取りを拒否されて結局は紙に印刷しなおす手間が発生する可能性があります。

事前に取引先へ「電子署名で運用するが、貴社の規定で受け入れ可能か」を確認するフローを整えておきましょう。導入初期は取引先への説明工数が一時的に増えますが、合意形成後は業務効率化の効果を享受できます。

すべての書類を画像型で済ませられるわけではありません。重要な契約書では、本人性や非改ざん性を担保しやすい、電子署名や識別情報付きの仕組みを利用することが推奨されます。

電子署名法第3条が定める真正成立の推定は、本人による電子署名がなされた電子文書が対象です。画像型の電子印鑑はこの推定の対象外となるため、本人による押印であることを証明しにくい場合があります。

不動産取引などの高額取引では、万が一の訴訟リスクに備え、より証拠力の高い電子署名付きの運用を選ぶ企業が一般的です。

なお、宅地建物取引業法は2022年5月18日に改正施行され、重要事項説明書等の電子交付・電子説明が可能になりました。従来「紙書類が必須」とされていた領域も、電子化が進んでいます。

電子印鑑の本格運用をはじめると、システム利用料や運用ルール整備の手間といったコストが発生します。

無料のソフトで作成することもできますが、月間の押印数が10件を超えてくると手作業での画像貼り付けは非効率的です。運用負荷の目安として、有料サービスへの切り替えを検討しましょう。

有料版では、改ざん検知機能や、誰がどの役職印を使えるかという権限管理の仕組みが組み込まれており、月額費用が発生します。

退職者のアカウント停止フローなど、運用ルール整備も継続的に必要です。導入して終わりではなく、継続的な運用を見据えて導入しましょう。

電子印鑑は、社内文書から社外契約まで幅広く利用できます。

ただし、書類の重要度ごとに、使うべきタイプが異なります。自社が扱っている書類の信頼性要件を整理し、画像型・識別情報付き型・電子署名のどれを使うかを決めましょう。

社内の稟議書や回覧板は、画像型の電子印鑑で十分です。同様に、見積書や納品書も商習慣として画像型が認められる範囲です。これらは偽造リスクが顕在化しにくいため、手軽さを優先できます。

請求書や領収書を電子データでやり取りする場合は、電子印鑑の種類だけでなく、電子帳簿保存法に沿った保存方法を整える必要があります。

慎重に選ぶべきなのが契約書です。電子署名法第3条の真正成立推定を活用するため、電子署名と一体化したタイプを使いましょう。

重要事項説明書も2022年5月の宅建業法改正で電子化が可能になっており、不動産取引でも電子化の選択肢が広がっています。

電子印鑑の作成方法は、無料の自作から有料の電子契約システムまで5系統あります。

書類の重要度や用途に応じて選択しましょう。無料の方法はすべて画像型に分類され、識別情報付き型を作成できるのは有料の電子契約システムのみです。

電子印鑑の主な作成方法は以下のとおりです。

既存の印鑑をデジタル化したい場合、紙に押した印影をスキャナーやスマートフォンで読み取る方法が手軽です。読み取った画像から背景を透明にする加工を行えば、PC上の書類に貼り付けられる印影データが完成します。

使い慣れたデザインを再現できるメリットがある一方、データは誰でもコピー・貼り付けが可能であり、本人証明の力はほとんどありません。社内の回覧など、偽造されてもリスクが小さい用途に限定して使いましょう。

ExcelやWordの図形機能を使えば、特別なソフトなしで電子印鑑を自作できます。

円や四角の枠を形成し、その中に名前を入れるだけで、それらしい印影を数分で作成可能です。赤色を付けて配置を整えれば、請求書や見積書に添える認印代わりとして十分機能します。

ただし、図形を組み合わせただけの画像であるため、本人が作成した書類であるという証明力は限定的です。社内文書や定型書類の処理に向いています。

PDF閲覧ソフトの注釈機能を使えば、書類を開いたままその場で印鑑を作成し押印できます。事前に名前を登録しておけば、クリックひとつで日付入りの印影を配置でき、事務作業の時間を短縮できます。

書類を別形式に変換する手間が省けるため、効率よく仕事を進められる点が利点です。

ただし基本的には画面上に画像を表示しているだけであり、中身の信頼性を証明する機能はありません。商習慣として画像のやり取りで済む定型書類に向いています。

無料の印影作成専用ソフトを活用すれば、美しいデザインの印影を自動生成できます。ソフトに名前を入力するだけで、プロが作ったような印影データが手に入り、スキャンの手間もかかりません。

ただし、作成した印影を書類に貼りつけるだけでは、押印者・押印日時・対象文書のログは残りません。説明責任が必要な対外文書には不向きです。見た目の品質は確保できますが、操作ログが残らないため社内の簡易承認に用途が限定されます。

重要書類のやり取りや業務効率化を本格的に進めるなら、有料の電子契約システムが最適な選択肢です。電子契約システムでは、押印に「いつ・誰が・どの文書に押したか」の識別情報が記録されるため、なりすましや内容書き換えへの強力な対策になります。

押印頻度が運用負荷の目安として月10件を超えてきた場合や、取引先からセキュリティ要件を求められた場合が、有料システムへの切り替えを検討するタイミングです。

初期費用や月額コストは発生しますが、電子署名法第3条にもとづく真正成立推定を活用できるため、訴訟リスクへの備えとして高い価値があります。

電子印鑑とは、電子文書に押印するためのデジタル化された印影データの総称です。

画像型と識別情報付き型の2系統があり、電子署名法第3条が定める真正成立推定の対象になるかどうかによって、本人性や非改ざん性の証明しやすさに違いがあります。

社内文書であれば画像型でも運用しやすく、請求書や領収書などは改ざん防止や保存要件を満たしやすい識別情報付き型が適しています。契約書など重要な書類では、電子署名を活用することでより高い証拠力を確保しやすくなるでしょう。

適切な使いわけにより、印紙税や郵送費の削減・決裁の高速化・テレワーク対応・検索性の向上といった複数の効果を同時に実現できるでしょう。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

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画像型のみの電子印鑑は、コピーや偽造が簡単にできるためです。

法的な効力の根拠は、電子署名法第3条が定める真正成立の推定にあります。画像型は重要書類に使えないわけではありませんが、本人性や非改ざん性を証明しづらいため、契約書などでは電子署名を利用する方が安全です。

詳しくは、記事内「電子印鑑は種類により法的効力が異なる」をご覧ください。

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詳しくは記事内「電子印鑑の作成方法5選」をご覧ください。