アナログ管理からの脱却を、わずか3ヶ月で実現。スムーズな移行で介護経営の基盤を固める

管理部部長　軸丸里奈様、管理部業務推進課通所介護統括管理課長　岡田恵津子様、管理部人事労務担当　山本貴弓様

タイムカードと「二重管理」の限界。親会社からの独立がDXの引き金に

まずは、freee導入前の課題について教えてください。

写真左側から岡田恵津子様、軸丸里奈様

岡田様（以下、岡田）：私たちが運営するデイサービスや訪問介護事業所では、職種や働き方の違いに応じてさまざまな勤務形態のスタッフがいることから、長らく「紙のタイムカード」と「Excelの勤務表」という二重管理が続いていました。管理が煩雑なだけでなく、時には訪問介護のヘルパーが打刻のためだけに事業所に立ち寄る必要があり、現場の大きな負担になっていたのです。

写真右側が山本貴弓様

山本様（以下、山本）： 私は管理部で70名以上の勤怠チェックを行っていましたが、毎月、紙のカードとExcelを目視で突き合わせる作業だけで膨大な時間がかかっていました。さらに給与計算は親会社に委託していたため、修正が発生するたびに連絡を取り合い、結果が戻ってくるのを待つというタイムラグも発生していました。

そこからシステム導入へ踏み切ったきっかけは何だったのでしょうか？

山本： 大きなきっかけは、親会社への委託をやめ、自社だけですべてのバックオフィス業務を完結させることになった点です。しかも、以前使用していたシステムが急遽使えなくなることが判明し、「今すぐ新しい仕組みを作らなければならない」という待ったなしの状況でした。

岡田： そこで2025年1月に開催された展示会でfreeeと出会い、約3ヶ月後の3月には「freee人事労務」を稼働させるという、スピード導入が決まりました。

決め手は「データの繋がり」と「業界特有の悩み」への理解

短期間での選定にあたり、他社製品との比較もされたと思います。freeeを選んだ「決め手」は何だったのでしょうか？

軸丸様（以下、軸丸）：国の補助金制度である「処遇改善加算」に対応していることが最も大きな決め手でした。この制度では、働き方や労働時間などに応じて加算できる金額が異なりますが、それを手計算で正確に算出するのは非常に難しいんです。

なので、これまでは「このくらいの加算ができるだろう」という予測に立ってまず支給し、その後に補助金で補填するというフローでしたが、実際には「支給のしすぎ」が発生することが多く、経営を圧迫していたのです。この計算を正確に行い、なおかつ申請まで流れるように行えることは非常に大きな決め手になりましたね。

岡田： また、freeeは会計や給与、勤怠がすべて繋がっており、一箇所を修正すれば連動してすべてが直るという点が大きかったです。他社製品の場合、エラーが出るとすべての工程をリセットしてやり直さなければならないケースもありましたが、freeeなら微修正がスムーズに行えます。

山本： 導入サポートの存在も大きかったですね。介護業界は当社に限らず働き方の異なる従業員を多く抱えています。一人ひとりに適正な報酬を支払うための初期設定は非常に煩雑ですが、freeeには「医療福祉事業部」があり、私たちの業界特有の事情を深く理解した上で具体的な運用提案をしてくれたので助かりました。

経営の生命線である「補助金」。申請に必要な情報を一箇所に

経営管理の視点から、freeeに期待したことは何ですか？

軸丸：先ほども少し触れましたが、私たち介護事業所にとって補助金や助成金の活用は経営を安定させるための生命線です。しかし、これまでは申請に必要なデータが散らばっており、準備に膨大な手間がかかっていました。

具体的にどのような課題があったのでしょうか？

軸丸：申請には「誰がいつ入社し、どんな資格を持っているか」「雇用契約の内容はどうなっているか」といった詳細な情報が必要です。以前は、それらを確認するために親会社の人事部に問い合わせたり、キャビネットの膨大な紙ファイルの中から「あの人の契約書はどこだ？」と探したりするところから始めなければなりませんでした。

freeeを導入したことで、スタッフの入社日、資格情報、契約内容などをデータベースとして一箇所に集約できるようになりました。必要な時に必要なデータをすぐに取り出せる環境を作ることは、単なる事務効率化だけでなく、機会を逃さず確実に申請を行うための「経営基盤の強化」だと考えています。